采购内容及要求

一、项目概述

根据中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门印发的<关于印发>《流动人员人事档案管理服务规定》的通知（人社部发〔2021〕112号），对进一步建立完善的流动人员人事档案管理服务体系，推动流动人员人事档案工作科学化，制度化，规范化提出了明确的要求，为进一步提升我市流动人员人事档案管理工作质量和水平，有效促进人才资源顺畅有序流动，现结合我市实际，就贯彻落实《流动人员人事档案管理服务规定》及关于流动人员人事档案“跨省通办”工作部署要求，结合铜川市王益区就业促进中心工作实际，需在2023年11月底之前完成本中心档案信息化建设工作

二、项目情况及建设主要内容

（一）项目概况：王益区就业中心流动人员人事档案约15000份，按照流动人事档案信息采集标准及规范对档案基础信息采集归集，做到信息数据完整真实、向上集中，最终实现档案管理信息化、数字化（具体内容详见本章）；

（二）服务期限：合同签订之日起至2023年11月底完成；

三、项目建设工作要求

（一）法律法规、政策及标准规范要求

整个项目建设须遵循以下法律法规、政策及标准规范。

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法》

3.《干部人事档案工作条例》

4.《干部档案整理工作细则》

5.《干部和档案材料收集归档案规定》

6.《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》

7.《流动人员人事档案管理暂行规定》

8.《人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》

9.《干部人事档案数字化技术规范》

10.《档案数字化外包安全管理规范》

11.《流动人员人事档案管理服务规范》

12.《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

13.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》

14.《计算机病毒防治管理办法》

15.《计算机信息系统保密管理暂行规定》

16.GB/T 22239-2008信息系统安全等级保护基本要求

17.DA/T1-2000中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语

18.DA/T31-2017纸质档案数字化规范

19.DA/T18档案著录规则

20.DA/T22-2000归档文件整理规则（2015年以及之前年度的文件按照此标准整理）

21.DA/T22-2015归档文件整理规则（从2016年开始的文件按照此标准整理）

22.GB/T 2260-2002中华人民共和国行政区代码

23.GB/T4754-2002国民经济行业分类

24.GB 1174-1997全国组织机构代码编制规则

25.GB/T 112402经济类型分类与代码

26.GB 11643-1999公民身份证号码

27.GB/T4658学历代码

28.GB/T8561专业技术职称代码

29.GB/T 19253-2003信息技术数据元值的格式表示法

30.GB/T 17235.1-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南

31.GB/T 17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试

（二）档案基础信息采集归集和数字化要求

1.实体档案标准化整理要求

档案整理应遵守相关标准规范，并根据招标方档案管理业务部门要求，对档案进行分类、整理、排序，拆除档案的装订线，去掉夹杂在档案中的残余纸、曲别针、大头针、订书针等物品，编制页码，打印卷内目录和备考表等工作，同时形成散页材料，提高档案数字化加工效率和正确率，具体要求如下：

（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《档案借调\归还申请表》、《档案交接登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

（2）启钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，对不符合规格的档案材料,在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。

（3）检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象。拆卷时应注意保护档案不受损害。同时检查案卷封面上的档案号、姓名、条码标签等是否完整，是否与档案文件一致,卷内文件份数与实际是否相符，案卷内情况与原目录是否一致,对不一致处应建立勘误表进行登记造册，统一移交招标方。

（4）按照规定的人事档案分类规则对档案进行鉴别、分类，并编制填写类别号、页码。类别号编在右上角；页码按照图书编码法编制，从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写。根据档案材料的类别和排列顺序对档案进行著录，并印制目录纸。如材料分类存在分歧，必须与招标方沟通确定。

档案分类规则参照执行《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870—2017）如下：

档案材料分类表

分类名称	类号	类号代码
履历材料	一	1
自传材料	二	2
鉴定、考核、考察材料	三	3
学历学位、职称、学术、培训等材料	四	4
学历学位材料	4-1	4-1
职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料	4-2	4-2
科研学术材料	4-3	4-3
培训材料	4-4	4-4

政审材料	五	5
党团材料	六	6
奖励材料	七	7
处分材料	八	8
工资、任免、出国、会议等材料	九	9
工资材料	9-1	9-1
任免材料	9-2	9-2
出国（境）材料	9-3	9-3
参加会议的代表登记表等材料	9-4	9-4
其他供组织上参考材料	十	10

（5）装订。拆除整理含装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；按照档案材料分类排列，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，要制作案卷备考表，在备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁、不准出现涂改的现象。

（6）装卷。装订好的档案需按照采购人档案管理部门要求进行装卷。装卷所用的纸质档案袋由中标供应商提供，档案袋封面上填写、粘贴相应内容和标签。档案袋必须结实牢固、便于书写文字和粘贴档案标识标签、便于上架摆放和实物盘点。相关规格、样式及材质要求见“5.包装要求”。

（7）制作档案数字化加工工作流程单，注明每卷档案的页数及其他的特殊情况。

2.基础信息采集归集要求

采集范围及技术标准按《流动人员人事档案基础信息采集规范》（人社厅发〔2018〕102号附件2）要求执行。具体采集内容如下：

个人数据类
个人基本信息	姓名		身份证		出生日期
	曾用名		籍贯		出生地
	健康状况		政治面貌		参加工作年月
	最高学位		最高学历		最高学历毕业 日期
	最高学历毕业院校		最高学历所学专业名称		最高学历所学专业类别
	工作单位名称		工作单位机构类型		工作单位经济类型

	工作单位所属 行业		工作职位（岗位）类型				工作地点行政 区划
	户籍地址						户籍行政区划
	现居住地址						邮编
	手机号码				电子邮箱
工作经历	工作起始日期		工作终止日期
	所在工作单位 名称		从事工作或担任职务				单位证明人
专业技术与职业（工种）资格情况	专业技术职务 名称		专业技术职务级别				取得专技资格 日期
	职业（工种）资格名称		职业资格等级（技能人员等级）				职业（工种）资格日期
语言	语种		语种熟练程序
教育经历	学习起始日期		学习终止日期				所在学校
	所学专业名称		所获学位				所获学历
	教育类别		学习形式
家庭情况	家庭成员姓名		与本人的关系				家庭成员工作单位及职务
奖惩情况	奖励名称		奖励批准日期				奖励批准单位名称
	处分名称		处分批准日期				处分批准单位名称
培训经历	培训起始日期		培训终止日期				培训班名称
	培训主办单位名称
委托存档单位数据类
委托存档单位名称		委托存档单 位组织机构代码				委托存档单位编号
委托存档单位机构类型		委托存档单位所属行业
委托存档单位经济类型		委托存档单位行政区划
档案接转数据
存档编号				索引号
存档状态				存档性质
现档案管理机构名称
转入日期				转入原因
原存档单位名称				原存档单位行政区划
转出日期				转出原因
转出单位名称				转往单位行政区划

3.档案数字化加工要求

参照执行《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870—2017）。

档案数字化工作要遵循以下总则：严格管理、明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、档案装订，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

（1）数字化前处理

中标方要在扫描前先检查案卷质量、确定扫描范围，以保证数字档案与实体档案的对应。应根据实际情况做好数字化前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：

1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，配置加锁的档案柜，并建立起严格的管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，做好调档的交接登记工作，确保档案安全，万无一失。

2）案卷封面：检查案卷封面上的档案号、姓名、条码标签等是否完整。

3）卷内文件：检查卷内文件目录信息是否完整，卷内有无缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正。

4）整理拆装：尽可能不拆卷，需要拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得中心同意后予以调整的以外）。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。（对拆装须使用的工具及复原材料由中标单位提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）

5）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。

（2）目录著录

应根据档案管理系统信息采集的内容和要求，正确的完成数据录入的工作。严格按照相关的行业标准与规范进行并导入现有档案管理系统中，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与中心档案管理部门沟通确定。

1）数据格式选择

电子条目信息建库递交成果采用Excel格式，符合国家档案局相关标准规范要求。

2）档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

（3）档案扫描

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的文件级档号和扫描页数，具体要求如下：

1）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。

2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

3）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

4）兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以JPEG格式存储，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况以及照片档案，可将分辨率提高到600dpi。

5）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

6）档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

7）图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

8）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

9）区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

10）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

11）对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

12）对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

13）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

14）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

15）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

16）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

17）纸质档案数字化标准

DA/T 31—2017纸质档案数字化规范

（4）图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

（5）数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与档案整理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

（6）条目质检

系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

（7）文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，备份制作两份，包含档案目录和全文数据。

（8）质量保障要求

1）质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到中心数据质量标准后，才能提交中心验收。

2）过程管理：中标人在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

4.补充材料处理要求

对已完成前述处理的档案，如发生材料补充情形的，需按前述要求进行整理归档、信息采集和数字化加工工作。

范围和标准执行前述档案整理、信息采集和数字化规定。

5.包装要求

（1）人事档案袋样式要求

人事档案袋大小规格分为320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。材质：无酸纸。

（2）散料袋样式要求

材质：透明塑料 单位：mm

详见招标文件