采购需求

一、项目概况： 

按照国家和省的规范、标准，完成东莞市人力资源和社会保障局麻涌分局约9786卷流动人员人事档案数字化加工任务，形成纸质档案规范化装订成盒、电子档案数字方式可信、可取和可用的数字图像和数字文本，并将一式贰份的电子档案存储在指定的光盘或移动存储设备上移交给采购人。

 

二、服务依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国保密法》

3.《干部人事档案工作条例》（中共中央办公厅2018年发）

4.《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112号）

5.《流动人员人事档案管理服务规范》(GB/T32623）

6.《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发﹝2016﹞75号）

7.《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发﹝2014﹞90号）

8.《档案信息系统运行维护规范》(DA/T56）

9.《人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》（人社厅发﹝2018﹞102号）

10.《档案修裱技术规范》（DA/T25）

11.《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发﹝2009﹞12号）

12.《全国组织、干部、人事管理信息》（GB/T14946）

13.《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字﹝2012﹞28号）

14.《关于开展干部人事档案改版工作的通知》（粤组通﹝2013﹞45号）

15.《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870）

16.《纸质档案数字化规范》（DA/T31）

17.《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35）

18.《档案服务外包工作规范》（DA/T68）

19.《加快推进流动人员人事档案信息化建设实施方案》（粤人社办〔2019〕158号）

以上文件，如有修改，以最新文件为准。

 

三、服务内容

对指定的9786卷流动人员人事档案进行整理、信息采集和数字化加工。主要工作环节包括档案交接、档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据质检、数据备份等，具体要求如下：

1、流动人员人事档案分类、逐张材料周边用A4纸托裱、组卷、整理、排序、编目、条目著录、编码，并按要求录入数据资料、打印目录内页及档案盒面、入盒、移交预验、案卷排列、入库、上架等档案整理服务；

2、按照国家人社部和广东省人社厅要求，采集档案内容共97项信息，包括个人基本信息、工作经历、专业技术与职业（工种）资格情况、语言能力、教育经历、家庭情况、奖惩情况、培训经历、委托存档单位数据类档案接转数据等。

3、按照《纸质档案数字化规范》进行纸质档案的数字化加工，确保数据成果通过采购人验收。

（一）档案移库上架

根据采购人要求，将待加工档案从采购人库房移送至本项目临时档案库房，移库前由采购人进行档案清点，移库过程中双方派人进行跟车，中标人负责在临时档案库房进行待加工档案上架，过程产生的档案专用纸箱、运输等费用均由中标人承担。

（二）档案交接

根据采购人提供的档案名单获取相应纸质人事档案。中标人逐卷清点，待核对完毕后，双方做好档案移交登记手续。中标人负责移交后档案实体安全，过程中如发生任何档案安全问题由中标人承担全部法律及经济责任。

（三）档案整理

按《干部人事档案工作条例》（中共中央办公厅2018年发）等相关要求，对档案材料进行分类排序、编码著录、技术加工、装订装盒等。

1、分类

（1）分类标准

第一类：履历材料；第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料；第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料；第四类：学历学位材料职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料；第五类：政审材料；第六类：党、团组织建设工作中形成的材料；第七类：表彰奖励材料；第八类：涉法违纪材料（即处分材料）；第九类：①工资材料；②任免材料；③出国（境）材料；④参加会议的代表登记表等其它材料；第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

（2）在每一类材料相应位置放入分类纸。

2、排序

根据每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体采用的方法有：

（1）按材料形成的时间排序（其中学历材料按整套排序）；

（2）按材料的内容主次关系以及内在联系排序。

3、编码

每个类别中的档案材料排序后，需在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号（如1-1,1-2），并在其右下角逐页编写页码，双面的材料正面在右下角编页码，背面在左下角编页码。页码的编写方法为：凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数。使用2B铅笔编写类号、顺序号及页码。

4、编目

应根据统一的档案目录格式进行档案目录录入，包括：

（1）类号：填写材料类号；

（2）序号：填写材料所属分类中的序号；

（3）材料名称：根据材料题目填写，无题目的材料，应拟定题目；

（4）材料形成时间：一般采用材料落款标明的最后时间，复制的档案材料，采用原材料形成时间；

（5）页数：填写每份材料的页码数；

（6）备注：填写需要说明的情况，无加盖公章的复印件应标注为复印件；

（7）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格。

5、技术加工

整理时需进行“去装订”技术处理，在“去装订”的过程中避免对档案材料造成损坏，以免影响档案的正常使用；拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。对超过A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下进行折叠。折叠后的档案材料要保持材料的平整，文字和照片不得损坏，便于展开阅读。

对小于A4规格的档案材料要进行裱糊。裱糊用的衬纸必须采用白纸，浆糊和胶水不能腐蚀纸张，裱糊后的档案材料要晾干。

6、装订、装盒

（1）人事档案材料必须装订成卷，装订后的档案目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。

（2）在材料左侧竖直打统一的装订孔，孔距规格应符合《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字﹝2012﹞28号）的规定。

（3）按照《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字﹝2012﹞28号）规定的规格提供档案盒（夹）并进行装盒，打印并在档案盒上粘贴档案人的姓名、籍贯、档案编号等标签。

（4）档案装具需参考《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）相关要求：“卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，83mm装订立柱直径为4mm”，并提供与之相匹配的外盒。

（四）档案信息采集

按照国家人社部和广东省人社厅要求，采集档案内容共97项信息。信息采集样表如下：

流动人员人事档案基础信息采集样表

个人数据类

个人基本信息

姓名**

公民身份号码**

出生日期**

曾用名

籍贯

出生地

性别**

民族**

婚姻状况

政治面貌**

参加组织时间**

参加工作日期**

最高学位**

最高学历**

最高学历 毕业日期**

最高学历 毕业院校**

最高学历 所学专业名称**

最高学历 所学专业类别**

工作单位 名称

工作单位 机构类型

工作单位 经济类型

工作单位 所属行业

工作职位 （岗位）类型

工作地点 行政区划

户口所在地址

户籍行政区划**

现居住地址

邮政编码

手机号码**

电子邮箱

工作经历

工作起始日期

工作终止日期

所在工作 单位名称

从事工作 或担任职务

单位证明人

单位联系方式

工作业绩

起始日期

终止日期

所在工作 单位名称

自我评价

单位评价

专业技术与职业（工种）资格情况

职称名称

职称级别

取得职称日期

职业（工种） 资格名称

国家职业资格等级 (技能人员等级)

职业（工种） 资格日期

职称证书编号

职业（工种）资格证书编号

语言能力

语种

语种熟练程度

外语考试等级

证书编号

教育经历

入校日期

离校日期

所在学校

所学专业名称

所获学位

所获学历

教育类别

学习形式

学位证书编号

学历证书编号

家庭情况

家庭成员姓名

与本人的关系

家庭成员工作单位及职务

奖惩情况

奖励名称

奖励批准日期

奖励批准 单位名称

处分名称

处分批准时间

处分批准 单位名称

培训经历

培训起始日期

培训终止日期

培训班名称

培训主办 单位名称

培训证书编号

委托存档单位数据类

委托存档 单位名称

委托存档单位统一社会信用代码

委托存档 单位编号

委托存档单位 机构类型

委托存档单位 所属行业

委托存档单位 经济类型

委托存档单位 行政区划

档案接转数据

存档编号**

索引号

存档状态**

存档性质**

现档案管理 机构名称**

转入日期**

转入原因**

原存档单位 名称**

原存档单位行政区划

转出日期**

转出原因**

转往单位名称**

转往单位 行政区划

注：带**为必填项

（五）数字化加工

数字化加工流程包含人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据验收、数据交换、数据备份等环节，按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870）、《人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》（人社厅发﹝2018﹞102号）等文件规范执行。

（六）数据质检

为保证项目的总体实施质量，中标人应拥有档案数字化加工质检系统，对已完成数字化加工的档案进行抽查和复查，检查中发现的问题应无条件第一时间进行纠正，必要时应停工整改。

（七）档案还库

根据采购人要求，将已加工档案从本项目临时档案库房移送回采购人库房，还库前由中标人进行档案清点封装，还库过程中双方派人进行跟车，过程产生的档案专用纸箱、运输等费用均由中标人承担。

 

四、系统、场地和设备的要求

（一）数字化加工系统要求

1.中标人使用具有自主知识产权的或第三方对本项目授权使用的档案数字化加工系统。

2.中标人的档案数字化加工系统应向采购人提供使用如下功能：

①流程监控：可实时监控和追踪到卷宗数据的流向，应对市民办事调档时能够快速查找到档案。

②超时预警：卷宗未按规定时间完成，系统给予预警提示。

③功能模块：流动人员信息采集，人事档案目录著录、扫描、图像处理、数据质检，采购人质检等。

④项目报表管理：成品完成量统计报表、成品合格率统计报表等。

⑤其他档案数字化加工功能：流程中打回更正、一键拆分、校验表头、批量修图等。

（二）设备及备案要求

★1.投标人须具备项目所在地市级或以上档案管理部门颁发的档案中介服务机构备案登记证书或相关备案登记证明；若投标人未进行备案的，须承诺在《中标通知书》发出后七个日历日之内进行备案登记。（须提供备案登记证明材料复印件或承诺函，并加盖投标人公章）

2.中标人须在《中标通知书》发出后七个日历日之内向采购人提供本项目场地。其中加工场地不能少于100平方，配备档案柜和桌椅，加工场地和外部走廊均须配备24小时摄像监控系统，供采购人实时查看或回看；临时档案库房必须按照国家档案局有关标准档案库房的要求配备档案柜、气体灭火装置以及相应的配套设施。若中标人未按规定时间内提供满足上述要求的场地及配套设施，视为提供虚假材料谋取中标资格。

3.中标人自带项目所需要的符合要求的设备，包括但不限于：服务器、电脑、扫描仪、高拍仪、打印机等。

4.中标人配备项目所需的档案整理装订和数字化办公用品，包括但不限于：人事档案档案盒、目录A4纸、文具、人事档案打孔机、装订工具、裱糊工具等。

 

五、进度和人力资源配置要求

1.本项目9786卷档案数字化加工任务分3年完成，中标人需在2023-2025年每年12月31日前完成当年工作量并验收合格；

2.中标人需为本项目配备项目负责人1名；其他工作人员不少于10名。

3.中标人指派的项目负责人应熟悉信息安全知识且工作专业能力强。投入的所有工作人员中途不得随意更换，如确需更换负责人，应经采购人同意，更换的项目负责人须具备本项目要求的能力和资质。

4.中标人不得以任何形式将本项目转包或分包给第三方，包含但不限于整理扫描外包、加工服务外包、人员外包等。

 

六、安全保密要求

1.外籍人员（含港、澳、台）不能参与此项目，也不能与本项目有任何直接与间接的联系。

2.中标人必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，制定保密方案，对项目中涉及到的档案信息、个人信息（隐私）承担保密义务，并有责任对参与本项目的人员进行档案保密安全教育，以防止泄密事件的发生。否则，采购人有权根据问题的严重程度，追究中标人及其相关责任人的涉密责任。

3.必须保证零档案安全责任事故。否则，发生轻微事故的，中标人应当即整改并向采购人报告整改情况；发生严重事故的，采购人有权终止合同。

4.中标人须与采购人签订安全保密协议；中标人须与每个工作人员签订保密协议。

5.中标人须建立严格的保密制度，加强管理，工作人员不得随意查看、讨论档案信息，严禁发生非法信息泄露行为。

6.中标人须在加工场地采取安全保密措施，保证实体档案与电子档案的安全和保密。不得涂改、损坏实体档案，不得随意删除、增加、修改电子档案。如有违法者，将追究法律责任。

7.中标人不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。中标人不能携带移动存储设备、笔记本电脑进入工作场所。计算机要贴封闭标签，USB端口要封闭（用玻璃胶封闭打印机和扫描仪等设备所用的USB端口，贴封闭标签或者用玻璃胶封死闲余端口）。上班期间工作人员手机统一存放，上锁专人保管。

8.项目完成后，中标人的服务器、工作站和其他设备上的信息必须在采购人的工作人员现场监督下销毁。

9.中标人不能遗失档案，中标人工作人员不得以任何方式复制、下载、留存、持有、使用和向外人泄露采购人的任何档案信息。如发生遗失、复制、泄露或安全事故，全部由中标人负责，采购人将依照《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等规定进行处理；由于中标人过错导致档案资料或数据损毁或泄密的，中标人必须承担一切连带责任及赔偿相应损失：①遗失档案的，先补办丢失的相关材料，并按2万元/卷赔偿，无法补办的，按5万元/卷赔偿；②污损或涂改、圈划档案的，先进行复原，并按1万元/页赔偿，无法复原的，按2万元/页赔偿；③对情节严重的，采购人暂停中标人全部工作，按有关法规进行处罚，开除违规人员，并责成中标人进行整改，所耽误的工作进度由中标人自行负责；④情节特别严重的，还要承担相应的刑事责任，并视为中标人违约，由此造成采购人的一切损失由中标人承担。

10.数字化处理过程中产生的废纸或旧档案盒（袋）等材料须集中放置，中标人每天清理废纸不能少于一次，清理时要有专人进行仔细检查和复查，确保其中不夹带任何档案材料后才能清出工作场地，避免档案材料或信息遗失或泄露。

11.中标人须保持工作场地的整洁有序，每天要做好卫生清洁工作，个人物品应放在指定位置，未经采购人管理人员同意，不得将工作场地任何物品带出工作场地外。

 

七、质量与验收要求

1.中标人提供的质量控制方案，至少包括对扫描图像质量、实体整理装订质量、图像和实体的对应、图像属性的质量、图像与属性的对应、数据完整性等方面进行多重质量监控和检查办法。

2.中标人须对所有加工完成的电子档案进行100%质检。

3.采购人通过相关流程择优选择第三方档案质检机构，中标人需承担第三方质检费用（以实际产生质检费用为准），抽检比例如下：

档案整理质检：依据《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》（DA/T68.4）要求，针对档案整理质量主要从分类的准确性、著录的规范性、条目数据与档案实体对应关系的一致性等方面进行抽检，抽检比例不低于档案总量的20%。

信息采集和数字化质检：依据《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2）要求，针对信息采集内容的规范性、信息采集内容与档案实体对应关系的一致性、图像质量等采用抽检的方式进行人工检验，检验样本从已完成整理质检的档案中抽取，抽检比例不低于档案总量的5%。

4.抽检合格率达100%，给予验收通过。抽检合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。

5.质检验收标准如下：

（1）档案整理方面：纸质档案的分类正确、排序和页面标码规范正确、除金属物和裱糊技术加工正确、装订规范无掉页等。整理后的档案应在档案材料内容、数量等方面与整理前保持一致，做到安全、准确、无遗漏，且经整理的档案实体应符合前述档案整理要求。如发生档案损毁、丢失或信息泄露，采购人将根据合同和相关法规向中标人要求赔偿并追究法律责任。

（2）目录著录方面：类号、序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等录入内容项应规范、准确，档案目录应与纸质档案材料、电子档案材料内容相符，档案目录条数应与纸质档案材料、电子档案材料数量相符。

（3）图像方面：图像应为真彩色24位、JPEG格式、300dpi；无扫描产生的黑边和白边；偏斜度≤1°；方向正确；图像页码连续；图像中档案信息与纸质档案一致，图像数量与纸质档案一致，图像的排列顺序与纸质档案排序一致，图像与目录一一对应。

（4）人员建库、目录建库方面：录入项目应符合数据格式要求，录入内容应规范、准确无误，档案目录应与纸质档案、电子档案内容相符，档案目录条数应与纸质档案、电子档案数量相符。

 

采购包1（东莞市人力资源和社会保障局麻涌分局流动人员人事档案数字化服务项目）1.主要商务要求

标的提供的时间	2025年12月31日前完成项目实施及验收合格。
标的提供的地点	采购人指定地点（如有变化另行确定）。
付款方式	1期：支付比例100%,本项目按年度支付，每年度款为中标金额的1/3。 1、2023年度：合同签订后支付年度款的30%作为年度预付款，2023年12月31日工作符合采购人规定的要求后支付年度款的70%作为年度结算款； 2、2024年度：采购人完成当年请款手续后支付年度款的30%作为年度预付款，2024年12月31日工作符合采购人规定的要求后支付年度款的70%作为年度结算款； 3、2025年度：采购人完成当年请款手续后支付年度款的30%作为年度预付款，项目完成及验收合格后支付年度款的70%作为年度结算款。 注：本项目资金来源为财政资金，相关付款程序严格遵守东莞市（或项目所在镇街）政府财政资金支付程序规定。
验收要求	1期：（1）验收工作由采购人（或采购人指定的单位）和中标人共同进行。（2）在验收时，中标人向采购人提供服务的相关资料，按采购人提出的方式验收。（3）由采购人对服务的质量和数量及其他进行检验。如发现质和数量等与采购要求规定不符，采购人有权拒绝接收。
履约保证金	不收取
其他

 

其他商务需求 

参数性质	编号	内容明细	内容说明
★	1	合同条款	详见合同文本。
★	2	质保期	项目验收合格之日起3年，中标人对本项目成果提供质保服务。售后服务人员发生变化时，中标人应及时以书面形式通知采购人。

 

说明	打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标（响应）无效。 打“▲”号条款为重要参数（如有），若有部分“▲”条款未响应或不满足，将根据评审要求影响其得分，但不作为无效投标（响应）条款。

2.技术标准与要求

 

序号	品目名称	标的名称	单位	数量	分项预算单价（元）	分项预算总价（元）	所属行业	技术要求
1	其他服务	东莞市人力资源和社会保障局麻涌分局流动人员人事档案数字化服务项目	项	1.00	1,399,400.00	1,399,400.00	其他未列明行业	详见附表一

 

附表一：东莞市人力资源和社会保障局麻涌分局流动人员人事档案数字化服务项目

参数性质	序号	具体技术(参数)要求
★	1	（二）设备及备案要求 ★1.投标人须具备项目所在地市级或以上档案管理部门颁发的档案中介服务机构备案登记证书或相关备案登记证明；若投标人未进行备案的，须承诺在《中标通知书》发出后七个日历日之内进行备案登记。（须提供备案登记证明材料复印件或承诺函，并加盖投标人公章）
说明	打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。 打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。