采购需求

 

1.项目说明

1.1本章内容是根据采购项目的实际需求制定的。

1.2货物必须为合格产品，质量达到国家有关标准，成交供应商供货时应当提供有关货物的合格证明材料等。

1.3供应商应保证货物是全新、未使用过的合格产品。并完全符合合同规定的质量、规格和性能的要求。成交供应商应保证所提供的货物经正确安装、正常运转和保养后， 在其使用寿命期内应具有满意的性能。在货物质量保证期内卖方应对由于设计、工艺或者材料的缺陷而发生的任何不足或者故障负责。所投产品应提供详细的技术资料，应有检测报告等详细资料。

1.4进口产品是指通过中国海关报关验放进入中国境内且产自关境外的产品。

政府采购应当采购本国产品。采购人确需招标采购进口产品的，应在采购活动开始前，按照财政部《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119 号）文件规定办理审核手续，通过财政部门审核后，方可招标采购进口产品，否则采购人不得招标采购进口产品，供应商不得提供直接进口或者委托进口产品（包括已进入中国境内的进口产品）。

采购人或采购代理机构在采购进口产品时不得拒绝国产相同质量产品的制造商或代理商参与投标。

2.采购产品技术规格、要求和数量（包括附件、图纸等）

2.1项目背景：

组织并举办2020年中国科协年会。本次大会会议时间为2020年6月12-6月14日，与会人员不少于2000人，会议维持三天，因此需要投标方策划及组织举办本次会议，确保本次会议可以顺利开展并圆满结束。

2.1.1大会概况：中国科协年会是中国科协重要活动品牌，是我国科技领域高层次的年度盛会。自 1999 年开始，每年举办一届，由中国科协和举办地省级人民政府共同主办，主要活动一般在举办地省会城市举行，并覆盖相关地市。年会集聚了全国乃至世界范围的科技人才资源，围绕学科前沿及科技创新的重大问题开展学术研讨，针对举办地产业发展组织创新论坛，组织高端智力资源为举办地科学发展建言献策，通过专题调研为解决举办地经济社会发展中的关键性问题提供科学支撑和决策依据，并借此建立起促进举办地可持续发展的长效机制。经过 20 年的创新、发展，科协年会功能定位不断完善，运行机制不断成熟，社会影响力逐年扩大，凝聚力不断增强，受到党和国家领导人的高度重视和社会各界的广泛认可。

2.1.2大会主要内容及日程安排：

大会主要内容分为主会场内容及分论坛内容。第一阶段：开幕式

时间：6 月 13 日上午 9:00-12:00 地点：青岛国际会议中心

第二阶段：分论坛内容。时间：6月12日-6月14日

地点：青岛国际会议中心及拟定的周边6家酒店：青岛香格里拉大酒店，青岛汇泉王朝大酒店，青岛鑫江温德姆大酒店，青岛昆仑和悦酒店，青岛中心假日大酒店，青岛海尔洲际酒店。

供应商需根据采购人制定的会场需求表，提供相应的会务服务。

第 22 届中国科协年会分论坛议程
日期/Date	项目描述/ Description
6 月 12 日全天	分论坛一
6 月 12 日 09:00-18:00	分论坛二
6 月 12 日 上午	分论坛三
6 月 12 日 下午	分论坛四
6 月 12 日 下午	分论坛五
6 月 12 日上午	分论坛六
6 月 12 日晚上	分论坛七

6 月 12 日下午	分论坛八
6 月 12 日下午	分论坛九
6 月 12 日下午	分论坛十
6 月 13 日/14 日	分论坛十一（宴请）
6 月 13 日全天	分论坛十二（签约仪式）
6 月 13 日全天	分论坛十三
6 月 13 日日下午—14 日	分论坛十四
6 月 13 日晚上	分论坛十五
6 月 13 日下午	分论坛十六
6 月 13 日下午	分论坛十七
6 月 13 日下午	分论坛十八
6 月 13 日下午	分论坛十九
6 月 13 日下午	分论坛二十
6 月 13 日下午-14 日上午	分论坛二十一
6 月 13 日下午-14 日下午	分论坛二十二
6 月 13 日下午-14 上午	分论坛二十三
6 月 13 下午	分论坛二十四
6 月 14 日 08:30-11:30	分论坛二十五
6 月 14 日 09：00-12:00	分论坛二十六
6 月 14 日 13:30-17:30	分论坛二十七
6 月 14 日 13:30-17:30	分论坛二十八
6 月 14 日 13:30-17:30	分论坛二十九
6 月 14 日 13:30-17:30	分论坛三十
6 月 14 日全天	分论坛三十一
6 月 14 日上午	分论坛三十二

第三阶段：闭幕式

时间：6 月 14 日下午 14:00-16:00 地点：青岛国际会议中心

2.2会务服务具体要求

负责参会嘉宾的综合协调服务工作（住宿、用餐、交通等），活动现场的会务服务工作，包括应用会务智能系统，收集和录入参会嘉宾、媒体、参会人员资料，活动入场、签到环节组织；同传、速记、志愿者等第三方支持人员服务；活动现场秩序维持；负责大会对接服务；年会资料制作印刷；运营物品、防疫物资支持；负责大会的会前咨询、参会通知及其他会务服务。

2.2.1酒店住宿：采购人需要安排会议期间参会嘉宾及集中办公人员的住宿。拟选用青岛香格里拉大酒店、青岛汇泉王朝大酒店、青岛鑫江温德姆大酒店、青岛昆仑和悦酒店、青岛中心假日大酒店及青岛海尔洲际酒店 6 家酒店，详细需求如下：

酒店 房型 数量/间/夜 总量/间/夜

青岛中心假日大酒店 参会嘉宾住宿（双人间） 85 185

参会嘉宾住宿（单人间） 70

参会嘉宾住宿（高级单人间） 10

参会嘉宾住宿（套间） 20

青岛香格里拉大酒店 参会嘉宾住宿（双人间） 300 450

参会嘉宾住宿（单人间） 50

参会嘉宾住宿（高级双人间） 20

参会嘉宾住宿（高级单人间） 80

青岛汇泉王朝大酒店 参会嘉宾住宿（双人间） 180 370

参会嘉宾住宿（单人间） 150

参会嘉宾住宿（高级单人间） 20

参会嘉宾住宿（套间） 20

青岛海尔洲际酒店 参会嘉宾住宿（双人间） 50 180

参会嘉宾住宿（双人间） 50

参会嘉宾住宿（单人间） 80

鑫江温德姆大酒店 参会嘉宾住宿（双人间） 100 100

青岛昆仑和悦酒店 集中办公人员（标间7晚） 30 130

参会嘉宾住宿（双人间） 50

参会嘉宾住宿（单人间） 50

具体要求：

（1）酒店由采购人拟定，请供应商制定住宿方案；

（2）供应商根据采购人提供的人员名单做好入住和会务服务接待等相关工作；

2.2.2餐饮要求：安排活动期间参会人员的餐饮，并结合实际情况制定用餐方案； 参会代表不超于 2000 人。（其中参会人员 3 天用餐，集中办公人员 7 天用餐，后勤保障人员、志愿者用餐 4 天）。

具体要求：

(1)预计用餐人数采购人在活动开展提前 10 天前告知供应商，最终每餐保底人数提

前 24 小时采购人告知供应商，高于保底人数按照实际人数结算，不足保底人数按照保底人数结算；

（2）提供所有参会人员用餐保障方案；

（3）采购文件中用餐数量为预估数，最终根据实际用餐人数结算。各酒店用餐总人数会发生一定的变动，最终用餐总人数如超过预估数，超出部分采购人按照标书中单价实际结算支付给供应商，如用餐总数不足预估数，不足部分采购人按照标书中单价实际结算扣除。

2.2.3车辆保障：根据大会的人数预计不少于 2000 人的接送站车辆嘉宾用车及会议期间的接驳车辆，为大会做车辆保障。

具体要求：

（1）供应商需提供专业的车辆保障方案；

（2）协助采购人安排线路，安排车辆，提供车辆管理及跟车服务；

（3）所提供车辆必须为空调车且符合客运运输资质。

2.2.4会务智能系统：

大会所需的线上注册、通知短信、现场签到、邮件发送；系统硬件耗材报道通道、入场闸机、手持机等；现场技术团队及前期驻场，演练，智能温测等功能。

具体要求：

（1）会议注册管理系统搭建及相关软件、硬件设备物资；

（2）建立线上注册报名系统（系统涵盖参会嘉宾、媒体人员、参会代表、志愿者等），系统报名功能实现参会权限分级管理和人员信息审核；兼具信息采集、审核、统计、消息通知及电子参会函发放等功能，实现信息一体化。

（3）妥善管理参会人员的信息，确保信息安全无误；

（4）现场技术团队提前 5 天驻场，主会场及 6 家酒店每个场地不少于 3 人，负责大会会务系统的总体运维。

（5）主会场及 6 家酒店均需使用人脸识别智能测温设备，减少人流聚集 ，有效提升工作效率。

（6）主会场及 6 家酒店均需配备相关设备，包括但不限于闸机、签到台（桌子， 台布，电源，网络）、指示牌、签到台卡、显示屏（人脸识别）、笔记本、显示器、读卡器、打印机。

2.2.5会务运营物品：根据采购人需求提供集中办公人员约 60 人的会务相关运营物品，主会场及 6 家酒店共 30 台笔记本电脑，其余相关物料包括不限于文具、工具、对讲机、传真机、复印件、打印机、耗材等会务运营物品。

2.2.6志愿者相关费用：采购人与相关单位联合招募志愿者，开展对志愿者的前期选拔、业务培训和管理工作，供应商协助采购人做好志愿者合理分工和调度工作。前期统一发放志愿者手册、工作服等相关物料，后期统一发放志愿者证书并根据志愿者工作情况发放劳务补贴。

具体要求：

志愿者人数不少 200 人，需要工作 4 天（含培训彩排），统一发放志愿者手册、工作服等相关物料并根据工作情况发放补贴（按 100 元/天预计）；

志愿者需求岗位包括但不限于 VIP 随从志愿者、酒店志愿者、会场志愿者、接送机场及车站志愿者、机动志愿者等；

对志愿者进行不少于 3 次的培训活动及 1 场动员大会。

2.2.7后勤保障相关费用：应制定周密、可靠的实施方案，确保大会安全、有序和成功举办，做好与公安、消防、交警、城管、卫生、工商、电力等部门的协调，做好参会期间的医疗急救、卫生协商、电力保障、通讯保障等工作。预计经费 10 万元，根据实际支付。

具体要求：

（1）主会场及周边 6 家酒店网络专线，电力保障车，相关技术人员驻场；

（2）协调省机关用车中心、文广、交通等部门做好车辆保障，负责主会场及周边 6家酒店的会务车辆及工作人员车辆保障；

（3）食品安全保障，协助市场监管局保障会议期间食品安全工作；

（4）医疗保障，主会场及周边 6 家酒店驻点医护人员，负责指导会议期间医疗保障工作；

（5）治安、消防、交警、信访部门协助工作。

2.2.8防疫物资：会议期间成交供应商应严格落实并执行疫情期间国家及地区的相关制度，建立信息台账，做好登记监测，严格做好现场消毒，严控进场人数，保持安全距离，控制活动范围，采取有效措施防控疫情。主会场、周边 6 家酒店及接机接站用车、

主会场往返酒店接驳车辆等公共场所需用到的防疫物资，防疫物资包预计不少于 2500

份（包括但不限于消毒湿巾、一次性医用外科口罩、洗手液等物资），预计经费 20 万元，以实际询价单及相关采购合同为准。

2.2.9购买保险、矿泉水费等其他杂费：供应商必须为本项目所有参与人员（预计2500 人）购买人身意外保险，保额不低于 100 万元；供应商提供大会需求的其他物资(如接送站及外出活动现场途中所需矿泉水）。

2.2.10会议速记：供应商根据会议实际需求，合理安排开、闭幕式及分论坛会议速记人员，预计需要 43 场，每场安排 1 名速记人员。

2.2.11年会资料--制作、印刷：本次年会衍生物料印刷，现场所有参会工作人员制证，专题会刊等。

年会会刊资料 5000 份由采购方指定实施，费用由供应商支付，暂定金额为 107.5

万元，以实际结算为准；参会人员制证按 3000 人，以实际参会人数为准；桌签、开闭

幕式座位图约 2000 个；年会衍生物料包括但不限于接机接站牌、车头牌及通行证、温馨提示卡，工作人员手册资料及工作服。

2.2.12同声翻译：供应商根据实际需求，合理安排开、闭幕式及分论坛会议所需语种的翻译（英语、日语、韩语、德语等）各 2 人，同传机子约 2000 个，并根据实际需求配备相应的同声传译设备。

时间	会场	面积㎡	语种	数量/场
6 月 13-14 日	尚和厅开闭幕式	1650	英语、日语、韩语、 德语	2
6 月 13 日	106 厅开幕式	1200	英语、日语、韩语、 德语	2
6 月 14 日 上午	分论坛一（300 人）	640	英语	1
6 月 14 日 下午	分论坛三（80 人）	450	英语	1
6 月 14 日 下午	分论坛四（80 人）	450	英语	1
6 月 13 日下午	分论坛五（150 人）	450	英语	1

6 月 13 日下午	分论坛六（150 人）	500	英语、日语、韩语、 德语	1
6 月13 日下午-14 上 午	分论坛七（300 人）	500	英语	2
6 月13 日下午-14 日 下午	分论坛八（300 人）	900	英语	2
6 月 13 日下午— 14 日	分论坛九（200 人）	1000	英语、日语、韩语	2
6 月 12 日 上午	分论坛十（120-150 人）		英语	1
6 月 12 日 下午	分论坛十一（70 人）		英语	1
6 月 12 日 下午	分论坛十二（80 人）		英语	1
6 月 14 日上午	分论坛十三（ 200人）	700	英语	1
6 月 13 日 下 午-14 日上午	分论坛十四（ 100人）	500	英语	2

2.2.13安保服务：供应商启用安保公司保障参会期间安保服务，根据参会人员级别来确定保安接待方案，以实际情况结算。

3.组织、实施和管理

应制定周密、可靠的大会安全管理和突发事件应急预案，确保大会安全有序和成功举办。要做好与公安、消防、交警、城管、卫生、工商、电力等部门的协调，做好安全保卫、交通管理、卫生防疫、会场周边秩序、电力保障等工作。协助前期新闻发布会及相关媒体宣传。

制定相关方案：场地规划方案、会务保障方案、安保方案、其他活动方案等；会务保障方案包括用餐方案、会议管理方案、住宿安排方案、交通保障方案、接待方案等。

4.人员配置

供应商需构建由足够数量的专业服务人员组成的项目服务团队为本项目服务。响应材料应提供现场服务人员名单、有效通讯等信息，并保证信息的准确性。活动现场负责人员应有较强的组织领导能力和协调能力，具有承担相类似项目的经验（相关证明材料）。供应商须在磋商响应文件中提供详细拟派团队人员组成清单，团队人员不少于 30 人。中标后，项目负责人和核心成员未经招标人同意不得随意更换。开标时提供拟派项目负责人和主要人员的经验、资历等证明材料（履历、从业时间、类似项目经验等；项目团队组成和配置的合理性等）。

5.会务项目服务费用：采购方支付供应商会务项目服务费用，服务费用不得高于项目总经费的 8%。

6.投标人须承诺，中标后，年会期间所产生的所有费用的票据，凭证等支付清单复印件加盖投标人公章交付甲方。

7.投标人须承诺，中标后配合甲方完成后续验收，审查等方面的所有任务。采购人允许偏离范围或者幅度如下：

序号	技术指标	允许偏离范围或者幅度	备注
1	/	/	/
2	/	/	/

3.商务条件

3.1服务期限年会期间。

3.2服务地点

采购人制定地点。

3.3付款方式

签订合同后支付 30%，年会期间再支付 30%，余下 40%年会结束后付清。

3.4服务成果验收

服务期满或完成服务成果后，采购人应对服务的成果进行详细而全面的检验。采购人有权限根据检验结果要求供应商立即更换或者提出索赔要求。检验合格后，由采购人组成的验收小组签署验收报告，作为付款凭据之一。

3.5质量保证期

/

3.6服务保障

供应商应提供及时周到的售后服务，安排专人负责售后技术支持，并提供其联系手机、电话、传真、Email；如人员需要调整应及时通知采购人；并按采购人要求完成售后服务。

注：上述要求以及标注中：

带“★”条款为实质性条款，供应商必须按照采购文件的要求做出实质性响应。带“▲”标注的产品为政府强制采购产品，政府强制采购产品是指财政部、发展改

革委最新发布“节能产品政府采购清单”中的政府强制采购节能产品。

带“※”标注的产品为供应商开标时需提供的样品，中标后供应商送至采购人指定地点封存。供应商提交的样品与响应文件不一致的，由供应商承担相关法律责任。