项目需求

一、工作内容

（一）档案整理要求

1、在整理纸质档案过程中不得损坏档案。

2、按照采购人要求对档案资料进行整理、排序。

3、排序完成后使用打码机按照固定顺序打印连续页码，或用2B铅笔对页码进行标识。标记页码应遵循正面右上角、背面左上角规则，页码标识错误率≤1‰（以页为单位）。

4、遇到粘贴页或复印页背面有信息的情况，要先查看背面的信息与此宗档案的信息是否相关，如有关联就标注页号，如无关就视为无效页，不标识。

（二）档案著录

1、根据项目名称，登记案卷目录。

2、根据案卷内材料名称，登记卷内文件目录。

3、录入项目档案信息，以便档案的查询、应用。 每个项目档案录入内容约8个字段，包括：项目名称、地址、年份等字段名称，录入信息正确率100%。

4、录入项目档案信息，实施方优先使用自主开发的档案录入软件进行工作，录入软件具备两录一校功能为佳。在不具备录入软件情况下，按照采购人要求，录入到指定工具中。

（三）档案装订要求

1、装订档案前所打印的卷皮目录与项目档案对应率100%。

2、档案号的编制须符合采购单位档案室编目要求。

3、档案装订方式：三孔一线，左齐下齐 ，错误率(以卷为单位)≤1%。

4、对于发票、收据等小于B5的资料必须进行粘贴。

5、目录与档案对应错误率（目录条数）≤1%。

6、档案原始材料完整无缺失：100%。

7、打印归还档案移交清单，按采购人要求进行上架。

 (四)作业环境及设备要求

档案整理服务工作要求在扬州市邗江区住房和城乡建设局指定地点完成，招标方提供工作场地、桌椅、用水、用电。投标方需提供档案整理工作所需的全部设备及软件，并按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。

(五)人员要求

总体要求：所配备人员需做到敬业，专业，精干，高效，健康，思想品质好、作风正派，服务意识强，无不良记录；

1、项目负责人1名：须熟悉安全保密相关规定，以确保项目安全保密措施的实施。拟投入项目负责人具有国家保密行政管理部门颁发的安全保密员证书为佳。

2、小组成员5名：拥有的档案整理相关经验，拟投入小组成员以拥有档案上岗证书证书为佳。

3、为了保证档案实体和档案信息的安全及质量，投标方要有必要措施保证一支相对稳定的档案整理队伍，扫描人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。在实施项目期间，投标方的人员安全及食宿均由投标方自行负责。

（六）安全保密要求

1、中标人须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标人在工作期间必须遵守扬州市邗江区住房和城乡建设局的相关保密制度；

2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属归扬州市邗江区住房和城乡建设局，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

3、工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4、各种档案文件，不得丢失、泄密、损坏。

6、做好档案移交手续，建立移交台账。

（七）成果及验收要求

1、采购人安排验收人员对已完成数字化转换的所有数据进行检查验收，包括检查：档案整理成果、著录及数据录入质量、档案装订质量。初步抽检的合格率达到 95%以上(含 95%)为初步验收合格。

合格率 = 抽检合格的文件数 / 抽检文件总数 *100%

验收情况处理：

1）、合格率100%的数据，验收合格。

2）、合格率95%-100%的数据，由投标方即时修改不合格档案后，验收合格。

3）、合格率低于95%的数据，验收不合格，供应商需进行返工。

验收合格的，验收人员需在验收报告上签字确认。

三、商务条款

1、交付地点：扬州市邗江区住房和城乡建设局指定地点。

2、交付时间：自合同签订之日起至2023年5月31日前交货并验收完毕。

3、交付条件：满足采购人要求且全部验收合格后交付。

4、维保期：维保期3年。（自交付验收合格之日起计）

5、中标人负责为采购人的使用人员、操作人员和维护人员进行免费培训，使其掌握操作及基本维修技能。

6、售后服务要求

应提供不低于三年的免费质保期服务。在免费质保期内，中标人提供日常维护和技术支持，如遇与所供服务有关的问题，中标人须在接采购人通知后2小时响应，2小时内赶到现场提供免费服务，一般问题在24小时内完成修复工作，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺；

7、付款方式：

中标价即为合同价，合同签订后预付合同价的20%，完成合同工作量的55%后付至合同价的50%，项目全部完成且验收合格后付至合同价的95%，余款待项目验收合格半年后一次性付清。

由采购人、中标单位双方按季度对完成的工作量数进行核实，双方签字确认后作为工作量结算的依据。

8、报价须知：供应商在投标时需对实际产生的所有费用进行合理测算并将全部费用列入报价中，成交后不得再增加任何费用。报价时须注明各项单价和总价，以投标总价进行评审。