售后服务要求:招标人将按规定对中标人合同履约等方面进行考核,未达到预期要求的,招标人将视情况轻重扣减相关服务费用,并可以终止合同。
随着我市人力资源和社会保障部门业务不断发展,社会保险的全覆盖,每天都会产生大量的纸质档案。为加强和规范人社业务档案管理,维护人社档案真实、完整和安全,按照《人力资源社会保障部关于印发“互联网+人社”2020行动计划的通知》以及《蚌埠市人民政府办公室关于印发蚌埠市2019年深化“放管服”改革和创优“四最”营商环境工作落实方案的通知》文件相关要求,现启动我市人社档案数字化建设工作,此举将有助于加快推进人社经办管理工作的标准化和规范化,提升人社档案管理部门的能力和水平,并为人社公共服务体系建设提供档案数据支撑。
依据人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发的《社会保险业务档案管理规定(试行)》(2009年3号令),2015年6月人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心《社会保险业务档案管理规范》,2018年9月人力资源社会保障部办公厅《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》,2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》等文件,对我局现存流动人员的人事档案及相关社保经办业务档案32万卷、退休人员14.3万卷进行档案数字化加工(具体包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、备考表、归档、包装、排序上架等工作)。通过政府公开招标采购确定档案数字化服务外包中标服务商,由其对现存的及后期将持续产生的纸质类档案进行数字化加工,利用档案数字化成果通过社保业务系统实现数据共享及流程驱动,提高经办人工作效率,缩短业务办理时间。
现对2019年内完成流动人员的人事档案和业务档案10万卷(每面为1页,每卷按50页估算,共约500万页,注:正反面均有内容的为2页,否则为1页)的档案整理和数字化加工(具体包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、备考表、归档、包装、排序上架等工作)开展档案数字化建设服务外包,档案数字化服务外包费用为280万元。
2020年将会继续对剩余的36.3万卷及业务经办持续地产生出新的待数字化的人事档案和业务档案开展档案数字化。因社保档案数字化加工的专业性要求,如第一期中标单位能保质保量并按时通过验收,为确保档案数字化的服务延续性,后续剩余档案可对中标单位进行综合评估后,继续延续服务。如中标单位不能满足甲方要求,我单位有权重新进行招投标。
档案整理及数字化工作具体包括档案规范性、档案前处理(档案交接、清点核对、整理修复等)、档案著录、档案扫描、档案还原、图像处理、图像格式转换和挂接、数据存储与备份、软硬件设备。根据实际完成(验收合格)加工量据实计算。最终结算费用=实际扫描工作量(页数)*中标单价。
投标单位必须针对人事档案、业务档案进行分别报价,按照处理档案中的每面进行核算,其报价要包含完成工作范围内所有内容所需的全部费用。投标供应商应结合自身综合实力、本项目的特点和技术要求,对费用自行合理报价。投标单位要认真阅读需求内容,要考虑移交成果的数据存贮所用的移动硬盘所需费用,数据越多,容量越大,所需的移动硬盘也越多。无论工作方案如何变化,中标人必须及时、高质量的完成相应的服务内容。同时,采购人将不再另行增加费用。
1、档案数字化须根据技术要求提供符合安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局需求及与实际情况一致并可操作的详细解决方案,无特殊情况不得更改。 本项目数字化加工单位也不得以任何形式进行转包及分包。
2、免费提供一套档案数字化管理系统以及配套的服务器一套,用于人社档案数字化加工项目,并负责管理系统与社保业务软件之间的对接接口改造,满足人社档案数字化管理及应用、档案库房管理要求;档案数字化管理系统应具备档案收集:支持经办人员直接扫描,材料收集,材料补扫、重扫,影像删除、下载,档案查询、统计;将办理完成的业务资料按照不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种进行分类、立卷、整理,包括打印案件(卷)条码、案卷封面和卷内目录;保管、鉴定销毁、查档利用、系统管理、库房管理,系统支持的文件格式有Office文件(Word、PowerPoint、Excel等文件)、PDF、XML、文本文件(TXT、INI等各种后缀的纯文本文件)、网页文件(HTML、HTM、MHT等);能够将备份数据恢复到数据库中。数据导出:可将符合条件数据导出。配套的服务器(含存储)要能满足人社利用档案数字化成果应用。
3、数字化加工单位(中标人)提供档案扫描加工所需软件平台、设备及相关人员、物资;利用蚌埠市人力资源和社会保障局免费提供的办公场所(不小于300平方米)。开展档案数字化加工处理,自行布置数字化加工现场,部署数字化所需设备;
4、数字化加工现场、人员、设备、档案要实现安全管理及保密要求,配备不得少于80人,月处理数量不得少于30000卷。
5、技术服务的具体内容:
(1)档案著录。按照蚌埠市人力资源和社会保障局档案著录格式要求录入档案目录,建立档案目录数据库。档案著录应采用一录入一复核方式,著录内容应保持与档案原件一致。档案著录项目要包含但不限于采购人档案管理系统所需的项目,且著录格式要与采购人档案管理系统保持一致,每个著录项目内容字段长度均不能超过采购人档案管理系统的要求。其中案卷的著录项目应包括但不限于:行政区划代码(国标)、全宗号、全宗名称、年度、保管期限、保管期限代码、档案类别、档案类别代码、案卷题名、案卷类别代码、案卷号、立卷部门、立卷人立卷日期、检查人、检查日期、业务材料件数、业务材料页数、档案室入库时间、存放位置索引、案卷状态、鉴定结果、销毁批号、备注。案件的著录项目应包括但不限于:行政区划代码、全宗号、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号、文件题名、单位代码、单位名称、姓名、社会保障号码、身份证号、形成年月、页数、备注。
(2)档案扫描。黑白影像TIF格式(黑白)或彩色影像JPG格式;黑白文件大小不超过150K、彩色文件大小不超过300K;图片要求影像真实反映纸制档案原貌、图像比例为1:1,图像完整无误、清晰度高、图像分辨率至少300dpi以上、无黑色斑块等污点、黑边、黑线和网花、能清晰显示档案所有内容;图片倾斜度不超过1度;色彩为256级灰度或根据需要调整为彩色;扫描图片顺序与原始档案的排列顺序相符,不能缺页和漏页。
(3)档案还原。将拆分扫描后的纸质档案认真清点、核对,做到卷内文件的数量及排列保持原貌,准确无误后按规范要求重新整齐装订,装订案卷时要注意保护好档案的实体不受损害。同时归档上架。
(4)建库成果要求。建库成果包括数据库成果与建库报告,数据库成果包含案卷属性数据库、电子扫描件目录、元数据库;建库报告包含工作报告、技术报告、质量检查报告、其他说明。
(5)档案挂接。对加工完成的档案数据,分件打包后挂接到安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局档案管理软件中。
6、档案实体验收逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查;合格率达到98%以上(含98%),同时数字化加工完成后计算机硬盘应无偿交给蚌埠市人力资源和社会保障局,
序号 |
质量控制点 |
目标 |
1 |
档案整理 |
每批抽检合格率达到98% |
2 |
扫描图像 |
漏扫率为零 |
3 |
影像质量 |
每批抽检合格率达到98% |
4 |
影像纠偏 |
小于2度 |
5 |
档案著录 |
正确率达到100% |
6 |
档号封装 |
影像文件的命名正确率100% |
7 |
档案索引 |
索引字段要求100%正确 |
8 |
数据挂接 |
挂接应达到100%准确率 |
9 |
档案保密 |
档案资料100%不遗失、损坏和泄露 |
10 |
档案装订 |
按原样还原 |
7、数字化加工单位在本项目中投入的设备、人员必须满足项目实施质量及工期要求,数字化加工完成后计算机硬盘应无偿交给蚌埠市人力资源和社会保障局,所产生的费用应计入综合报价。投标报价包括档案整理和档案数字化全过程的各个环节及后续技术维护服务的一切费用。
6.1 现场管理要求
在项目实施中中标单位必须做到:
(一)管理性标准规范
1.《中华人民共和国保守国家秘密法》。
2.《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》。
3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委〔2003〕4号)。
4.《国家计算机信息系统保密管理规定》。
5.《计算机信息网络国际互联网保密管理规定》。
6.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)。
7.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发〔1998〕1号)。
8.《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)。
(二)业务性、技术性标准规范
1.《中华人民共和国档案法》。
2.《文书档案案卷格式》(GB9705—88)。
3.《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)。
4.《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)。
5.《电子档案移交与接收办法》(国电联发〔2014〕1号)。
6.《安徽省归档电子文件移交与接收暂行办法》(皖电联发〔2014〕1号)。
7.《蚌埠电子文件归档和电子档案移交与接收管理办法》。
8.《档案交接文据格式》(GB/T1 3968—92)。
9.《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)。
10.《中国档案机读目录格式》(GB/T 2016 3-2006)。
11.《数字档案COM和COLD技术规范DA/T53-2014》。
12.《档案信息系统运行维护规范DA/T56-2014》。
13.《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范DA/T57-2014》。
14.《基于 XML的电子文件封装规范DA/T48-2009》。
档案整理标准编制:遵照国家档案局、人社部、安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局标准,根据安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局XX档案业务的相关管理规定及数字化管理要求,编制符合安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局XX档案业务管理特点的标准规范,具体包括且不限于实体档案管理标准、档案质量管理标准、档案安全规范等。
整理XX档案时,按档案内容将其分为以下五类
参加工作材料:包括招工(入伍)审批表、院校毕业分配文件或相关材料;
工资待遇材料:包括转正定级、升级、调薪等各种工资变动审批表等;
加入党团材料:包括中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请诉、中国共产党党员登记表、党纪处分材料、入团志愿书、入团申请出、团员登记表、退团材料,加入民主党派的有关材料;
其他材料:不属于上述三类的材料一律归入此类;
退休审批材料:包括退休文件、待遇审核表等有关材料;
退休人员档案的目录登记表:目录是查询档案内容的索引,每卷档案都必须有详细的档案材料目录,目录应放在档案卷首,包括以下内容:
A、类号和顺序号(如第一类第1份,在目录中编号一栏应登记“1-1”)
B、材料名称(一般要登记全称,名称较长可以缩写,但应反映材料的主要内容)
C、材料制成的时间(材料制成时间要填写到年月日,一般采用落款时间)
D、材料的份数、页码的登记。材料份数应以每一份完整材料为一份,页码采用图书编页法,每面为一页。
后期根据具体情况,双方制定整理方案.
(四)加工技术质量要求
1.扫描前,对不规范的档案进行前处理。对不平整的档案进行平整,把已打印好的卷内目录归入卷宗。扫描结束,须对有无缺失档案、页次是否颠倒进行检查,恢复装订后按序上架。数字化加工全过程不得对档案原件造成损伤,确保档案原件齐全完整。
2.在加工过程中必须使用档案数字化加工软件和质检软件,需配备专职质检人员,进行全程质量检查,确保数据质量;各加工环节都要有质量安全记录。
3.对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。
4.加工流程及质量需符合国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》和安徽省档案局发布的《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》在数字化加工方面的相关规定。在数字化加工生产过程中,必须保证加工质量及可追溯性。
(五)电子档案的质量标准
(1)档案目录与实际内容相符:对照档案实体和目录,逐卷逐件进行检查核对、纠错与补漏,达到案卷级,文件级目录与档案实体内容三者的准确一致,确保文档与目录一一对应,发现错误应以档案实体内容和规范为依据,进行统一规范化修改、完善。
(2)电子档案与原始档案一致:需要修改电子档案的页码及内容,必须保证电子档案和原始档案完全一致。
(3)文件夹与档案号相同:原始扫描件与成品的命名需能识别出档号信息。
(4)电子档案的完整性、连续性及逻辑性:保证电子档案具体内容的完整,无漏码及缺页现象,内容连贯,不能前后颠倒。
(5)扫描格式:全部采用300dpi分辨率彩色扫描。OCR汉字识别率不低98%(不包括手写体及表格)。
(6)图像要求:图像倾斜度不得超过2度。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。如图片有表格,以表格边框为参照物;如是文字,以打印文字为参照物;如全为手写字,以文字底边为水平或左边为垂直。页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等,应进行去污处理,使图像保持整洁,并保持档案的原貌。页面如超出电子图片的范围有白边、灰边出现,要求进行去边处理。
(7)全文数据格式:档案数字化的全文应提供完整的三种格式,即单页的JPEG、多页的TIFF和多页合并后按文件夹整理的PDF格式,支持选择、复印、全文检索等功能。TIFF、PDF格式的全文数据文件与档案实体及电子目录一一对应,并以其档号命名,JPEG格式的文件以“档号—页号”的形式命名。全文数据存储在以档号命名的文件夹中。
(8)整理登记:制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。每一份文件的形式、数量等内容。
目录数据质量检查:用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库著录项目的完整性、一致性、规范性等方面进行全面的质量自查,对质量不合格的数据提出修改或重新著录要求。完成自查后提交安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局验收。
图像质量检查:对原始档案数字化转换形成数字图像,由转换操作人员对图像进行逐一质量检查,对方向不正确、偏斜、清晰度、失真度等不合格的图像质量要求的数字化文件,提出重新处理或重新采集要求。自查后按月将PDF格式的全文数据进行挂接,提交安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局检查,并提供其它两种格式数据。
检验合格的电子档案统一按类型存放并根据安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局要求,在不同硬盘上有两套完全一致的数据备份。
(六)纸质档案借用要求
保持档案原貌,不可对档案进行涂改和破坏。原本已损坏的档案,征得安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局同意后,尽量对其进行修补。
档案目录与实际内容相符。档案目录上注明的内容及页码应和档案实际内容一致。
档案盒内外内容一致。档案内容与档案盒相符,无装错档案盒的现象。
档案按类别摆放,分类清楚,摆放整齐、有序,保持档案整洁,无污损。
档案借用周期:借用纸质档案需分批借用。完成本批次档案扫描的所有工作并经安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局负责人审核通过后,才能借用下一批次纸质档案。
(七)验收要求
数字化转换的抽检合格率为100%时验收合格。将以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据(包括目录数据、图像文件和数据挂接)。以档案出库批次为单位,每批次数据抽检比率不低于5%,若抽检合格率未达到100%,数字化加工单位应对该批次数据进行返工处理,直到合格率达标。
(八)文件存储和备份
以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行分文件夹命名。数字化加工期间定期对扫描件进行实时备份,防止丢失。加工项目结束后,需向安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局提交档案数字化原始扫描件(TIFF格式)、修整图片的扫描件(TIFF格式)、多页合并后按文件夹整理的PDF格式档案原文,用脱机硬盘存储备份。
(九)数据挂接
(1)扫描修整后的档案图片,同一文件的图片需合并压缩成PDF文件,与目录数据对应后进行挂接。
(2)为确保数据的正确性,数字化加工单位应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应,确保加工扫描成果在安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局所使用的档案管理软件系统中有效检索和显示。
(3)确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。
(1)中标单位应根据《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》(档办法〔2014〕7号),加强工作管理,保障档案实体和数字影像在数字化外包过程中的安全,具体包括加工场所的安全管理、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理、档案实体的安全管理、数字化成果移交接收与设备处理的安全管理等。
(2)中标单位须严格遵守保密法规,采取必要措施对本项目加工过程中的档案实体和信息保密,且与采购人签订保密协议。
(4)数字化加工单位需与企业中心签订《保密协议》。数字化加工工作必须在企业中心指定的场所内进行,在数字化加工场所安装监控设备,符合相关数字化加工场地安全保密要求,确保加工场所正常秩序和安全。
(5)数字化加工工作人员不得以任何形式将各项档案资料及加工数据带出指定工作现场,不得携带手机等通讯设备进入现场,不允许私自使用移动存储设备,加工设备不允许接入互联网。
(6)档案数字化加工各个环节均应进行详细登记,并及时整理、汇总,装订成册,每周要有周报上报招标方,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录,并移交给企业中心。
(7)必须保证档案内容与档案载体的安全,档案不得丢失、泄密、损坏。如有违反有关法律法规的,将追究相关责任人责任。
数字化加工项目验收按照《安徽省蚌埠市人力资源和社会保障局档案数字化工作验收方案》进行。主要包括档案实体验收、数据验收。
中标单位应在完成服务后15个工作日内把项目验收申请、项目验收备忘录、验收报告等文档汇集成册,并提出验收申请,由采购人组织有关人员对项目进行综合验收,符合以下全部要求的,予以验收通过,否则验收不通过:
5.档案实体验收
(1)逐卷(件)交接档案实体,核对档案数量。如发生档案损毁或丢失,蚌埠市人力资源和社会保障局将根据合同和相关法规向数字化加工单位要求赔偿并追究法律责任。
(2)检查档案还原质量是否合格,要求档案拆卷扫描后需按规范要求装订,保证卷内文件顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失。档案还原如有问题,数字化加工单位应及时返工进行补救。
6.数据验收
(1)样品数据验收。数字化加工单位应先期完成100卷档案数字化加工样品,并将样品数据交由企业中心预检,验收合格后,此后的所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。
(2)数据抽检
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于30%。
(1)目录数据库与图像文件挂接错误,不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,都视为不合格产品。
(2)档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率小于等于万分之一。
(3)扫描图像:漏扫率为零。
(4)图像质量:图像质量情况完好率99%。
(5)著录(目录核对):以案卷(文件)为单位,关键字段正确率100%,其余字段录入错误率≤1‰。目录核对错误率为零。
(6)条目与图像挂接:挂接正确率100%。
(7)档案原始材料:100%不缺失、不损坏。
(1)数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,全部发回数字化加工单位重新加工。
(2)在验收中检出的错误,数字化加工单位及时、无偿予以纠正并再次提交蚌埠市人力资源和社会保障局验收。
(3)全部档案验收合格后,须经局分管领导审核、签字后方有效。
(4)如全部档案完成后不能通过验收的,视为产品加工方违约。
(5)数据验收合格后,数字化加工单位须刻录移动硬盘提交给企业中心。包括原格式和连页PDF格式,著录条目和全文数据以移动硬盘存储格式向甲方移交。档案扫描文件应提供JPEG或TIFF格式、PDF格式(或tiff连页格式)。
1、投标报价包括档案整理和档案数字化全过程的各个环节及后续技术维护服务的一切费用,不得新增其它任何费用。
2、中标单价要分别对人事档案、业务档案进行报价。
3、服务外包费用每年结算一次。最终结算费用=实际扫描工作量(页数)*中标单价。
4、协议每年一签,可顺延。
5、本项目的每笔款项均以人民币方式支付,支付的时间和金额如下:每年底经中标单位申请且验收合格后,采购人向中标单位支付至服务外包费用。
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