招标文件
采购需求
一、项目概况
为深入贯彻落实习近平总书记在党的二十大上关于科技人才培养的重要讲话精神，认真落实《全民科学素质行动规划纲要(2021-2035年)》有关要求，促进青少年科技创新活动广泛开展和科技教育水平不断提升，发现和培养一批具有科研潜质和创新精神的青少年科技创新后备人才，特举办第37届全国青少年科技创新大赛，打造高质量高水平、彰显科技特色和湖北魅力的国际化青少年科技盛会。
本届大赛由中国科协、国家自然科学基金委、共青团中央、全国妇联和湖北省人民政府共同主办。拟于2023年8月15日至21日在武汉中国光谷科技会展中心举行，包括开幕式、竞赛及展览展示活动、交流活动、专项奖颁奖典礼、闭幕式暨颁奖典礼等内容。大赛将有全国各省、自治区、直辖市，新疆生产建设兵团，港澳台地区等35个代表队参赛师生、领队、科技辅导员、国际代表、评委、嘉宾、工作人员、志愿者等共约1550人参与。
二、项目采购目标
体现大赛宗旨，在历届成功举办全国青少年科技创新大赛基础上，进一步扩大大赛的规模和影响力，不断提升内涵和品质，展现“湖北”和“科技”元素。根据上述本届办赛原则和办赛宗旨要求，精心策划制定本次大赛整体执行方案并执行，保障赛事软硬件质量，为参赛者创造良好的整体环境，以确保大赛顺利实施、圆满落幕。
三、项目采购要求
1.大赛宣传
1.1场馆及周边广告宣传。制定场馆及周边广告宣传方案，按照方案选定场馆周边宣传点位，设计制作宣传物料。
1.2媒体宣传。制定媒体宣传方案。联络全国性媒体及活动主办方省市相关媒体，
做好大会宣传工作，协调论坛相关新闻报道，包括但不限于以下资源：（1）全国性媒体资源；（2）地方媒体资源；（3）中央及国家级新闻网站；（4）微信公众号等新媒体宣传。对本次大赛进行多层级、多角度、多渠道宣传推广。
1.3其他为保证活动宣传效果临时提出的宣传推广等需求。
2.开闭幕式等大型活动、交流展示竞赛等场地配备
根据下列需求完成赛事场地租赁、设计、搭建工作，整体设计风格要求协调统一，充分体现湖北特色及科技属性：
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名称 |
分区 |
要求 |
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主 展 厅 8000-10000 ㎡ |
青少年科技创新 成果展区 (3000-5000 ㎡) |
约 460 个项目。每个展位 2 平米，提供一个宽 100cm 高 240cm的国际标准展架(展架侧板高 120cm)和一块宽 90cm、高 120cm的标准展板，按学科分类展示，每个展架上标有各自的编号。 每个展位配备桌椅。每排展位间距不少于 4 米。 每个展位配备一桌一椅及电源。 场馆内部进行氛围营造，使用的道具包括但不限于背景板、大屏幕、展板。 |
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科技辅导员科技 教育创新成果展 区(1500-2000 ㎡) |
200 个项目。展位大小同上，每个展位配备一桌一椅及电源。 |
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赛事服务区 (70-80 ㎡) |
放置布展工具、电脑、打印机、咨询台等。 |
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工作区 23 个 |
180 人左右，分为 23 个组，每组约 8 人，每组占地约 30 ㎡， 间隙 4 米，综合茶歇区、工作区、服务区。 |
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学生综合考察场 地 20 个 |
距离展厅比较近的 20 个单独小房间。 |
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辅导员综合素质 测评场地 |
视条件设置测试室，每人一桌一椅，参赛者之间要有一定的间隔，测试工具和器材由组委会秘书处统一安排。 |
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开闭幕式、专项奖颁奖典礼场地 （ 3000-5000 ㎡无柱式宴会厅） |
无 |
至少容纳 2000 名观众。搭建舞台、LED 屏，相关氛围营造， 会场整体效果大气、隆重。主展厅附近的场地优先。后台可容纳所有演出人员和工作人员。场地配套 VIP 休息室，1-2 个， 可容纳 30-50 人。 开幕式场需要 8 月 13 号晚完成场地搭建，保证 8 月 14 日入场彩排。（开闭幕式舞台搭建要求见 2.1） |
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交流活动场地 （300-500 ㎡） |
2 个 |
包括科学教育国际论坛、工作坊等活动，至少容纳 200 人。 |
第 37 届全国青少年科技创新大赛开闭幕式舞台搭建清单
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4 |
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舞台斜坡部分，尺寸 W20m*H3m*0.6m |
60 |
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5 |
舞台备场道具斜坡，尺寸W3m*H9m*1.4m |
27 |
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6 |
舞台深灰色地毯 |
500 |
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7 |
舞台前沿发光灯带 |
150 |
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8 |
舞台前沿侧挡，，尺寸W3m*H5m*2 套 |
30 |
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9 |
演讲台 |
1 |
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10 |
拍摄台+台阶，尺寸W2m*H2m*0.8m |
1 |
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11 |
B.物料部分 |
签到处背景板，尺寸 W14m*H3.5m*0.8m |
49 |
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12 |
合影处背景板，尺寸 W6m*H3.5m*0.8m 2 套 |
42 |
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13 |
导视t 字板，尺寸W0.8m*H2m*10 套 |
10 |
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14 |
座位分区导视，尺寸 W0.8m*H1m*40 套 |
40 |
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15 |
座位帖，尺寸W0.2m*H0.1m*1000 张 |
1000 |
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16 |
C.人员部分 |
搭建人员 |
40 |
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17 |
货物运输 |
4 |
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主会场 AV 设备 以下项目内容仅供参考，可根据方案实际情况对以下内容进行细项调整，并进行详尽说明 |
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1 |
A. 视频系统 |
主屏-室内P2.9，尺寸：W22m*H5.5m |
121 |
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2 |
主屏左右-室内P2.9，尺寸：W6m*H5.5m*2 组 |
66 |
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3 |
全程直播屏幕-室内P2.9，尺寸：W4m*H4m*4 组 |
64 |
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4 |
台阶屏-室内P2.，9 尺寸：W14m*H1m*1 组 |
14 |
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5 |
60 寸电视-舞台前沿*4 台， |
2 |
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6 |
无线翻页器，CUE Light |
1 |
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7 |
预监显示器-24 寸 |
3 |
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8 |
4K 信号处理器-Barco Gen2 |
2 |
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9 |
4K 信号处理器-Barco E2 |
1 |
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10 |
4K 信号控制台-Barco EC210 |
1 |
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11 |
视频服务器-Disguise 4x4pro |
3 |
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12 |
笔记本电脑，APPLE Macbook Pro M2 16' |
2 |
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13 |
KEYNOTE 播放器-苹果电脑，APPLE STUDIO Ultar |
4 |
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14 |
B.音频系统 |
主扩音箱 L-Acoustics K2 2 套 |
24 |
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15 |
超低音箱 L-Acoustics KS28 |
8 |
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16 |
补声音箱 L-Acoustics Kara |
8 |
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17 |
高功率返送音箱 L-Acoustics Kara |
6 |
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18 |
后台监听返送音箱 L-Acoustics HiQ |
2 |
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19 |
功率放大器，L-Acoustics LA12X |
12 |
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20 |
48 通道数码调音台，YAMAHA CL5 |
1 |
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21 |
数码调音台信号接口箱，YAMAHA |
2 |
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22 |
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无线接收机，SHURE ULXD |
20 |
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23 |
手持无线话筒，SHURE BETA58 |
10 |
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24 |
无线发射器，SHURE UD1 |
8 |
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25 |
头戴无线话筒，DPA 4066 |
20 |
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26 |
天线分配器，SHURE Axient Digital AXT630 |
1 |
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27 |
全指向天线，SHURE Axient Digital UA860SWB |
2 |
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28 |
笔记本电脑音乐播放器 |
2 |
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29 |
声 卡 MOTU 828MK3 |
4 |
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30 |
Reidel BOLERO 无线内通 |
8 |
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31 |
C.灯光系统 |
灯光控台 MA FULLSIZE |
1 |
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32 |
信号处理器 NPU |
6 |
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33 |
电脑切割灯 ACME AECO20 |
40 |
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34 |
光束灯-CKC Proxima |
80 |
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35 |
LED 摇头染色灯-ACME 800Z |
80 |
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36 |
LED 摇头矩阵灯-Fine Art 1536 |
40 |
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37 |
LED 频闪灯-AT S1000 |
20 |
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38 |
LED Par |
60 |
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39 |
干冰机 |
4 |
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40 |
雷亚架（黑色），尺寸：长 30000*宽 4000*高 6000mm *1 组 |
1000 |
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41 |
雷亚架配重-水箱 |
8 |
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42 |
黑色TRUSS 架，2400*600mm*2 |
84 |
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43 |
电动葫芦-CM 1T |
6 |
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44 |
电动葫芦-CM 2T |
6 |
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45 |
电动葫芦控制器-48ch |
6 |
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31 |
D.人员部分 |
搭建人员 |
60 |
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32 |
技术人员 |
30 |
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33 |
车辆运输 |
10 |
3.交通保障
按照活动方案，为参会人员提供交通保障服务，包括全体参赛人员的接送机（站）、科技文化参观交通服务、各酒店接驳车、重要嘉宾市内交通服务、参会嘉宾接送机（站）服务以及为保障会议顺利召开临时提出的交通保障需求。需制定交通保障方案。
4.现场服务保障
根据本次赛事规模，安排赛事所需工作人员及志愿者，对现场服务人员分工详细任务清晰，并充分培训以提供完备的现场服务，同时为保障赛事顺利举行临时提出的需求做好人员预案。
四、商务要求
1、服务期限：合同签订之日起至2023年12月(若发生不可抗力造成大赛延期，需按采购人要求延长服务期至大赛结束)。
2、服务地点：中标人提供服务地点方案，经采购人同意后实施。
3、报价要求
（1）报价方式：人民币报价。
（2）项目实行总价包干，供应商报价应为完成本项目所涉及的大赛宣传费用、开闭幕式、颁奖大厅、交流展示竞赛场地费、交通费、志愿安保服务税费等所有费用，及项目实施过程中的一切可预见和不可预见费用。一旦成交，在服务过程中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用，合同签订时不予调整。
供应商所报人工等单价在合同执行过程中是固定不变的，供应商应以充分考虑合同期间的市场风险和国家政策性调整风险系数，并计入总报价，中标人不得以任何理由在合同执行期间要求价格调整。
4、付款方式：
签订合同后，甲方收到乙方合法正式发票后10日内，向乙方支付项目金额的80%，由中标人按规定要求组织实施活动。活动结束后中标人报采购人委托的第三方审计验收合格后，采购人于30日内将20%执行承办费用余款依据投标书、审计报告，按合同规定拨付中标人。
5、验收及处罚
（1）由于中标人原因造成会议不能按时进行，导致不良影响的，采购人有权拒付费用。
（2）中标人所提供的服务，在活动开始前，必须经采购人现场验收认可，经验收合格的方可进行。如出现质量、安全等不符合国家相关规定要求的问题，由中标人负责处理并赔偿由此给采购人造成的经济损失，如造成不良影响，采购人有权不予支付余款。
6、其他要求
（1）中标人可在完成规定活动的基础上，根据自身资源、优势提出更多创新活动内容，并组织实施。
（2）中标人须自行考察相关场地，充分考虑现场施工环境，将此项费用计入总报价中，采购人不再承担任何费用。
（3）中标人应提供活动期间的驻场服务，并承诺在活动期间确保场地清洁畅通，确保来往车辆、人员、施工安全。
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