采购需求

 

项目属性：服务类

品目分类：其他服务 

本项目对应的中小微企业划分标准所属行业为：其他未列明行业 。 

 

（一）采购需求一览表

广州市公安局荔湾区分局户籍档案电子化采购项目预算表
采购内容	单位名称	档案总页数	合计（元）	服务期限
户籍档案电子化	广州市公安局荔湾区分局	约320万页	2,910,000.00	2023年11月20日前完成所有纸质档案数字化建设工作
小写：2,910,000.00元 大写：人民币贰佰玖拾壹万元整
注：1. 本项目总报价包括各种人力成本、资料费、服务费、税费、项目开展过程所需档案加工系统使用费、扫描仪、高拍仪、工作电脑、存储服务器、备份硬盘费用； 2.项目结束后，为确保数据安全，项目开展过程中涉及数据存储备份用的服务器硬盘和工作电脑硬盘归我局所有。

（二）项目概况

依据广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知要求，按照《广州市公安局关于转发贯彻落实国家电子文件管理“十三五”规划实施意见的通知》（穗公办〔2017〕69号）要求，市局需于2023年底完成户籍档案数字资源库的建设。户籍档案是公安重要的基础档案，实现户籍档案电子化、数字化管理，全面提升户籍档案使用效率，方便为群众开具相关证明。

按照市局对该项工作的统一部署，即日起在全市推广应用户籍档案电子化管理平台（以下简称“平台”），各区开展推进户籍档案数字化加工工作；至2023年底，完成存量户籍档案数字化加工工作。

（三）项目目标及内容

户籍档案是指公安机关在居民户口管理过程中形成的档案,包括办理户口登记、户口迁移手续，申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。本项目是根据广州市户籍档案数字化工作规范的要求，对荔湾区分局约320万页户籍档案进行数字化加工。主要工作任务：

一是对本项目指定的档案进行拆卷和前整理（排序、编页、编目、修裱）、采用单页扫描方式进行数字化加工。主要的工作内容包括：档案扫描、图像处理、著录、质检、数据挂接、还原装订等工作步骤。在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储介质中，数字化加工完成后通过符合保密安全要求的移动硬盘提交给档案室，同时将相关数据、影像文件导入并挂接到广州市公安局户籍档案系统中，实现数据的统一管理和统一应用。

二是对2017-2022年的户籍档案，进行组卷归档，采用三孔一线棉线装订，条目信息清晰，整理良好，保存状况良好，有档案号与实体唯一对应，主要分类要素为类型、户籍所在派出所、个人登记信息及相关材料来进行组卷，其中包括： PH1.2-迁入证明材料；PH1.3-迁出证明材料；PH1.4-出生证明材料；PH1.5-死亡证明材料；PH1.6-项目变更材料数字化；及派出所50-90年代常住人口登记表（PH1.1）数字化，派出所50-90年代迁入、迁出、出生、死亡、项目变更证明材料(PH1.2-1.6)数字化。具体如下表：

序号	项目	数量（万页）	备注
1	派出所50-90年代常住人口登记表（PH1.1）数字化	约112.5万页
2	派出所50-90年代迁入、迁出、出生、死亡、项目变更(PH1.2-1.6)数字化	约121.4万页
3	办证中心2017-2022年未归档档案((PH1.2-1.6))整理、归档及数字化	约86.1万页	包含档案盒等档案用品
4	合计	约320万页

 

 

（四）遵循的依据和参考规范

  1. 《中华人民共和国档案法》；

2. 《中华人民共和国档案法实施办法》；

3. 《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》国发【2022】14号；

4. 《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委（2003）4号）；

5. 《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第51号）；

6. 《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发（1998）1号）；

7. 《中华人民共和国保密法》；

8. 《关于加强涉密档案数字化加工项目保密管理的通知》（穗密局函【2021】12号）；

9. 《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）；

10. 《广东省档案数字化工作安全管理指南》（粤档发〔2013〕32号）；

11. 《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）；

12. 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）；

13. 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

14. 《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）；

15. 《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；

16. 《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）；

17. 《档案著录规则》（DA/T18—2022）；

18. 《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)；

19. 《全国公安机关机构代码编制规则》（GA/T380-2012）；

20. 《广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工的通知》（穗公户〔2018〕372号）；

21. 《广州市公安局户籍档案数字化成果数据移交规范》（2020年7月修订版；如有新要求，中标人须按最新版本要求执行）；

22． 《广州市户籍档案数字化工作规范（试行）》（穗公户〔2019〕382号）；

23. 《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）（征求意见稿）》（粤公网发〔2019〕853号）；

24. 《关于印发广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）的通知》（粤公网发〔2019〕1258号）；

25. 《广州市公安局关于印发全面推进户籍档案数字化加工及加强纸质档案管理工作实施方案的通知》；

26. 《中华人民共和国数据安全法》；

27. 《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》；

28. 《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)；

29. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008)；

（五）项目建设技术要求

1.项目内容

1.1档案数字化处理需求

1.1.1数字化加工服务流程设计

户籍档案数字化加工服务，是指根据《广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知》，通过《户籍档案电子化管理平台》系统，对纸质档案进行整理分类、修复、托裱、消毒、创建卷宗、录入条目、档案扫描、图像处理、双重著录、数据挂接、质检、审核、成果移交、档案归还等，从而实现档案电子化，形成档案的基础数据，以便能更好为各业务系统提供档案的基础数据服务。

数字化加工的主要流程如下：

1.1.1.1档案借出前处理

档案借出前处理主要对没有整理档案做清点登记，按照规范指引对没有编制页号的材料进行页号编制，页号编制时，统一在文件正面右下角、反面左下角；对于已编制页码，存在漏编页码的情况，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写。

1.1.1.2档案借出

档案借出数据控制为一周的工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

1)项目组中有专门调卷工作人员，和同各派出所主要负责人，到档案库存地点，根据清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐一清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，填写《档案出入库交接表》，确保不出任何差错；

2)清点结束，双方在档案调借清单上确认签字；

3)档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写“档案出入库交接表”；

4)放入指定的保管柜，锁好，注意安全保存；

5)保存柜由加工场所的单位指定存放位置。

1.1.1.3数字化前处理

安排精通档案的专业人员，管理整理分类核对工作，其他核对人员须工作认真细致，小心谨慎，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新归类，顺序不对，调整、放好，并确定目录无误，同时填写差错报告。

有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

对胶装的档案，整理人员及时与建设方档案负责人沟通，据档案实际状况决定是否拆卷，以及对难于扫描的材料进行登记，及时汇报以便更好解决问题。

对尚未归档的档案要安排工作人员分类立卷:

①户籍档案分类立卷归档时，每个卷宗应编制一个唯一编码，并贴上条形码。条形码使用code39制式，支持数据及字母。

  ②户籍档案卷宗编码采用如下规则：“机构名称拼音字头”（大写字母）+“-”+“类别号”+“-”+“顺序号（4位）”（大写字母和阿拉伯数字，为方便识别，字母不使用I和O）。类别号见户籍档案卷宗类别（附后）。例如：GZTHTY-PH1.1-AB01。同一案卷的多个卷宗条形码应尽量保持连号，不连号的，应分别写出，以便更好查阅。

③户籍档案数字化的著录信息主要包括卷宗信息（卷宗编码、卷宗类别、立卷日期、保管期限等）、业务信息（产生档案材料的业务名称、业务编号（受理号）、办理日期等）、材料文本信息（材料属性、材料登记的人员身份和关系信息等）。具体著录要求同数字化加工中的目录著录要求。

档案页码检查、更正

①档案页码一般在文件正面右下角，背面（如有内容）左下角书写标注；页码一般应连续，无重复、跳码或漏页。

②页码应统一使用阿拉伯数字编写，书写要求清晰、准确，且编制的页码不压盖档案内容；没有内容的空白页一般不编页码，但如有连续性表格，即使表格为空的页面应编写页码。

③对已编写页码的档案，存在漏编页码的，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写；存在缺页（目录中无对应材料页）的，应在目录中予以标识。

④对于破损材料页，能修复的应予以修复，修复后按照上述规则编写页码；无法修复的，也应按顺序编赋页码，可以不书写。

对有破损的档案要进行以下修复、托裱工作：

①档案修复：对已经残缺破损的档案文件修好补齐，主要用于档案纸张破损，但机械强度较好的文件。修补技术主要有溜口、补洞(或补残缺)、接边三种。溜口就是把裂开的筒子叶文件，重新粘成整叶；补洞就是把文件的破损或撕裂处补好；接边就是把过于窄小的文件页接宽，以便装订或阅读。修补用纸应选择质地较好并和文件原纸颜色、厚薄、性质相同或色略浅、质略薄的纸张。修补用的浆糊浓度要适当稀一些，常用的小麦淀粉浆糊一般浓度在5%左右。浆糊稀、粘性小、补出的文件柔软，但在操作中还要根据文件纸张的吸水性、厚薄等具体情况而定。吸水差或较厚的机制纸，修补时浆糊要稍稠一些。修补过的文件由于局部受潮和浆糊的作用，会产生不平的现象，需要经过闷水、压平、倒干，使补出来的文件平展。

②档案托裱：在破烂文件的背面托上一层新纸。适用于纸张机械强度较低 (如焦脆 、霉烂)和严重破损(如洞孔过多过大)的档案文件。分湿托法和干托法两种。湿托法适用于字迹遇水不扩散的文件，方法是在文件背面刷浆，然后托上一层新纸。操作过程中文件直接接触水分较多，但托裱出来的文件比较平整和牢固。干托法适用于字迹遇水扩散的文件，方法是在托纸上刷浆，待撤潮后把其浮盖在文件的背面，用棕刷排实，上墙晾干。操作过程中文件接触水分较少，不会使字迹扩散，但动作要快，技术要求高一些。托裱工艺复杂,工序有铺平文件、刷浆、补残缺、上纸、排实、晾干、下墙等。在整个操作过程中,要避免崩裂、重皮等现象的发生，对于损坏严重或特别珍贵的档案，必要时还要采取保护性措施。双面有字的档案文件，可选用纤维素纯度高、透明性好、柔软的薄纸进行双面托裱，也可用丝网加固。

以上工作完成后，对实体档案进行消毒处理：逐份逐页采用人工方式用毛刷、吸尘器无死角清扫档案材料以达到去除档案材料表面的尘、霉、虫卵、虫屎等污秽档案材料的异物。将已经去尘、去霉、去虫卵、虫屎的干净档案，放入档案消毒柜用臭氧进行消毒，消毒时长30分钟。

1.1.1.4创建卷宗、录入条目

根据档案材料的内容完成卷宗的内容录入，录入的内容包括条形码编号、题名、所属单位、保存期限、卷宗件数、卷宗页数、全宗号、类别号、目录号、案卷号、存放地点、开始时间、结束时间等。

条目根据档案材料的条目进行录入，如发现条目有错，应按正确录入，并打印正确的条目索引表附在档案上，并做好登记。条目录入的内容包括顺序号、姓名、性别、身份证号、出生日期、地址、地址编码、时间、起始页号、终止页号等字段。

1.1.1.5档案扫描

使用高速扫描仪、高拍仪或平板扫描仪对档案进行扫描。根据档案原件的质量情况，将纸质较差的放置平板扫描仪上单页扫描，对不适合拆卷的档案使用高拍仪进行扫描；扫描采用的分辨率为300dpi，统一采用彩色模式扫描，采用JPEG格式存储，存储的目录及文件命名要符合规范。

高拍仪须具备光源辅助、纸张曲面展平功能。

1.1.1.6图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案的原版、原貌原则，确保每一幅扫描图像的清晰，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的数字图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页旋转、纠偏、裁边、去污等技术处理。

(一)   旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

(二)   裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，以证明有缺陷图像非人力所为。允许存在黑边白边，以保证图像是完整的。

(三)   去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

(四)   图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数据图像的整体性。拼接时应确保拼接处理平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

1.1.1.7质检检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

1)   对扫描前处理情况进行检查。发现错误及时修正，并对相应的扫描图像重新扫描和处理。

2)   对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

3)   由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

4)   扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。

5)   发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

6)   发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7)   认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。

1.1.1.8数据挂接

对数据挂接工作，须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据，检查档案目录数据及对应图像。

数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，与档案条目进行关联，一个条目可以挂接多张图片，挂接的材料数要与条目的页数相同。

1.1.1.9双重著录

著录是指对扫描的档案材料的内容标准化采集，录入并保存到系统，需录入的材料及需要录入的字段请参考《广州市户籍档案数字化工作规范》(加工前应确认最新版本)。

原文内容需要与材料图像文件关联。

双重著录需分人二次录入，二次对比完成正确才能保存到系统。

1.1.1.10审核

由专人对条目、挂接图像，原文内容等进行核对，如发现任何错误，都应该做好登记，并判断错误环节，即退回相关的加工环节进行重处理。

1.1.1.11.数据备份

将扫描形成的图片文件，条目及原文记录文件全部采用移动硬盘进行刻录保存，且确保移交后采购人可查阅。

 

1.1.1.12成果数据移交

根据广州市公安局数字化加工规范要求，把成果数据导入到户籍档案电子化管理平台，导入的数据要符合协议的要求，导入工具和工作由中标人自行负责。

（1）成果数据从局域网到公安网

如数字化加工环境使用独立的局域网环境进行加工，加工完成的成果数据必须按要求进行移交，必须使用专门的存储介质，复制到存储介质的数据要进行加密，再由采购人指定专用的公安网电脑进行数据移交。

成果数据上传到市局平台后需要在分局保存一份完整备份，做到双备份。

（2）由公安网移交到“户籍档案电子化管理平台”

成果数据移交必需符合户籍档案电子化管理平台规定的《移交协议》，移交协议对移交数据、内容，规范等进行严格的校对，拒绝不符合要求的数据移交到户籍档案电子化管理平台。

数据移交使用TCP/IP方式，移交数据使用国密加密算法SM4进行加密，使用动态获取密钥的方式。数据移交以包的方式进行，以一个卷宗作为一个移交数据包，数据包中存在错误数据时，由实施单位修改正确后，再以一个包进行重新移交（具体参照移交协议）。

使用广州市公安局提供的户籍档案电子化管理平台进行加工，平台提供数据移交工具。

系统对移交数据按设定规则进行校验，并由人工审核通过，不合格的数据移交可通过系统进行查询。

1.1.1.13档案归还

档案归还按照档案分批借出、分批归还的原则进行档案归还，分局档案负责人对服务方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。检查无误后，双方确认签字，完成《档案出入库交接表》的登记。

对加工过程拆卷的档案需装订复原。以卷为单位的实物档案，三孔一线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。

1.1.2档案出入库要求

1、档案出库前做好标签编制，根据规范要求，分类对移交出的档案进行贴标签。

2、做好档案出入库登记表。档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出；对接收的档案按类别、分类号、目录号、案卷号形成纸质目录，清点到卷，清点过程中杜绝出现遗漏登记或重复登记的情况。

3、对交接的档案进行核对、清点、检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。

4、整个过程中采取分批档案接收出库、归还入库方式，保证档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序。

1.1.3数字化处理设备配置设计

1.1.3.1设备配置要求

根据该项目情况，需要提供的设施设备清单如下：

序号	设备名称	数量	备注
1	A3平板扫描仪	10台	档案扫描
2	高速扫描仪	5台	档案扫描
3	高拍仪	10台	档案扫描
4	扫描及图像处理软件	1套	图像扫描及处理
5	数字化加工系统	1套	用于流程监控、条目录入等
6	成果数据移交工具	1套	把数据迁移到“户籍档案管理平台”
7	台式计算机	100台	CPU（频率）≥2GHz；内存（容量）≥4GB；有独立显卡：显存≥256MB，硬盘500G或以上（加工完成后硬盘归建设方）
8	备份硬盘	2个	4TB
9	交换机	1台
10	打印机	2台	打印目录、卷皮
11	监控设备、信号屏蔽仪器	1套	摄像枪数量以满足无死角监控为准（视频监控数据自产生之日起保存至数字化加工任务全部完成后至少一年）
12	耗材	一批	打印、装订用

注：中标人所提供的设施设备包括但不限于以上清单内容，根据现场施工的实际情况提供，项目完工后以上设施设备由服务方带走（硬盘及存储设备除外）。

1.1.3.2加工环境要求

数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）可以在公安网或独立网络中运行，不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

1）局域网环境

服务单位可以搭建独立的局域网加工环境，可以运行自带的加工软件，也可以搭建市局提供的户籍档案数字化管理平台，平台已提供成果数据移交工具，方便移交。市局只提供平台的部署文档，如服务单位需要帮助，需自行与平台软件开发单位协商解决。

2）公安网环境

公安网环境需要由分局提供所有的基于公安网内运行的电脑，每台加工电脑只能访问指定IP的一台服务器，加工电脑必需有安全审计功能和安装一机两用监视软件。

1.1.4数字化加工场所和人员要求

1.数字化加工场所一般设立在公安机关内部，公安机关内部不能安排的，可以租用安全可靠的可封闭场所。数字化加工场所应符合防盗、防火、防水等安全管理要求。

2.数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等），不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

3.数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统和监控数据应由公安机关专人负责管理，视频监控数据自产生之日起保存至数字化加工任务全部完成后至少一年。

4.数字化工作人员必须全部进行背景审查和保密教育，并与用户签订保密协议。工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

5.数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案柜分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

6.数字化加工场所要落实日常管理责任民警，建立定期巡查机制，确保有关数字化加工和管理的各项管理制度贯彻执行。

1.1.5档案数字化加工软件要求

需提供一套档案数字化加工系统，用于档案的数字化加工工作，系统需包含但不限于档案扫描模块（历史陈旧纸质易损，扫描模块必须支持多种扫描仪作业）、图像处理模块(确保历史字迹模糊的纸质材料经处理后内容清晰可见)、成果质检模块(确保本单位质检人员质检)、作业流程监控模块(确保档案在数字化流转过程的可追溯)、统计模块(确保本单位项目联系人实时掌握项目进度)。

1.1.5.1档案扫描模块

能够连接Twain协议或WIA协议的扫描仪，设置相关扫描参数(不同的档案材质需要的扫描参数不一样)；能够驱动扫描仪进行图像扫描，具备开始扫描、停止扫描、追加扫描、替换扫描；扫描过程中扫描图像不可在本地留存，需即时传送至服务器；能够依据扫描图像中条码或二维码自动分件(可自定义识别案卷号规则)；具备图像浏览功能(放大、缩小、平移图像、多幅显示等)；能够实时定位当前扫描图像；具备导入图像功能；删除图像功能；

1.1.5.2图像处理模块

具备多种图像预览方式(平移、放大、缩小、多幅展示、框选缩放、旋转、翻转等)；具备图像纠偏(自动、手动)功能；具备背景消除功能；具备图像文字加深功能；具备框内、框外清除功能；具备锐化、平滑图像功能；具备区域图像清除功能(能够自定义区域)；具备自动色阶、调整对比度、饱和度、亮度增加图像清晰度功能；具备裁剪、分割图像功能(可定义分割比例)；具备图像签注、签章功能；具备替换、删除、插入图像功能；具备空白页自动删除功能(可自定义空白页标准)；具备图像修补功能；具备自动电子页码功能；图像处理需链接服务器中的扫描图像进行处理不可在本地处理留存；

1.1.5.3成果质检模块

成果质检模块是采购人用于对供应商提供的档案数字化成果进行检查（包括完成档案扫描加工服务后的检查工作）的手段。采购人反馈的质量问题能通过该模块实时通知作业方进行整改，保证整个项目的质量；质检模块必须具有方便的档案图像查阅、质检项记录、质检流程跟踪等功能；

1.1.5.4作业流程监控

提供实物档案流向追踪功能，所有在作业流程中曾接触过实物档案的人员均应在该模块中留有“痕迹”（包括记录接触档案的时点、人员和环节等）；实时反映档案已完成的作业流程节点，当前处于的作业流程节点，即将进行的作业流程节点，供采购人查看；

1.1.5.5报表统计

可提供各类作业流程的报表（各工序工作量统计报表、成品完成量统计报表、借档报表、还档报表等）、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询）。

1.2档案录入需求

档案著录是从档案材料提供标准化内容，录入到计算机中，从而形成可查询、可交互等的数据档案材料。

录入的内容必须符合“广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台”的命名要求和数据要求。

1.3成果数据移交到平台需求

1.3.1成果数据从局域网到公安网

如数字化加工环境使用独立的局域网环境进行加工，加工完成的成果数据必须按要求进行移交，数据从局域网移交到公安网须使用专门的存储介质，复制到存储介质的数据要进行加密。由分局指定专用的公安网电脑进行数据移交。

1.3.2由公安网移交到“户籍档案电子化管理平台”

成果数据移交必需符合广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台的《移交协议》，移交协议对移交数据、内容，规范等进行严格的校对，拒绝不符合要求的数据移交到广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台。

数据移交使用TCP/IP方式，移交数据使用国密加密算法SM4进行加密，使用动态获取密钥的方式。数据移交以包的方式进行，以一个卷宗作为一个移交数据包，数据包中存在错误数据时，由服务单位修改正确后，再以一个包进行重新移交（具体参照移交协议）。

系统对移交数据按设定规则进行校验，并由人工审核通过，不合格的数据移交可通过系统进行查询，再次审核达标后方可移交。

1.4成果数据验收要求

1.4.1验收指标

采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料数等指标，使用计算机技术自动检验；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于98%。

质量验收遵循的规范：

（1）扫描的图像标准参照档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）的要求。

（2）档案扫描分类时所依据全宗、案卷等信息符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-1999）的要求。

（3）数字档案管理要求遵循国际《数字文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求。

1.4.2验收方式

采用阶段性验收及总体验收方式。

2.项目工期

（1）中标人应自结果公告发出之日起20日内，与采购人签订合同。

（2）合同签订后10日内，中标人根据采购人统一要求和进度，完成以下工作：A、携带承诺配备的本项目主要设备到用户指定地点，完成本项目的部署、软件硬件设备调试安装；B、加工人员到位，可以正式开展荔湾户籍档案电子化建设工作。

（3）工期：2023年11月20日前完成所有纸质档案电子化建设工作。

3.保密要求

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及分局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在用户指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。中标方须与采购人签订保密协议，中标方须做到：

1、强化人员管理，如有人员变动，应及时通知采购人。

2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。中标人与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

4、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所安装无死角监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交采购人处理。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。

7、加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作采取安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。

8、各项管理制度上墙。

 (六)项目加工环境要求

1.本次项目由采购人提供加工场地，在采购人指定场所布置加工现场，并提供办公桌椅，负责安装现场监控设备。由中标人提供加工所用的电脑、扫描仪及其它设备，整理所用的工具。

2.数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）可以在公安网或独立网络中运行，不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

(1)局域网环境

实施单位可以搭建独立的局域网加工环境，可以运行自带的加工软件，也可以搭建广州市公安局提供的户籍档案电子化管理平台，该平台已提供成果数据移交工具，方便移交。广州市公安局只提供平台的部署文档，如服务单位需要帮助，需自行与平台软件开发单位协商解决。

(2)公安网环境

公安网环境需要由分局提供所有的基于公安网内运行的电脑，每台加工电脑只能访问指定IP的一台服务器，加工电脑必需有安全审计功能和安装一机两用监视软件。

3.档案服务能力的要求

（1）具备档案局颁发的档案中介服务机构备案资质证书或备案回执；

（2）具备省级或以上保密行政管理部门颁发的国家秘密载体印制资质证书（资质类别：涉密档案数字化加工）。

4.软件服务能力的要求

（1）具有影像扫描类、图像处理类、数字化质检类、户籍档案数字化管理类、户籍档案电子化加工类软件著作权证书。

5.禁止分包、外包要求

本项目禁止中标方进行分包或外包，一经发现，我局立即终止合同并要求中标方承担对应的法律责任与经济损失。

6.售后要求

（1）提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；

（2）技术人员提供现场免费安装、培训、调试；

（3）售后服务期限：项目验收交付使用后提供三年免费质量保证及售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。

（4）售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，接到电话后2小时内响应，8小时内上门服务，7*24小时电话支持；以保证数据的安全运行。

（5）售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

（6）售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持。

 

（七）投标报价要求

本项目采购预算为2910000元人民币，实行总价包干，分项报价作为总价报价的依据。凡投标总价超过采购预算的视为无效投标。

结算价及付款方式

1、结算价

按中标的合同总价包干结算，总包费用包含完成档案数字化加工服务工作、保险、税费、设备费用、设备损耗等全部费用。

2、付款方式

（1）合同签订后5个工作日内支付合同总价款的30%；

（2）中标人完成总工作量的60%且通过甲方阶段性验收之日起10个工作日内支付合同总价款的40%。

（3）中标人完成本项目全部工作并经验收合格之日起10个工作日内支付合同价款的30%。

二、商务要求

（一）标的提供的时间

2023年11月20日前完成所有纸质档案数字化建设工作

（二）标的提供的地点

采购人广州市内指定地点

（三）付款方式

（1）合同签订后10个工作日内支付合同总价款的30%；

（2）中标人完成总工作量的60%且通过甲方阶段性验收之日起10个工作日内支付合同总价款的40%。

（3）中标人完成本项目全部工作并经验收合格之日起10个工作日内支付合同价款的30%。

（四）验收要求

中标人数据自检合格后把数据移交到户籍档案管理平台，由平台软件进行数据自校验通过，可递交采购单位验收。

所有成果数据需上传到《平台》由平台进行系统检验并验收通过，并由分局组织人员抽检，抽检合格率应该为100%。

对于予以验收通过成果数据填写《纸质档案数字化验收登记表》，作为验收合格凭证。抽检合格率低于98%的，提交验收的当批次数据全部发回中标人重新自检，自检合格后再提交验收。在退回自检期间，采购单位档案科室将不再向中标人提供扫描档案。

档案实体验收。档案实体验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%的予以验收通过。

数据验收合格后，中标人需刻录硬盘备份移交给采购单位。

 

（五）履约保证金

收取比例：5%,说明：中标人与采购人签订合同后10个工作日内，按合同总价的5%（中标人为中小微企业的，则按合同总价的5%）以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式向采购人提交履约保证金。支持中标人以电子保函代替履约保证金，中标人可通过广东政府采购智慧云平台金融服务中心在线办理电子履约保函业务。若中标人没有违约行为，履约保证金在合同有效期满后15个工作日内由采购人无息退还中标人。采购人逾期退还履约保证金的，除应当退还履约保证金的本金外，还应当按中国人民银行授权的全国银行间同业拆借中心在逾期当月20日（遇节假日顺延）9时30分公布的贷款市场报价利率上浮20％后的利率支付超期资金占用费，但因中标人自身原因导致无法及时退还的除外。下列任何一种情况发生时，采购人有权不予退还履约保证金：（一）有明显证据证明中标人未履行本合同约定的；（二）中标人有明显过错致采购人造成损失的。