• 采购需求

一、项目概况

本项目主要涉及温岭市民政局婚姻档案整理及数字化加工，主要工作内容包括档案交接、档案整理、档案扫描、图像处理、条目著录、索引流程、装订还原、数据挂接、数据备份、数据移交等，是需要将加工成果数据挂接至相关档案管理系统，实现档案信息数字化管理，并将最终的纸质实体档案及电子档案成果数据顺利移交至温岭市档案馆。

本次项目内容如下：

序号	档案类别及主要工作内容	预算单价（元）
1	历年婚姻档案约75400卷。需要档案实体规范化整理及数字化加工。	0.55元/页
2	历年婚姻档案约37000卷。档案的目录校对补录及数字化加工。	0.45元/页

 

注：1、项目结束后实体档案及电子档案移交进馆。

2、结算时以实际工作数量为准，单价按中标单价结算。

3、其它规格的档案整理数字化按投标人A4规格的投标单价同比例调整结算，规格A3按二页A4计算，以此类推，不足A4规格的按A4规格计算。

二、服务期限

具体根据采购人实际进度要求执行，执行期限3年。

三、项目技术要求

本项目实施主要参考《中华人民共和国档案法》、《婚姻登记条例》、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》（浙档［2008］47号）、《浙江省综合档案电子目录数据库结构与交换格式》（浙档[2002]43号）、《婚姻登记档案管理办法》（民政部、国家档案局令第32号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）和《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》等有关规定。

四、档案规范整理要求：

1）档案分类：依据《婚姻登记档案管理办法》将档案按年度、婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。

2）档案组卷：分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷，没有传统意义上的卷皮和卷内目录，而是在每卷第一页加盖归档章。

归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年度：案卷的所属年度。

室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。

馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。

页数：卷内材料有文字的页面数。

3）档案排序：卷内材料分别按照《婚姻登记档案管理办法》第五、六、七、八条规定的顺序排列。

4）条目著录：

婚姻登记案卷级目录数据库应采用DBF格式，采用其他格式的需要能够与DBF格式之间的转换，按婚姻登记性质分别编制婚姻登记档案电子目录，电子目录必须与档案实体一一对应，并应须符合《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》《温岭市婚姻档案目录数据库结构及字段一览表》的和《浙江省综合档案电子目录数据库结构与交换格式》要求，达到移交进馆的目录数据标准要求。

5）目录补录：

目录补录采用双机校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整；对发现漏输的目录进行补录；对发现错误的条目进行修改。需要进行补录的条目数据，必须符合《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》《温岭市婚姻档案目录数据库结构及字段一览表》的要求。做到在录入数据的同时做好校对工作，著录的错误率应小于千分之一。

采用人工校对和软件自动校对的方式，对补录的数据质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。经自检合格，才能递交温岭市民政局审核、验收。

核对2018年5月至2021年11月，约3.7万卷婚姻档案著录项，对发现漏录的条目进行补录；对发现错误的条目进行修改。需要进行补录的条目数据，必须符合婚姻登记档案目录式样要求和移交进馆要求。

6）档案装订及装盒

将每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号。

按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。

档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。

档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。

备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。

五、档案数字化加工要求

1、档案交接

在采购人档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行核验和登记，经采购人提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续。

2、目录录入、补录及目录数据自检

1）目录录入根据档案实体实行双机著录，电子目录必须与实体一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。

2）目录补录采用双机校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整；对发现漏输的目录进行补录；对发现错误的条目进行修改。

3）需要进行补录的条目数据，必须符合《温岭市婚姻档案目录数据库结构及字段一览表》的要求。做到在录入数据的同时做好校对工作，著录的错误率应小于千分之一。

4）采用人工校对和软件自动校对的方式，对补录的数据质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。经自检合格，才能递交温岭市民政局审核、验收。

3、扫描前整理要求

1）必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，认真清点档案页数，如原案卷编写的页数与实际页数不符时，应进行修改。

2）对不拆除装订物可能影响扫描效率、效果的档案，可拆除装订物，但应确保档 案文件不因此而受损害。

3）对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托 裱、展平等技术处理应符合国家规定，且不得损害档案。

4、档案扫描要求

1）扫描图像采取JPEG和PDF两种存储格式双份进行保存。JPEG文件作为对纸质档案的数字备份用途，PDF文件用作网络查询利用用途。

2）JPG文件存储要求：

A、扫描色彩模式：全部采用彩色模式扫描。

B、扫描分辨率：不低于300dpi，或结合实际情况采用更高分辨率。

C、压缩：适中，A4幅面图像文件大小一般不低于500K。

D、命名：以纸质文件的档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

3）PDF文件存储要求：

A、PDF文件应根据JPEG文件合并转换而成，需采用多页存储格式，存储时不得加密。

B、转换PDF文件时，需把图像分辨率降低到150DPI,以减少文件的大小。

C、对非手写的需在网上进行全文检索的档案，在转换PDF之前必须先做OCR识别，最后把OCR识别结果连同图像一起保存成双层PDF文件格式。

D、PDF文件命名：以纸质文件的档号命名PDF文件。

4）图像质量要求：

A、扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用可高速扫描方式。  

B、对扫描后对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像； 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。                                                      

C、纠偏: 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于0.5度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，端正、无扭曲，以符合阅读习惯。

D、去污: 在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到基本清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

E、图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

G、扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

5、档案还原装订要求

1）扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装 订时，应保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2）剔除档案上的金属物，如订书钉、回形针、大头针和金属夹等。

3）认真核对档案页码、文件总数、排列顺序，发现错误的地方及时纠正。

4）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐进行装订。

5）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。

6）装订应尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保既不漏页也不损害文件字符。

7）装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

8）及时将装订完毕的档案上交招标单位工作人员清点入库，并做好交接确认工作，交接需有相关的交接单。

6、数据挂接要求

1）档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库等成果文件，质检合格后成功符合档案馆接收要求,且档案整理成果移交至档案馆为档案整理合格。

2）必须保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，把数字化加工成的PDF文件全文挂接到服务器端档案管理系统软件上，不得错挂、漏挂，确保扫描图像与文件级目录百分之百挂接正确，扫描加工成果能在招标单位档案管理系统中有效检索和显示。

7、数据备份

1）档案数字化转换过程中形成的目录数据库与档案数字化成果，通过质检环节确认

为“合格”后，根据档案备份的要求，采用DVD光盘一份，移动硬盘一份进行离线备份，光盘数据刻录采用中速刻录，同时还应按要求制作光盘标签。目录应与其相应的扫描档案应保存在同一存储介质上。

2）备份数据也应进行检验，确保备份数据能够打开、数据信息完整、文件数量准确。数据备份后应在备份介质上做好标签，以便查找和管理。备份介质由中标方负责提供。

8、验收要求

1）实体档案验收:中标方应在每批档案整理及数字化加工和自检全部完成后，向采购方归还交接档案，并进行数量核查和整理质量检查。档案实体验收过程中如发现档案整理不规范、丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、件内文件材料颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）方予以验收通过。验收不通过的档案应返回整改直至合格。

2）电子档案验收:目录验收的主要内容为检查男方姓名、男方证件号码、男方出生日期、女方姓名、女方证件号码、女方出生日期、业务类型（结婚登记、离婚登记、补办结婚登记、撤销婚姻、补发结婚登记、补发离婚登记）、登记日期、登记机关、原登记机关、原登记日期等关键字段的正确性，检查档案分件的规范性。

图像验收的主要内容为检查档号、分辨率、清晰度、色彩、亮度、对比度、文字方向、扫描完整性是否符合要求、图像与目录是否对应。

3）中标方完成一个批次档案后将档案原件和数字化成果提交采购方抽查验收，抽查比例不低于5%，数字化成果提交验收顺序应与案卷发放顺序一致。目录中全宗号、目录号、年度、案卷号等关键字段要求100%正确，目录与全文要求100%挂接，档案目录和图像正确率要求分别达到98%以上（目录以条为单位统计，图像以页为单位统计）。中标方在提交采购方进行验收前，应对数字化成果进行逐件逐页检查，保证成果质量。如中标方提交后经采购方验收不合格，由中标方对该批档案进行重新检查修改，采购方不向中标方提供抽查案卷及错误信息。中标方修改完成后重新提交采购方进行验收，直至验收 合格。

4）中标方应接受采购方不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，须无条件执行整改要求。

5）如采购方提交的档案验收不合格，在中标方重新检查修改期间，采购方可停止案卷发放，直到不合格档案验收通过为止。

6）中标方需保证最终实体档案和纸质档案加工完毕后的成果数据能够顺利移交进温岭市档案馆，才算是通过项目最终验收，并做好项目验收及交接记录。

六、档案安全保密要求

1）中标方须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标方须对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员身份证、个人简历等相关证件复印件交采购方审核保存；中标方在工作期间必须遵守采购方的相关保密制度。

2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用采购方的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

3）工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，扫描场所为封闭区间，无关人员不得进入。

4）中标方应在加工现场和临时库房配备多路无死角的视频监控等专用设备，由采购方进行全过程监管，并保证视频监控录像数据留存六个月。

5）中标方必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；中标方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录。

6）项目安全保障要求：

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

规范项目保障措施。该项要求加工方在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

七、档案数字化硬件耗材

1）项目所需光盘及硬盘应符合采购人要求并无偿提供。硬盘为企业级硬盘。

2）项目中需要打印卷内目录等的纸张、打印机及墨盒及桌椅等需要中标单位提供，配套设备等要求符合采购人的要求。

3）项目实施过程中所需的电脑、光盘刻录等硬件设备和条目著录、数据挂接、质检、数据统计等加工软件由中标单位提供，并要求加工软件具有高效、便捷的功能模块。提供项目配套硬件设备，应符合采购人工作实际需求量。

八、售后服务

1）中标方提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；

2）售后服务期限：中标方自项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务 。

3）售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，接到电话后2小时内响应，8小时内上门服务 ，7*24小时电话支持；以保证数据的安全运行。

4）售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题需技术工程师上门排查，在1天内上门，2天内提出可接受的解决方案和服务承诺。

5）售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持，低于市场价的服务优惠。

九、其他服务内容

1）采购方提供项目实施的场地、相关水电需求和必要的档案业务指导。工作环境布置、档案盒及所需数字化扫描的硬件、软件设备由中标方提供，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥300DPI以上。

2）双方各指定专人做好档案的清点交接工作。相关表单随同档案一起交接。

3）在服务期内，安排常驻人员进行档案规范化整理及数字化加工服务，具体人数与业务量相匹配，达到采购方的要求。

4）中标方配合采购方梳理档案业务相应流程规范，推动业务创新发展。