采购内容及要求

一、采购说明

1.1本技术规范要求提出的是最低限度的基本技术要求，并未对所有技术细节作出规定，供应商应提供符合本技术要求和国家标准、行业标准的优质产品或服务。

1.2供应商产品或服务与本技术要求不一致时，供应商应在投标文件中予以说明，并由询价采购小组鉴定供应商产品能否达到要求。如供应商没有在投标文件中提出异议，则视为供应商提供的产品完全按照本竞争性磋商文件要求。

2、技术要求及标准的执行

供应商提供的产品或服务应标明所执行的质量标准，若同一标准已颁发新标准，则按最新标准执行。若同一产品同时有几个标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准等），则按最高层次的标准执行。

二、采购清单

项目内容		数量	单价最高限价	备注
泰顺县婚姻登记档案	扫描及条目数据建库	约603488页	0.77元/页	1982年度至2018年度婚姻登记档案
泰顺县殡仪馆年度火化档案	扫描及条目数据建库	约155480页	0.77元/页	2001年至2018年度火化档案，以50人整理装订一册，按年度分月整理。
备注：合计62万元，以上条目和页数为非精确统计数，最终支付经费按实际数量计算。

 

1.泰顺县婚姻登记档案

其中不需要装订成册的档案。1994年度至2004年度档案己装订，不计算在内。

年度	结婚	册数	离婚	册数
1994-2004	2933	157	793	67

需要装订成册的档案。2005年度至2018年度，需要装订成的婚姻登记档案3539册。计划以拆解方式，将盒内档案拆分，方法是一盒分2册，每册增加目录及备考表装订固定册。结婚档案25件1册；离婚档案20件1册；补领结婚证20件1册；补领离婚档案50件1册。

年 度	结 婚	册数	离 婚	册数	补领结 婚	册数	补领离婚	册数	年度册数
2005-2019年8月	57554	2382	12868	719	8277	414	1220	24	3539

注：（2005年度至2018年度，每册增加目录表及备考表4页，3539册共增加14156页。）

其中：

1982年度至1993年度,结婚档案总页数556×3 1668

1994年度至2003年度，结婚档案总页数1095×8 8760

1994年度至2003年度，离婚档案总页数563×9 5067

2003年度至2018年度档案总页数∶548763页。结婚每件档案6页；离婚每件档案9页；补领结婚证每件档案8页；补领离婚证每件档案4页。结婚档案总页数∶59741×6 358446；离婚档案总页数∶13585×9 122265；补领结婚证档案总页数∶7949×8 63592；补领离婚证档案总页数∶1115×4 4460。

2005年度至2018年度，每册增加目录表及备考表4页，3539册共增加14156页。

2019年结婚每件6页，档案10620页；离婚每件档案11页，档案11638页；补领结婚证每件7页，档案2296页；补领离婚证4页，档案520页。

2. 泰顺县殡仪馆年度火化档案

年度	火化具数	50具分册	档案张数
2001	214	4	856
2002	1957	39	7828
2003	2071	42	8284
2004	2075	42	8300
2005	2287	46	9148
2006	2231	45	8924
2007	2213	45	8852
2008	2176	44	8704
2009	2209	44	8836
2010	2414	48	9656
2011	2448	49	9792
2012	2418	48	9672
2013	2228	45	8912
2014	2367	47	9468
2015	2528	51	10112
2016	2402	48	9608
2017	2303	46	9212
2018	2329	47	9316
合计	38870	780	155480

三、档案数字化加工技术参数与质量标准及要求

(一)总体要求

1、档案数字化成果必须符合《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》（浙档［2008］47号）的要求。

2、采用拆卷和不拆卷相结合的方式。以确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤为准则。

3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

4、每卷档案需页面扫描外，逐条校对档案录入是否准确，再将案卷信息和目录信息录入，民政业务数据内容不做信息录入。

（二）加工流程要求

由中标方完成档案数字化加工服务，采购方对数字化加工过程全程监控。

1.调档交接

中标方应指定专人按照与泰顺县民政局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与泰顺县民政局指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.档案前处理

在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

档案整理工作由中标方的数字化加工管理软件辅助管理控制，通过计算机辅助整理直接形成泰顺县民政局的案卷、文件、编研等目录数据库、统计台帐。

a) 目录数据准备

按照《档案著录规则》（DA/T18）等有关要求，规范档案中目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷提名、文件名、责任者、起正页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由泰顺县民政局进行审核。

b) 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

c) 区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷(卷、件)中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷和目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

d) 对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；

e) 档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

3.档案扫描

为保护档案原件、扫描单位使用平板扫描仪或高速扫描仪扫描，对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

档案扫描总体质量要求就符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、浙江省档案局《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等相关档案的加工和著录要求。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

1） 一页多扫技术

老旧档案文件上面有铅笔字、机打字、毛笔字、钢笔字等多种字迹。扫描软件可以驱动扫描仪针对该文件的不同笔迹区域进行选择性参数的扫描。最后将不同扫描参数的各个区域图像版面还原处理软件自动做好全版拼接处理，从而保证档案电子影像的原版原貌。

2） 彩色灰度混扫

软件自动记录扫描的色彩模式和任务分配，如果一份文件里同时包含黑白扫描页、灰度扫描页、彩色扫描页，扫描人员可以通过快捷键在几个扫描模板里进行快速切换，保证扫描的质量和效率。

3） 扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒。不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。

4） 扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版、建库处理。

5） 扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

6） 扫描后的影像存储格式：

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。文件扫描采取彩色模式，采用200dpi分辨率，图像压缩格式为JPEG。扫描后的电子文件需要另处提交PDF和JPEG格式文件。

4.档案装订归还

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

1） 保持档案原貌对扫描后的档案进行装订。

2） 档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

3） 对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

4） 档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

5） 档案装订属于盒装的应理顺盒内目录和备考表内容，属于本装的应采用三孔装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐（16K纸张和A4纸张装订在一起的以左边和底边整齐）。

6） 档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要打新孔装订，力求保护原件。

7） 在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和资料进行自检，必须对档案实体和资料进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，必须重新进行处理。

8） 中标方在归还实体档案时应提供扫描加工工作流程情况说明，并随同实体档案一起交接。同时应配合泰顺县民政局指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

5.档案数字化成果提交

将原加工过程中的所有存储介质等项目完毕后全部提交给泰顺县民政局，同时将数据提交入库到泰顺县档案局的馆室一体化系统中，然后再提交一份光盘刻录存储介子。

（三）扫描的工艺选择

1. 扫描工艺

中标方将整理好的档案，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪及相关配套专业软件，投标方需详细阐述提供对以下9种不同纸张档案所采取的处理工艺：

〉普通纸张

〉较溥纸张易碎（如信纸、便笺纸）

〉字迹较浅或模糊（如铅笔字）

〉脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

〉领导签名稿

〉底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸）

〉不规则纸张

〉不拆卷档案

〉彩色页

2. 扫描登记

中标方必须认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交泰顺县民政局审核同意后，进行处理。

3. 扫描仪的选择

中标方必须应根据纸张质地、底色、薄厚程序等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理，同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

4. 图像处理：

中标方需针对电子图像数据，使用图像处理软件对扫描生成的电子图像做批量手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、不同图像格式文件的转换和多页JPEG的合并，文字及影像的反转等功能，保证电子图像居中、清晰、端正。此外，图像处理软件具有以下的功能：

1) 纠偏

以出现编斜的图像应进行纠偏处理，图像编度不得大于3度。

2) 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

3) 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整、不能缺少任何信息，确保拼接无误。合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4) 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5) 图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

6) 图像数据质量检验

经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检，专机专岗专位专人专业软件质检，形成半成品。然后再采用专业质检软件对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单。从而保证图像字迹清晰、原版原貌。

7) 图像数据质量自检

a) 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

b) 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

c) 发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

d) 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

e) 图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的命名100%。

f) 认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并调交泰顺县民政局审核同意后，进行处理。

8) 批量抽线：用于网上发布和光盘单盘调阅的电子图像。可以批量降低图像的分辨率。方便图像上传、下载、浏览。

9) 格式转换：随时对多种图像格式进行批量转换，导入和导出。例如：将TIFF或JPEG格式图像文件转换成PDF/DJVU格式。

（四） 工艺质量标准

为确保质量，按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》和浙江省档案局《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等有关标准进行项目实施。

1、 扫描模式

全部采用彩色模式扫描。

2、 扫描分辨率

a) 纸质档案扫描影像文件：200dpi；

b) 图纸档案扫描影像文件：200dpi；

c) 照片黑白影像文件：300dpi；

d) 照片彩色影像文件：600dpi;

e) 底片影像文件：4000dpi。

f) 实物档案：需拍摄电子照片，照片不低于1000万像素。

3、 存储格式

a) 黑白档案影像文件：存储格式为TIFF，TIFF压缩格式为LZW。

b) 原档为灰度、彩色页、照片档案及特殊档案；存储格式为JPEG，压缩格式为JPEG/LZW。

c) 提供网络查询的图像，可把原TIFF或JPEG图像文件转换为CEB、PDF或其他格式。

4、 图像文件命名

根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》或有关规定命名方法进行图像文件的命名。

（五）质量保障与控制

1. 质量自检

中标方必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到泰顺县民政局的数据质量标准后，才能提交泰顺县民政局验收。中标方需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

2. 过程管理

中标方在进行档案前处理、数字化加工制作的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

3. 质量控制

本次项目泰顺县民政局指派专人进行全程质量控制，中标方应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上，及时提交泰顺县民政局进行审核。如果因提交不及时或质检不合格被泰顺县民政局下达停工令造成的损失由中标方自行负责。

4. 人员培训

为确保项目质量，中标方在项目中必须对泰顺县民政局人员进行培训和指导，为后续实施档案的日常化加工做好准备。

（六）扫描后续任务

1. 扫描校对

是对扫描后的图像进行质检的过程，以便保证扫描的质量。

2. 看图著录

对照成品图像数据进行详细著录，并采用嵌入式元数据著录原理把各级目录信息、文本信息及技术元数据信息写入到每一页图像中去，而不损坏图像本身，从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。

3. 目录建库及著录

1） 目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。

2） 按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》和泰顺县民政档案管理系统的目录数据著录标准与规范进行著录，建立档案目录数据库，并按照要求进行人工著录，并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。

3） 条目录入：案卷级条目一般由泰顺县民政局提供，对个别需要补录的案卷，则由扫描单位进行补录，经检查不符合要求的案卷级条目，则由扫描单位进行修改。文件级条目均由扫描单位按规定进行著录，具体标准按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》的要求进行。

4） 目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCLE、XML和TXT格式进行保存。EXCLE格式用于目录打印，XML格式用于数据交换浏览。

5） 采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。将档案进行最终的排序、校验，校验后对没有全宗目录、卷内目录、文件目录的档案进行目录的排版和打印（所有目录打印应留出装订线）。

4. 数据挂接

扫描完成后的图像数据，需要与目录数据进行一一对应。其中，扫描文件以卷（件）为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹，卷内文件目录应对应到相应页数的图像文件。

（七）数据验收

中标方必须采用软件系统，自动核对的方式以年度为单位进行逐页检查，包括图像数信息完整性检查，目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。由泰顺县民政局专人及泰顺县档案局相关专业人员负责对中标方生产的数据成品进行分期、分批的质量检查，并出具质量检查报告。如果中标方违反本文件中有关质量要求及“应遵循的业务标准”的相关规定的，中标方须及时进行免费修正或重新加工。

（八）数据备份

1. 备份范围

中标方需要将扫描的所有资料及数据在扫描的同时实时备份。

2. 备份方式

中标方扫描加工后的电子文件需要提交大容量硬盘存储做备份之用。根据要求提供对加工数据进行多种方式的备份，如在线备份、硬盘备份等备份方式。

1) 在线备份

中标方将验收合格的完整数据能及时导入到泰顺县档案局服务器实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。

2) 数据的硬盘备份

中标方将成品数据采取移动硬盘备份的方式，所备份数据要保持一致。如泰顺县民政局的成品数据硬盘出现问题，可及时调用移动备份硬盘。

中标方将所有数据提供统一的硬盘备份，其硬盘备份标准按照国家档案局、省档案局的有关标准和规范执行。

3. 数据检验

中标方对备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据是否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4. 备份标签

中标方在数据备份后，应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5. 备份登记

中标方需填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

四、安全要求

  严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及泰顺县民政局的保密规定及相关规章制度。

不得损毁，丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。中标方应与泰顺县民政局签订保密协议，应做到：

1. 强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交泰顺县民政局审核保存，如有人员变动，应及时通知泰顺县民政局。

2. 建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3. 不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。

4. 扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所建立监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5. 分批验收进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交泰顺县民政局处理。

6. 工作场所禁止出现与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

7. 加工过程安全要求：

1） 对服务器的操作有安全监管措施。

2） USB端口封闭使用。

3） 各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

4） 按照既定规定、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

五、应遵循的业务标准

1、管理性标准规范

1）《中华人民共和国保守国家秘密法》

2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委[2003]4号）

4）《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国民政部令第51号）

5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）

2、业务性、技术性标准规范

1）《中华人民共和国档案法》

2）《文书档案案卷格式》（GB9705--88）；

3）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）；

4）《档案交接文据格式》（GB/T1 3968--92）；

5）《中央档案馆档案接收标准》；

6）《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）；

7）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31--2005）；

8）《照片档案管理规范》（CB/T 11821—2002）；

9）《中国档案机读目录格式》（GB/T 2016 3--2006）；

10）《档案著录规则》（DA/T 18--1999）；

11）《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》

六、售后服务要求

1、提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；

2、技术人员提供现场免费安装、培训、调试；

3、售后服务期限：项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务，并有一年期满后提供有偿服务的技术支持方案。

4、售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，接到电话后2小时内响应，8小时内上门服务，7*24小时电话支持；以保证数据的安全运行。

5、售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

6、售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持。

7、其他售后服务承诺内容。

七、其他要求

  1、数字化加工所需的所有设备和加工软件，均由中标方自行提供。

  2、指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

  3、要求中标方在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标方级负责人，（且有三年以上纸质档案数字化加工经验）并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

八、商务要求

1、 项目投标报价要求

（1）投标报价以人民币为结算货币，投标报价包括运输费、扫描加工费、目录建库及著录费、硬件设备购置费、培训费、安装调试费、加工耗材费、质检费和税金等所有费用，即按采购方要求安装调试完毕的完工价格，完工后根据实际扫描加工数量计算总价，并由中标单位开具正式发票。投标报价为投标方所能承受的最低报价。投标人所投报的投标报价为投标人所能承受的整个项目的一次性最终最低报价，如有漏项，视同已包括在其他项目中。

（2）按国家规定由中标人缴纳的各种税收已包含在投标总价中，由中标人向税务机关缴纳。

2、 工期要求

自合同签订之日在2020年12月10日前完成。

3、 质量标准

按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收，同时尽量满足采购人提出的要求。

4、 支付方式

分三期付款：

进场至第一批（完成约25%）验收合格后支付到合同总额的25%；

工作量完成50%并验收合格后支付到合同总额的50%；

全部项目完成，验收合格后付清余款。

5、 技术培训

（1） 须对需方的操作人员、技术人员进行免费培训。

（2） 技术培训费用应包含供货总价中。

（3） 供方负责对需方进行技术培训， 包括对需方进行详尽的工作原理、操作使用、一般维护、常见故障排除等一系列的专业培训，并提供系统操作、维修手册及各类设备的说明。