采购需求

一、项目背景

不动产登记工作的实施，对于更好地保护不动产权利人合法财产权，保障不动产交易安全，维护正常的市场交易秩序起到了非常积极的作用。为满足全局信息化建设的需要，同时也为保证不动产登记档案材料的齐全完整，更好地提高临平区不动产登记档案管理和利用效率，现对杭州市规划和自然资源局临平分局的不动产登记档案整理及扫描、入库上架等工序服务进行公开招标。

二、项目概述

（一）服务内容及范围

本项目服务包含不动产登记档案的规范化整理、数字化扫描建库、装订、二维码打印、系统挂接、入库上架等工序，并在数据自检合格后，交由招标人及项目第三方质检单位审核确认并完成上架工作。

杭州市规划和自然资源局临平分局不动产登记档案整理扫描，计划对现存未整理不动产登记业务纸质档案进行数字化整理、扫描等上述工作。

（二）结算方式及数量

1、投标报价

该不动产登记存量档案整理及数字化项目涉及的所有耗材如办公纸、硒鼓、卷皮、卷内目录、装订线、档案盒、档案整理用品等均纳入此项经费预算内，投标人在考虑涉及本次项目的所有费用，均包括在报投标综合单价中,其中：

1.1档案盒、卷内目录、封面纸样式按招标人指定样式制作；

1.2卷皮采用150g及以上无酸牛皮纸制作，封皮和封底尺寸297mm*210mm以上，封底翻口处留55mm以上折叠纸舌；

2、结算方式

招标人将以实际整理加工完成不动产登记档案数量进行合同结算，投标方在投标文件中所报综合单价作为本次服务采购最终结算依据，按照实际整理数字化加工完成的不动产登记档案数量乘以中标综合单价进行结算。

3、建设数量

中标人应在合同期内完成核定页数的不动产登记档案整理加工。整理加工完成的总量如超出核定页数，超出部分需由中标人自行承担相关费用。

（三）项目主要技术依据及质量标准

严格遵守以下国家省市相关规定及招标人有关规定，档案整理及扫描工作必须在招标人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和档案安全，确保各环节能顺利实施，最终以通过项目验收为准。

档案管理主要法律法规：

1、《中华人民共和国档案法》

2、《中华人民共和国档案法实施办法》

3、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

4、《浙江省档案管理办法》

5、《浙江省国家档案馆管理办法》

6、《土地登记办法》（国土资源部令第40号，2007）

7、《浙江省土地登记办法》（浙江省人民政府令第141号，2002）

业务标准与规范：

1、《浙江省地籍调查数据库规范》（浙江省国土资源厅，2008）

2、《浙江省数字地籍调查技术规范》（浙江省国土资源厅，2008）

3、《国土资源信息核心元数据标准》（国土资源部，2001）

4、《城镇地籍数据库标准》（TD/T1015-2007）

5、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）

6、《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

7、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

8、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

9、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）

10、《不动产登记暂行条例》 (国务院令第656号)

11、《不动产登记暂行条例实施细则》 (国土资源部令第63号)

12、《浙江省不动产登记工作规则(试行)》（浙土资发〔2015〕49 号）

13、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）

14、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》(DA/T75—2019)

15、《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》(DA/T74—2019)

16、《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017)

17、《 纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）

18、《档案修裱技术规范》（DA T25-2000）

（四）工作要求

1.档案整理及数字化加工要求：

按照档案数字化加工的质量管理体系、招标人要求开展档案整理及数字化加工工作。严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录，保证整理和数字化加工过程可追溯。

2.保密要求、场地要求：

2.1建立有效风险管理体系，有效避免或降低风险带来的损失；根据项目档案服务环境和内容，制定有效的风险管理方针和风险管理预案，按照GB/T 24353《风险管理原则与实施指南》实施风险管理；参考档函〔2008〕207号《档案工作突发事件应急处置管理办法》相关要求，制定有效的应急处置预案；提供有效的灾难应急服务方案。档案、档案信息和其他信息不被非授权人接触或获知，应始终确保档案及其档案信息的安全保密。

2.2制定相关保密制度，采取严格的保密措施（如：与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为；档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。工作过程均需有台账记录如：工作日志、产品质量检验、验收记录等资料等）

2.2严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、市相关规定及招标人的有关安全管理规定。

2.3扫描加工场地的安全及保密措施。中标人采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场。项目验收数据移交14个自然日内，所有加工过程中的服务器、存储设备、与数据直接关系的所有设备（例如U盘、移动硬盘、电脑的硬盘等）统一由中标人对硬盘进行格式化处理，项目监理单位负责监督落实完成；

2.4不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

2.5 按照GB/T 22080《信息技术 安全技术 信息安全管理体系要求》、GB/T 22081《信息技术安全技术 信息安全控制实践指南》实施信息安全管理，加强计算机系统的保密管理，保证档案信息安全。

3、设备要求：

3.1提供扫描加工设备和耗材（为了保证扫描件细节不丢失，扫描设备须采用CCD技术），同时根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）及相关不动产登记平台、档案系统相关要求和兼容性，结合我局档案的实际情况进行扫描加工，禁用拍摄方式采集，A3以上页面或高价值的文件材料必须使用宽幅平板式（CCD技术）扫描仪，一般材料可采用工程扫描仪（CCD技术）进行扫描加工。

3.2配置的设备应获得相关质量保证，或通过相关质量检测。同时应对设备进行有效管理、定期维护，以保障档案服务的正常开展。

4、绩效要求：

4.1为了确保项目质量应建立档案服务绩效管理体系，持续改进组织绩效，保证项目顺利实施，通过项目验收。

5、人员要求：

5.1遵守国家劳动法法律法规，本项目所有实施人员必须是中标人已签订书面劳动用工合同，履行用人单位义务，保障劳动者权益（如：依法缴纳社保的全职员工）。并对拟聘用的员工进行背景调查，（背景调查需在法律专业人员的指导下依法进行），相关人员入职材料向招标人备案。

5.2为了确保项目安全与质量，应组织建立专业及稳定的员工队伍。需要配备档案或相关专业大学本科及以上学历，或具有档案中级以上专业技术职称的员工进行档案数字化加工工作。在项目服务周期内，不得随意更换或者频繁使用新人。

▲5.3为保证项目高效完成，不动产登记档案整理、数字化项目，包括项目组经理和项目组实施人员，需承诺现场作业总人数不低于12人。

5.4应在上岗前对员工进行不少于10天的岗前培训，在岗人员每周开展1次不少于2小时的在岗人员培训，培训内容涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求，并提供如：考试等手段的培训效果验收记录。

6、业务管理：

6.1制定符合上级规范要求、档案规范标准和招标人实际的业务标准和档案管理制度。

6.2为保证档案整理和数字化工作有序、高效开展，应建立标准作业程序（符合国家法律法规的要求，符合相关标准的要求），标准作业程序应涵盖本项目每一个操作环节或步骤，且各个标准作业程序质检相互协调。

三、本期建设任务要求

1、档案交接及复核

1.1档案交接：招标人应指定专人按计划分批次将拟整理和数字化加工的档案移交中标人，中标人须指定专人负责档案接收工作，双方共同做好档案的清点交接工作，并形成书面交接文据，经双方签字确认后生效。

1.2 复核：中标人须逐卷逐页复核每宗不动产业务的收件资料。根据收件清单逐卷逐页检查收件资料和领证签收单、审批表等必备材料是否齐全，是否存在缺件、缺签名、未盖公章、原件校对章是否齐全且位置是否盖准确、票据是否有缺失等问题，将发现的问题以工作联系单的形式分批次向市规划和自然资源局临平分局做好反馈并等待处理。复核无误和处理完毕的资料才可以继续进行下一步规范化整理。

2、规范化整理

根据招标人不动产登记档案分类方案将档案分类进行规范化整理，包括分类、卷内材料的排列与编码、档案页面的修整、打印档案封面、编制卷内目录和备考表，装订成册，装盒上架等。

2.1 排序编码

根据每类不动产档案业务整理规范进行排序编码。卷内材料要求排序无误，按照结论性审核材料、过程性审核材料、当事人提供的登记申请材料、图纸、其他、备考表的顺序进行排序，尽量与参考卷内目录保持一致。

编码：页码要求编制在正面右上角，背面左上角空白处，以3位阿拉伯数字从小到大编制，如“001”。页码严禁覆盖文字、图像、表格，确保连续、不重号、不漏号、不漏页。所有有文字、图形、表格的纸张均须编制页码，卷内目录、备考表不编页号。

2.2页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；小于A4幅面的纸张须先进行托裱。托裱、修复时要遵循“修旧如旧，尊重原貌”的原则，符合《档案修裱技术规范》要求，根据档案的实际情况综合应用各种技术方式修复破损档案。如去污、去酸、加固、字迹显示与恢复、档案装裱；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。（3）打印卷皮封面，封面格式及字样根据用户实际要求调整，要求打印位置齐整不偏斜，打印出来的文字不断针。

2.3打印和应用二维码技术

在档案进行数字化扫描加工前，将档号（全宗号-分类号-年度-案卷号）信息生成二维码，并在卷皮上打印出来，二维码打印位置在实施过程中明确；需与不动产登记信息管理系统无缝挂接，并能通过二维码直接调取档案数据信息。

2.4撰写卷内目录

2.4.1顺序号：要求按卷内文件排列顺序给每份文件编一个顺序号，不重复，不遗漏。

2.4.2文件名：填写文件类目名称或文件题名，不得随意更改和省略，简称须使用规范化简称。如文件没有标题，应根据文件内容准确、简练地拟写一个标题。

2.4.3页号：填写文件实际所在的页号，要求对应页码无误。

2.4.4备注：需要注明的内容

2.5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号、页数及整理情况。

2.6扫描前复检

在档案扫描加工之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。对不规范的内容进行相应修正，并视需要做出标识，以确保后续档案数字化质量。

2.7编制备考表

2.7.1备考表须包含本卷文件情况说明、立卷人、检查人、日期项。

2.7.2本卷文件情况说明：卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况。

2.8扫描后的装订

扫描工作完成后，将每卷档案按顺序装订起来，采用三孔一线左侧线绳装订，具体要求如下：

2.8.1装订以卷为单位；案卷依案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表、封底顺序排列。

2.8.2装订前应剔除文件材料上的金属物、塑料物；破损文件应修复；字迹扩散的文件材料应制作复制件，与原件一起存档，原件在前，复制件在后。

2.8.3幅面小于A5的文件材料要用A4白衬纸进行托裱；幅面大于A4（210mmx297mm）的，应按A4幅面折叠整齐，预留出装订边际，保证装订后能够方便地展开阅读；

2.8.4图纸等折叠应符合档案图纸折叠要求，不得裁切；大型图纸等折叠后造成案卷不平整，应在装订线位置加入垫片保持案卷整洁、美观；

2.8.5用“三孔一线”方式在文件材料左侧用线绳装订，卷内材料靠左靠下对齐，装订孔中心线距材料左边际12.5mm，中孔居中，各孔间距8-10mm。

2.8.6装订时不得破坏文件内容，装订线内不得有文字或图表等内容，装订整齐、牢固、美观，无脱页、掉页、倒页；

2.8.7装订不得损坏文件材料，不得对材料进行裁剪；装订后应确保所有纸张均能方便地展开阅读，文字、图形方向符合阅读习惯。

2.9装盒上架

移交入库的档案原件，必须经整理装订后装盒，不符合要求的均退回整改。装盒时要求在确保档案盒不变形的前提下，尽可能地装满。每一盒档案盒盒脊上需标明全宗号、分类号、年度、盒号、盒内案卷起止号等信息，需按标准填写完整，保证美观、整洁。

2.9.1编制各类别文件库房排架方案，确保档案分类、有序、分区上架，完成不动产档案文件实体上架。

2.9.2移交清单一式两份，双方确认无误后签字，各持一份，用于移交清点复核。

3 、数字化建库

对整理后的档案进行数字化扫描加工（部分为A4和16K幅面，部分为A3、大幅面图纸、房屋和土地证书），数据成果质量符合杭州市规划和自然资源局临平分局业务数据要求。具体内容是以流水化作业的方式完成档案扫描、分件质检、图像处理、图像存储、目录著录、质检、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份等工序，并在数据自检合格后，交由招标人审核。

多个业务编号共用一份或多份卷内材料的，无需每卷复印缺少的共享纸质材料，但每卷需复制涉及的共享电子数据，该部分共享电子数据计费方式按照5页图片折算1页扫描量进行计费。

3.1档案原件出入库要求

数字化过程中，保证档案原件出入库有严格的制度，完善的档案原件管理记录。双方各指定专人做好档案的清点交接工作，做好移交记录，归还档案时还要提供扫描加工工作流情况说明，案卷信息等并随同档案一起交接。

3.2数字化技术要求

本项目涉及的档案数字化成果应用于不动产登记信息管理系统，影像数据必须顺利入库到上述系统中并关联准确，投标供应商必须实现档案数据库建设与不动产登记信息管理系统的无缝衔接。

考虑到档案除了要扫描加工，方便数据直接入库到档案系统，还要能实现不动产登记信息系统直接调阅即时扫描入库的影像档案，因此本次招标的供应商需要有相应技术和服务能力提供后续服务，并且能保证本次招标的档案扫描数字化加工数据在档案管理系统、不动产登记系统里运行的稳定性，便于统一管理、系统对接、数据共享。

3.3档案扫描

3.3.1 扫描方式

根据纸质档案幅面的大小及材质选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，保证档案不受损。

幅面：小于A4幅面的按A4规格进行扫描，对于A3幅面内容可单独区分为2页A4的，用A4规格进行扫描，内容不可分割的按照A3规格进行扫描，大于A3幅面的按实际情况进行扫描。

材质：纸张状况较差以及过薄、过软或超厚的档案资料，要采用平板扫描方式；纸张状况好的档案资料可采用高速扫描方式以提高工作效率。

3.3.2扫描要求

扫描好的影像资料和原档案页码顺序需要一致，页数一致。

对淡铅笔印痕的图件，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。

在复印件上加盖有资料责任单位的红色公章的，视为原件。如果资料单位的原件复印件的章亦是黑白复印效果的，确定为“复印件”。

扫描时保证放纸端正、不漏扫、错扫。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示等现象，严格确保图像质量。

扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。

大图应全幅整页扫描或由先进（软硬件）技术实现无缝拼接。

扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。

扫描后，不超过A4幅面的文件单页原则上不得超过500-600KB。

3.3.3 扫描色彩模式：采用彩色模式扫描。

3.3.4 扫描参数

要求扫描分辨率≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

3.3.5扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的实际扫描页码、页数与档案整理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。提交招标人审核同意后，进行处理。

3.4分件质检

要求根据卷内目录对扫描件进行逐页质检，确保扫描件与原件一致，无内容扫描不完整、漏扫、排列顺序不一致等问题。

认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

3.5图像处理

保证文字及线条清晰、背景干净、图面上有效信息无损。图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

3.5.1纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度在1度之内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯；对内容过于靠边的扫描件，要进行内容居中处理，确保档案电子件不出现内容过于靠边的现象。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。

3.5.2去污

在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如装订孔、破洞、黑点、黑线、黑框、黑边、背面渗透出来的页码、印章、签名等无效信息均要进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

要求四边处理干净，打印时无黑边、黑线。

对有底色的扫描件图像处理时，必须保留原底色，不得抽色变白。在对该类图像的装订孔、黑点等进行处理时，应遵循保持档案原貌的原则。

3.5.3 页面

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况；档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的，扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

版心调整：在扫描页面页边分布不均匀的情况下，经过版心调整，使页边分布均匀。

页面标准化处理：在扫描页面非标准尺寸（A3/A4/B5等）页面大小情况下，经过页面标准化处理，使其页面变成标准的横向或纵向的标准尺寸的页面的功能；

3.5.4 去边

若有彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

3.6图像存储

3.6.1存储格式

采用单页TIF或PDF或JPEG格式存储（具体需根据实际情况与招标人沟通后确定）。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

移交后的成品数据支持Windows 自带软件查看。

3.6.2图像材料的命名

图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子资料目录形成对应。

3.7图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整、分辨率不对或无法清晰识别时，应重新扫描。

发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。并提交招标人审核同意后，进行处理。

3.8目录著录

3.8.1数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换，并且能与不动产登记信息管理系统实现顺利交换。

3.8.2档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。档案著录项原则上需符合杭州市档案局电子档案接收标准。

3.8.3目录数据质量检查

采用双机对录自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行校对，以确保数字化档案与目录数据实现准确挂接。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据立即进行修改或重录。

3.9数据关联与挂接

3.9.1汇总挂接

扫描的各类影像及数据必须与不动产登记信息管理系统兼容。

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到采购人信息管理系统、档案管理系统数据服务器端汇总，并能实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

要求记录导入进度情况，成功和失败的目录数，并显示具体的失败目录和失败原因，如缺少电子目录，电子文件命名与电子目录不匹配等常见错误提示以便修改或重新合并。

在挂接电子文件前，进行电子文件挂接包的整理，清除不符合挂接条件的电子文件。

对重复导入情况的实时监控，选择导入类型，如全覆盖导入、增量导入还是终止导入等。

如有挂接错误或遗漏的，应及时整改。

3.9.2数据关联

以档案目录数据库为依据，将每一卷纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接，确保关联正确、准确。

3.9.3 表单记录

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交招标人审核同意后，进行处理。

3.10数据自检

3.10.1数字化加工单位必须建立严格的质量检测体系，对已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量进行检查，检查率100%，合格率100%。

3.10.2要求对实体档案逐卷逐件清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等情况，要重新进行档案整理直至符合招标人要求。

3.10.3数字化加工单位形成档案数据后，并且自检合格后，才能递交招标人审核、验收。

3.10.4招标人审核确认后，目录和全文数据向招标人档案数据库迁移。

3.11数据备份

3.11.1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

3.11.2 备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储备份之用，要求如下：

3.11.2.1备份并提供2套移动硬盘数据文件：要求正规品牌移动硬盘（确保保存质量），单个硬盘容量不得小于2TB。

3.11.2.2确保盘内有相应档案数据目录，视情况需要配相应的软件和内容说明。

3.11.2.3同一卷档案，目录和影像应保存在同一个移动硬盘内。

3.11.2.4移动硬盘表面需备注项目年份和具体项目名称，注明目录索引信息（含年度、分类号、档案号、档案名称、制作日期、内容等）。

在移动硬盘备份数据保存后，需与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。

中标人移动硬盘备份人员做好所有移动硬盘序号的管理与记录。

3.11.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

3.11.4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

3.11.5 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

3.12数字化成果管理

3.12.1 加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

3.12.2数据验收合格后，完成档案电子数据挂接入库工作。对于验收中不合格的电子数据、纸质档案退回整改。相关费用由中标承担。

3.12.3移交入库的电子数据必须符合不动产登记信息管理系统的数据入库格式。如因格式不符合，由此引起数据错误或者无法导入的情况，必须及时整改，损失由中标人承担。

四、验收要求

（一）中标人应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证不动产登记档案的整理和数字化工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。

（二）中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的不动产登记档案必须逐卷（册）全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。

（三）验收指标

按照上述“建设任务”的各环节要求，进行质量检查验收

1、实物验收

档案实物验收必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。

若出现包含不仅限于以下问题，则该批次档案的整理质量视为“不合格”。中标人须及时采取补救措施（如：问题批次的案卷中，标方将全面自检；对已经发现的问题进行整改等），并承担相应法律责任。招标人有权解除合同并追究乙方违约责任。

1.1丢失、损坏、损毁不动产登记档案或档案材料内容；

1.2私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；

1.3擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的；

1.4泄露档案信息内容。

2、整理质量验收

实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例20%。

若检查时出现包含不仅限于以下问题，则该卷（册）档案的整理质量视为“不合格”：

2.1档案材料分类错误、排序错误、编目编号错误。

2.2装订间距，A3折叠方法等不符要求、卷间文件颠倒。

2.3档案标识打印与粘贴错误、缺页缺件。

2.4备考表信息不全，材料不全或不完整未发工作联系单等。

2.5资料粘贴，去污等不符合要求，导致掉落等问题。

3、数字化加工质量验收

数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。

若检查时出现包含但不仅限于以下问题，则该卷（册）档案的数字化加工质量视为“不合格”：

3.1采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整。

3.2目录数据与图像文件挂接有错误。

3.3影像文件质量不达标。如（A4幅面以下常规单页图像大小超过500-600KB的，达到2%以上；影像文件不清晰、影像阅读的，达到1%以上；扫描分辨率低于300dpi等）

4、验收通过合格率

档案规范化整理与数字化加工验收，抽检的合格率均达到99%以上（含99%）时，给予以验收“通过”。抽检将按照招标方的要求按批次进行，要求每批次合格率均达到99%以上。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。

5、在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现存在的问题，中标人应自查全部案卷,若有同类问题应及时、无偿地予以纠正并再次提交采购人验收，直至更正全部错误。

（四）验收审核

验收"通过"的结论，必须经第三方质检单位、数字化加工单位项目负责人审查、签字，并提交招标人审核确认后方有效。

（五） 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

五、配合要求

在整个项目执行过程中，采购人将引入第三方质检公司，对不动产登记档案的整理及数字化建库项目全过程进行监督管理，控制质量，确保进度，并配合采购人完成不动产档案数字化成品质量和纸质档案装订情况的质检工作，投标方需保证对第三方质检公司各项工作的配合。

六、安全保密要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。

（一）中标人应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保不动产登记档案实物和信息数据的安全和保密。

（二）采购人与中标人签订保密协议，采购人提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。

（三）不动产登记档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。

（四）项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

（五）中标人不得出现丢失、损坏、损毁不动产登记档案或档案材料内容；泄露档案信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息，下同），私自圈划、涂改、复制、留存、使用档案信息，抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，中标人须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同。

（六）根据档案局、保密局最新文件条款规定执行。

（七）中标人应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，所有加工的计算机设备不能接入互联网、政务网等其他公共网络，封断所有加工设备的无线网络功能，并负责档案数据的保密工作。加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、留存、使用等泄密行为。

2、中标人应指定专职档案交接员与采购人的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作。

3、中标人应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作。

4、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

5、扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密。

6、在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

7、数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜。非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机(笔)、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质，一律不得带入数字化加工现场。

8、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备。工作人员离开时，应切断场内电器电源，确保工作场地的安全。如发生意外由中标人负责。

9、未经合同采购人许可，任何档案材料不得带离工作区域。

10、对服务器的操作有安全监管措施。

11、工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口。

12、USB端口、光驱接口等所有不必要的信息输出装置或端口，封闭使用。

13、各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

14、支持服务器双机备份机制。

15、按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

16、已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的光盘以外，只能存放在工作区的电脑上，乙方工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场。

17、分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

18、不合格退回的返工介质，在乙方确认后交采购人销毁。

19、严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

20、每天工作人员离开时，应切断场内电器的电源，确保工作场地的安全。如发生意外由中标人负责。

（八）存储介质管理

全部扫描工作完成并已通过验收后，用于数字化建设的一切存储介质，工作结束时，全部交由招标人管理。

1、 所有加工过程中的服务器、存储设备、与数据直接关系的所有设备（例如U盘等）统一由招标人进行格式化。

2、 加工操作终端上的全部数据必须在采购人技术人员的监督下彻底销毁。

3、 用于数字化建设的所有电脑（包括中途撤换或维修的），工作结束均应交由招标人作技术处理后方可撤出，同时移交该数字化加工的监管系统监控记录。

七、工期及工作相关要求

1、项目工期：12个月,自2023年合同签订之日起计算。

2、合同签订后10个工作日内将有关项目所需软硬件设备、工作人员等进工作场地，并开始工作；

3、合同签订后有效期内按照招标人及第三方质检单位提出的进度和质量要求完成项目的实施及项目自检工作，分阶段提供数据成果，由第三方质检单位进行审核；合同签订后的12个月内完成全部数字化建设服务，交由第三方质检单位审核，招标人组织验收。

4、数据成果提供：要求按招标人分阶段提供数据成果，在每月月底前提交自检合格、质量过关的数据成果。

八、项目的工作内容及成果

文档的提交应覆盖以下内容，电子文档是成果不可分割的部分。要求如下文档：

1、项目实施前：项目实施方案；

2、项目实施期间：项目实施工作联系单、项目实施过程中衍生的其它相关资料；

3、项目实施后：项目验收报告、项目过程文档；

4、培训期间：培训计划；

5、其他需要提交的材料。

九、投标人要求

招标人不提供档案扫描、存储所需的任何相应设备，仅提供数字化加工场地。中标人须提供档案数字化加工所必要的专业技术和相应的软硬件设备，确保有稳定的专业档案扫描数字化加工服务队伍（所提供产品应详细列明所有技术指标，包括品牌、规格型号、详细配置、主要技术参数、随机软件等，同时还须包括产品说明书或产品主要技术资料和性能的详细描述，任何含糊不清的表述对评标结果的影响将是投标人的责任）。

招标人提供档案管理系统及杭州市不动产统一登记信息管理系统，中标人所提供的软硬件设备必须是符合国家技术规范和质量标准的合格产品，满足采购单位的使用需求，且必须保证与该软件的正常兼容及可操作，非采购单位人为因素而造成软件任何损失由中标人承担全部责任。

投标人须配备相应的档案数字化流程管理软件、图像加工处理软件和质检软件，软件包含用户账户管理、角色管理；工作日志管理；影像扫描；影像处理；条目著录；消息管理；产量统计等功能。投标人须在技术文件中明确提出纸质档案数字化加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

投标人须在投标方案中明确采购人需提供的加工场地及计算机网络环境条件。

投标人须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度，保证施工现场档案和设施的安全。

各投标人在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：

1、免费服务期后的服务方式和费用；

2、业务规划（如：技术服务内容规划，实施计划、服务响应时间、绩效计划等）；

3、资源管理（如公司的人力资源办法及实施情况、财务情况、公司的技术力量及管理能力、整理及数字化扫描的业务流程及日常质量管理体系、质量水平、保密制度及措施、员工培训项目等）。

投标人必须与工作人员签订终身安全保密协议。

投标人必须在投标文件中明确本项目的现场经理，要求有丰富的档案整理、数字化经验，且一经招标方确定，在整个项目实施周期内不得无故变动；如有特殊情况需调整，需书面向招标人申请，经招标人同意后方可调整。

双方各指定专人做好档案的清点交接工作，做好移交记录，归还档案时还要提供扫描加工工作流情况说明，并随同档案一起交接。

质保期内所有因更换或修复系统而导致设备停止运行的时间应从其质保期内扣除。

投标人在完成项目工作中，如造成顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒又拒绝重新整理的，或因中标人原因造成档案丢失、损毁、破坏等不可逆伤害的，采购单位有权向杭州市临平区财政局采购办反映，要求酌情给予相应惩戒。

采购合同签订前，中标人需向采购单位提交响应文件的电子文档一套。

十、人员管理

1、中标人在签定合同时，应提供现场工作人员的名单。工作人员进场后必须将身份证、个人简历、用工合同及相关证件的复印件交招标人审核保存。项目实施过程中，中标人不得随意更换现场人员。如确实需要更换的，需提前7天书面通知招标人，取得招标人签字同意后，方可按相应的程序进行交接后更换。

2、人员除了必须接受招标人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，中标人须加强对现场人员的保密教育。严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。中标人要与我局签订安全保密协议；中标人要与每个现场人员签订保密协议。该保密协议一式三份，招标人留底一份。现场人员不得遗失、涂改、损坏档案，如有发生，15个工作日内中标人向招标人缴纳500元/件的罚款，拒绝或逾期缴纳罚款招标人有权拒绝支付合同款项或解除合同。

3、现场人员须严格遵守作息时间和请假制度，期间不得从事与项目无关的工作;不得到非工作场所闲串，不可大声喧哗，或其他违反招标人规定的行为；不得在数字化加工场所使用与工作无关的任何电器设备,如有违反，15个工作日内中标人向招标人缴纳200元/次的罚款，拒绝或逾期缴纳罚款招标人有权拒绝支付合同款项或解除合同。

4、现场人员必须保持工作场所的整洁有序，每天要做好卫生清洁工作，工作场所内不能饮食，场所外饮食后产生的垃圾要立即清走。水杯、工作服、背包、钱包、手机等个人物品应放在指定位置，不得带入工作场所。如有违反，15个工作日内中标人向招标人缴纳200元/次的罚款，拒绝或逾期缴纳罚款招标人有权拒绝支付合同款项或解除合同。

5、未经我局管理人员同意，不得将工作场所内的任何物品带出工作场所外,如有违反，15个工作日内中标人向招标人缴纳200元/次的罚款，拒绝或逾期缴纳罚款招标人有权拒绝支付合同款项或解除合同。

十一、交付的成果

档案数字化成果必需符合国家和省市自然资源档案管理的相关标准、规范，同时应符合不动产登记信息管理系统对数据库的相关要求，同时以移动硬盘数据二套交付。

十二、售后服务

1、中标人负责对项目成果错误进行及时更正和完善，并保证质量提供无偿的售后服务；

2、自项目总体验收合格之日起三年（36个月）为质量保证期。质量保证期内发现缺失、遗漏、错误等现象的，由中标人无偿修改完善或补正。

十三、付款方式

本项目标的物数量均为估算量，最终总费用以合同单价为准，按验收后确定的实际工作量结算。

采购方对中标方每季度工程量进行核算，工程款按季度结算，每季度支付结算价的95%，剩余5%作为尾款。项目完成并全部通过验收后，采购方支付剩余尾款。