采购需求

一、项目概况

1.项目名称：青县行政审批局企业档案“容e查”项目

2.服务期限：一年

3.服务内容：将企业纸质档案按照电子档案的技术标准，扫描、订正、编码校验后汇集到省建“容e查”平台，由平台向市场主体和群众提供在线查询服务

二、采购清单

序号	采购项目	采购需求概况
1	青县行政审批局企业档案“容e查”项目	1、对企业登记过程中留存纸质档案的扫描、转换、水印处理、归档、上传等。2、开发“容e查”系统，并与河北省企业户籍电子档案管理“容e查”系统对接，并达到互联互通。

三、技术要求

为进一步拓展利企便民深度广度，提升企业档案查询效率和便利度，持续优化全省营商环境，提升智能化、高效化、精细化和便捷化水平，大幅节约企业人工和时间成本，提升企业档案查询的实效性和便利度。根据上级机关的相关部署，青县行政审批局按照河北省市场主体登记电子文件归档和企业户籍电子档案管理规范的标准将局内所有企业档案进行电子化、数字化管理，并将资料完全按照“容e查”程序要求进行录入，建成企业电子档案管理系统,应与河北省企业户籍电子档案管理“容e查”系统互联互通,网上预约系统与档案系统共同实现企业档案“容e查”服务。

1、基本要求

1.1应执行规范的工作程序，配备必要的安全设施设备，并基于安全的网络环境和存储介质开展企业户籍电子档案归档工作。

1.2企业户籍电子档案按一照一户、一户一档、一档可立多卷的原则整理立卷。其中企业设立（开业）登记、变更登记、注销登记的文件材料按时间每次单独立卷。其他登记及监督管理等文件材料可视文件材料份数的多少，一次立一卷或多次立一卷。

企业户籍电子档案的归档方式分为在线归档和离线归档，归档电子档案应带有防伪水印，必要时加注归档机关电子签章。归档时间分为实时归档和定期归档。

2、企业户籍档案数字化要求

2.1纸质档案数字化原则

2.1.1纸质档案数字化过程中，应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不应进行挑扫，并且不改变其原有排列顺序。

2.1.2纸质档案数字化过程中，建立企业档案基本信息，形成准确、完整的档案目录数据。

2.2档案信息数据准备

2.2.1档案基本信息

企业档案基本信息以纸质档案信息为基础建立，具体包括：全卷宗编码、统一社会信用代码、企业名称、企业注册号、登记机关、纸质档案编号、档案类型、保存年限、档案密级、档案存放地址、档案存放位置、联系人、联系电话等信息。

2.2.2档案目录数据

企业档案会随着企业状态或信息的变更而产生不同分卷。每个档案分卷都是由一个或多个文件共同组成，为了方便档案的查询利用，需要将分卷根据其所包含的文件内容按不同的目录进行标记，并将电子档案分卷拆分成独立的OFD（或PDF）文件存储到对应的文件目录下。

在档案分卷目录整理过程中，应保持档案目录内在的联系及顺序。

档案分卷应记录的信息包括，分卷宗编码、分卷建立日期、分卷类型等信息。分卷目录主要包含目录名称、是否公开等信息。

2.3档案扫描

2.3.1基本要求

扫描数量：约164.25万页。档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

2.3.2工作流程

企业档案扫描分四步骤进行：

2.3.2.1登记

开业卷需要登记。将注册号、法定代表人姓名、企业名称、企业行业代码录入登记程序中，录入完成后保存。

2.3.2.2扫描

设置扫描参数：图像类型分黑白和灰度两种，黑白为常用类型，当扫描身份证、页面不够清楚、页面出现红色手印等情况选择灰度；扫描方式分连续和平板两种，连续扫描为常用类型，当扫描营业执照时选择平板扫描；扫描幅面通常是A4或A3；图像质量黑白一般使用七级，扫描灰度时一般使用十或九级；分辨率选择200dpi。选择完成后，开始逐页扫描。

2.3.2.3排序

开业卷排序：按扫描完的图像上反映出的页号进行排序，按纸档输入注册号，企业核准日期，主类型选开业、在内资法人、内资营业中选择企业性质，然后开始排序，按扫描完的图像输入页号，对扫描歪的图像进行矫正。

变更、换照、备案、注销等排序：与开业卷排序不同的地方是先选主类型，再选分类型，变更的分类型有很多种，如地址、名称、法定代表人等，企业变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩；如果企业改变了性质，在“选企类"项前打钩，可以更改企业的性质。

2.3.2.4质检

扫描完成后，进入质检程序，录入注册号，对已排好的卷逐页查看，主要查看企业类型、注册号、企业名称、总页数、页级别选择是否正确；图像是否端正、页面是否干净整洁，最后核对目录是否一致。

2.3.3扫描设备

扫描设备由投标供应商提供，设备功能必须满足本项目服务要求，服务期满后归投标供应商所有。

a)注意对档案实体的保护；

b)超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

2.3.4扫描色彩模式

a)为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描；

b)页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描；

c)页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描；

d)页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

2.3.5扫描分辨率

企业档案扫描分辨率应不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。

2.3.6存储格式

a)纸质档案数字图像长期保存格式为OFD（或PDF）等通用格式；

b)纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为OFD（或PDF）等其他格式。

2.3.7图像处理

a)图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

b)旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

c)裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

d)去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

e)图像质量检查

1)数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

2)对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

3)数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

4)对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

f)生产电子档案文件

扫描完成的每张图像文件需压缩成不大于300KB的图片，按规范的文件组织结构进行整理保存，然后把档案图片文件整理成OFD(或PDF)格式的电子档案文件，以备后续应用。

3、企业户籍电子档案归档要求

3.1企业标识码

企业标识码是机读档案中标识企业唯一性的编码，企业标识码采用统一社会信用代码（或企业注册号）。

3.2企业户籍电子档案编码规则

3.2.1全卷宗编码规则

企业户籍电子档案全卷宗编码是企业档案在企业“容e查”系统中的确定唯一性的标识码，其规则如下：

“全卷宗编码=全卷宗简码+1位分隔符+企业标识码”规则说明：

a)全卷宗简码规范参考附录A.1.5行政区划、全卷宗简码、档案查询水印说明。

b)分隔符定义为英文字符“-”。

3.2.2分卷宗编码规则

企业存续过程中，会产生多种类型的分卷档案材料，如企业开业材料、企业变更材料、企业注销材料等，这些材料以分卷的形式独立成卷，其编码规则如下：

“分卷宗编码=两位档案分卷类型代码+8位分卷档案生成日期（年检年报4位）”

其中，（1）档案分卷材料类别代码由两位英文字符组成，如表1所示。

表1 档案分卷材料类别代码表

序号	档案材料类别	代码
1	开业登记材料	KY
2	变更登记材料	BG
3	注销登记材料	ZX
4	撤/吊销材料	DX

5	年检年报材料	NJ
6	监督管理材料	JG
7	其他材料	QT

（2）档案生成日期格式为“YYYYMMDD”，对于年检年报材料，档案生成日期只包含年份“YYYY”。

3.3企业户籍电子档案文件组织结构

企业户籍电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

企业户籍电子档案整理的电子文件结构要求，如图1所示。

图1 企业户籍电子档案文件存储结构图

说明：（1）每个类型的材料下级的日期文件夹命名格式为“YYYY年MM月DD日”。

（2）OFD(或PDF)文件直接以其包含的文件的文件名命名。

3.4防伪水印

企业户籍电子档案应使用水印技术加强文件的安全性。电子档案文件的水印格式统一要求如下：

水印文字内容：参考全卷宗简码说明中档案查询水印项规定；

水印字体大小：15；

水印颜色：RGB(102,80,80)；水印倾斜度：60°；

水印行数：6行；水印列数：5列。

3.5电子印章

各级登记注册机关采用电子签名、数字证书等技术手段生成的电子印章，应符合国家法律、法规和标准要求，依法需要相关部门审批或许可的，应得到主管部门的审批或许可。

登记机关提供查阅利用的登记电子档案应为版式文件，该文件应逐页加载防伪水印，并加盖档案查询专用的电子公章（该电子印章应为可视化电子签章，并显示红色字样的“XX市场XX局档案查询专用章”）。

依据档案管理相关规定，对符合《电子签名法》规定及安全规范要求的已加注登记机关电子印章的企业户籍电子档案，应视为与纸质档案具有相同的法律效力，可作为法定办事依据。

4、企业户籍电子档案查询与利用

企业户籍电子档案查阅、利用，按照国家和省政务办、省市场监管部门规定执行。涉及个人隐私、企业商业秘密及其它敏感信息的，应采取有效措施予以保护。涉密信息应符合国家信息安全保护有关规定。

各组织、个人均可向登记机关进行机读档案资料查询。书式档案资料查询按原规定执行。

5、“容e查”系统查询服务

5.1指导原则

提供企业档案“容e查”服务。为企业提供带有签章和防伪水印的电子档案查询、拷贝服务，“一次拷贝，终生受用”，提升企业档案查询的实效性和便利度。

5.2“容e查”系统对接要求

档案管理系统应与河北省企业档案管理系统互联互通，共同实现企业档案“容e查”服务。系统能够接收省局系统下发的通知，并保持连接状态，在必要时根据通知要求上传或更新“容e查”系统中的企业户籍电子档案信息。

5.3“容e查”系统对接方式

“容e查”系统开通指定账号，提供手动上传和系统对接方式。

5.4“容e查”服务提供方式

企业户籍档子档案“容e查”服务分为线上和线下两种途径，线上查询可登录河北市场主体信用信息公示系统，点击企业档案“容e查”模块进行查询

线下查询可到登记机关设立的档案查询服务窗口进行查询。

6、保密管理要求

遵循国家相关法规、法律和《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发

〔1998〕1号）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）以及国家相关保密规定，按照严格管理、严密防范、确保安全的原则，加强数字化档案信息安全意识，杜绝擅自复制、拷贝、泄密、信息失真、损失，保证所使用的设备无病毒、木马、恶意软件等有害程序，如违反规定引起后果成交供应商应承担相关法律责任。成交供应商保证在行政审批局指定的工作区域进行档案加工，不得将任何资料带出工作区域，并不得向任何人以任何方式泄漏档案信息，任何因此产生的后果由成交供应商承担法律责任。并提供安全控制方案。方案要从人员、设备、施工场地等方面提出详尽的要求。成交供应商应对实际操作人员进行备案，杜绝各类失泄密现象的发生。

7、培训要求（培训费报价包含在总报价中）

中标人应免费为招标方的技术人员进行扫描仪器、数字化软件的相关安装、调试、维护、操作等方面的技术培训，将数字化的数据存储方式及标准告知招标方技术人员，使其能熟练操作扫描仪，熟悉档案数字化流程，按照此标准进行后续档案的数字化工作。