竞争性磋商内容及要求

一、项目背景

瑞安市人力资源和社会保障局承担的流动人员和事业单位人事档案已达8万余份。为进一步提高人事档案管理服务工作水平，减少档案频繁转递造成的隐患，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标。根据人力资源和社会保障部办公厅印发的《关于推进流动人员人事档案信息化建设有关事项的通知》（人社厅函〔2021〕15号）和浙江省人力资源和社会保障厅文件精神，需加快推动档案数字化，开展纸质档案扫描、图像处理、数据存储备份等工作，为社会单位和流动人员提供更安全、更便捷、更高效的档案管理和相关服务。

本项目须按照国家、行业的最新规范、标准，整理现有人事档案材料，并完成人事档案数字化加工。档案的整理及加工的过程和成果必须满足中组部和人社部信息化建设、人事档案数字化技术规范的最新要求。

二、项目内容及预算

由于涉及工作量巨大，参考其他地区人才市场管理部门的成熟经验，本项目通过委托加工的形式进行业务外包，包括但不限于以下主要工作内容：参照 2018 年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》、2017年《干部人事档案数字化技术规范》、2018 年《流动人员人事档案基础信息采集规范》、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）等干部人事档案工作的规范要求，正确地完成每卷（册）人事档案的材料鉴别、材料归档、材料分类、材料排序与编目、目录打印、材料装订、档案标识打印与粘贴等人事档案整理工作；人事档案信息数据的采集（人事档案数字化人员建库）、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理、数据导入导出等数字化加工工作，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本。

本项目预估工作量及所需资金预算：

注：最终支付金额按实结算，即最终支付金额=成交综合单价*实际整理及数字化加工数量。

三、项目技术要求

（一）总则

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有人事档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。严格执行 2018 年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）、人社厅发的【2018】102 号文件中规定的《流动人员人事档案基础信息采集规范》；数字化满足真实性、完整性、可用性、安全性特征。

（二）人事档案整理要求

1、人事档案整理工作必须严格参照 2018 年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等干部人事档案整理工作的规范要求进行。人事档案的整理按照《干部人事档案材料收集归档规定》标准执行，应按“一人一卷”方式整理组卷，卷内材料按“十大类”排列，并鉴定核对材料是否齐全。

一是整理编码。将现有零散材料补充至档案中；审核档案的完整性和规范性；严格把关每份材料的类别、页码编注标准；档案材料排序完成后，用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角编写页码。二是目录录入。档案目录数据格式为 Excel，须与图像数据标识完全一致。序号、材料名称、材料形成时间、页数等栏目为必填项。如纸质档案中有附件、破损及复制件等需要说明的问题，须在相应目录的备注项中注明。三是打印装订。打印档案目录；根据《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》进行装订，做到左下对齐。

  2、档案整理所需材料要求

1）流动人员人事档案采用人事档案袋；案卷封皮不采用干部人事档案卷盒。人事档案袋和案卷封皮必须结实牢固、便于书写文字和档案标识标签的粘贴、便于上架摆放和实物盘点。

2）人事档案条码粘贴标签（标签有两张，一张包括姓名、新档案号、唯一码；一张包括姓名、老档案号、唯一码；两张标签用不同的字体方便区别，外袋贴两张，封皮贴一张），并且要求打印格式满足瑞安市人力资源和社会保障局上架、下架、移库、盘库的库房管理要求。

3）人事档案整理所需的其他材料，包括彩色分类纸、技术加工用衬纸、打印用墨盒、防虫防腐浆糊、档案装订带绳和不锈钢补充夹等都必须符合国家规定人事档案整理所规定的材料最新规范的要求，必须事先留样作为验收的标准对比。

（三）人事档案数字化加工要求

1、人事档案数字化加工工作必须严格按照人事档案数字化技术规范要求进行，利用先进可行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质人事档案转化为数字档案，必要时需对原始影像数据进行高清加工处理，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库（包括直接扫描采集的原始图像数据和经过加工处理的高清图像数据），严格执行《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）、数字化档案姓名、人员建库情况、目录建库情况、原始图像情况、优化图像情况严格按国家最新的验收标准合格。

2、档案数字化主要工作内容包括：①对档案进行整理，依据档案材料记载内容采集数据。②人员建库：人员基本信息集和人员信息录入。对采集的数据进行检查核对， 确认录入内容与档案记载一致。③目录建库：人事档案目录信息集和目录录入。④档案扫描。用扫描仪对档案进行分页扫描，并将形成的影像导入人才业务档案综合管理系统中， 完成目录索引；每份档案须按类别顺序进行扫描；扫描时档案摆放与扫描仪四角平行， 不得损坏纸质档案。⑤图像处理：原始图像处理和优化图像处理并进行图像质检；一是档案原始图像数据须与纸质档案完全对应，除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。档案图像数据格式为单页 JPG 格式。色彩模式为 24 位真彩色 RGB 模式，分辨率为300dpi。无坏死文件，无黑屏；图像页码连续，无错页；图像需进行纠偏处理；图像偏斜每行首尾不超过 1°。二是档案高清图像数据须与原始图像数据在图像方向、分辨率、页数上完全一致。对图像中出现的影响提供利用和图像美观的杂质，如黑点、黑线、黑框等需要进行处理的，须进行去污处理，字迹不清的须进行清晰化处理。版面要进行自动居中操作。图像与原始图像相比不能过浓或过淡，字迹清晰，特别是印章要清晰。三是所有技术规范符合 GB/T33870-2017。⑥数据存储：数据存储格式、存储路径、存储索引信息集均符合 GB/T33870-2017。⑦核对数字档案是否真实、完整、有序；图像处理中不得损坏原始档案信息的完整性；建立健全校对审核机制，对编码、目录、装订、原始与高清图像进行校对审核。验收标准依据 GB/T33870-2017。⑧数据交换：交换内容、格式符合 GB/T33870-2017。⑨数据备份：范围、方式、标签符合 GB/T33870-2017。

3、应根据瑞安市人力资源和社会保障局人事档案综合管理系统的要求及更新要求，正确地完成基础信息、学习履历信息、工作履历信息、职称技能信息、政治面貌信息、亲属信息、特殊工种信息、违法违纪信息、档案转接信息、特殊人群标识信息和备注信息等档案信息的采集、录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整，符合人社厅下发的【2018】102 号文件中规定的《流动人员人事档案基础信息采集规范》。

在瑞安市人力资源和社会保障局更新人事档案综合管理系统的前提下，则供应商应完成新系统的数据迁移等工作。

4、档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、照片真实、红蓝章颜色明显突出。档案材料影像文件按照档案材料分类要求，形成档案影像数据库。影像标准应符合《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）等相关国家及行业标准。

5、档案数字化要求流动人员人事档案扫描时使用分别独立数据库，实现图像文件分开存放。

（四）应遵守标准规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《干部人事档案工作条例》

《干部档案整理工作细则》

《干部人事档案材料收集归档规定》

《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》

《关于报送新任中管干部数字档案的通知》

《流动人员人事档案管理暂行规定》

《企业职工档案管理工作规定》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》

《计算机病毒防治管理办法》

《计算机信息系统保密管理暂行规定》

《流动人员人事档案基础信息采集规范》

《干部人事档案数字化技术规范》

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）

 GB/T 22239-2008 《信息系统安全等级保护基本要求》

 DB11/T 494.1～11-2007 《人才服务规范》

 DB11/T 765.1～4-2010 《档案数字化规范》

 DA/T1-2000 《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》

 GB/T33870-2017 《干部人事档案数字化技术规范》

 DA/T18 《档案著录规则》

 DA/T22 《归档文件整理规则》

 GB/T 2260-2002    《中华人民共和国行政区划代码》

 GB/T4754-2002    《国民经济行业分类》

 GB 11714-1997    《全国组织机构代码编制规则》

 GB/T 112402    《经济类型分类与代码》

 GB 11643-1999    《公民身份证号码》

 GB/T4658    《学历代码》

 GB/T8561    《专业技术职称代码》

 GB/T 19253-2003    《信息技术 数据元值的格式表示法》

 GB/T17235.1-1998 《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》第 1 部分:要求和指南 GB/T17235.2-1998 《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》第 2 部分:一致性测试

四、项目人员及组织要求

供应商应建立适应人事档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保人事档案整理和数字化加工工作顺利开展和按期完成。根据瑞安市人力资源和社会保障局的项目工期要求及项目现场办公面积容量，供应商应具备提供不少于20人的专业服务团队的人力资源能力，其中具备人事档案整理能力及项目经验的技术人员10人及以上。项目负责人需有过相关类似工作经验3年以上，在合同期内工作日必须每日在场。项目负责人与项目组成员需政治可靠、业务娴熟，并具有良好的组织协调、沟通交流能力。合同期内，以上技术人员原则上不得更换，特殊原因需要更换时应征得瑞安市人力资源和社会保障局同意且新接替技术人员的资历得到瑞安市人力资源和社会保障局认可后方可更换；同时瑞安市人力资源和社会保障局也有对工作能力差、工作不力、不适合该技术岗位的人员提出更换的权利，供应商必须无条件接受并在 5 个工作日安排新人员上岗。

五、项目服务方式要求

由供应商指派人员、自带整理加工所需的材料、设备、工具、硬件设备、软件设备、文件暂存储服务器等到瑞安市人力资源和社会保障局指定的工作场所进行人事档案整理和数字化加工服务。人事档案整理和数字化加工服务工作场所及水电由瑞安市人力资源和社会保障局提供给供应商，产生的费用由供应商自行承担；供应商因工作需要产生的通讯等费用由供应商自行承担。

六、项目工期要求

自合同签订之日起8个月内完工。

七、安全保密要求

（一）瑞安市人力资源和社会保障局提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。

（二）供应商应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保人事档案实物和信息数据的安全和保密。供应商必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。供应商的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

（三）人事档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。

（四）供应商不得出现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况， 供应商须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，瑞安市人力资源和社会保障局有权解除相关项目合同。

（五）供应商应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、供应商应指定专职档案交接员与瑞安市人力资源和社会保障局的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作。

3、供应商应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作。

4、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

5、扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密。

6、在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

7、无关物品一律不得带入工作现场。

8、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备。

9、未经合同瑞安市人力资源和社会保障局许可，任何档案材料不得带离工作区域。

10、对服务器的操作有安全监管措施。

11、工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口。

12、USB 端口封闭使用。

13、各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

14、支持服务器双机备份机制。

15、按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

16、已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的光盘以外，只能存放在工作区的电脑上，供应商工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场。

17、分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁， 同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

18、不合格退回的返工介质，在供应商确认后交瑞安市人力资源和社会保障局销毁。

19、供应商的工作电脑在扫描工作完成前，未经瑞安市人力资源和社会保障局同意，不得带离工作现场。

20、全部扫描工作完成并已通过验收后，供应商工作电脑上的全部数据必须在瑞安市人力资源和社会保障局技术人员的监督下彻底销毁。

（六）安全管理上，供应商和瑞安市人力资源和社会保障局签订：流动人员人事档案数字化加工保密协议，数字化加工场地消防、安全责任状，数字化加工场地消防、安全制度，并认真执行到位。

八、验收要求

（一）供应商应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证人事档案的整理和数字化工作符合最新国家规范要求，并高质量地完成工作任务。

（二）供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的人事档案必须逐卷（册） 全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。

（三）验收时间

1、瑞安市人力资源和社会保障局对分批递交加工的人事档案进行分批完工验收，供应商应在自检合格后，备齐相应的项目文档和接收单向瑞安市人力资源和社会保障局提交验收。瑞安市人力资源和社会保障局应在收到上述文件后及时完成验收，并根据验收结果作出批次验收结论。

2、项目全部完成后，供应商应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向瑞安市人力资源和社会保障局提交项目总体验收。瑞安市人力资源和社会保障局在收到上述文件后 30 个工作日内做出总体验收结论。

（四）验收质量标准

1、实物验收

档案实物验收必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的；该批次将全部发回供应商全面自检。对已发现的问题，供应商须及时采取补救措施，并承担相应责任。瑞安市人力资源和社会保障局有权解除合同并追究供应商违约责任。

2、整理质量验收

实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例由瑞安市人力资源和社会保障局确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标签打印与粘贴错误等作为差错，该卷（册）档案的整理质量将被确定为“不合格”。

3、数字化加工质量验收

数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况；数字化档案姓名、人员建库情况、目录建库情况、原始图像情况、优化图像情况没按严格按国家最新的验收标准和招标文件的要求；该卷（册）档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。

4、每批次质量验收合格率在 99.5%以上（含 99.5%）时，该批次质量验收结论将确定为“通过”，未达到的，该批次质量验收结论将确定为“不通过”。每批次质量验收合格率=（每批次总卷（册）数-抽检不合格的卷（册）数）/每批次总卷（册）数×100%。同卷（册）人事档案的整理质量验收和数字化加工质量验收都被确定为“不合格”时， 该卷（册）人事档案质量验收抽检不合格的记卷（册）数只记一次。

5、每批次质量验收“通过”的结论，必须经瑞安市人力资源和社会保障局人才交流和市场服务中心分管领导审核、签字后方有效。每批次质量验收结论确定为“不通过”的，该批次将全部发回供应商全面自检。供应商自检后， 须第二次重新提交验收。重新提交验收后，该批次质量验收结论被再次确定为“不通过” 的，该批次将再次全部发回供应商全面自检。供应商自检后，须第三次重新提交验收，第三次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，瑞安市人力资源和社会保障局有权解除合同并追究供应商违约责任。

6、在整批次退回自检期间，瑞安市人力资源和社会保障局将不再向供应商提供加工的档案。

7、在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题， 供应商应及时、无偿地予以纠正并再次提交瑞安市人力资源和社会保障局验收，直至更正全部错误。

九、质保期及培训要求

1、自项目总体验收合格之日起一年（12 个月）为质量保证期。质保期内凡发现供应商案卷加工存在问题的，供应商应及时、无偿地予以纠正，直至符合验收质量标准。质量保证期内供应商为瑞安市人力资源和社会保障局提供项目免费维护和培训。质量保证期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

2、售后服务技术支持人员发生变化时，供应商应及时以书面形式通知瑞安市人力资源和社会保障局。

3、在项目实施过程中，供应商应对瑞安市人力资源和社会保障局有关人员进行档案整理、档案数字化方法、技巧等方面的免费培训。

十、其他要求

为了更好的保障工程质量，需成交供应商一并提供如下服务：

（1）本项目由采购人提供场地，成交供应商需自行提供电脑、扫描仪、打印机、加工软件等软硬件设施设备及相应耗材。该加工场地应当安装摄像头，摄像头安装位置及数量应确保工作现场没有死角,加工期间场地所有录像数据完整保存，项目结算前不得删除、覆盖，项目结束后所有存储硬盘移交采购人，所需相关费用包含在本次投标报价内。

（2）项目进行途中由采购人进行质检，有问题需及时解决。项目完成后，成交供应商有义务负责后续档案使用、运用问题的解决。

（3）档案交接工作，应严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，建立完整、规范的档案交接、扫描等各环节工作记录，确保各环节工作质量。档案交接时，由采购人监督，成交供应商负责档案作业前、后的移交搬运和整理上架工作。

（4）成交供应商应对作业环境的卫生，大门钥匙的使用及作业驻地的安全等进行管理。及时整理淘汰的物资，如档案袋、编织绳、纸张等。对被剔除但含有内容的纸张材料，成交供应商应另外集中存放，定期交由采购人进行处理。

十一、履约保证金和质量保证金：

在合同签订后5日内供应商向采购人缴纳中标总价2.5%的履约保证金，项目整体验收合格后及时无息退还履约保证金。

十二、项目款项支付：

分期支付；第一期：合同生效并具备实施条件后7个工作日内支付合同总价20%（本次采购项目实施以人工投入为主的）的预付款（在签订合同时，成交供应商明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的，采购人可不适用前述规定）；第二期（截止时间：2022年10月中旬）：供应商完成约 50%的工作任务后采购人支付供应商合同总价的 30%；第三期（截止时间：2022年12月初）：供应商完成约 80%的工作任务后瑞安市人力资源和社会保障局支付供应商合同总价的 30%；第四期（截止时间：2023年2月）：供应商完成约 100%的工作任务后待项目整体验收合格后采购人支付供应商总价的20%。款项支付期限：采购人对于满足合同约定支付条件的，自收到发票后7个工作日内将资金支付至合同约定的供应商账户。

十三、投标报价

本项目所涉及的报价，包括本次项目实施所需的物资、设备、耗材、劳务费、就餐住宿费、交通费、管理、保险、利润、税金等所有费用，供应商应列入而未列入其中的费用，均视为已包含在内，风险由供应商承担。