项目需求

Ⅰ、本项目专门面向中小企业采购,供应商须满足《政府采购促进中小企业发展管理办法》(财库〔2020〕46号)第二条规定。

Ⅱ、根据财政部、司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知（财库[2014]68号），监狱企业视同小型、微型企业。

Ⅲ、按照《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号）的规定，残疾人福利性单位视同小型、微型企业。

Ⅳ、本项目标的所属行业：本项目采购标的为中国—东盟博览会旅游展2023年运营服务，采购标的属于租赁和商务服务业。

Ⅴ、中国—东盟博览会旅游展2023年运营服务1项；具体内容及要求如下：

▲一、服务组成：

项号	分项服务名称	数量	单位	各分项服务最高限价 （元）
1	境内外招展组展服务	1	项	1540000.00
2	特邀买家邀请及管理服务	1	项	700000.00
3	主场搭建设计、施工、现场服务	1	项	1180000.00
4	专业论坛服务	1	项	366000.00
5	票证门禁服务	1	项	300000.00
6	买家及重要展商接待服务和推介会服务	1	项	1280000.00
7	开幕式	1	项	540000.00
最高限价（合计金额）				5906000.00
特别说明： 1.服务期限：自合同签订之日起至2023年12月31日。 2.本项目政府采购预算金额及最高限价(人民币)为：伍佰玖拾万零陆仟元整（¥5906000.00），各分项服务最高限价按本表载明的“各分项服务最高限价”执行，投标人投标报价及各分项服务报价均不得超出上述相应最高限价，否则按投标无效处理。

▲二、服务具体内容及要求

（一）招展组展服务

1.招展规模

（1）展览总面积36000㎡（实际数量以采购人组委会确定的最终展位布局为准），展览净面积特装率≥60％。

（2）展区内容：包含国际文化旅游展区、国内文化旅游展区、广西文化旅游展区、文化旅游消费展区、文化旅游装备展区、非遗文创展区。

（3）参展国家和地区数≥20个（其中东盟10国须全部有≥36㎡的特装展位）；参展省（自治区、直辖市）数≥20个。

（4）国际文化旅游展区面积1200㎡，特装率≥60%，特装展台搭建补贴，标准400元/㎡。

2.招展范围

（1）旅游形象类：国家/地区旅游局及旅游组织、旅游联盟、旅游协会、非物质文化遗产协会、会议与展览公司、机场与机场服务公司、银行、电信运营商、旅游在线预订服务、信息技术服务、专业媒体、旅游地产、经贸投资组织、文化传媒公司、文博企业等。

（2）旅游消费类：旅行社/旅游集团、酒店、航空公司、邮轮公司、购物中心、旅游目的地管理公司、主题旅游定制公司、汽车租赁公司、度假区、景点（景区）、主题公园等。

（3）文博文创类：博物馆、图书馆、科技馆、文创企业、非物质文化遗产、文创产品、文创产业发展新趋势、文创项目、文化资源等。

（4）智慧旅游类：智慧旅游城市概念和设施、智慧旅游示范城市建设成果及模拟场景体验、智慧旅游解决方案与信息技术供应商、旅游电子产品、智能旅游实物展示、旅游电子信息设备（旅游与云计算、物联网、移动通讯等结合的新技术）、“旅游+”概念等。

3.主宾国邀请：协助组委会邀请东盟国家出任旅游展主宾国（按英文名称字母顺序），并确认主宾国旅游主管部门参展，主宾国国家旅游主管部门部级官员参会。同时中标人于项目实施前制定详细的主宾国活动方案，并草拟相关文字材料，经采购人组委会和主宾国审定后组织实施。

4.主题省邀请：加强与国内各省/自治区/直辖市文旅主管部门的互动联络，利用优势资源协助组委会邀请国内重点省/自治区/直辖市作为主题省，并组织实施相关推介活动。

5.主题市邀请：协助组委会邀请广西区内城市作为主题市，并组织实施相关推介活动。

6.中标人协助组委会邀请东盟10国国家旅游主管部门部级官员、驻华使领馆官员参会。

7.展会期间，如有境外国家和地区举办专场旅游推介会，中标人须于项目实施前与其沟通协商并经采购人组委会审定后组织实施。

8.线上展会（全程做好旅游展线上展的开发、设计、运营和维护）：

（1）做好展馆展位布局、设计、展会图片收集，360度拍摄、上传、维护展会内容。

（2）对展会重大活动进行直播（与采购人组委会商定后执行）。

（3）做好直播现场推流。

（4）展会期间举办主播带你逛展活动（活动方案经采购人组委会同意后实施）。

（5）展会期间做好重要嘉宾和客商采访，搭建专访直播间，并配备专访直播间主持人。

（6）提供直播、导播等相关设备和技术服务支持，做好摄影摄像、视频剪辑播放等相关工作。

9.工作要求

（1）招展方案：要求中标人于项目实施前制定详细的招展方案及展位收费政策，经采购人组委会审定后严格按照招展进度实施。

（2）旅游展新闻发布会：中标人须于项目实施前制定新闻发布会工作实施方案，并草拟相关文字材料，经采购人组委会审定后组织实施。同时，负责新闻发布会场地租赁及布置、参会人员邀请及现场组织相关工作。邀请不少于100人参加新闻发布会，包含主管领导部门、行业协会、驻华机构、在京旅游企业、国内媒体等相关人员，其中专业媒体≥40家，并在媒体发稿≥30 家，扩大宣传覆盖面。

（3）招展进度统计：定期报送招展进度统计和招展情况小结，具体报送要求与采购人组委会商定后执行。

（4）展位规划、特装展位搭建：制定展位划分方案，经采购人组委会审定后实施；特装展位效果图需报采购人组委会审核。

（5）招展资料：负责招商招展册（暂定展会前 4 个月之前完成）、参展商手册（暂定展会前两个月之前完成）、买家参会指南（暂定展会前一周之前完成）、会刊（2000 册，最终数量报采购人组委会同意后可根据实际情况增减，暂定展会前 4 天之前完成）等相关材料的设计、制作、印刷及发放。

（6）经贸成效统计：策划组织展商开展各种洽谈对接、产品促销活动，推动展会经贸成效，并于展会期间动态将各展厅经贸成效（含现场销售金额、合作意向金额）、洽谈对接活动成效（含现场签约金额、合作意向金额）报送采购人组委会，具体报送要求与采购人组委会商定后执行。

（7）会前做好展商信息收集，会期做好展商满意度调查工作并形成报告，全程做好展商服务和管理工作。

10.由采购人组委会重点邀请的展商、参会嘉宾，其招展、接待政策按采购人组委会制定的执行。

11.市场开发由中标人负责实施，须与采购人签订相关协议。

12.现场活动组织实施：中标人在展会期间须组织现场商贸洽谈、推介会、项目发布会、主题论坛、

沙龙等规模超过80人的相关活动（按每场 0.5 小时算）不少于10场。

（二）特邀买家邀请及管理服务

中标人于项目实施前制定特邀买家邀请、贸易洽谈、参会管理等方案具体实施内容，经采购人组委

会审定后组织实施。

1.邀请数量要求：境外买家50人，以展览举办地广西、桂林主要客源地为主国家邀请，具体邀请地区和比例需经组委会秘书处批准；国内买家150人，主要向展览举办地广西、桂林主要客源地省市发出邀请，具体邀请地区和比例需经组委会秘书处批准。

2.资质要求

（1）特邀买家邀请对象为境内外组团社，职位须为部门主管及以上级别。

（2）国内买家重点邀请全国百强旅行社。

（3）原则上每个企业只邀请1-2名代表作为特邀买家参会，企业数量须≥180家。

（4）买家最终名单须提前报采购人组委会审核。
3.工作质量要求
（1）要求中标人设置严格的特邀买家资质审查程序，确保质量。所有特邀买家注册登记须在旅游展

官方网站相应版块完成。资质审查须提交特邀买家本人身份证件信息、所在单位营业执照电子版、本人名片、参会回执等证明材料。

（2）中标人尽可能提高参展参会实效性，确保贸易洽谈活动顺利进行：展前做好特邀买家、展商贸易配对安排。会期举办专业洽谈会（要求全程组织实施，含场地、设备租赁及会场布置、入场标签贴印制、茶歇服务等；组织100 家境内外特邀买家、120家参展企业参加，方案报采购人组委会审定后组织实施）。
（3）中标人全程做好特邀买家参会组织、服务和管理工作：会前做好信息收集并形成名录，制定参会基本日程，组织买家按时注册、参加会期相关活动并做好记录；每个特邀买家会期须完成≥10 次洽谈，并提供洽谈记录证明材料；收集特邀买家参会反馈意见并形成调查报告；做好上述人员证件信息收集及发放。
（4）邀请进度统计：定期报送特邀买家邀请进度统计，具体报送要求与采购人组委会商定后执行。
4.特邀买家邀请政策按采购人组委会制定的执行。

（三）主场搭建设计、施工、现场服务

1.施工地点：桂林国际会展中心（新馆），如有变化，以采购人组委会最终通知为准。

2.项目内容：中国—东盟博览会旅游展主场搭建设计、施工、现场服务。

3.展览时间：2023年10月（最终实施时间以采购人组委会通知为准）。

4.具体服务内容

4.1主场搭建设计、施工、现场服务

4.1.1主场服务

（1）主场服务分三个阶段，展前、展中、展后的服务内容，服务范围须涵盖整个展会现场；

（2）中标后向采购人提供施工安全管理方案（展前图纸审核、现场施工安全管理，展后清洁确认退押金流程等）；

（3）对特装展位工程设计和施工方案进行设计资质、施工资质、展位结构、材料、安全用电等项目的审核，保证施工安全；

（4）在展会布展、开展、撤展期间，每个馆组织2名工作人员进行现场施工、消防安全检查和清洁保洁工作；

（5）配合公安消防部门及场馆管理单位在展会期间的治安、消防、施工安全检查工作；

（6）与桂林国际会展中心签订《展览会主场安全责任书》，承担相关管理责任和义务；

（7）展前与各组展单位联系，收集、确认参展商信息，做好展位规划，收集标展楣板信息和拆/装板情况；编写《参展商服务手册》；

（8）提供相应的展具(展览家具类、电力类、电器灯具类、AV电器类、pc电器类等类别的物品)租赁服务；

（9）提供相应的仓储服务；

（10）根据主办方要求，中标人指派公司管理人员到展会举办地现场办公。

4.1.2展会主场搭建

（1）负责展会现场功能区搭建制作；

（2）负责展会现场氛围营造搭建制作；

（3）负责展会现场标识系统制作；

（4）负责标准展位升级搭建，要求标展搭建材料必须干净整洁，围板板材表面必须无污渍；

（5）负责展会现场地毯铺设；

（6）搭建施工过程必须严格按照安全生产有关要求安全施工（中标人必须为施工人员购买人身安全保险，佩戴安全帽）；

（7）搭建结束后、展会开展前，所有搭建工具、剩余材料必须清离展览现场，不得以任何理由堆积在展览现场消防通道或其他现场任何非指定仓库区域；

（8）展会结束后，按安全生产及展览有关安全要求安全撤展，并与场馆方协调处理好撤展垃圾清运工作；

（9）搭建所用材料必须符合现有安全生产及消防安全有关要求；

（10）主场搭建制作部分材料清单及主场服务等要求如下。本表中的清单内容为估算项目和数量，实际项目和数量根据实际设计和现场情况来确定，中标单价不予调整，增减项部分费用按实际核算情况支付，但总工作量在不超过“主场搭建设计、施工、现场服务”分项最高限价的前提下执行。

序号	项目名称		数量	单位
1	主场服务	加高标展	300	套
		公共设施-氛围营造花坛造型	实际数量根据现场情况确定
		公共设施-展馆分馆门头	5	套
		公共设施-总名录	实际数量根据现场情况确定
		公共设施-展馆地毯	23000	㎡
		公共设施-展馆导视指示牌	实际数量根据现场情况确定
		户外、室内宣传造型搭建	实际数量根据现场情况确定
		刀旗	实际数量根据现场情况确定
		展厅顶部装饰	实际数量根据现场情况确定
		总服务台、注册处及新闻中心	实际数量根据现场情况确定
		就餐区（含发餐台、就餐桌椅）	实际数量根据现场情况确定
		仓储服务	实际数量根据现场情况确定
		主场服务及运输管理	实际数量根据现场情况确定

 

4.1.3展会主场设计

（1）负责展会现场功能区方案设计；

（2）负责展会现场氛围营造方案设计；

（3）负责展会现场标识系统设计；

（4）负责标准展位升级方案设计；

（5）主场全部设计最终必须通过采购人审核。设计要求如下：

①设计要求能突出东盟特色、具有国际性及桂林特色；有创意，使用生态环保材料，突出“一带一路”主题；

②能有效的表达旅游主题，且不能与往届雷同【往届情况投标人可以在中国—东盟博览会旅游展官网（http：//www.caexpote.com）查看】。

4.1.4展会现场服务

（1）负责为特装展位承建单位办理进场手续和加班申请；

（2）展览期间每个展厅需至少配备2名工作人员值班,负责展馆秩序管理、展览用电设备维护等；

（3）配合场馆方收取加班费、负责清洁押金等相关进场施工费用；

（4）根据采购人要求，做好展会期间展览现场参展商、搭建商进出场馆的审核放行工作；

（5）负责展会现场参展商施工咨询、水电安装及展具租赁等服务工作；

（6）如组团有特殊要求，经组委会审定并与主场搭建及组团方沟通，可以不缴纳相关费用，但主场搭建及组团方要签订《展位搭建安全责任书》，展团出现的任何安全问题，由该组团单位承担。

4.1.5其他

（1）根据展会的实际情况，投标人必须承诺按采购人的要求，积极配合对已选定的策划设计方案、搭建制作、现场执行方案进行相应的修改或调整。并按采购人最终确定的方案实施，对因方案修改或调整所发生的费用投标人应当考虑进投标报价中，采购人不再另行支付相关费用。

（2）工作进度要求：签订合同后即按照服务任务书开始履行主场服务，开幕式前1个月与各组展单位联系，完成收集、确认参展商信息，完成展位规划，收集标展楣板信息和拆/装板情况，开幕式前5天入场，开幕式前一天下午6时前完成各项主场搭建及其他服务，闭幕后一天完成撤展工作。

（3）采购人有权通过传媒或者其他形式介绍、展示或评价策划设计方案。

（4）项目执行过程中，根据服务项目的实际情况，如有增减项，需报采购人同意，增减项部分费用按实际核算情况支付。

（四）专业论坛服务

1.制定方案：论坛策划方案（含视觉效果设计方案）须经采购人组委会审定后组织实施，并全程做好论坛的组织实施工作。制定论坛方案要求包含以下内容：

（1）论坛名称、时间、地点。

（2）论坛主题、形式、目的、亮点等。

（3）参会人员构成。

（4）论坛具体议程安排（要明确演讲嘉宾、议题）。

（5）视觉效果图设计（含背景板、会议手册、桌卡等相关物料设计）。

（6）论坛用餐安排。

（7） 拟邀请媒体名单。

（8） 草拟主持词、致辞稿、新闻通稿等相关文字材料。

2.人员邀请

（1）根据论坛议程，开展并落实所有发言嘉宾、主持人、司仪的邀请工作。

（2）邀请约150人听会，例如出境目的地旅游局、国内外知名旅行社、旅游集团、国内外媒体和行业协会代表等。

（3）参会人员名单须按要求报组委会审定。

3.论坛组织实施

（1）举办时间：旅游展展会期间，为期半天。

（2）举办地点：桂林市四星级（或相当于四星级）及以上酒店。

（3）论坛主题、目的：围绕本届旅游展主题，获取中国旅游业发展前沿资讯和创新思维，助推桂林国际旅游胜地建设。

（4）会务服务：

①完成场地租用及现场搭建、布置等服务。

②安排相关礼仪人员在论坛现场按需使用。

③论坛相关负责人须在现场组织工作，确保论坛有序开展。

4.嘉宾接待

（1）负责重要嘉宾为期2天1晚落地接待（含重要演讲嘉宾讲课费）。

（2）提供一间5—8人的会客厅备用；安排论坛当天所有参会人员的用餐。

（3）由采购人组委会指定的重要嘉宾，其接待标准按采购人组委会制定的执行。

5.宣传：在会展或旅游专业媒体、国家级各主流媒体≥3家进行宣传报道，报道应≥6篇。

（五）票证门禁服务

1. 现场办证登记点、门禁设置及设备要求

（1）中标人须按采购人要求负责证件制作管理、网上预约、现场设备配备、系统安装、人员培训、现场服务管理、展会数据整理和分析报告。

（2）现场办证登记点的设置：本着安全、快捷、高效的原则进行规划设置登记点，配备办证登记设备及桌椅、各种导引指示牌、登记处背板、一米线、围栏等登记工作必需品；拟确定办证登记点及配备方案需经采购人同意。

（3）办证方式： 采用联网办证方式，使用投标方提供的系统办证，设计制作中国-东盟博览会旅游展证件进行二次实名制打印，证件设计方案需采购人审定同意方可实施。

（4）门禁服务：要求能够验证旅游展各类证件，同时还应能够保证对持证入场的各类人员进行有效查验。门禁通道分类检验，分设普通观众通道、持证通道和贵宾通道3类，通道数量依实际需求增减，通道总数量不得少于18个。普通观众通道查验入场券；持证通道在持证人首次进入会场时进行人像采集，以后进入则进行人像比对；贵宾通道对持证人进行礼宾接待，不进行人像采集。开幕式设专用门禁，仅允许证件上有开幕式贴标人员入场。

（5）硬件设备：提供证件查验设备、及笔记本、摄像头、身份证识别仪、门禁闸机等其它门禁设备，按照一条通道一套设备的原则配备，确保设备可靠运行；现场办证点所需设备根据办证窗口、换证（券）点的数量设定。具体设备、设施的配备依现场实际需求并报采购人审定后确定。

2.中国-东盟博览会旅游展证件管理及现场办证服务工作要求

（1）展前

①根据展馆布局确定、设计观众登记点，协助展会做好前期工作。

②制作旅游展观众线上预约系统，包含官网在线预登记和微信预登记系统。官网在线预登记要求邮件、短信同步回复通知；在线系统需在五个工作日完成制作提交至采购人，微信预登记系统要求含有在线登记功能以及预登记查询功能。

③胸卡证件规格及数量：各类证件约25000张；规格约90mm×120mm；200g铜版纸，正反面彩色印刷；卡套透明软膜：内芯尺寸约90mm×120mm，40丝；各类车辆证件：约1500张，A4，200g铜版纸，正反面彩色印刷；观众入场券：40000张约70mm×160mm，200g铜版纸，正反面彩色印刷，中间有齿线；挂绳：约15mm宽，热转印，单钩。

④各类证件、卡套、挂绳数量如需根据实际情况增减，中标人需报采购人组委会审定后实施。

⑤制定票证管理服务、观众登记服务点的搭建和配置的具体方案，根据采购人的要求提出包括登记流程及登记处的布置和人员设置规划，完成登记现场的设备配备，做好观众登记所需护栏的搬运及设置，做好现场围敝的检查和维护。

⑥负责现场工作人员的招聘培训及证件管理服务志愿者的培训。

⑦按照采购人要求收集参展人员相关信息，并根据人员参展类别制作好相应证件并于开展前根据采购人要求发放。

⑧配合完成采购人交代的其他工作。

（2）展中

①做好展会现场的人员管理工作，杜绝出现空岗的状态。

②做好邀请单位资料的配送工作，每天定点定量将会刊、宣传资料等运送到现场办证登记点、咨询台，并配合资料的派发。

③做好现场办证登记设备的维护和管理，保证展会期间的正常使用。

④有效有序地引导观众前往填表处、办证处；突出预先登记观众领证的优质服务；保证观众报到的有序性、高效便捷性，并做好应急预案。

⑤现场办证（券）要求：

a.专业观众：中国-东盟博览会旅游展专业观众凭持请邀请函或名片并填写正确的观众登记表视为专业观众，免费换领“专业观众”证。名片收集率须达到专业买家观众发证数量的95%以上。展中、展后录入数据时不得拆除参观登记表上名片。

b.普通观众：观众凭名片、关注旅游展微信公众号或填写相应观众登记表，依表申领参观券。

⑥高质量的获取观众数据，展会期间每天18：00前提供当日观众数据统计报告。

⑦负责各类证件的补打工作。

⑧根据采购人要求做好现场相关资料的保管、运输和发放，管理好所有的证（券）、确保证（券）不丢失，维护设备确保正常运行。撤展时根据采购人要求完成设备的运送工作。

⑨配合完成采购人安排的其他工作。

（3）展后

①严格按照采购人的要求进行观众数据的录入和后续处理工作，统计好观众个人名片信息、观众个人调研表信息、现场办证信息。协助采购人做好数据的比对工作。

②展后7个工作日内完成参观登记表调研录入，并出具规定格式的观众数据报告；展后10个工作日内提交本次展会的工作总结报告；展后30个工作日内按照采购人要求完成专业观众名片数据对应调研数据的录入，并将全部登记表（附名片）分扎捆绑装箱如数上交。实际录入信息数量需达到相应办证观众数量的95%以上，录入专业观众的名片和调研。采购人将安排工作人员对已录入的信息进行抽检，录入信息误差率应控制在5%以下，否则需在5个工作日内重新完成信息的录入与检查，若返工后仍无法达到录入要求，则采购人有权不支付数据录入费用。

③配合完成采购人安排的其他工作。

6.人员配置要求

（1）观众登记处工作人员数配备根据当天展会内容及需求进行调整，负责所在登记点的信息采集、登记、办证工作。要求人员精通现场登记工作，负责认真，精通现场管理，确保登记处快捷有序，不能出现人员拥堵等影响安全的现象。

（2）展馆门禁处工作人员的配置应以通道设置为依据，以便捷、安全、高效为原则配备，确保入场人员检录快速、有序；负责管理所有的门禁人员并培训其熟悉业务流程。

（3）配备必需技术管理人员，保障设备无故障运行。

（4）管理人员最低要求：

①管理人员和技术人员必须为投标人正式员工，且有≥30场展会证件门禁服务相关工作经验，能够负责监督管理现场所负责区域的工作，门禁管理人员要负责监督、巡查和修复现场的围敝情况。中标人在投标文件中的列明的配备人员，在进场后除非经请示采购人同意，否则不能对相在人员擅自更换。

②现场除管理人员外的工作人员要求具有所在岗位的计算机、英语等专业知识和工作技能。

③根据项目需求，自行配置符合需要的项目、观众登记、硬件维护、门禁管理、后勤管理总负责人，统筹管理组织各项工作。

④所有设备和人员根据现场实际情况进行调配（但临时改变人员和设备配置需书面告知采购人并获得同意，或由采购人提出），结算原则按实际配置数量进行结算。

⑤所有人员必须统一着装（由中标人提供），所有工作人员的餐饮、交通、文具、保险等均由中标人负责，并包含在投标总报价中。

⑥在展览开展前10天提供整个项目的培训计划和培训手册，说明各个岗位的职责、工作要求和礼仪要求。所用工作人员必须全员进行培训，在岗不得做与工作无关的事务，礼貌对待参展人员，举止得体，热忱服务，耐心解答，不得影响主承办方的形象。

7.其他

（1）工作进度要求：签订合同后即按照服务任务书开始履行证件服务工作，展会开始前3个月开放线上系统，展会开始前1个月完成证件服务总体方案及现场办证点搭建方案，展会开始前4天完成票证制作等展前的相应工作。展会结束后1个月内完成其他服务。

（2）后期根据服务项目的实际情况，如有增项，需报采购人同意，在不超出票证门禁服务最高限价的基础上，增项部分费用按实际核算情况支付。

（六）买家及重要展商接待服务和推介会服务

1.接待服务要求：特邀买家、重要国际展商、国内省（自治区、市）参展团、重要嘉宾接待服务要求：
（1）实施地点：桂林国际会展中心、桂林两江国际机场、桂林各火车站、桂林各汽车站、酒店、展

会相关活动现场等。

（2）实施时间：最终实施时间以采购人组委会通知为准。
（3）服务对象：境内外特邀买家≥200人；重要国际展商≥100人；国内省（自治区、市）参展团团

长、随员≥60人；重要嘉宾（国家文旅部、自治区文旅厅、广西区直部门、区内十三城市政府代表团（文旅部门代表团）、会展行业嘉宾、特邀嘉宾）≥90人。

（4）项目内容及要求：
①迎送、市内交通、日程安排服务要求：
a.在桂林两江国际机场、桂林各火车站、桂林各汽车站、住宿酒店定点提供境内外特邀买家、重要国际展商、国内省（自治区、市）参展团、重要嘉宾（以下统称“宾客”）迎送礼遇服务，接送宾客候车时间不超过30分钟。桂林两江国际机场、桂林各火车站、桂林各汽车站、酒店搭建专用报到接洽台，提供全天侯驻守服务。
b.提供宾客往返酒店至展会及相关活动现场交通用车及服务，要求使用车龄≤5年且车况较好的车辆接送，大型活动使用大、中巴车，每车配备2名陪同，境外买家、展商须随车配备翻译人员。国内省（自治区、市）参展团、重要嘉宾厅级以上领导原则上采用专车接送及一对一落地全程接待服务，根据采购人组委会要求制定个性化接待方案、日程安排。一对一落地接待使用七座商务车或五座商务轿车，每车配备1名全程陪同人员。
②食宿接待要求：
a.境内外特邀买家：提供≥200人原则上为期3晚四星级（或相当于四星级）及以上条件的酒店住宿（接待酒店须经采购人组委会审定），单人单间住宿。3天餐饮（每天早、中、晚三餐，原则上为自助餐，餐标及餐品须经采购人组委会审定）。
b.重要国际展商：提供≥100人原则上为期4晚四星级（或相当于四星级）条件的酒店住宿（接待酒店须经采购人组委会审定），单人单间住宿。4天餐饮（每天早、中、晚三餐，原则上为自助餐，餐标及餐品须经采购人组委会审定）。
c.国内省（自治区、市）参展团团长、随员：提供≥60人原则上为期3晚四星级（或相当于四星级）及以上条件的酒店住宿（接待酒店须经采购人组委会审定），单人单间住宿。3天餐饮（每天早、中、晚三餐，原则上为自助餐，餐标及餐品须经采购人组委会审定）。
d.重要嘉宾（国家文旅部、自治区文旅厅、广西区直部门、区内十三城市政府代表团（文旅部门代表团）、会展行业嘉宾、特邀嘉宾）：提供≥90人原则上为期3晚四星级（或相当于四星级）及以上条件的酒店住宿（接待酒店须经采购人组委会审定），单人单间住宿。3天餐饮（每天早、中、晚三餐，原则上为自助餐，餐标及餐品须经采购人组委会审定）。
③特邀买家、重要国际展商、重要嘉宾旅游资源考察要求：提供≥200名境内外特邀买家、提供≥30人重要国际展商、提供≥20人重要嘉宾桂林市区或周边旅游资源考察全套服务（含景点门票、交通、食宿、保险、翻译、陪同等），方案经采购人组委会审定后严格落实。买家考察不得与采购人组委会其他口径邀请买家考察人员重复。
④其他：
a.中标人于合同签订之日起一个月内完成本项目的接待实施细案，包括宾客食宿及用车计划、买家旅游资源考察线路、项目筹备进度表、组织架构及责任人、完成任务及服务保障、安全保障方案等内容。该方案在实施前须提交采购人组委会进行最终审核，经审核通过后按此方案执行。
b.本项目实施过程中，若中标人提供的服务涉及第三方服务的，必须选择合法的、有实力的旅行社和交通营运公司，配备相应数量具有两年以上展会接待工作经验的专业接待人员或专职导游，并签署第三方合同或协议。中标人在项目实施过程中与第三方发生的任何纠纷由中标人负责解决并承担责任。
c.中标后须指定专人与采购人组委会对接筹备事项，对接人确定后原则上不更换，并于展会开始前一个月提交所接待宾客名单及相关信息，经采购人组委会审定后落实服务。
d.中标人向采购人组委会提供接待住宿酒店各3个标间，作为展会期间组委会驻店安保人员工作用房，并提供工作简餐（该部份费用含在投标报价中）。
e.中标人应本着“以人为本”的原则落实服务，主动解决所接待宾客展会期间遇到的问题，应避免出现因服务不到位引起的投诉或纠纷。
f.在实际接待工作中，存在住宿、用餐、旅游资源考察人数、标准未达到相应要求的，或相关接待项目由组委会其他口径统筹安排的，经采购人与中标人共同核实后将按实际进行核验结算。
g.其他未尽事宜或实施过程中据实调整事宜，双方协商解决并签署合同或补充协议。

2.旅游展推介会

按照采购人要求，在展期内策划组织及实施一场推介会（暂名买家之夜）；推介会在旅游展总体框架下组织和运作，服从和服务旅游展；推介会为了拉近买家与展商间的距离，实现对接交流；同时扩大旅游展的影响力，加强旅游展与世界各地旅游组织、旅游企业、媒体等多方面的交流，促进桂林旅游发展。

（1）时间：展前一天晚或开展当天晚，具体时间由采购人确定；

（2）地点：市内四星级（或相当于四星级）及以上条件的酒店，具体地点需采购人同意方可确定；

（3）参加人员：参加买家之夜人员不得少于200人，必须为旅游展参展人员，由合作伙伴、广西及国内其他各省市参展团、国内买家、国际展商、国内行业嘉宾、媒体等组成，其中本地文旅行业参会人员不得少于总人数的20%，侧重邀请本地有影响力和业务拓展需求的文旅企业参加推介（数量不少于3家），力求达成交流合作实效；具体人员及构成由采购人审定；

（4）会场布置要求：会场搭建布置应体现旅游展主题，展现隆重朴实、友好热情氛围；

（5）推介会内容及形式要求：推介会具体议程由中标人出具详细方案经采购人审定后实施。作为旅游展临开展前的预热活动，推介会总体上要响应旅游展主体，包含相关人员致辞、相关推介、自助用餐等，通过多种形式引导参会人员互动交流，确保实效；

（6）会场用餐要求：采用自助用餐，并确保饮食安全。

（七）开幕式服务

1.开幕式策划设计要求

（1）形成创意策划汇报方案，具体包含以下内容：

①活动创意阐述；

②主题词设置；

③活动流程设计；

④场地规划设计方案；

⑤舞台、舞美设计方案（设计图）；

⑥启幕（剪彩）动作创意策划；

⑦公司创意策划团队保障（原则上中途不能擅自更换人员）。

（2）方案设计要求：

①开幕式在形式、内容上要求有创新性，围绕突出东盟特色和国际化展开创意策划。

②基本内容要求：“2023中国—东盟博览会旅游展开幕式”名称（中英文）、展会会徽、举办时间等。

③方案要求充分考虑主席台领导人、台下嘉宾、观众的视觉和听觉效果以及摄像、摄影、资料留存的需要。

④舞台与场地氛围布置风格要求统一、简洁大气、不奢华、有新意、体现国际性。

2.开幕式搭建制作要求：场地搭建制作要求实现创意服务，根据场地情况，符合安全要求，确保搭建与操作安全万无一失。

（1）场地基本情况说明：开幕式场地为桂林国际会展中心连接厅（如有变动，以采购人组委会通知为准）。

（2）场地布置说明：

①舞台基本尺寸以实际测量为准。

②设置贵宾席和观众席和媒体台，区域划分要求考虑中外方观众，要求进行标示，便于管理，摄影台设在场地四周，预留好直播机位，准备好直播各种相关设备。

③开幕式举办的前一天中午12时前必须完成所有搭建制作和调试工作，并通过采购人验收。

（3）LED屏幕布置：

①要求为 P4 以上高清室内屏，LED 屏幕及配套音响在展会期间需全程使用，具体使用安排以组委会安排为准，供应商需配套相关专业操作人员提供保障。

②配套专业音响操控系统、支架等设备，以及专业操作人员。

③根据活动流程设置好画面播放流程。

④开幕式举办的前一天必须安装调试完毕，并通过采购人验收。

（4）音响布置：

①音响要求：要求设备设置必须满足开幕式现场所有活动。

②音响要做到无盲音区，无噪音。

③配备专业操作人员全程服务。

④根据活动流程设置好音响控制流程。

⑤开幕式举办的前一天必须安装调试完毕，并通过采购人验收。

（5）音频、视频制作：要求符合组委会既定主题，并保证现场氛围布置和其他相关设置与主题宣传片不脱节，完美契合。

①嘉宾出场、上下场及结束音乐。

②开幕短片。

③嘉宾启动仪式相关视频。

（6）开幕仪式装置：开幕仪式装置要求设计新颖、富有创意、具有科技感，并突出中国—东盟旅游合作与国际旅游大融合的主题特色。

3.开幕式现场执行要求：

（1）要求活动流程顺畅，具有完美的效果。

（2）所有设备、道具、特效等运作正常，正式开幕前一天应完成多次彩排演练，保证人员调度到位，无故障出现。

（3）相关礼仪人员由成交供应商提供，在流程彩排和正式仪式时按需使用。

（4）执行方案：含技术安全和实施安全的工作方案及执行团队保障。

（5）团队具备较强的策划、设计、搭建及制作应变能力，能根据采购人要求进行调整并满足采购人调整要求。

（6）成交供应商应配合采购人完成的观众组织、现场管理等开幕式相关执行工作，在人力、物力上给予保障。

①制定观众组织工作方案：要求逻辑性强、清晰完整，并能根据要求随时进行调整。

②制作出席嘉宾座位示意图；

③组织嘉宾及观众按时、有序入场、出场，全程规范入座。

④完成观众组织所需要的其他工作。

（7）开幕式服务要求：

①根据展会的实际情况，中标供应商必须承诺按采购人的要求，积极配合对已选定的策划设计方案、搭建、制作、现场执行方案进行相应的修改或调整，并按采购人最终确定的方案实施，供应商对方案所发生的修改或调整自行考虑在整体报价中，在合同履行过程中合同价款不变。

②采购人有权通过传媒或者其他形式介绍、展示或评价策划设计方案。

③开幕式举办的前一天必须对涉及“搭建制作内容”的项目进行安装调试完毕，并通过采购人验收。

④验收时成交供应商必须在现场，并保证按采购人提出的整改意见及时整改完毕，确保验收通过。

⑤开幕式所有相关装置设备需保障至展会结束后才能撤走，如在同一场地进行旅游展其他相关活动，在不增加设备和装置的基础上，中标人需根据采购人需求无偿提供人员保障其正常使用（音响、视频等相关设备及配套人员服务）。

▲三、商务要求

（一）服务期限内如出现特殊情况（比如流感疫情等），中标人需按国家、当地政府出台的规定及政策相应提前增补应对措施并提供可行的服务方案。

（二）中标人于签订合同后一个月内完成关于本项目的深化设计实施方案，并提交采购人组委会进行审核，经审核通过后按此方案执行。

（三）项目实施地点：桂林国际会展中心、桂林两江国际机场、桂林各火车站、桂林各汽车站、酒店、展会相关活动现场等（具体由采购人组委会最终确定）。

（四）展会时间：2023年10月（最终实施时间以采购人组委会通知为准）。

（五）验收要求及标准：要求中标供应商依据招标文件要求、投标文件承诺、强制执行的国家、行业、地方标准履行合同；中标供应商提供的服务达不到验收标准的，不予验收，造成的一切不利后果由中标供应商自行承担。

（六）报价方式及结算方式：

1.报价方式：投标人的投标报价及相应分项报价不得超出最高限价及相应分项最高限价，否则，按投标无效处理。

2.结算及付款方式：

①自合同签订之日起30日内支付合同金额的30%；剩余合同价款于展会结束中标人完成全部后续工作，经采购人验收服务成果合格并确定每项服务结算金额后20个工作日内一次性付清（无息）。每次付款前，中标人向采购人开具合法等额发票，采购人收到发票后支付相应款项。

②“主场搭建设计、施工、现场服务”实际项目和数量根据实际设计和现场情况来确定，中标单价不予调整，增减项部分费用按实际核算情况支付，但总工作量在不超过“主场搭建设计、施工、现场服务”分项最高限价的前提下执行。

3.投标人投标报价应包含完成本“项目需求”中所列所有服务内容产生的所有成本、税金、利润等，投标人应综合考虑在报价中（本项目需求中列明的“展览场地预订、租赁费用由采购人组委会承担”的除外）。

（七）权利保障：投标人必须保证所提供的服务涉及到的知识产权和相关技术资料是合法取得的，不会侵犯任何第三方的专利权、商标权、工业设计权或其他权利，不会因为采购人的使用服务成果遭受第三方侵权指控，包括被责令致歉、停止使用、追偿或要求赔偿损失等，本项目技术成果的最终所有权归采购人所有。否则，投标人负责解决由此引起的一切纠纷，采购人有权追究供应商的法律责任，其不利后果由投标人全部承担。

四、其他要求

▲（一）投标人根据项目需求，于投标文件中必须提供针对本项目服务内容及要求的响应承诺书，包含：①境内外招展组展服务承诺；②特邀买家邀请及管理服务承诺；③主场搭建设计、施工、现场服务承诺；④专业论坛服务承诺；⑤票证门禁服务承诺；⑥买家及重要展商接待服务和推介会服务承诺；⑦开幕式服务承诺，否则，投标文件作无效处理。

（二） 投标人根据项目需求及自身情况，于投标文件中提供以下7个独立分项的项目实施方案，相应方案可从内容的科学性、合理性、针对性方面编制：

1.境内外招展组展方案：包含招展组展、展务服务、展位规划、项目整体工作计划及实施进度安排等内容。

2.特邀买家邀请及管理方案：含邀请指标分配、参会日程制定、贸易洽谈安排、参会组织与管理等内容，同时提供拟邀请买家名单。

3.主场搭建设计、施工、现场等服务方案：包含主场搭建设计（含搭建制作设计效果图集）、施工安全管理方案（展前图纸审核、现场施工安全管理，展后清洁确认退押金流程等）、服务方案。

4.专业论坛服务方案：包含论坛活动策划、演讲嘉宾邀请、演讲议题、论坛流程、嘉宾接待、现场布置等；方案内容结合项目实际情况进行详细阐述、论坛主题拟定符合旅游展整体思路、邀请嘉宾有代表性、演讲主题设置符合广西文旅行业需求。

5.票证门禁服务方案：包含登记处及门禁检录处配置、搭建方案（可配设计图）；展商报到注册领取证件的服务流程；现场观众服务流程；疏散及应急方案；观众信息收集方案；门禁管理方案；现场设备配备、技术情况；项目的时间推进计划；人员配备及职责分工等。

6.买家及重要展商接待服务方案、推介会方案：包含展商和买家食宿及用车计划、买家旅游资源考察线路、推介会方案、项目筹备进度表、组织架构及责任人、完成任务及服务反应承诺、安全保障方案。

7.开幕式服务方案。

（三）投标人于投标文件中提供优化服务承诺方案，该方案可从内容的完整性、针对性、合理性等方面进行编制，包含但不限于：①本项目服务期内，对中国-东盟博览会旅游展进行持续正面宣传推广，实现与国家部、委、办局主导的国家级会议、展览活动进行资源共享和互动合作的承诺；②创新组织文旅行业及相关产业链参展参会，推动上述行业的会议、论坛等大型配套活动同期举办的承诺；③策划组织展商和买家开展多形式广泛的洽谈活动，引导旅游企业和展商在展会上发布最新信息和产品，推动国际国内旅游项目在旅游展上签约合作的承诺；④增值服务方案（即在满足本项目实质性要求基础上，对境内外招展组展服务、特邀买家邀请服务、买家及重要展商接待服务增值承诺）。

（四）投标人于投标文件中提供拟投入本项目的执行团队人员配备方案，该方案可从内容的完整性、针对性、合理性等方面进行编制，包含但不限于：主要负责人员名单、主要人员个人资历情况及在职证明，组织结构图等内容等。

（五）与实现项目目标相关的其他要求

1.投标人自2016年以来具有为由省级及以上相关主管部门主办的旅游类展会提供招商招展或客商接待服务业绩。

2.投标人自2016年以来具有为由国家部、委、办、局主办的旅游类展会提供主场运营管理服务、为国际旅游组织或由省级及以下相关主管部门主办的旅游类展会提供主场运营管理服务业绩。

3.投标人自2016年以来具有为国家级重大节庆活动提供策划及现场执行服务业绩、为省级及以下相关主管部门提供专业论坛或旅游推广活动策划、执行服务业绩。

 

注：本“项目需求”中标注“▲”项的条款以及招标文件中要求“必须提供”的条款均属于实质性要求，投标人对实质性要求若有任意一项不满足，投标文件作无效处理。