服务需求一览表

标段

1 分标

采购清单及服务参数

序号

采购服务名称

单位

数量

服务参数

分项预算合计（元）

中小企业划分标准所属行业名称（行业名称及划分见本章附件4）

1

原市建委存量业务档案规范化整理及数字化扫描项目（第五阶段）

批

1

一、服务内容

规范化整理、数字化扫描、信息化著录移交南宁市城市建设档案馆的原南宁市城乡建设委员会业务审批档案。工作内容主要包括纸质档案规范化整理、电子目录数据录入、档案数字化扫描及图像处理；档案数据挂接；档案消毒及库房上架。拟整理扫描的档案裸量总厚度为37916cm（A4幅面）。

二、整理技术要求

（一）相关国家标准、行业标准、规定

1.《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328--2014）

2.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）

3.《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187-2012）

4.《城建档案业务管理规范》（CJJ/T 158-2011）

5.《GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范》

（二）南宁市建设工程业务档案整理基本要求

1.档案排序规则：

1.1 住建审批结果

1.2业主申请材料及附件

1.3 项目立项批复文件

1.4 政府有关部门批复文件

1.5 国土、规划、建设、施工等许可文件

1.6审查合格、装订完整的施工图设计资料

1.7 照片、光盘

（三）档案重要内容（排序）

1.1立项批文（非政府投资项目）或初设批文（政府投资项目

1.2 招投标文件

1.3勘察文件审查备案表

1.4 审查合格、装订完整的勘察资料

1.5施工图设计文件审查备案表

1.6审查合格、装订完整的施工图设计资料

1.7 照片、光盘

2.卷组目录著录要求（按年度、类别审批项目做一个卷组）：

2.1档案移交单位：南宁市住房和城乡建设局

2.2项目名称：审批材料中的项目名称（全称）

2.3接收方负责人：南宁市城市建设档案馆负责人

2.4接收方经办人：南宁市城市建设档案馆确定

2.5建设地址：该项目的工程地址（注意：不一定是建设单位地址）

2.6施工单位：以建筑工程施工图审查备案表上的公章为准。

2.7开工时间：建筑工程施工图审查备案表上的审批时间（如无该表，则写该项目资料产生的年度，如2004-01-01）。

3.目录著录要求

3.1案卷题名：建设单位名称+工程项目名称（具体到子单位工程项目名称）+年度审批资料内容（如：南宁市住房和城乡建设局2014年施工图审查备案资料）+空一格+该卷材料的类型（如：综合文字材1、2….；建筑施工图1、2…；结构施工图1、2…。

注意：图纸目录与图纸分别录入，目录中有图名而实际资料中无图纸的，在目录中标注无。图纸部分不能写成竣工图，应为施工图。

3.2立卷单位：南宁市住房和城乡建设局

3.3开工日期：与卷组目录开工时间相同。

3.4与竣工档案模板差别：封面的编制时间为一级目录中的 “开工日期”无“竣工日期”）。整理过程中无多卷装一盒的情况，正侧面均可以在系统中自动打印。

4.案卷资料的整理详细要求，按《南宁市城建档案归档整理基本要求》执行：

4.1.立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。

4.2．整理要求：

4.2.1拆钉：把归档文件所有的金属物拆除，以免锈蚀纸张。

▲4.2.2托裱或修补：文件纸张幅面小于260×184毫米（16K）的用A4白纸裱托（印制成一本的除外）；凡破损的文件都要用A4白纸托补，图纸破损用毛边纸托补，并压平整。用档案专用胶水或浆糊粘贴，不能用双面胶或透明胶等粘贴。

▲4.2.3图纸裁边：按照图纸的边框线（有内框线和外框线），裁去外框线以外的多余纸边，保留外框线。

4.2.4图纸折叠方法：按A4纸张尺寸，用“手风琴”式折叠法，先上下，后左右折叠，图标外翻，以便查阅。

4.2.5装册：按档案内容有机联系分类组合成卷，每一份文件(散件)装要用棉纱线绳捆扎好，不需要装订。

▲4.2.6组卷规则：文件与图纸分开单独组卷，文件在前，图纸在后，文件或图纸多于一卷的情况下（一般每卷不超过3.0cm）可分多盒组卷。装订成册的设计方案、勘察报告等亦需单独组卷。

4.3 卷内文件编目要求

4.3.1编写页号：无书写内容的页面不编页号。用打码机打印页号，使用红色快干清洁印泥油。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

4.3.2页号编写位置：单、双面书写的文件一律在正面的右下角编页号。如遇纸张幅面大于A4纸尺寸的，在正面的右下角编页号后折成A4尺寸，显示文件标题。图纸在图标下面右下角编页号。页号位置在距纸边的右边和下边各10毫米。

4.3.3档案卷号(档号)盖印位置：每份文件正面右上角空白位置盖上档案卷号,用数字号码印盖印，每张图纸折叠好后，盖印在翻开图标面（直开面）的左上角。档案卷号距离纸边的左边和上边各10毫米。

4.3.4印油：应使用红色快干清洁印泥油，不能用染料类印油，以免褪色。

4.4.卷内目录的填写方法：

4.4.1卷内目录需按统一表格打印。

4.4.2顺序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字，由“1、2……”

按顺序排列编写。

4.4.3责任者：填写文件直接形成的单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。有审批部门盖章的文件或图纸，责任者填写审批单位。

4.4.4文件编号：填写文件的文号或图号。

4.4.5文件题名：文件标题的全称。

4.4.6日期：填写文件形成日期。

4.4.7页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。

4.4.8卷内目录放在案卷内文件之前。

5.档案盒封面和脊背填写方法

5.1档案盒封面及脊背字体用小二号黑体加粗，居中打印；阿拉伯数字用小一号黑体加粗。

5.2使用红色快干清洁印泥油盖印。

5.3所用牛皮纸的颜色必须接近于档案盒的颜色。

5.4用档案专用胶水或浆糊粘贴，不能用双面胶或透明胶等粘贴。

5.5案卷封面的填写方法：

5.5.1档号：按档案组卷数量确定档案卷号，用数字(规格61×11×37㎜)盖印。用通用的数字号码印组盖印（单个号码印大小为11×6mm）

5.5.2案卷题名：跟3.1一致。

5.5.3立卷单位：填写案卷内文件的形成单位。

5.5.4起止日期：填写案卷内文件形成的最早日期至最晚日期。

5.5.5保管期限：填写档案保管期限（分永久、长期）按卷内文件内容确定保管期限。

5.5.6案卷脊背的填写方法：

档号：同封面一样的档号，用数字号码印盖在侧面顶端处。 

案卷题名：将案卷题名的内容打印在70g的牛皮纸上后粘贴。

6 卷内备考表的填写方法：

6.1卷内备考表是记录案卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及在组卷和使用过程中需要说明的问题，并填写立卷时间。

6.2备考表放在本卷内文件之后。

7 档案盒材料规格

7.1一般常用档案盒的外表尺寸为310mm×220mm，其它可用规格为A3外表尺寸的档案盒。档案盒的外表尺寸为310mm×220mm。要求选用适当厚度的档案盒装载（标准卷盒厚度为2cm，特殊印刷成册的文件，档案盒厚度最大不超过4cm）。

7.2档案盒所用材料应采用无酸纸（680g）制作（需提供产品合格的检测报告）。

7.3 档案盒由服务方提供，应包含在报价之中。

（四）南宁市城建档案馆目录数据系统录入规范

1.卷组目录录入规范

1.1档案卷组号：南宁市城建档案馆分配的档案卷组号

1.2施工单位：填写档案移交单位（审批单位）。

1.3移交方负责人、经办人、联系方式、交接日期由南宁市城市建设档案馆确定。

2.一级目录录入规范

2.1档案卷号、立卷单位、开工日期、竣工日期。

其中，综合文字部分的立卷单位要改为业主（申请、建设）单位，施工部分的立卷单位为施工单位。附属工程（二次装修、钢结构、专项消防等）的施工单位与土建施工单位不同，立卷单位不必套用土建的施工单位名称。同时移交若干个工程档案的，则需分别填写对应的立卷单位、开工、竣工日期。

2.2案卷题名：案卷题名是每盒档案的内容概括。

▲2.2.1一个工程项目分几个小项目时案卷题名为：小项目名称+空一格+内容概括（同项用阿拉伯数字标识），例：万达广场1#楼 综合文字资料1、2……，1#楼 建筑施工图1、2 ……

2.2.2共用或套图时案卷题名为：小项目名称+（、）或（-）+小项目名称+空一格+内容概括，例：万达广场1#、2#楼 建筑施工图（同共资料组卷时放在第一个小项目内，即1#而不是2#楼）2#-5# 综合文字资料

▲2.2.3合（共）卷档案：两种内容合一卷，中间用“、”隔开；所有文字资料共一卷时，写“综合文字材料”=综合+其他文字材料，其中，其他文字材料=勘察+批复+招投标等；建、结、水、电图共组一卷时，写“施工图”；所有资料共一卷时，写“综合文字材料、施工图”

2.3页数：填写该卷档案内所有文字、图纸、照片等资料的实际总页数。

2.4盒厚：档案盒厚度，以毫米为单位。

3.二级目录录入规范

3.1档案卷号：南宁市城市建设档案馆分配的档案卷号。

3.2序号：序号从1起按顺序递增，不能为空为0，也不可跳号。

3.3文件题名：为一般为文件函头或文件标题，图纸的图标（图纸标题），无题名单份文件依据内容拟写题名。

同一张施工图图标为多项内容，则各项内容间空两格。如：一层平面图 二层平面图 一层平面布置图

施工图图标为同项内容用“、”分隔。如：一层平面布置图 二、三层平面图

3.4日期的录入格式为YYYY-MM-DD，无“日”的自动为当月的第一日。

3.5类型：分为文件、图纸、照片。

3.6页次：为每份文件的起始页。

3.7备注：一般用于复印件、文件夹查询级别的限制的标注，填写：复印件或部分复印件、限制

（五）南宁市城建档案扫描数字化技术要求

1．档案数字化的依据

《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范 》DA/T 31—2017 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2017 J 725-2017

2．纸质档案数字化标准

▲2．1 纸质档案数字化的扫描方式

根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

超过设备幅面范围的采用图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式。

▲2．2 纸质档案数字化扫描分辨率

采用彩色模式对档案进行扫描时，一般文件分辨率为200dpi，图纸文件分辨率为300 dpi。

特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，分辨率为300dpi。

2．3图像数据储存格式

彩色模式：JPEG格式

2．4 文件结构及命名

详见《南宁市城建档案扫描档案目录与文件命名规则》

3. 数据备份

3.1备份载体

文件备份采用光盘存储载体，要求光盘面为可打印面。

3.2 数据备份编号

光盘命名规则：

移交单位+工程名+项目名称（项目档案号）

第X张，共Y张

本张光盘的开始档案号-本张光盘的结束档案号

3.3标签打印方式

采用光盘打印机直接打印在光盘印刷面上。

（六）《南宁市城建档案扫描档案目录与文件命名规则》

1 文件卷号命名规则

2 扫描文件命名规则

2.1 卷内档案： 7案卷号–3位页次码 (页次码范围=001—999）。

卷内档案的3位页次码必须按次序进行编号，不足位补0。

2.2 移交书： 7案卷号–000–2位辅助码 (辅助码表示页序，范围=01—80）。

2.3 卷内目录： 7案卷号–000–2位辅助码 (辅助码表示页序，范围=81—98）。

2.4 移交书、卷内目录的页次码统一为“000”，2位辅助码必须在相应码段内按次序进行编号，不足位补0。

2.5 卷内备考表: 7案卷号–000–99。

2.6 扫描文件均直接存放在以本档案卷号命名的文件夹所在目录下。

2.7 文件名后缀必须采用小写字母 (.jpg)

（七）电子目录采用“.mdb”格式，电子目录字段及数据关系：

（八）提供“.mbd”格式的电子目录检查工具、扫描件数据检查工具。

2274972.00

其他未列明行业

商务条款

▲一、合同签订期：自中标通知书发出之日起25日内。

二、提交服务成果时间：自签订合同之日起180日历日内完成档案整理并交付验收合格。

三、档案整理地点：南宁市桂花路6号南宁市城市建设档案馆。

四、提交服务成果地点：南宁市城市建设档案馆。

五、售后服务要求：

▲1、质量保证期壹年（自交货并验收合格之日起计，在质保期内如因中标供应商质量问题遇到返工和补做情况的，中标供应商必须在2个法定工作日内负责无条件、无偿地返工和修正。）

2、处理问题响应时间：接到采购人处理问题通知后24小时内到达采购人指定现场。

3、其他：中标供应商应在质保期内提供5×8小时的服务。

▲4、投标人须提供投入本项目的相关人员花名册及开标前半年内（2022年10月-2023年3月）连续三个月投标人为其缴纳社会保障证明。

▲5、投标人具备本地化服务能力，具备以下两项之一：①在本地有售后服务机构或分公司的（投标文件中提供本地售后服务机构或分公司的场地租赁合同或企业注册证明复印件，原件备查）；②提供中标后能确保本项目要求配置人员常驻项目本地全年不少于8个月以上的承诺函（采购人有权在合同期间随时抽查上述人员到位情况，若发现与投标承诺函不符，则按虚假应标处理）

六、其他要求：

▲1、报价必须含以下部分，包括：

（1）服务的价格

（2）必要的保险费用和各项税金

（3）其他（如档案盒装具、档案运输、装卸，档案消毒上架等费用）

（4）本项目所产生的采购代理服务费。

▲2、付款方式：本项目无预付款，双方合同签订后按项目进度支付，当中标供应商完成整个项目的50%，并经采购人书面验收合格后十五个工作日内，采购人向中标供应商支付合同款项总额的50%；当中标供应商完成整个项目，并经采购人书面验收合格后十五个工作日内，采购人向中标供应商支付合同余款。

▲3、按整理要求整理完毕的档案，提交档案检查时，纸质档案、电子目录及扫描数字化光盘一并提交，整理后的纸质档案按照采购人的要求上架并将档案数字化数据导入采购人指定系统。

▲4、本采购项目，采购人提供档案整理及扫描等工作的工作场地，中标供应商自行配备项目所需的设备及耗材。

▲5、保密要求：

（1）中标供应商必须遵守国家及采购方有关保密规章、制度，履行相应的保密职责，任何情况下不能非法下载、留存、持有、使用、传播任何档案信息。采购方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，中标供应商亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要的措施，保护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其秘密不得泄露。

（2）中标供应商因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体，项目实施完成后均移交采购人，这些载体物的所有权归采购人。

（3）安全生产要求。明确工作现场的安全生产管理制度，确保档案完整，中标供应商造成档案、文件实体遗失及损坏的，采购人将按《中华人民共和国档案法》相关规定依法追究中标供应商法律责任，并进行经济处罚。

（4）明确工作现场的安全、保密、人员管理制度。在进行档案整理工作的主要环节等工序中，整个工作环节中确保档案实体及其他信息的安全保密。

（5）为确保数据安全，中标供应商需到采购方指定场地进行档案整理生产工作。中标供应商需签署保密承诺书，保证项目所涉及的资料不外传。

▲七、对合同条款的调整：

中标供应商逾期交付服务的，中标供应商应按逾期提供服务总额每日千分之六向甲方支付违约金，由采购人从待付服务费中扣除。逾期超过约定日期十个工作日不能提供服务的，采购人可解除本合同。中标供应商因逾期提供服务或因其他违约行为导致甲方解除合同的，中标供应商之前所完成的整理服务，采购人不予以支付费用，中标供应商应向采购人支付合同总值百分之五的违约金，如造成采购人损失超过违约金的，超出部分由中标供应商继续承担赔偿责任。

其他说明