采购内容及要求

一、（根据本项目实际情况，填写“采购标的”或“项目概况”）

本次档案整理及数字化项目的工程量为预估数量，最终结算以实际数量为准，对不动产中心的文书档案、2023年办证档案、土地档案（城区、乡镇）整理和数字化工作。对邵武市不动产中心档案纸质档案提供数字化扫描加工服务，包含档案整理、扫描、图像页面去污偏斜处理、索引目录录入打印、数据质检、装订、挂接、将现有的数据导入不动产信息登记系统等。

应遵照建设部和国家基本建设委员会颁发的所有现行技术规范和本工程所

规定的技术规范执行。如国家或部标准规范做出修改，则以修改后的新标准和规范。

二、技术要求

★（一）纸质档案立卷归档的质量要求

1、规范和标准

《档案法》

《福建省档案条例》

《纸质档案数字化技术规范》

《福建省档案服务机构管理暂行办法》

《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》

《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》

《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质档案数字化技术规范

2、管理性标准规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》；

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；

《福建档案数字化工作安全保密管理规定》；

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)；

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）

3、保密要求

3.1供应商严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、福建省档案馆的保密规定及相关规章制度。档案扫描工作必须在邵武市不动产登记中心指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。如档案有遗失、损坏等情况，采购人将视情节情况严重而定，轻者中标人须经济赔偿，重者将追究中标人的法律责任。中标人应与采购人签订保密协议，同时应做到：

3.1.1与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

3.1.2数字化加工单位必须严格遵守采购人的各项管理规定和工作制度，切实有效的配合采购人各项工作安排，数字化加工单位工作时间应与采购人的工作时间一致。如遇特殊情况加班，需向采购人提出申请，并报采购人备案后，才可加班。

3.1.3建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的以任何方式复制、抄录、记载行为。

3.1.4不得擅自将档案资料带出数字化加工区。正在进行数字化加工的档案必须每天收入临时档案柜，不得在加工工位上留存过夜；数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

3.1.5不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，数字化加工单位不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于数字化加工单位过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。

3.1.6数字化加工单位对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

3.1.7数字化工作场地不得存放非工作需要的私人物品；严禁擅自带入手机、电脑、照相、录音机等各类电子设备和移动存储介质；严禁携带火种、易燃易爆品进入数字化工作区；严禁擅自将数字化工作区内的物品带离现场；不得利用电脑复制任何档案内容，需要安装电脑程序文件时，应在采购人工作人员在场时方可进行。严禁在数字化现场喝水、进食、吸烟等；不得在数字化工作场地内从事其他与数字化工作无关的活动。

3.1.8档案数字化加工实施方案经双方协商后，经采购人评审同意后方可进行。

3.1.9所有进场工作人员必须向采购人报备，临时换人须提前申请，经采购人报备后，才可以开始进场工作。

（二）实施具体要求

1、本项目在实施过程中的各种工作具体要求如下：

工作流程：档案领取→档案拆分整理→案卷级录入→档案扫描→图像处理及分件→文件级录入→总质检→档案装订还原→数据挂接→档案归还。

1.1档案接收

（项号1）1.1.1需要进行数字化加工的档案材料，由采购人指定工作人员将档案移交给数字化加工单位，数字化加工单位需专人负责。档案接收时，接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。

（项号2）1.1.2库存档案的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。

（项号3）1.2拆卷整理

在档案接收后需进行整理前审核。审查档案实体与档案袋登记信息是否一致，其中包括权利人是否一致、不动产权证号是否一致、不动产区域是否一致，是否有出现错放现象，档案登记分类信息与原件实体分类信息是否一致。对于发现异常的需在档案检查情况登记表进行登记，并告知采购方指定工作人员进行确认、纠正、补缺，待修正完毕后进行正式整理工作。

对档案材料进行排序（按采购方提供的各类登记业务材料排列顺序范本进行）；对字迹已模糊或易褪变的文件材料应予复印，按原件在前，复印件在后的顺序排列；对破损、幅面较小及剪裁的材料应按裱糊技术要求装裱，排序裱糊后使用打码机进行按顺序打码。

1.3扫描前处理

（项号4）1.3.1编写页码：

编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始，编写页号后要仔细检查，发现问题应及时采取补救措施：

错号：将错号划掉，重新编上正确的页号，并在备考表中加以注明；

（项号5）1.3.2页号位置。单面书写的文件在右上角编写页号；双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；

（项号6）1.3.3封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

1.4档案保护性处理

（项号7）1.4.1档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在备考表和目录著录项上说明情况，能够扫描的先扫描，而后进行专业修复。

（项号8）1.4.2档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

（项号9）1.4.3保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。扫描图像质量不得低于档案原件复印质量。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过3度。大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪。

（项号10）1.4.4档案扫描完成后，需要与现有的计算机目录数据进行一一对应。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（项号11）1.4.5目录校对和审核、逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息（档号、文件题名、文件时间等），如有不规范、不准确的要修改、补充,如遇档案原件页码编错，或者漏编，应该按照档案相关规范更正或者补编页码。以前著录漏录的要补录，没目录的要编目、录入，错误条目要修改。数据格式选择必须符合采购方不动产数据档案格式规范的要求, 并确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接，并将正确的数据导入现有的不动产数据库中。

（项号12）1.4.6打印卷内目录，要把录的目录打印出来制作成卷内目录归入卷宗，原来目录有错误的需要重新打印目录，重新装订。

（项号13）1.4.7为保障数字化成果质量，数字化加工单位需提供数字化配套系统，对数据进行校验、转换、验收、识别转换等处理，同时数字化加工单位需对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、质量检验验收记录等资料，在成果移交时必须按要求向采购方进行移交。

1.5编写卷内目录

（项号14）1.5.1顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编一个顺序号，不得重复、遗漏；

（项号15）1.5.2材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，标题不规范，或者标题不能反映材料主要内容、不方便检索的，应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题；

（项号16）1.5.3页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号(即单页材料标明材料所在页号，两页以上材料标明材料首页的页号，卷内最后一份材料有多页要标明起止页号)；

（项号17）1.5.4备注应填写需注明的内容。

1.6填写备考表

备考表用于保护材料，介绍和说明卷内材料变化情况。备考表每卷一份，如暂时没有情况填写，也要放于卷末，以供日后注记时使用。

（项号18）1.6.1尺寸：参照文书档案国家标准，长297毫米，宽210毫米，使用A4纸(硬卷皮)；

（项号19）1.6.2立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

（项号20）1.6.3检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

（项号21）1.6.4立卷时间应为归档材料立卷装订完毕的日期；

（项号22）1.6.5卷内情况说明应为本卷共计件数、页数、其中图纸页数、其他说明等需要说明的情况。

（项号23）1.7档案数字化加工扫描要求

档案扫描时需按照卷内目录顺序对文件进行扫描，要保证文档顺序准确，不重复扫描、不漏扫；图像处理应注意文档清晰，无多余杂点，保留原文档的字迹；数字化加工完成后将纸质档案卷宗进行装订复原，保证档案卷宗及卷内材料不破损、不遗失、卷宗不混乱、卷内材料前后顺序不错乱。

档案纸张质量差，易造成褶皱、撕裂、破损、弄碎等情况的，应采用文件拍摄仪、平板扫描仪等相应设备进行扫描，以保护原件。

为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率为≥300dpi。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

采用平板进纸方式扫描时，应确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像损失。

档案中的材料应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

根据纸质材料类型采用高速扫描仪、平板扫描仪、大幅面图纸扫描仪等设备进行扫描。对于一般的档案材料宜采用高速扫描仪，对于不可拆解的文件或是纸质情况差的采用零边距平板扫描仪。对于大于A3可采用大幅面图纸扫描仪。

（项号24）1.8扫描图像处理

扫描后的原始图像需要进行优化处理但不失真，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过3度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

注：以上对于扫描图像处理的规定除档案材料中的图纸除外，即图纸直接扫描不进行加工处理。

1.9纸质档案装订要求

资料装订应符合下列规定：

（项号25）1.9.1材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

（项号26）1.9.2破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，一页白衬纸应托裱一张材料，不得托裱两张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

（项号27）1.9.3幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际，图纸折叠时图签应露在右下角，以便査阅；

（项号28）1.9.4卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名 称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

（项号29）1.9.5卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm；

（项号30）1.9.6应在材料左侧采用三孔一线装订，装订材料应满足归档文件长期保存的要求；

（项号31）1.9.7材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

（项号32）1.9.8卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅；

（项号33）1.9.9图纸数量较多的，可将图纸单独立卷。

1.10纸质档案上架归档要求

（项号34）1.10.1所有的档案在上架归档之前需除尘。

（项号35）1.10.2案卷归档要严格按照档案号（分类号）的顺序，正确归档。

（项号36）1.10.3其他要求：案卷整理完毕，文件材料必须完整，卷面整洁、清晰。

（项号37）1.11数据挂接和备份

数字化加工单位在纸质档案数字化加工过程中录入的档案信息、形成的电子档案目录与数字化图像，经验收合格后，应配合采购人导入到采购人的档案管理系统，存储到数据库服务器和存储设备。

1.12数据移交

（项号38）1.12.1移交内容：包括符合标准要求的档案原文数据、数字化工作文档。

（项号39）1.12.2移交要求：数字化工作方案、数字化项目磋商文件、中标通知书、项目合同书等凭证文件以及项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，在移交数字化成果时必须按要求向邵武市不动产登记中心移交。

（项号40）1.12.3退卷归库

档案扫描完成后应及时归还，应与邵武市不动产登记中心管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。

（三）项目管理要求

（项号41）1、中标人在签订合同时应成立项目组，指定具有两年以上项目管理经验的人员为本项目负责人，在项目未结束前不得随意更换项目负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、安全保密措施等。

（项号42）2、中标人在合同约定的时间内，到采购人指定地点开展数字化加工服务，以保证本项目的顺利实施。

（项号43）3、采购人在数字化加工现场安装视频监控系统，对本项目实施的全过程进行实时监控，以确保本项目的顺利实施。

（项号44）4、数字化加工现场要布置协调、整齐，公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序。工作人员要求挂牌上岗，并遵守邵武市不动产中心各项规章制度。

★（四）报价、结算方式等

1.档案整理：含按照要求排列材料顺序、编制页码、去除装订物、处理破损材料、裱糊、著入目录、建立与扫描图像对应的案卷级和文件级目录数据库、还原装订等。

2、图像扫描：档案彩色扫描、图像图理、纠斜纠偏、裁剪拼接、按照要求合并所需的格式等。

3、分项清单数量及报价方式：分项清单为估算数量，结算以实际数量*最终报价单价（最终单价=最终报价总价/估算数量），各供应商报价必须按磋商文件中的各分项进行逐一报价（数量不得缺项、漏项）。请各投标供应商知悉并且充分考虑，参与投标视为认同此结算方式。

三、商务条件

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货时间	自合同签订之日起365日（1年）
2	★	交货地点	采购人指定地点
3	★	交货条件	满足国家、本地区和行业相关合格、采购文件及以上标准，经采购人验收合格后交付
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：满足国家、本地区和行业相关合格及以上标准；满足采购文件要求，具备验收条件。
6	★	合同支付方式	1、合同签订后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的50.00% 2、项目通过验收后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的40.00% 3、自项目通过验收之日起，满1年后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的10.00%
7	★	履约保证金	不缴纳