第五章 采购项目需求

一、项目概况

由农业农村部、中共中央网络安全和信息化委员会办公室、江苏省人民政府主办的

2019 年全国新农民新技术创业创新博览会（以下简称博览会），定于 2019 年 11 月 19 日～22 日在南京市举办。博览会主题：激情创业创新、梦圆乡村振兴。博览会地点：南京国际博览会议中心。

为做好本届博览会的会务承办服务工作，按照部省市要求，通过公开招标的方式， 择优确定本届博览会的会务承办服务第三方执行单位，负责博览会的重大会议和重要活动等会务保障工作。博览会总体概况如下：

博览会时间：2019 年 11 月 19 日～22 日。其中，嘉宾接待时间为博览会开始前 2

天左右至博览会结束；会场租用和布置准备时间，为会议开始前 1 到 2 天至会议结束；

部省市集中办公时间为博览会开始前 15 天左右至展会结束。

会务承办服务内容：包括但不限于本届博览会的重大会议和重要活动等的场地租赁、会场布置、会议接待、酒店住宿、车辆接送、安保维稳、餐饮保障、宣传推广、通信保障、安全检测、志愿者服务、后勤保障、专业观众组织等会务保障工作。

本次会务承办服务的资金保障：使用财政资金，预算资金 687 万元，不含审计费。该项目最终决算资金以项目委托方的审计认定结果为准。

二、服务内容

（一）完成会议活动场地租赁和相关会场内服务

1、负责博览会期间“全国新农民新技术创业创新论坛”的场地租赁，包括组委会指定的会议厅、会客厅、贵宾休息室等场地和空调等配套设施。

2、负责会议厅、会客厅现场搭建布置工作，包括但不限于地毯、舞台、电子屏、音响、灯光、水牌指示、沙发桌椅、横幅、背景板、开幕式启动装置以及组委会要求布置的其他内容等。

3、提供礼宾礼仪服务、会场现场服务人员、茶水服务、志愿者服务、重要会议的专业主持人、开场视频播放、卫生保洁、灯光音响调控、电子屏管控发布、背景板设计制作运维、消防设备配置等会场保障服务。

4、提供必要的会议手册、会议材料等大会资料的复印和印刷，以及文件包、纸笔、参会证件制作等会务辅助用品。

 

5、提供会议中心内媒体采访区背景布置。

6、南京市根据上级要求，需要在南京国际博览中心展馆中建设江苏·南京展馆时， 会议承办服务方负责展位费和管理费等缴纳、展位设计搭建等工作。

7、会议承办服务方需在会议子方案初步确定后，10 日内提供会议活动现场搭建布置方案及预算，会议活动场地租赁和相关会场内服务资金预算 210 万元左右。

8、“全国新农民新技术创业创新论坛”预计规模 800 人，会议 0.5 天（不含搭建时间）。

（二）完成会议代表、工作人员及后勤保障等人员的食宿服务

1、根据组委会要求，做好参会的领导和重要嘉宾的接待工作。包括省部级领导、重要嘉宾、受邀媒体记者等食宿安排，食宿标准按政策规定执行；工作人员食宿、部省市要客接待餐叙等。具体人数及天数以组委会提供的数据为准。

2、配合组委会邀请部分国内外著名专家学者（院士）、世界 500 强企业负责人参会，并做好食宿安排等接待工作。

3、负责正式与会人员、安保人员、工作人员等相关人员参会期间的就餐服务。

4、按照组委会要求，为参会人员提供所需的推荐酒店信息，安排好合理的酒店住宿协议价格，联系酒店服务，住宿酒店离南京国际博览会议中心距离较近。

5、组委会提出的其他住宿餐饮需求和要求，包括统一安排与会代表考察的餐费等。

6、按组委会要求，及时提供大会食宿保障方案及预算，会务会议代表、工作人员及后勤保障等人员食宿服务资金预算 20 万元左右。

（三）提供车辆保障服务

1、博览会期间和前后，按组委会要求提供车辆保障，车况要求八成新以上，包括符合政策规定的轿车、别克商务车、考斯特中巴车、大客车等。车辆执行保障工作期间所产生的各类必要费用由中标单位承担。

2、安排保障车辆在禄口机场、南京站、南京南站、重要嘉宾接待酒店、展馆会场间等提供接送服务，车型由组委会指定。

3、安排保障车辆对组委会统一安排的与会代表参观考察活动，提供接送服务，车型由组委会指定。

4、需提供详细的车辆保障方案及预算明细，会务车辆保障服务资金预算 65 万元左右。

（四）提供宣传服务

 

1、按照组委会要求配合做好博览会开幕宣传视频的制作。

2、综合运用广告、新闻、宣传片、户外大屏、道旗广告、氛围布置等多种形式开展博览会宣传，包括但不限于主流媒体、商业媒体、专业媒体和户外媒体等，在展馆、会场、主接待酒店等周边地区开展宣传和氛围布置；做好会议中心、会场的内外宣传等； 协助做好新闻发布会工作；加强与中央级、全国性、专业性媒体的合作等。

3、会务承办单位要按照组委会要求，负责实施以上宣传内容的画面设计、制作、运输、安装、维护等，负责宣传短视频的设计、制作、投放、维护等。

4、需提供详细的宣传方案及预算明细，会务宣传服务资金预算 170 万元左右。

（五）提供会务办公相关服务

1、按政策标准规定，负责组委会集中办公人员的食宿等（部省市集中办公人员 50 人左右）。按照组委会要求，负责集中办公人员办公场地租赁工作（租期半个月左右）， 按照组委会要求，租赁会议室。负责市筹备办前期集中办公的车辆租赁、接待安排、文印装订、办公用品和耗材等费用。

2、负责租赁满足组委会要求的台式机或便携式笔记本电脑 30 台左右、激光打印机

12 台、碎纸机 2 台、复印扫描一体机 2 台、档案柜 6 组等，租期半个月左右。

3、负责租用办公家具，配备办公用品和耗材等，包括硒鼓墨盒、文具、纸张等。

4、负责租赁车辆，保障集中办公人员的用车需要。

5、需提供详细的保障方案及预算明细，会务办公相关服务资金预算 60 万元左右。

（六）提供后勤保障服务

1、包括展馆和会场的电力保障服务（应急供电设备租赁、临时用电工程等），通讯保障费用（宽带网络和移动信号车信号增强），食品安全监督费用（食品安全监督抽检）等。

2、配合卫生部门，提供展馆、会场的医疗保障服务，并提前协调安排医疗救护车、医护人员驻点以及配备急救箱等医疗保障设备，保障大会期间的医疗卫生安全。

3、负责做好一对一接站人员就餐服务；配合开展大会志愿者培训和召集工作，并承担相关服装、交通补助、培训就餐等费用。

4、需提供详细的方案及预算明细，会务后勤保障服务资金预算 66 万元左右。

（七）配合做好安保服务

1、负责按照大会安保方案的要求，配合警卫局和公安部门，负责实施大会期间安检门设置、安装和维护；参会人员信息收集和芯片证件制作；无人机反制的设备租赁；

 

展馆和主要会场搜爆排爆；重要嘉宾接待酒店的安保；特勤保安人员聘用组织和其他安

保措施落实；现场秩序维护和维稳。

2、按照公安部门要求，聘请有资质的第三方安全检测机构，对展馆内展台、展区搭建制作的图纸结构和施工检测，开展全程质量监管和控制。

3、配合消防部门对展馆、会场和接待酒店的消防设施设备进行检查，及时消除消防隐患，落实消防安全措施，确保博览会期间消防安全。

4、需提供详细的方案及预算明细，会务安保服务资金预算 45 万元左右。

本项目中标单位的服务费按照服务内容金额的 8%计算，以上各服务内容的分项资金预算，可适当相互调剂安排。

（八）完成由组委会提出的其他工作要求

组委会安排的其他相关会议活动等会务服务也由本次中标单位承担实施。三、对会务承办单位资金核算的约定

项目委托方聘请一家会计师事务所对博览会项目进行全程跟踪审计，会务承办服务涉及的所有费用，由项目中标单位编制相关方案及预算明细，需报送项目委托方进行审核，并主动接受和积极配合会计师事务所的跟踪审计，所有费用以项目委托方核定后的决算清单为准并开票结算。