项目技术规范和服务要求

 

★本项目报价按单价报价，设单价上限价为80元/人份，报价超出此单价上限价，作无效投标处理。

一、采购项目内容

以科学发展为指导，围绕人力资源和社会保障中心工作，向社会公众提供统一、便捷、及时的人力资源社会保障公共服务。根据《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（浙委办发〔2014〕51号），《关于印发浙江省流动人员人事档案工作服务规范的通知》（浙人社发〔2013〕3号）、《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发〔2013〕204号）、《浙江省社会保险业务档案管理办法》（浙人社发[2011]211号）和国家相关纸质档案数字化标准规范的要求、浙江省人才市场流动人员人事档案整理分类标准、著录标准，完成库房及新接收档案整理、数字化，形成电子档案。在流动人事档案系统省集中的前提下，将电子档案与相应的电子档案管理服务平台进行挂接。主要工作包括对原始档案和相关后续材料进行整理装订、档案录入、档案拆分、档案扫描、影像预处理、著录标引、档案质检、整理装卷、数据打包导出、备份，数据同步联入相应的电子档案管理服务平台并能正常运行等相关建设内容。人员人事档案包含越秀等代理单位，具体有招标方负责确定，中标不得要求更换人事档案人员清单。

二、影像标准

（1）整理拆分工作内容和要求

根据相关业务处室档案管理的要求，按照档案的原页码顺序进行档案整理，拆除档案的装订线，去掉夹杂在档案中的残余纸、曲别针、大头针、订书针等物品，形成散页，提高扫描效率，减少扫描仪故障。

1.启钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意。

2.检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确。拆卷时应注意保护档案不受损害。

3. 制作档案数字化工作流程单，注明每卷档案的页数及其他的特殊情况。

4.组卷整理：人事人才档案需提供档案袋和案卷封皮等耗材，相关规格及样式见招标文件第十部分。人事档案袋和案卷封皮必须结实牢固、便于书写文字和档案标识标签的粘贴、便于上架摆放和实物盘点。

档案整理所需的其他材料，包括彩色分类纸、技术加工用衬纸、打印用墨盒、防虫防腐浆糊或胶水、档案装订带绳等都必须符合档案整理部门所规定的材料规范要求。

包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。

5.在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录，并在档案数字化工作流程单上注明。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

（2）扫描与影像处理工作内容和图像质量要求。

将经过整理后的档案散页，交给档案扫描人员通过高速扫描仪将纸质档案转化为影像文件。对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量，并根据数据交换规则将扫描影像文件输出到预先设置好的存放位置。

1.采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

2.如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

3.兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用不低于200dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以TIFF（G4）格式存储，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。

4.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

5.采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

6.图像歪斜采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

7.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

8.对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

9.将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

10.区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

11.页面为黑白两色，且字迹清晰，不带插图的档案，通常采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白、彩色照片及彩色插图的档案，尽量采用彩色模式进行扫描。

12.用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

13.对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

14.对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

15.扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

16.对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

17.扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

18.采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

19.扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

（3）质检工作内容和要求

中标方应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证档案的整理和数字化工作符合质量要求，高质量地完成工作任务。对档案数字化过程中整理拆分、数字化加工、整理装卷等环节进行同步抽检，以减少事后翻工概率，避免再次处理带来的纸质档案材料损坏。

1.整理质量检查

在档案整理环节，制定档案整理质量检查机制，以抽检的方式为主进行检查，抽检比例由招标方确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，并及时进行重新整理。

2.数字化加工质量检查

在档案数字化加工环节，制定相应的质量检查机制，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行检查，抽检对象和比例同整理质量检查的抽检对象和比例相同。检查电子影像的页数与原始案卷是否一致，检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确，检查电子影像是否清晰，检查目录与对应影像的挂接是否正确。对发现的错误进行及时修正。

3.实物质检

在进行档案重新整理装卷时，必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回中标方全部质检。对已发现的问题，中标方须及时采取补救措施，并承担相应责任。

（4）档案数字化入库的工作内容和要求

对完成数字化后的档案信息进行入库，包括档案数据入库、目录建库、质量检查和数据挂接等相关工作。

1.档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内存储到数据库服务器。

2.根据档案封面信息和档案内容，通过浙江省人力资源和社会保障电子档案管理服务平台系统，著录对应的“封面信息”、“档案目录”、“备考表”等相关信息，建立档案目录数据库，对所扫描的影像文件建立索引。

3.对影像文件再次进行质量和影像信息方面的检查和修改。检查全案卷是否有缺页，无法看清楚的影像，如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致。

4.如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写卷内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查。

5.档案扫描完成后，需要与室藏现有的计算机目录数据校对且一一对应。其中，扫描文件以档案份为单位进行存储，目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；档案文件级目录应对应到相应页数的图像文件。

6.为确保数据挂接的正确性，投标方应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

7.由电子档案管理服务平台系统开发公司提供批量挂接接口，确保扫描图像与档案目录100%挂接正确，完成将正确的数据导入电子档案管理服务数据库中。

8. 应根据档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成数据录入的工作。如人事人才档案，需录入基础信息、学习履历信息、工作履历信息、职称技能信息、政治面貌信息、亲属信息、特殊工种信息、违法违纪信息、档案转接信息、特殊人群标识信息和备注信息等档案信息的采集、录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整。（备注：人事人才档案需根据《流动人员人事档案信息化基础数据规范》（初稿），姓名、身份证号、出生日期、性别、民族、政治面貌、最高学位、最高学历、最高学历毕业日期、最高学历毕业院校、最高学历所学专业名称、最高学历所学专业类别、工作单位名称、工作单位机构类型、工作单位经济类型、工作单位所属行业、工作职位（岗位）类型、工作地点行政区划、手机号码、委托存档单位名称、委托存档单位组织机构代码、委托存档单位编号、委托存档单位机构类型、委托存档单位所属行业、委托存档单位经济类型、委托存档单位行政区划、存档编号、存档状态、存档性质、现档案管理机构名称、转入日期、转入原因、原存档单位名称、原存档单位行政区划、转出日期、转出原因、转往单位名称、转往单位行政区划等38个流动人员人事档案管理基础数据采集项目为必须录入项。文书档案需录入档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等。）

（5）档案恢复工作内容和要求。

在索引录入检查无误后，将完成扫描、质检的案卷进行装订重新恢复原貌，并加盖电子化印章。

1.按预先著录的案卷顺序，保持档案原貌进行装订。

2.装订过程中，须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。

3.按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。

4.装订材料应满足档案长期保管的需要。

（6）人事档案装订要求

流动人员人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的流动人员人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。

三、验收要求

1.验收包括对电子档案及档案原件两者的验收。

2.必须制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能递交档案管理相应业务处室进行验收。数据自检以抽检方式进行，抽检比率为30%，要求档号、著录项、数据挂接准确率达到99.9%,其他项目合格率达到99.9%以上予以自检通过，并做好自检记录。抽检合格率在99.9%以下，提交自检的数据全部发回扫描加工单位全面重检并处理，直至达到自检要求。在自检达到要求的前提下，由甲方委托的第三方进行抽检，抽检比例不小于3%，要求准确率达到99.9%，第三方费用由中标方负责。

3.甲方委托第三方进行档案原件验收，必须逐卷清点，并应符合相应的档案整理要求，其中费用由中标方负责。按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。

4.完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

5.项目验收涉及所有费用由承建方承担。

四、驻场工作要求

1.承建单位应在采购单位指定区域、按照采购单位的工作时间进行档案数字化加工各项工作。采购单位免费提供场地、桌椅、水电、粘贴纸、档案封面等，档案整理、档案扫描、档案处理所需的扫描设备、数字化加工软件和其他辅助设备均由承建单位自行提供。

2.承建单位按照项目实施要求，组建项目组，并提供项目组人员基本情况表。项目组负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。项目组负责人及成员常驻采购单位。人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离，所有进入场地的工作人员实行挂牌工作制度。

3.承建单位应结合采购单位档案处理的实际流程，制定档案资料扫描流程、工作组内部人员管理流程，并制作档案数字化工作流程单跟随档案流转，加强全过程管理

五、安全保密

1.签订并严格落实安全保密协议，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

2.本项目制作的数字化产品的所有权归纸质档案管理部门所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示。对工作过程中出现的档案遗失、损坏，及利用工作便利窃取电子和纸质档案的、未经同意使用电子和纸质档案的，由相关部门依法追究法律责任。

3.进行数据移交时，工作站上的数据必须在相关单位工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。

4、项目完成后硬盘不得带离加工现场，应将进场的计算机服务器硬盘拆除后移交采购单位（硬盘购置费用含在投标价中）。

六、工期要求

要求投标商中标并签订合同后，在7天内，将有关计算机、扫描设备、强弱电布置、工作场地、人力配置等总体配备完毕。10月底完成项目施工、自检合格，11月底完成项目其他工作并通过验收,不能按期完成导致的所有后果有中标方负责。

七、付款方式

1、工程全部结束验收完成后向中标方支付合同总金额的100%。

八、安全要求

本项目建设内容中包含部分涉密信息及敏感信息，要求中标方在项目建设过程中要加强安全监管，严格遵守相关的保密规章和制度，执行数字化加工工作制度。中标方应对工作人员加强管理，开展保密教育，签订保密协议。未经招标方授权许可，中标方不得以任何方式泄露档案信息，严禁将任何档案带出加工地点，严禁损坏或遗失档案，不得丢失和外传，不得复制。中标方应封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄。如有违反相关规定而造成后果，由中标方承担相关责任。

九、其它说明

招标方仅提供场地和档案整理档案盒等耗材，其它所需的计算机、扫描仪等完成本项目所需的设备均由中标方提供，相关设备须经招标方安全检测通过后方可投入使用。项目费用包括所需的人工费用、墨盒硒鼓等耗材、设备、工具及办公家具购置使用费用、项目实施费、培训费、企业管理费、组织措施费、临时设施费、数据导入费、抽检及审核验收费、质保期服务费、相关工作人员差旅和食宿费用、其他费用、利润、税金等一切费用，并考虑风险费用。投标人应根据上述因素综合考虑投标报价，中标后，今后不再追加任何费用，也不得以任何理由调整、变更承包价。

工程全部完工后，相关电脑的硬盘数据应全部拆除，归市就业中心所有。中标方在市就业服务中心场地工作时，应遵守卫生、消防、安全等相关的规章制度。

十、应遵守标准规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《干部档案工作条例》

《干部档案整理工作细则》

《干部合档案材料收集归档案规定》

《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》

《流动人员人事档案管理暂行规定》

《企业职工档案管理工作规定》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》

《计算机病毒防治管理办法》

《计算机信息系统保密管理暂行规定》

GB/T 22239-2008 信息系统安全等级保护基本要求

DB11/T 494.1～11-2007 人才服务规范

DB11/T 765.1～4-2010 档案数字化规范

DA/T1-2000 中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语

DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范

DA/T18 档案著录规则

DA/T22-2000 归档文件整理规则（2015年以及之前年度的文件按照此标准整理）

DA/T22-2015 归档文件整理规则（从2016年开始的文件按照此标准整理）

GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区代码

GB/T4754-2002 国民经济行业分类

GB 1174-1997 全国组织机构代码编制规则

GB/T 112402 经济类型分类与代码

GB 11643-1999 公民身份证号码

GB/T4658 学历代码

GB/T8561 专业技术职称代码

GB/T 19253-2003 信息技术 数据元值的格式表示法

GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南

GB/T 17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试