• 招标内容与技术需求

一、项目背景概述

作为反映慈溪历史、人文、经济各方面发展的永久性档案资料保存基地，慈溪市档案馆现有馆藏档案全宗344个，档案资料约38万卷（件）。馆藏档案绝大多数是建国后的档案资料，还有少量珍贵的民国档案及革命历史档案。档案以纸质为主，还包括录音、录像、照片、光盘等其他载体的档案。

根据慈溪市数字档案馆建设项目的需要以及业务要求，决定继续通过委托外单位服务形式将馆藏纸质档案扫描转换成数字化影像，建立全文和目录数据库，交付慈溪市档案馆利用，为档案馆内部管理及面向广大社会公众提供高效率的全面和增值服务。

二、项目具体内容、数量及范围

（一）数字化加工：项目对象为馆藏保管期限永久、长期（30年）的文书档案及可能极少的照片档案。主要流程为纸质档案前处理、图像扫描、处理及存储、质检装订、数据挂接、数据刻录备份及管理。相应要求详见《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》，照片按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)进行处理。为管理方便对列入数字化加工范围的档案目录进行著录并建立索引。项目对象以新中国成立后乡镇档案为主（大部分乡镇为1995年以前的档案），由慈溪市档案馆根据实际需要，按照预定顺序分批次提供，欢迎前来实地调研考察。

（二）目录著录：项目对象为馆藏保管期限永久、长期、短期、定期（10年）的各门类档案。主要流程为目录建库（档案著录）、数据验收、数据挂接、成果管理等。相应要求详见《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》《慈溪市档案馆馆藏档案电子目录文件级题名著录补充说明》，著录顺序按慈溪市档案馆确定的预定顺序分批次进行。

（三）对馆藏婚姻档案、出生医学证明档案等门类档案的扫描图像（单层PDF）进行OCR识别，转换成文字和双层PDF。档案门类参照省档案馆数据归集共享提质扩面工作要求。

（四）以标准A4/16k纸张页为标准，32k及以下的纸张折算为0.8倍A4纸张，A3/8k纸张折算为1.8倍A4纸张，A2纸张折算为3.6倍A4纸张，A1纸张折算为7.2倍A4纸张，A0纸张折算为14.4倍纸张。5个人名折算为一条目录。

三、实施原则

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。

四、总体要求

（一）慈溪市档案馆不提供本项目所需的任何相应设备和数字化加工、质检软件，所有扫描著录加工质检的硬件、软件设备及所需材料由中标方提供。

（二）本次项目将按项目验收批次量进行单独结算。如果按照以《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》单批次验收不通过累计次数超过（含）3次，招标方将予以一定的经济处罚；如果累计验收不通过3个批次，招标方将有权终止合同。

（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家省市相关规定及慈溪市档案馆的有关规定。本次项目必须在慈溪市档案馆指定的场所内进行，不收取中标服务商场地租金，中标服务商应确保场所正常秩序和安全，不得遗失、损坏档案，如有违反者，将追究法律责任。同时，中标服务商应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在项目实施过程中，中标供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标供应商承担一切责任。

4、中标供应商对项目实施的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化、著录、质检工作完成的同时建立起完整、规范的记录。建立加工流水表单，该表单应详细记录项目实施过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5、施工场地的安全及保密措施，要具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。正在进行数字化加工的档案，中标供应商应该安排专人保管，每天入库（柜），不得在工位上留存过夜。中标供应商应在施工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入施工现场的计算机设备应做相应处理，确保信息安全。计算机硬盘不得带离施工现场，该硬盘最终由招标人收回保存。

6、分批次验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在慈溪市档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

7、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

8、中标人须具有数字化加工涉密资质乙级及以上证书（投标文件中提供证书复印件加盖公章）。

9、完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

（四）数字化加工的档案数据，必须完全符合慈溪市档案业务管理系统的要求，其中转换的双层PDF格式，要做到与慈溪市档案业务管理系统的良好衔接；中标供应商应在慈溪市档案馆的配合下将档案数据完整准确地装载到该系统。

（五）慈溪市档案馆将在项目实施流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，同时对于中标方提交的成果（如目录著录、目录建库成果、图像处理结果和数字化加工完成等）和部分重点环节（如档案入库），按照《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》《慈溪市档案馆馆藏档案电子目录文件级题名著录补充说明》进行审核验收。

（六）要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。其中专职质检人员不少于2名并保持人员稳定，业务技能须经慈溪市档案馆培训并认可。

（七）要求中标单位在签定合同后15个工作日内，将实施项目所需要配备的软、硬件设备、工作人员等进驻场地，并开始工作。

（八）各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

五、总体进度要求

本次数字化加工项目要求2025年6月10日前完成。

六、相关文件、规范和标准

在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《宁波市档案工作条例》

《浙江省国家档案馆管理办法》

业务标准与规范：

《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016）

《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）

《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T77—2019）

《档案服务外包工作规范第 1 部分:总则》（DA / T68.1 — 2020）

《档案服务外包工作规范第 2 部分:档案数字化服务》（DA / T68.2 — 2020）

《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）

《宁波市纸质档案数字化规则》

《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2002]43号）

《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式》

《宁波市档案馆纸质档案数字化成果接收办法（试行）》

《浙江省档案馆纸质档案数字化工作规范》

七、需求说明

（一）档案数字化加工主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、目录建库（档案著录）、拆卷扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、后期整理装订、档案归还、数据备份、成果管理等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

1、调档交接：中标方应指定专人按照与慈溪市档案馆共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2、档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，档案前处理标准详见附件《慈溪市档案馆文书档案数字化加工前处理标准（试行）》，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

2.1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)、《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》《慈溪市档案馆馆藏档案电子目录文件级题名著录补充说明》等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

2.2拆除装订

应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底色较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，保持每页档案原有的排列顺序不变，重新装订。做到案卷不掉页、右边和底边整齐。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用照相机拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

2.3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

2.4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

2.5档案前处理登记

制作并填写纸质档案前处理过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号、页数和是否扫描等情况。

3、档案前处理成果检查

3.1在完成档案前处理后，应指定专人对档案前处理成果进行自检，发现不合格的数据及时修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致，要求重新进行整理并根据慈溪市档案馆审核意见进行处理。认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

3.2招标方审核验收

档案前处理成果经自检检验合格，递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）在加工方提交成果后，质检方将在一个档案全宗抽取30%以上的档案逐份、逐页进行检查，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等进行详细记录；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等情况，要求重新进行档案整理。合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写验收单据。

2）验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。如有质检（监理）人员，需在质检（监理）人员审查和签字后，再提交慈溪市档案馆审核确认。

4、目录建库：

4.1数据格式选择

必须符合《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》和《宁波市数字档案馆档案数据交换格式（试行）》的要求。

4.2档案著录

按照《档案著录规则》（DA/T18）及《宁波市纸质档案数字化规则》等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、正题名、责任者、发文日期、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标方进行审核。要求采用“一稿双录，人机双校”的方式进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。加工完成后除移交电子目录外，同时提供纸质案卷目录、全引目录各一套。所有耗材和设备由中标供应商提供。

4.3档案目录建库成果质检

4.3.1目录数据质量自检

采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。其中，档号、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%；文号、文件题名、责任者、文件形成时间、页数、密级、保管期限、案卷题名、全宗名称（或立档单位）、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总件数、总页数、文件所涉人名等著录内容准确率要求达到98%。

4.3.2质检人员对档案目录建库成果进行的质量检验，并根据慈溪市档案馆审核意见进行处理。

4.3.3招标方审核

在完成档案目录建库后，档案目录建库成果经自检检验合格，才能递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）以全宗为单位，对案卷与文件级条目数据进行100%的检查，对条目数量及其著录项目的准确性对照档案实体或图像进行检查。

填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。如未达到标准，提交验收档案目录数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描档案。

2）验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。如有监理，需在监理审查和签字后，再提交慈溪市档案馆审核确认。

4.3.4验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

5、档案扫描：

5.1扫描方式

1）根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2）采用平板扫描方式和少量书籍扫描方式。

3）纸张扫描计算方式：以标准A4/16k纸张页为标准，32k及以下的纸张折算为0.8倍A4纸张，A3/8k纸张折算为1.8倍A4纸张，A2纸张折算为3.6倍A4纸张，A1纸张折算为7.2倍A4纸张，A0纸张折算为14.4倍纸张。

5.2扫描色彩模式

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

5.3扫描分辨率

扫描分辨率要求≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片档案分辨率要求≥600dpi，具体要求参照《宁波市纸质档案数字化规则》执行。

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交慈溪市档案馆审核同意后，进行处理。

6、图像处理：

6.1纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

6.2去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

6.3 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

6.4裁边处理

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm-3mm处裁剪图像。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6.5图像数据质量检验

6.5.1 图像数据质量自检

1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

3）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交慈溪市档案馆审核同意后，进行处理。

6.5.2招标方审核验收

*详情请见招标文件