采购需求

一、项目介绍：法日两国既是旅游业发达的旅游目的地国家，也是极为重要的国际客源市场,为借势法国、日本世界艺术之都、浪漫之都的优质资源，高标准打造我县“艺术之城、爱情之城”品牌,加快提升千岛湖旅游的国际影响力，决定赴法国举办千岛湖文化旅游交流推广活动项目及日本公务拜访。

二、预算金额：60万元（大写：人民币陆拾万元整）

三、采购标的的服务内容：

2024千岛湖法国日本文旅交流推广活动。本项目包含但不仅限于：2024千岛湖文化旅游（巴黎）推介会（会议场租、贵宾室场租、会议茶歇，推介会设备租赁、嘉宾邀请、表演人员安排、主持人及翻译人员等）；日本公务拜访（安排与日方交通及旅游相关部门的交流拜访）；法国、日本文旅交流推广活动全程车辆安排及随团会务经理、促销团队差旅安排及配套宣推工作等内容。具体细节如下：

（一）2024千岛湖文化旅游（巴黎）推介会

提供完整可执行的方案，包括但不限于以下要求：

1.时间: 2024年3月-4月（具体执行时间以甲方实际需求为准）

2.会场选址：法国巴黎市区国际品牌酒店

3.场地要求：

（1）活动会场面积不小于200㎡，满足50人交流会要求；包含提前搭建、彩排；

（2）安排VIP接待室1间。

4.氛围区图片展布置要求：

（1）背景板设计体现千岛湖特色；

（2）合理规划淳安文旅资料图片展示及互动环节；

（3）需提供设计效果图。

5.推介会场布置：

（1）设置舞台；

（2）设演讲台1个；

（3）课桌式摆放；

（4）设施设备。

①视频设备：高清投影仪、视频控台设备、控台笔记本、视频切换器等；

②音响设备：讲台麦克风、无线手持麦克风、音箱设备、功放设备、返听设备、数字调音器及音频处理器等；

③灯光设备：舞台面光。

（5）签到处：需要签到台一处。

6.人员配置要求

（1）安排具有当地语言同传翻译水平的大会翻译1名；

（2）安排当地中法双语主持人1名；

（3）安排当地AV技术人员和会务人员若干名；

（4）安排当地茶艺、民乐演员若干名。

7.茶歇安排

50人左右会议交流茶歇

8.与会人员邀请：委托国外知名公关公司或相关协会等机构代为邀请法国巴黎区政府、旅游署官员及代表，法国艺术家、旅法青年艺术家，当地文旅企业及媒体代表50人左右。

9.配套的宣传推广:媒体邀请、接待，会议全程图片记录。

10.其他商务费用

包含交流会席签、复印、打印、上网、证件、嘉宾停车等。

（二）日本公务拜访

（三）安排与日方的交通及旅游相关部门的交流拜访活动全部事宜。

（四）（三）全程公务车辆

（五）全程提供1辆公务用车，19座，车龄5年以内，包含国际城市间、城市内交通和国内交通接送。安排提供1辆商务车（公务拜访使用），车龄5年内。

（四）随团1名会务经理

需派资深、熟悉当地事务、语言过关的会务经理1名随团。

四、报价要求

（一）推介交流会场地租赁；

（二）推介交流会舞台搭建、设备租赁、氛围区图片展布置等；

（三）50人嘉宾交流茶歇；

（四）会务经理、资料寄送费、会议资料费等；

（五）请务必考虑汇率变动等；

（六）需包括中标单位的采购代理服务费；

（七）以上所有报价不得超过本项目预算金额60万元。

五、其他要求

中标单位需按以下要求提供国际、国内差旅服务，费用不包含在本次采购预算金额内，按规定实报实销。

促销团队差旅安排要求：

（一）国际交通：

飞机，经济舱，部分人员商务舱；

（二）邀请函：

中标单位需协调法国和日本相关单位出具正式有效邀请函；

（三）住宿费、餐费、公杂费：参考因公出国（境）相关规定；

（四）其他

1.另须包括出国护照、签证费用；

2.另须购买境外紧急医疗保险，保额60万元。

六、付款方式

（一）合同签字生效并收到有效发票后，支付合同总金额的50%；

（二）完成项目所有内容经过招标方审核无误并收到有效发票后，支付合同总金额的30%；

（三）整个项目执行完成，投标方提供项目绩效评估报告，经审核无误、验收通过并收到提供的有效发票后，支付合同尾款，即合同总金额的20%。

七、验收事宜

中标方按照采购需求、应标承诺及合同要求，收集并整理活动内容、时间节点及各个环节具体执行情况的相关材料，并制作成项目绩效总结报告，提供予采购方，经双方协商确定时间邀请验收专家组织验收本项目，验收合格后方算完结本项目。