招标内容及要求

本次财政总预算为人民币柒拾玖万元整（¥790000.00元）,单价预算为0.38元每页 如投标人单价报价超过单价预算按无效标处理。

一、项目内容

1、工作内容：温州市不动产登记服务中心2020-2021年新增不动产登记档案的整理及数字化加工，包括但不限于档案领取、档案整理、档案扫描、图像处理、信息著录、数据质检、数据挂接、数据备份、目录及封面打印、装订装盒、上架入库（含跨区域搬运）等。

2、工作量：预计须完成约7万卷（约208万页）档案的整理和数字化加工（以实际完成量作为结算依据，结算总价不得超过总预算)。

3、服务期限：合同签订后至2021年11月30日。（2021年10月31日前完成档案整理及数字化工作并提交所有成果及项目管理文件，2021年11月30日前完成项目的最终验收）

二、项目总体要求

1、加工场地设置四处，即在温州市不动产登记服务中心鹿城、龙湾、瓯海、经济技术开发区办证处各设一处，要求扫描进度和各办证处每天产生的需要扫描的登记档案数量基本保持同步，并同时逐步消化前期产生的需要扫描的登记档案，具体操作步骤由各办证处自行安排。各项加工服务必须在指定的工作地点完成，所有档案资料不能带出指定的工作地点。

2、中标人在整个项目运行期间（自驻场开始的每个工作日），应派驻完整的项目团队参与项目运行，包括不少于1名的项目负责人和1名的系统维护人员驻场，不少于20名的档案整理、扫描数字化加工人员，以保证项目系统的正常运转。由于不动产登记业务量可能会遇突发情况增加，中标人必须根据实际情况，增加工作人员数量以满足采购人工作需要。

项目负责人应在驻场第一日书面向采购人说明中标人项目团队所有人员的基本情况（内容包括所有人员身份证号码、签名的身份证复印件、职务、职责等），并明确授权项目负责人有权与采购人签订关于本项目运行时的各类文件（中标人的上述情况发生改变的，应及时书面告知采购人，采购人以书面文件明确的情况为准）。

3、采购人提供扫描加工场地及场地内加工期间的水电费用、网络（只通到加工场地，具体布线由中标人负责），以及档案袋、档案盒等耗材。其余由中标人负责，包括但不限于完成档案整理及数字化加工所需的各种硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机、服务器、交换机等）、加工软件、接口软件等，加工场内配备、桌椅、材料（纸张、夹子、档案封皮、胶水、白乳胶、文具等整理、裱补材料和工具以及其它材料）、消耗等。

4、中标人在加工过程中应保留采购人登记受理时已扫描的档案影像，并按采购人要求对其进行图像处理、信息著录、格式转换和数据挂接，且该影像页数不计入中标人工作量。

三、项目具体要求

1、软件系统要求

中标人必须保证加工后的电子档案数据完全符合采购方电子档案管理系统数据格式要求，并能实时准确的导入到相应的系统中，以便提供查询服务。

(1)中标人提供与本项目有关的软件系统，至少包括数字化加工系统和扫描质检模块等，并根据采购人的实际需求对上述系统或模块提供免费修改或升级服务。

(2)扫描加工系统具有原件扫描、图像处理、编制目录、流程管理、报表管理、数据统计等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人的实际情况做适当的调整。

(3)扫描质检模块是中标人根据采购人对登记档案整理及扫描数字化加工服务的质量检查要求而为采购人提供的软件，用于对中标人提供的服务进行检查（包括完成数字化加工服务后的初步检查工作、补充扫描加工时的检查工作、档案整理后的最终检查工作等）。扫描质检模块必须具有方便的档案图像查阅和质量检查功能。

(4)扫描图像的存储要求如下：

①中标人必须每月向采购人提交当月最新的原始图像及数据的数据备份。项目结束后，中标人向采购人提交完整的原始图像及数据的数据备份。

②保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在备份介质上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

③备份介质可以使用光盘，或者移动硬盘。

2、设备设施要求

(1)计算机：要求配备足够数量且性能稳定的计算机设备，若因为业务量增加，中标人须根据实际业务量增加配备足够的计算机设备。

(2)中标人须根据实际情况配备足够数量的其他设备（如打印机、扫描枪、路由器、交换机、服务器及档案架等）以应付实际工作需要。

(3)扫描设备

①需要高速扫描仪、平板扫描仪、大幅面扫描仪3种扫描仪配合工作。

②中标人必须提供备用扫描设备，遇有突发硬件故障影像正常扫描工作和扫描效率的，能及时切换使用备用扫描设备。

③中标人必须根据窗口的实际业务量增加配置高速扫描仪及相关工作人员，以满足采购人实际工作需要。

3、整理及数字化工作要求

档案整理及数字化加工服务主要包括档案领取、档案整理、信息著录、档案扫描、图像处理、数据质检、数据挂接、数据备份、装订装盒、上架入库、成果验收等工作。具体工作步骤及要求如下：

(1)档案领取

中标人必须按照项目内容和时限要求，即时或定期向办证处工作人员领取待整理和数字化加工的档案。档案交接双方须做好数量清点并由领取人签领确认。

(2)档案整理

中标人必须按照相关规范和采购人要求对纸质档案进行规范化整理，主要工作内容包括：

①对照归档范围和受理通知书收件清单对档案的完整性进行检查，确认无缺失遗漏情况；对于卷内重复材料，在报采购人确认后再行处理。

②按照卷内材料排列规则对文件材料顺序进行重新排列。

③去掉档案资料上的金属物和塑料，并对去钉后的单份文件材料（尤其是较厚材料）用长尾夹进行固定，确保件与件之间的独立性，为著录做准备。

④对破损或小于A4幅面的文件材料，按A4标准用白纸进行托裱，要求一张白纸只准托一张文件，不得一张白纸托两张以上（包括两张）文件，粘贴好的材料要擦去多余的白胶；对大于A4幅面的文件材料，在完成扫描后，按A4标准进行折叠，并预留装订边。

⑤按文件材料排列顺序用阿拉伯数字依次为每一页档案材料编写页码，起始页码从“1”开始，单面文件材料在右上角编写页码；双面材料正面在右上角、背面在左上角编写页码。

⑥填写或打印卷内目录和案卷封面，封面信息、目录信息和归档材料内容应保持一致。

⑦上传审批影像档案整理工作完成后，还应对档案整理工作进行质量检查，整理质量检查的目的是确保档案整理工作符合相关规范要求。对于不符合要求的要记录并打回整理工序进行重新整理，只有整理质量检查合格的档案才能进入下一工序。

(3)信息著录

①按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的著录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求；对不动产档案著录关键字信息，具体著录内容以实际调研后采购人确认为主；属性著录工作必须利用现有的不动产登记属性数据，确保加工后的目录数据满足采购人不动产登记信息管理系统及档案管理系统要求。

②中标人应采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现问题应及时修改或重录。

 (4)档案扫描

①扫描方式：纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；纸张状况较差、幅面不规则，以及过薄、过软和超厚的档案，须采用平板扫描方式。大幅面纸质材料可采用大幅面扫描仪进行扫描，也可采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理，图像拼接应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）相关规定。

②扫描色彩模式：本项目档案数字化扫描全部采用彩色模式。

③扫描分辨率：分辨率不小于300dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，应适当提高分辨率。

④存储格式：采用TIFF和PDF两种格式储存。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。

⑤图像命名：用档号对该案卷文件扫描后建立的相应文件夹的图像文件命名，用档号+图像流水号（或页码顺序号）的组合方式对文件夹内单页图像命名，并确保唯一性。

（5）图像处理

①图像拼接：对大幅面纸质材料进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，并确保拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

②旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

③去污：对在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现纸质材料原貌的原则。

④裁边：裁边处理应在距页边最外延至少2-3mm处裁剪图像，确保无多余的白边。

⑤图像质量检查：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大的，应重新扫描；漏扫、重扫、多扫的，应及时改正；数字图像的排列顺序与档案原件不一致的，应及时调整；数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理后的图像质量不符合要求的，应重新进行图像处理；认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

(6)质量检查（自检）

①中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行100%自检，自检达到质量标准后，才能提交采购人验收。

②中标人质检员必须对整理和数字化加工过程中形成的实体案卷、目录数据、扫描图像进行逐卷逐条逐页的检查，并做好统计管理和生成返扫工作单。对有问题的数据要及时进行修改或补正，在此过程中要避免新的问题产生。

③投标人需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

（7）装订装盒

①卷内文件应向左下角对齐，装订孔中心线距文件左边际12.5mm。

②采用左侧 “三孔一线”线装法装订，结头打在背面。

③大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，使其保持平整；图纸数量较多的，可将图纸单独立卷，案卷号与原材料保持一致。

④卷内文件资料与卷皮装订在一起，做到整齐美观牢固，不压字、不掉页、不妨碍阅读。

⑤将整理完成的案卷按顺序装入档案盒，并填写案卷封面、档案盒盒脊及备考表项目。单个档案盒内可装一个案卷或多个连续案卷。

（8）上架入库（含跨区域搬运）

①在项目阶段性验收或全部验收后，中标人应负责将各办证处已完成整理和数字化加工的实体档案统一搬运至采购人指定的集中保管库房并完成上架工作，搬运和上架人工及费用由中标人承担。

②跨区域搬运过程中，中标人应安排工作人员协同各办证处工作人员做好全程监督，确保实体档案安全。

(9)成果验收

成果验收是针对本次项目的工作成果进行验收工作，验收前先由中标人进行自检，在自检合格后，采购人组织人员主要对档案图像扫描质量、图像挂接准确率、档案整理质量等内容进行检查。

①中标人按照加工时间或加工量批次向采购人提出书面《数字化加工成果验收申请》（包含批次加工档案的清单）。采购人在收到中标人验收申请报告之日起7个工作日内组织验收，验收方式为抽取该批次（验收清单）档案卷数的10％以上进行逐项验收。验收的每个环节要做好验收记录，并认真填写《纸质档案数字化验收登记表》（一式二份）。验收“通过”的结论，经中标人项目负责人、采购人质检人员审查签字。

②图文质量验收要求图像挂接准确率达到100%，图像合格率达到95%或以上予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。若图像挂接准确率未达到100%，图像抽检合格率在95%以下，该批次全部退回中标人进行全面自检，直至达到验收要求。

③档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错；合格率达到100%予以验收通过。

④中标人应将通过验收的纸质档案按批次列出交接清单归还采购人，档案归还时由采购人和中标人当面对数量进行清点，并在档案交接单上签字确认。

(10)数据挂接

中标人应提前做好与不动产登记信息管理系统以及电子档案管理系统建设单位（开发者）的工作对接，并负责在规定的工作时限内将数字化加工完成并通过验收的电子档案数据导入采购人电子档案管理系统中，确保采购人能够在办件环节实时查看档案扫描影像数据。

(11)数据备份

由中标人负责对电子档案数据进行备份。数据备份可通过数据库备份、硬盘备份和刻录光盘等方式实现。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开、文件数是否准确，防止刻录失败。

4、工作时限要求

(1)窗口新办结业务件，中标人应在档案领取后3个工作日内完成档案整理、档案扫描、图像处理、信息著录和数据挂接工作，5个工作日内完成档案装订。

正式进场前已办结业务件，中标人按批次向采购人申请领取，每批次领取后的实体档案应在10个工作日内完成整理及数字化加工的全部工作。中标人每批次调取的实体档案数量应结合自身工作能力合理安排。

(2)采购人对个别档案提出加急处理需求的，中标人应按需求时限完成有关工作。

5、质量保证及售后服务要求

(1)质保期：档案数字化加工服务自项目验收完成之日起三年内提供免费质保服务。免费服务期内售后服务要求：

①免费服务期内，中标人负责对其提供的数字化服务进行修正，不再向采购人收取费用。

②服务方式为上门服务，即由中标人派技术人员到采购人现场服务。由此产生的一切费用均由中标人承担。

(2)中标人必须列出详细的售后服务计划，其内容包括免费服务期内和免费服务期后的售后服务计划。

6、服务质量评定

(1)中标人应遵守《不动产登记操作规范（试行）》、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）以及采购人制订的相关档案管理规范。

(2)采购人通过工作质量、工作时限、档案实体安全、各项规章制度的遵守（包括考勤）、业务调整后即时需求的满足等方面对中标人进行综合考评。考评由各办证处组织，每月一次。

(3)档案整理及数字化加工质量检查内容参见下表：

评定内容	质量检查项	说明
工作质量	1、是否存在漏编、多编页码或页码编写不整洁、清晰情况	每页记为一个检查项
	2、破损资料是否修整	每页记为一个检查项
	3、应托裱未托裱和托裱是否规范情况	每页记为一个检查项
	4、扫描图像是否清晰、完整、可读	每页记为一个检查项
	5、是否存在漏扫、错少情况	每页记为一个检查项
	6、卷内文件材料排序是否正确	每卷记为一个检查项
	7、金属或塑料是否去除	每卷记为一个检查项
	8、目录著录是否准确、完整	每卷记为一个检查项
	9、目录数据和图像数据是否一致	每卷记为一个检查项
	10、封面信息、卷内目录和实体是否一致	每卷记为一个检查项
	11、卷内材料是否存在错装、少页、倒装情况	每卷记为一个检查项
	12、装订是否存在压字或不结实情况	每卷记为一个检查项
工作时限	13、扫描是否超时	每卷记为一个检查项
	14、加急件完成是否超时	每卷记为一个检查项
	15、档案移交是否超时	每卷记为一个检查项

按“页”记为检查项共有5项，按“卷”记为检查项共有10项。采购人可根据加工过程中碰到的问题对质量检查内容及标准视情作相应补充。

(4)考评内容和记分参见下表：

评定内容	计分方法	分值	实际得分	考核评价
工作质量及工作时限	1、月度抽检总项数＝抽检卷数×10项/卷＋抽检页数×5项/页。 2、抽检不合格总项数即抽检中发现不符合加工标准的质量检查项总和。 3、抽检不合格率＝抽检不合格总项数÷月度抽检总项数。 说明：各办证处每月对当月完成加工卷数进行抽检（抽检卷数比例不低于10%），并汇总各项抽检数据。 抽检不合格率低于10‰，当月该项评分为满分；若抽检不合格率高于10‰，但低于20‰，则当月该项扣5分；若抽检不合格率高于20‰，则当月该项扣10分。	70
档案实体 安全	档案资料损毁：扣2分/卷；档案资料缺失或遗失，但事后能找回：扣3分/卷。若造成的过错无法挽回，除当月该项评分为0分以外，还须根据相关文件的规定要求，中标人需作出相应的经济赔偿和追究其相应的法律责任。	20
考勤	中标人驻场的项目负责人和常驻实施人员必须同时驻场。对违反考勤规定的中标人扣1分/人次的处理。	2
各项规章制度的遵守	违反相关规章制度和工作守则的，作扣1分/人次的处理。	2
即时需求的满足	对因未能及时满足采购人因业务调整后提出的各种业务需求或不服从采购人工作安排而影响采购人业务正常运转的中标人作扣1分/项需求或安排的处理。	6

(5)当月考评分为95分以上（包括95分）的，评定为优秀；当月考评分为85分～94分的，评定为合格；当月考评分为84分以下（包括84分）的，评定为不合格。

(6)当月考评优秀的，中标人实际所获得的项目款项=实际任务量对应的100%项目款项；当月考评分为94分或以下的，中标人实际所获得的项目款项=该月实际任务量对应的100%项目款项×考评分所对应的同数值百分比。

(7)各项考评内容的分值不允许为零分。

(8)服务质量评定的解释权归采购人，采购人也可根据实际情况对质量验收内容进行调整，但要与中标人进行协商。

7、违约责任

(1)合同签订后，中标人各项加工进度必须满足采购人的要求，所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。如果中标人不按照合同和招标文件规定的各项要求工作，采购人会向中标人发出限期整改通知书，中标人经整改后仍未符合限期整改通知书要求的，采购人有权立即单方面解除合同并发出合同解除通知书。中标人接到合同解除通知书之日起五个工作日内必须与采购人做好交接工作，包括但不限于半成品、相关的实物档案和电子档案相关信息数据等的交接，以及尾款和实际工作款项的结算。

(2)其他违约责任

以下情形之一属于采购人可以单方与中标人解除合同并有权不予支付项目相关款项：

①中标人累计三个月的工作准时率（扫描工作准时率=当月准时扫描案件总量／当月扫描案件总量×100%）低于95%的（其中完成扫描是指中标人接到采购人受理的实体档案资料后对资料进行扫描加工，并生成供采购人查看利用以及按采购人要求排序的电子图像）；

②中标人累计三个月的服务评分低于80分的；

③中标人配置的人力物力不能承接整理和数字化加工的工作量，经采购人提醒和指导后15天内仍不能承接的；

④中标人加工的档案资料，若持续半个月，每天均出现10卷或以上达不到技术要求的，采购人发出整改通知后，情况仍无改善的。

8、安全保密要求

中标人必须严格遵守相关保密法规和制度，采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据进行安全保密管理。中标人不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。

（1）中标人须与采购人签订独立于项目合同外的保密协议；中标人须与项目工作人员签订保密协议并加强安全保密培训。

（2）中标人须建立严格的保密制度，落实相关安全措施，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（3）中标人须在各加工场地安装监控系统，实时监控工作人员的操作过程；视频监控数据自产生之日起保存不少于3个月；中标人应定期将视频监控数据移交采购人保存备查。

（4）不得擅自将数据和储存数据的介质带出加工场地。加工完成后，加工过程中使用过的所有存储介质（包括硬盘、光盘、U盘等等）归采购人所有。

（5）不得在工作场所从事与工作无关的活动以及使用与工作无关的任何电子设备，工作人员携带的移动通讯工具等物品必须进行统一管理。

四、报价要求

1、总预算：人民币790000.00元。

2、最高单价限价：0.38元/页。

3、单价＝整理及数字化1页档案资料所需的费用（大于A4幅面的折成A4幅面计算），

投标单价不得高于最高单价限价。

4、实际支付总价＝中标单价×实际完成页数×服务考评确定的支付比例（具体详见服务质量评定）；实际支付不超过总预算。

5、中标人与采购人共同使用扫描质检模块，对结算所需的数据进行统计，并以此为依据据实结算。（扫描质检模块由中标人提供）

五、项目其他要求

1、中标人的总价必须包括项目费用及相关税费、人工费用、设备费用、运输费用、加工软件系统费、设备损耗、相关辅助材料费和其他有关的项目完工前的所有费用。

2、中标人至少应提交整理及扫描数字化加工全程方案、扫描加工服务软件系统介绍、扫描设备性能指标、加工任务分析，人力资源、设备配置、项目实施方案、后勤保障计划、服务质量承诺、安全保密措施等资料。

3、中标人应在取得中标通知书后5个工作日内与采购人签订合同；签订合同后5个工作日完成驻场；驻场后15个工作日内完成加工软硬件环境的搭建并实现数据试交付工作。

4、中标人应加强项目过程管理，在进行档案整理和数字化加工的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5、中标人在准备正式驻场工作期间，必须按照采购人的要求与采购人同类项目的上一中标人做好交接工作（包括但不限于半成品、相关的实物档案和电子档案相关信息数据等的交接）；中标人在本项目合同结束之日起10个工作日内，必须按照采购人的要求与采购人或采购人同类项目的下一中标人做好交接工作（包括但不限于半成品、相关的实物档案和电子档案相关信息数据等的交接），同时也要与采购人做好尾款和实际工作款项的结算。

6、中标人应对作业环境的卫生，大门钥匙的使用及作业驻地的安全等进行管理。中标人应及时整理淘汰的物资，如档案袋、编织绳、纸张等。对被剔除但含有内容的纸张材料，中标人应另外集中存放，定期交由采购人进行处理。

六、履约保证金

1、中标人必须在合同签定后5个工作日内向采购人提交合同款10%的履约保证金。

2、履约保证金用于补偿采购人因中标人不能履行其合同义务而蒙受的损失。

3、合同履约保证金自项目验收通过后15个工作日内无息退还。

七、付款方式及合同终止

1、签订合同后，采购人在中标人正式进场15个工作日内向中标人支付合同总价的30%；完成项目总工作量50%并验收合格后，支付合同总价的20%；完成项目总工作量80%并验收合格后，支付合同总价的30%；全部完工并通过项目整体验收后15个工作日内一次性无息支付合同余款。

2、中标人凭以下有效文件与采购人结算：

(1)合同；

(2)中标人开具的正式发票；

(3)验收报告（加盖采购人公章）；

(4)中标通知书。

3、实际结算金额累计达到合同暂定总价的，合同终止。

4、实际完成工作量达到预计工作量（预计工作量=总预算/中标单价）的，合同终止。