技术要求

敦化市历史婚姻登记档案数字化服务项目

 

第一部分 项目基本情况：

1.项目名称：敦化市历史婚姻登记档案数字化服务项目

2.采购方式：政府采购

3.预算金额：51.5万元

4.服务期限：20日内

5.服务地点：敦化市民政局婚姻登记处

 

甲方名称：敦化市民政局婚姻登记处

联系人：朴敬华13894372139

 

第二部分 采购需求：

一、服务内容与技术要求：

（一）服务内容

拟对我市现存历史婚姻档案22万件进行数字化扫描及数据处理服务，22万件婚姻档案数据上传全国婚姻登记管理系统。具体内容包括:按照国家档案局、吉林省民政厅的标准要求和采购方婚姻档案业务的相关管理规定及档案管理标准、数字化加工数据标准、档案安全规范等要求进行加工。

包括关键项著录、数据治理、档案整理、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案装订、质检、入库、数据存储交付等各项工作，最终形电子影像文件，所有影像文件批量上传至“全国婚姻登记管理系统”。上传前将新录入数据和系统内原有数据进行比对，将系统内错误信息进行筛选。（因全国婚姻登记系统不支持批量导出功能，婚姻登记处无法提供历史数据，服务单位需自行导出数据。）同时，确保服务过程中不影响档案查询利用。

（二）技术要求（*为必须满足参数）

1.档案影像化及数据处理流程

根据《中华人民共和国档案法》的规范要求以及婚姻档案管理的要求，档案影像化及数据处理工作要遵循以下总则:严格管理，明确责任，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括：关键项著录、档案整理、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案装订、质检、入库、数据存储。各工作环节基本要求如下:

1.1.档案领取

档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度，做好调档交接等各环节的登记工作，当日借当日还。

1.2.档案整理

拆除档案装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持档案婚姻登记档案文件顺序。检查每本案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，如有进行建表登记。

1.3.*关键项著录

根据婚姻档案管理系统信息的内容和要求，将关键项正确完成数据录入，便于与“全国婚姻登记管理系统”进行数据对比及挂接，主要录入双方姓名、身份证号、办理日期、家庭地址、民族、性别、备注等信息等，条目录入信息正确率要求达到100%。

1.4.档案扫描

1.4.1.必须采用非接触式扫描仪或平板扫描仪进行扫描，严禁使用馈纸式扫描仪进行扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；

1.4.2.扫描色彩模式:使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

1.4.3.兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用≥300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以JPEG/PDF/TIFF格式存储。

1.4.4.扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

1.4.5.要求扫描图像的排列顺序与档案原件一致，图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

1.4.6.将每份文件对应一个文件夹存储其扫描形成的影像文件。

1.5.图像处理

1.5.1.要求扫描后的图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

1.5.2.对影响图像质量的杂质如黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

1.5.3.扫描后的图像档案原貌信息完整、不变、可读；

1.6.*数据批量上传挂接

将影像文件与对应的信息批量上传到“全国婚姻登记管理系统”的信息库中进行数据对比挂接，比对完成后将正确的数据进行上传挂接，错误及不完整的数据反馈采购人。达到目录数据与影像对应关系(即索引信息)的100%准确度，挂接正确率要求达到100%。服务单位需自行从“全国婚姻登记管理系统”中自行导出数据。

1.7.*数据治理

对2010年之前约12万的历史数据进行数据修复完善，条件参考民政部《数据补录标准规范》。

 

1.8.档案装订

应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页。

1.9.*质检

服务单位逐一检查文件内页码顺序与扫描的图像质量，必须建立严格的质量保障措施，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交采购人进行验收。

1.10.档案入库

档案入库交接必须做好归还交接登记。由档案保管部门核对无误后，按照库房管理规定办理手续。

1.11.数据存储

要求将扫描后的电子文件提交相应电子数据的光盘备份一份。

2.*数据验收要求

2.1.1.目录数据与图像文件挂接错误，档案目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，标记为“不合格”。

2.1.2.档案装订:检查所有档案的装订还原情况，差错率≤0.1%。

2.1.3.档案录入:错误率为零。

2.1.4.扫描图像:漏扫率为零。

2.1.5.图像质量:情况完好率100%。

2.1.6.数据挂接:正确率100%。

不论涉及以上验收标准哪一条不合格的，全部发回全面自检，由服务单位进行重新检查并修改，直至合格。

（三）质量要求：

1.扫描色彩模式:彩色模式；

2.扫描影像存储格式:扫描形成文件以JPEG/PDF/TIFF格式存储；

3.图片的扫描精度:300DPI以上分辨率；

4.采用非接触式扫描仪或平板扫描仪进行扫描，不得损坏纸质档案，达到扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；

5.对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；

6.电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲;

7.要求数据挂接准确，达到目录数据与影像对应关系(即索引信息)的100%准确度，挂接正确率要求达到100%。

8.电子档案以及纸质档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范;

（四）安全保密要求：

1.供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购单位的有关规定。应根据保密条例，签订保密责任书，对所做工作进行严格保密。

2.供应商服务人员在结束现场工作之前，为了保证档案信息的安全，供应商将加工设备中存储介质交由甲方处理，所有设备请采购方工作人员严格检查确认后，方可带设备离场。

（五）其他要求

1、*供应商须提供完全满足采购需求的服务，因“全国婚姻登记管理系统”不支持批量上传挂接，所有数据由服务单位自行批量上传至“全国婚姻登记管理系统”否则不能成为成交商，提供科学合理的批量上传解决方案，提供批量上传能力证明。

2、*供应商需在20日内完成。

3、*供应商承担项目中所需要的全部设备、配件及相关费用。

4、*供应商需免费提供婚姻登记数字化加工软件软件需具备案卷信息录入、卷录入、业务录入、登记业务、扫描、批量挂接、编目、图片分类等功能，以保证通过技术手段使婚姻档案数字化加工过程顺利进行。（提供软件功能截图证明）。

5、在档案数字化加工过程中，采购单位派人给与配合，主要负责档案的交接和管理，随时对制作完成的工作进行抽检，明确修改意见等。