采 购 需 求

一、项目基本情况：

1．根据相关要求，需委托具有相应能力的中介服务单位完成本单位历年档案的规范化整理工作。

2．本招标服务应参照国家档案局编制的档案行业标准执行，经缙云县档案局监管验收。

3. 中标单位在该年度合同执行中，如发生且不限于以下情况时，招标方有权中止与中标单位执行下一年度的合同：（1）发生安全责任事故；（2）不按合同要求执行且不改正；（3）工作质量、进度与合同要求和实施计划差异较大，返工率过高，仍不采取相应措施；（4）未能按期按质量要求完成合同约定的全部任务；（5）其他严重损害招标方权利和利益的。

如招标方决定中止与中标单位的合同，则按相关程序进行下一年度招标。

 

二、招标项目内容

1.项目建设主要内容

缙云县农业农村局档案整理归档项目。本次包括：工程档案、数字化加工、扫描、其他。

具体采购内容如下：

序号	类型	项目	单位	预算(元）	数量（卷）	合计	备注
1	工程档案	污水项目	卷	60	1800	108000
2	数字化 扫描	A1	页	7.5	2300	17250
		A3	页	0.45	10000	4500
		A4	页	0.34	324000	110160
		条目著录	条	0.5	40180	20090	按照业主要求完成项目进馆需求
3	其他	材料费	项	暂定20000元			按照业主要求完成项目进馆需求，包括项目涉及的档案盒、卷皮、蜡线、光盘等
	合计：280000.00元

注：文书类档案按照业主要求完成整理完整及进馆项目。

三、项目需求

中标方须针对缙云县农业农村局档案整理归档项目中保管整理状况不符合国家有关标准的档案资料，进行整改。项目工作内容包括且不限于以下内容：档案出入库与管理、案卷与卷盒封面及卷脊盒脊信息的修改和调整、补页码、核对案卷目录及卷内文件目录信息并修改、补充备考表、重新装订、档案保管状况检查等。

（一）档案出入库与管理

档案出入库交接必须严格执行档案进出库管理制度。应指定专人（项目组长）管理档案实体，出库时填写《档案借阅登记表》，入库前应对档案进行清点，准确无误后再入库、上架，必须做好档案出入库的交接登记工作。档案出库后，档案安全工作由中标单位管理，应严格遵守国家法律法规及缙云县档案馆有关加工场所管理的要求，档案工作场所不能过多放置档案。以三个批次为原则，如果三个批次没有移交，不再调用档案。

（二）修改和调整案卷与卷盒封面及卷脊盒脊信息

检查案卷封面，如全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间，保管期限、案卷总件数、总页数、档号等基本信息缺少或不规范，应规范填写；检查案卷卷脊项目，如果填写不规范或缺少，要规范补齐；检查卷盒盒脊、封面项目，如果填写不规范或缺少的，要规范补齐。

（三）补页码

对卷内页号情况进行检查：发现有缺页、漏页、重页、乱页等问题的，应及时补上或修改页码，并在备考表中注明缺、漏页及添加的页码情况。补救方法，一般采用加“.01”“.02”流水号处理；检查中发现整卷缺页号的，按有字的一页补打页号。案卷内的整本书只有一个号码，书内已有铅印编号的，且文件按件装订的，不必补打页号。

（四）核对卷内文件目录、案卷目录信息并修改

根据馆方提供的电子版卷内文件目录、案卷目录，逐卷逐条核对信息，有问题直接在原数据上修改。如果整卷没有电子版卷内文件目录的，档号登记在专门的表格中，不需要著录，处理完一个全宗或目录后，登记表及时交馆方，由馆方组织其他人员著录后，再完成整卷的整改工作。已经完成数字化工作的档案，在原目录基础上检查修改，不改动档号。未进行数字化的档案，可根据实际情况修改。卷内文件目录修改后需重新打印装订或粘贴在案卷中。

按照全宗为单位完成质量整改并通过质检后，合格的数据和登记表，交给馆方处理。

（五）补充备考表

备考表内容包括卷内情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内情况说明填写本卷总页数、本次检查人、检查时间以及存在问题说明。存在问题说明包括填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

卷内无备考表的，需添加并粘贴在卷底，粘贴时注意保护电子标签。

（六）重新装订

发现散卷、漏页、倒装等情况，需重新装订，同时去除金属物品等不符合档案保护技术要求的装订物。

（七）档案保管状况登记

对档案保管情况进行检查：发现有严重破损、霉变等问题，记录在专门的登记表上并交馆方处理。

四、服务时间地点与质保

1. 工作地点为缙云县农业农村局。

2. 每年度项目实施时间，要求在业主规定时间内完成项目的全部工作(根据项目实际情况、适时调整)。本项目质保期为1年，自整体验收通过之日起计算。各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

五、项目质量、档案质检与验收

项目质量要求：

1.加强对项目质量的管理。中标单位要建立严格的管理制度，通过相应的制度、流程加强对档案质量检查整改过程的控制，加强对档案出库、质量检查整改、档案保管状况检查、档案质检与验收、档案归库等各个环节的安全管理，确保工作质量。

2.加强对档案的安全管理及保密管理。通过相应的制度，保证档案原件及档案信息的安全。中标单位必须承担本项目档案原件和信息的安全保密责任。要有详细的人员安全管理、工作日志管理、档案安全管理、设备及数据安全管理的制度，并及时进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，工作日志、产品质量验收记录等资料移交缙云县农业农村局。

3.质量控制方案以及验收方案：中标单位必须建立严格的质量检测体系，有完善的质量保障措施，设置专门质检岗位并指定专人负责整个加工过程的质量检验工作。中标单位应对每个环节的产品质量进行100%的自检，保证各工序的准确率。经过自检认为产品质量符合规定要求后，应及时递交质检公司审核验收，如因提交不及时或质检不合格造成的时间延误和损失由中标单位自行负责。

4.有严密、合理、可行的安全保密方案；有完善的人员管理制度及出入现场管理制度。

中标单位要严格按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规、规范、标准及缙云县农业农村局提出的要求，进行项目加工。所有工作必须在缙云县农业农村局指定的场所内进行，并确保加工场所的正常秩序和安全。进入工作现场的台式电脑等设备应做相应处理，封闭所有电脑存储设备外围接口。项目结束后保存加工数据的硬盘必须拆除交缙云县农业农村局处理。工作现场内所有纸质材料的销毁，必须经过缙云县农业农村局项目管理人员办理相关手续后方可销毁。

中标单位应与缙云县农业农村局和参与项目加工的工作人员签订保密协议，并报缙云县农业农村局备案。

为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，中标单位的工作人员必须持证进入加工场所，严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁在工作场所使用与工作无关的便携式电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、饮料等进入加工场所。

如档案有遗失、损坏等情况，缙云县农业农村局将视情节轻重给予处理：轻者经济赔偿，重者将追究中标单位的法律责任。

档案质检与验收：

1.档案整改情况验收。中标单位应明确专门的质量检查人，对案卷进行100%的自检。经过自检认为产品质量符合规定要求后，及时提交质检公司进行检查，质检公司每批按100%的方式对实体档案进行质检及验收，质检及验收内容包括本项目招标文件所提出的全部工作内容及其质量。合格率达到98%以上，则通过验收；合格率低于98%的，退回中标单位自查并整改，质检公司不提供问题清单。

验收按下列国家标准执行：《文书档案案卷格式》（GB9705-2008）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）、《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》（浙档发〔2011〕17号）等。

2.档案实体验收。档案实体验收必须逐卷清点，按批次、按规定交接。同一批借出的案卷，不得分批归还。

3.以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，质检合格的，应由质检单位提交验收合格单，并有验收“通过”的结论。本项目各工作流程所形成的管理台账、报表等，在验收合格后必须向档案馆以数字形式及纸质形式移交。

六、项目组织实施人员

1.中标单位应在签订合同后5天内，向招标方提供项目实施计划、作业人员数量、岗位安排、项目管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等项目进度规划。工作人员及质量整改工作必须的设施、设备等应在合同签订后10天内，进抵加工场所并开展档案质量整改工作。

2. 中标单位应成立专项项目组，严格落实目标责任管理制度。担任本项目的项目经理应有2年以上从事档案整理编目工作的经验，并应常驻项目组，项目经理在作业期间，应经常巡检现场、发现问题，及时与省档案馆联系。项目组成员应至少有20%（含）以上的人员参加过承担过各级国家综合档案馆及机关事业单位档案整理编目项目，其他人员应与中标单位签有三个月以上的劳动合同，并中标单位能提供相关人员的社保证明。项目经理及业务骨干人员未经招标方事先书面同意不得随意更换；如确有必要更换，应至少提前5天书面告知招标方并征得招标方同意后，才能更换。

3.工作人员进场后应提交工作人员清单及出入电梯权限设置，并提供身份证复印件交缙云县农业农村局备案。项目组工作人员如有变动的，应及时上报缙云县农业农村局，取消工作卡权限。

4.项目实施过程中，中标单位应按时间节点量化任务，要有详细的岗位人员设置，确保按计划完成当月工作量，按要求提供周报、月报及其他相关材料。

七、项目服务要求及其它

1.投标单位应自备必要的整改设施设备和必需的耗材，包括且不限于以下设施设备和耗材：台式电脑（不得使用便携式电脑）、打印机、电钻、装订机、起钉器、打印墨盒、装订线、印章、印泥、纸张、卷皮、浆糊、胶水、备考表、加工场所必需的办公桌椅等。缙云县农业农村局提供加工场所及必要的水、电等。

2.配备必要的保密管理制度及管理能力，具有相关单位档案整理项目成功案例。

3.能提供本地化服务及驻点服务。

4.后续针对本项目有具体的培训内容。

5.投标单位在投标时要提供服务响应时间、项目完成时间、施工计划、公司技术力量、技术服务内容、产品质量保障措施、安全保密措施、规章制度、免费培训项目、售后服务响应时间、处理时限及免费服务期满后的服务方式和费用等。

6.违约责任及争议解决方式

（一）招标方无正当理由拒收项目成果及相关服务的，应向中标单位偿付拒收项目成果及相关服务总值的百分之五违约金。

（二）招标方无故逾期验收和办理支付手续的,应按逾期付款总额每日万分之五向中标单位支付违约金。

（三）中标单位逾期完成服务的，应按逾期完成服务总额每日千分之六向缙云县农业农村局支付违约金，由缙云县农业农村局从待付款中扣除。逾期超过约定日期10个工作日仍不能完成服务的，缙云县农业农村局可解除本合同。

中标单位因逾期完成或因其他违约行为导致缙云县农业农村局解除合同的，中标单位应向缙云县农业农村局支付合同总额5%的违约金；如造成缙云县农业农村局损失超过违约金的，超出部分由中标单位继续承担赔偿责任。

（四）中标单位所交的项目成果及服务质量不符合合同规定及招标文件规定标准的，缙云县农业农村局有权拒收。中标单位愿意改正但逾期完成的，按中标单位逾期处理；中标单位拒绝改正的，缙云县农业农村局可单方面解除合同，且中标单位仍需承担相应的法律责任；如因此给缙云县农业农村局造成其他损失的，还必须进行赔偿。

（五）中标单位如提供售后服务不到位的，缙云县农业农村局将视情节没收质量保证金，并将情况报告采购部门进行处罚。

本项目产生的所有成果的全部所有权归缙云县农业农村局。在未经缙云县农业农村局同意并事先授权的情况下，中标单位不得擅自将任何成果转让给第三方使用，否则将承担由此产生的一切经济损失和法律责任。

八、商务条款：

1、结算方式

（1）中标方根据合同规定将档案整理服务完成、资料进馆验收完毕后，以上报实际整理加工完成的档案卷数量。

（2）付款方式：按首付款和终验款支付，首付款为合同签订后七个工作日内支付中标价的30%（须提供预付款保函），终验款为采购单位验收合格后的实际数额，支付时由中标方开具发票支付。

（3）中标方档案服务整理资料如未被缙云县档案馆接收的，该项资料结算时不予支付。