采购需求

一、招标需求一览表

二、项目依据

永康作为全国规模最大、市场影响力最强的五金产业基地，现代五金产业集聚度位居全国第一，正向着打造“世界五金之都品质活力永康”的目标砥砺奋进，2021年11月1-2日，首届世界五金发展大会在永康盛大开幕，国内外优质企业齐聚一堂，国际五金联合会、亚太门窗五金协会等10多个国际行业组织会盟永康，100多个世界知名品牌、1000多款高品质五金产品入驻永康，在丽州大地上共赴一场规模空前的“五金盛宴”，政企合力、全民参与致力于将五金产业做大做强，全面提升了永康五金品牌影响力。2023年，永康将于5月26—27日继续举办第二届世界五金发展大会。

三、项目概况

2023年第二届世界五金发展大会由中共永康市委、永康市人民政府举办，由中国五金制品协会联合主办，中国中小企业协会、中国轻工业协会、欧盟中小企业中心等13家国内外组织机构作为支持单位，以“超越 引领 共赢世界五金智造新时代”为主题，按照“国际化、专业化、高端化”的要求，坚持开放包容的办会理念，邀请国际组织、领导嘉宾、专家学者、世界500强、行业龙头企业、投融资机构等各届人士近300人齐聚永康，共议全球五金高质量发展，为五金行业领军企业提供产融对接、项目合作、产业落地搭建平台。为更好展示永康五金和城市形象，优化营商环境，挖掘亮点、结合永康本地特色，做好大会会务服务、氛围营造等工作，为永康五金走向世界营造声势，为建设“世界五金之都 品质活力永康”贡献力量。

四、服务内容及要求

（一）总体要求

1.供应商确保大会安全有序。

供应商须严格遵守国家、地方、行业规定，安全实施项目，供应商须注意自身和他人安全，如因供应商行为导致采购人、供应商或第三方人身和财产损失，供应商自行承担全部赔偿责任。给采购人造成损失的，须据实赔偿。提供符合国家、地方、行业标准的货物以及稳定、成熟、可靠、可行的设计方案，拟定完善的应急方案。供应商必须保证用电不间断安全性以及音响、灯光等的不间断安全性。供应商应充分考虑活动实施过程中消防安全、施工安全等安全问题，对关键货物进行冗余及备份，保证整个项目安全、顺利实施。

2.供应商制定主会场活动策划设计和执行方案。

供应商按照采购人提出的方向和要求拟定主会场活动总策划案、执行方案以及详细的筹办工作时间推进表。

3.供应商负责活动会场及酒店环境布置设计与执行。

供应商按照采购人提出的方向和要求拟定会场、酒店环境布置设计方案，要求突出大会主题，整体风格简洁大气，各场地之间协调统一，以彰显永康历史文化、经济发展特色为核心。供应商需负责各项平面设计、物料设计等，并提供相应的平面设计稿、效果图、物料清单等，同时做好详细的环境布置施工时间推进表，依据采购人要求高标准、高质量按时执行。

4.供应商负责嘉宾接待与服务及活动现场的氛围布置及执行。

为了确保晚宴顺利进行，供应商应投入不少于20名工作人员做好活动现场布置工作，并于晚宴开始前2小时完成所有晚宴布置；供应商应加强与会场其他入场供应商、宾馆的协调沟通，充分考虑和完善活动现场细节，确保晚宴整体风格协调统一，达到活动预期呈现效果。

5.供应商负责所有与会人员接待。

供应商负责参与晚会人员（参会嘉宾、领导）的全程接待，为接待工作提供必要保障。晚宴期间根据采购人需求安排茶歇。

6.供应商负责活动物料准备。

供应商需负责晚宴酒店外场布置，沿路指引，结合永康地域特点以及五金大会相关元素进行晚宴氛围布置（不限于入场通道，门头，签到，合影，形象展示，席签、菜单、桌号、桌花、桌布、椅套、花艺造型，嘉宾客房布置等物料的设计、印刷与制作，并提供相应设计图纸和详细制作、采购清单），同时提供摄影摄像等宴会记录服务，供应商需提供晚宴中需求方认为必要的其他物资。

7.在采购方的配合下，供应商应统筹考虑，充分做好各项预案，主导会议全过程的筹备事宜，确保大会顺利举行。

（二）设计要求

整体造型：简洁大气，协调统一。

会场布局：以人为本，满足功能需求，区域规划合理通畅便于登台和入座，晚宴座位不少于300个。

元素运用：设计整体突出永康历史文化、经济发展等特色元素，注意色彩搭配。

（三）服务要求

晚宴氛围营造及其他相关费用

成交供应商所提供服务不低于上述要求，需根据实际情况和采购人意见进行优化。

五、踏勘现场

1、采购人不组织踏勘现场，投标人根据需要自行对本项目现场和周围环境进行踏勘，以获取投标报价及所需要的资料。

2、投标人应充分了解现场位置、地质地貌、气候与水文条件、交通状况、电力等市政基础设施及其他任何足以影响项目可实现性和投标报价的情况。如开标后因中标人忽视或误解项目基本情况，从而影响项目施工可实现性，使采购人在项目实施过程中蒙受损失的，将由中标人按一定比例对采购人进行赔偿。

3、踏勘现场所发生的费用由投标人自行承担，若踏勘过程中造成死亡、人身伤害、财产损失或损害，以及其它任何损失或损害引起的费用和开支，由投标人自行承当责任。

4、采购人向投标人提供的有关现场的资料和数据，是采购人现有的能使投标人利用的资料。投标人对上述资料自行做出的解释、推论和应用，采购人概不负责。由于对上述资料的任何误解所造成的后果，均由投标人自负。

六、保密要求

1、成交人对在工作过程中接触到的采购人的任何资料、文件、数据（无论是书面的还是电子的），以及对为采购人服务形成的任何交付物，负有为采购人保密的责任。未经采购人书面同意，成交人不得以任何方式向任何第三方提供或透露。

2、采购人向磋商响应人提供的任何资料、文件和信息，在服务结束后，成交人均应及时归还采购人，电子文档的应从自己的电脑等存储设备上予永久删除。

3、成交人人员违反上述保密规定的，成交人应承担相应法律责任。

4、以上3款在合同有效期结束后继续生效。

七、商务要求