服务需求一览表

项号

服务名称

数量

服务项目的具体内容和要求

分项最高限制单价

1

★1990-2019年文书档案整理（含会计档案）

50000件

文书类：档案的鉴定、保管期限划分、文件案卷的排序、编号、编码、著录、档案的装订、装盒上架等；会计类：分类、调整，写好题名

5.5元/件

2

★1990-2019年备案合同整理

4500件

档案的装订、编号编页码、装盒上架等

4元/件

3

★1990-2019年基建档案整理

20盒

档案的审查、分类、立卷、卷内文件整理、编号、编页

65元/盒

4

★1990-2019年实物档案整理

50盒

分类、调整，写好题名

4元/盒

5

★照片档案整理（含数字化扫描加工）

3000张

照片扫描、图片处理、照片录入（分辨率300dpi）15盒，每盒60张

2元/张

6

★条目著录

65380条

   根据技术依据进行案卷题名、一级目录以及卷内目录的著录。           

0.5元/条

7

★2012-2019年档案数字化扫描加工

380000页

档案扫描前处理、档案批量扫描、档案图片优化处理、档案图片质量质检、档案图片抽检、无问题后进行档案数据与系统的挂接。其中文书档案37万页，其他档案19万页；小于A4幅面按A4算，大于A4小于A3幅面的按两页A4算，A3按两页A4算，以此类推。

0.4元/页

8

档案信息管理系统开发

1套

系统开发、调试、部署、培训。符合国家档案局和南宁市档案局的要求，具备档案搜索、查询、统计等基本管理功能

2800元/套

9

★文书、科技档案盒

2500个

采购南宁市档案局监制的档案盒。档案盒的外表尺寸为310mm×220mm，其它可用规格为A3外表尺寸的档案盒。

4.5元/个

10

★相片档案册

20个

采购相片档案册，尺寸要求标准6寸。

38元/个

最高限价（元）

人民币伍拾万元整 (￥500000.00元)

商务条款

一、合同签订期：自成交通知书发出之日起 7 个工作日内

★二、提交服务成果时间：2020年12月10日前完成合同项目。

三、提交服务成果地点：南宁市房屋产权交易中心。  

四、服务要求：

1、 投入项目人员要求：

    （1）要求项目负责人具有独立承担档案整理和信息化项目工作经验，具备现场管理、指导和安排驻场人员协助采购人开展相关工作的能力；

    （2）要求作业人员具备本科及以上学历，品行端正、经验丰富、保密意识强；

    （3）驻场工作要求：要求固定驻场人员不少于4人（含技术负责人）且人员稳定，其中档案整理分类人员不少于1人，打码、装订人员不少于1人；驻场上班时间要求为每周5天，每天上班时间为9:00-17:30；驻场工作人员应遵守采购人单位规章制度，若有违反采购人单位规章或工作质量出现问题的，采购人有权提出更换驻场人员，并收回被更换人员出入采购人场所的相关证件。

2、投入设备要求：

    至少需配备2台高速扫描仪及1台大图扫描仪。

3、项目服务要求：

（1）中标供应商需全方位响应采购人需求，为采购人提供5×8小时的电话、传真及现场等多种方式技术支持；

（2）中标供应商在整理档案材料时如发现有档案资料放错案卷、袋、盒等情况，应及时告知采购人，在采购人同意后进行纠错处理；

（3）中标供应商需协助采购人顺利通过2019年度档案迎检各项工作；

（4）档案整理完成后，中标供应商需配合采购人完成档案移交工作，负责提供档案移交过程所需档案搬运专车，并派专人全程陪同搬运专车，保证档案在移交过程中的安全与保密。

★4、档案整理要求

（1）立卷的原则和方法

将归档文件（包含在OA系统中档案管理系统的电子文件实物档案），遵循文件的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

（2）整理要求

①分类：鉴定文件类型，按保管期限划分；

②拆钉：把归档文件所有的金属物拆除，以免锈蚀纸张（换纯棉线装订）；

③托裱或修补：凡破损的文件都要用A4白纸托补，用档案专用胶水或浆糊粘贴，不能用双面胶或透明胶等粘贴；

④编写页号：无书写内容的页面不编页号。用打码机打印页号，使用红色快干清洁印泥油；

⑤档案卷号(档号)盖印位置：每份文件正面右上角空白位置盖上档案卷号；

⑥目录录入：序号、档号、文号、责任者、题名、日期等；

⑦目录打印：按归档文件卷内目录统一表格打印；

⑧档案盒材料规格：采用无酸纸（680g）制作，按档案实际所需采购；

⑨档案数字化扫描：根据档案纸质的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。采用彩色模式对档案进行扫描时，分辨率为300dpi， JPEG格式。

★5、保密要求

（1）安全保密要求

中标供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标供应商应做到：

①中标供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。中标供应商必须向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份）。　　

②项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，中标供应商需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。　　

③中标供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

④未经采购人批准，中标供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。中标供应商工作人员不得使用手机、相机等电子产品对档案资料进行拍照复印并私自带走，一经发现核实，采购人将提前终止合同并追究中标供应商的法律责任。

⑤中标供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

⑥中标供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购人有关人员审核同意方可实施。

⑦数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

⑧中标供应商需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于50％。

⑨乙方须承诺在项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件、应用软件均已在入场前进行杀毒。

（2）、其他保密要求

①中标供应商必须承诺遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办法〔2014〕7号）及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据的保密，并保证安全。

②安全保密条款细节，采购人与中标供应商双方另行制定作为合同附件。

★五、考核要求

1、中标供应商累计工作进度低于目标进度超过10%的，采购人有权要求增派人员在期限内完工。

2、每季对电子档案或实体档案验收合格率低于90%，采购人有权要求中标供应商在十个工作日内整改。

3、中标供应商终止合同未提前1个月通知采购人，按合同总价的5%进行赔偿。

4、中标供应商在数字化处理、装订等工作中，因工作失误造成错漏，需无偿进行翻工，直到验收合格为止。

六、验收要求

采购人对中标供应商已挂接到系统的档案实体、目录信息、著录信息与图像质量进行验收。验收以抽检方式进行，抽检比率为5%，如果验收合格率低于90%，必须在十个法定工作日内整改合格，如逾期未完成整改的采购人有权终止合同，只需根据实际加工合格的卷数付清款项。

★七、售后服务要求：

1、项目验收完成一年内，如采购人对档案管理系统进行升级，中标供应商需配合系统开发提供商为采购人提供免费数字化档案数据升迁服务，为采购人提供故障光盘补充刻录服务。

2、质量保证期壹年（自交货并验收合格之日起计，在质保期内如因中标供应商质量问题遇到返工和补做情况的，中标供应商必须在十个法定工作日内负责无条件、无偿地返工和修正。）

★八、投标报价：

1、投标报价为采购人指定地点的现场交货价，包括：

（1）服务的价格；

（2）其他费用（包括但不限于运输、装卸、软件开发、软件部署、调试、培训、技术支持、售后服务、检测、更新升级等费用）；

（3）必要的保险费用和各项税费；

（4）安装费用（包括但不限于各类软件、系统等的安装、集成、试运行等费用）；

九、付款方式：

1、合同签订后十个工作日内采购人向中标供应商支付合同价30%的项目启动金做为第一笔支付资金，中标供应商完成项目启动资金的70%工作量后向采购人书面申请第二笔资金，如采购人对中标供应商提供的服务工作无异议，需在十五个工作日内支付合同价40%的第二笔资金，剩余合同价30%的第三笔资金在项目全部验收完后，十五个工作日内支付完毕。

2、采购人使用的是财政资金，因政府财政支付部门审核的时间而导致不能在合同规定期限内付款的，需向中标供应商提供在规定时间内向支付部门提出的支付申请手续证明和采购人的文字说明，并盖上单位公章。

十、其他要求：

1、合同签订后，无合理、正当理由中标供应商不执行签订的合同，导致项目运行中断，经采购人催告后,中标供应商仍不执行合同的，采购人有权单方终止本合同，要求中标供应商返还已付款并承担合同总额5%的违约金，造成采购人损失的，由中标供应商承担责任。

2、风险责任的承担：如因不可抗力因素造成的项目加工受到影响，采购人与中标供应商应本着友好合作的态度共同协商调整项目加工进度。

3、采购单位提供独立的工作场地，提供相应的电源、办公桌椅、局域网和电脑、打印机。

4、中标供应商自行准备好档案整理过程中所需要的备份的2T数据硬盘5个、刻录光盘3个，以及其他用品和耗材（包括档案盒、A4白纸、针、棉线、印泥、档号章、序号章、页码章、胶水等）。

★十一、本项目采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或其他强制性标准、规范等要求：

1、管理依据

(1)《中华人民共和国档案法》；

(2)《中华人民共和国档案法实施办法》；

(3)《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办法〔2014〕7号）；

(4)《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》；

(5)《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》；

(6)《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》；

(7)   《南宁市纸质档案数字化验收管理实施细则》；

2、技术依据

(1)《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

(2)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；

(3)《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）；

(4)《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）；

(5)《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609.3-2009)；

(6)《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2017）；

(7)《纸质归档文件装订规范（DA/T 69-2018）》；

(8)《会计档案案卷格式（DA/T 39-2008）》；

(9)《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）。