采购内容及相关要求

一、项目说明

本项目为烟台市国土资源档案馆档案归并整合管理项目，共1个包。供应商须对全部服务内容进行响应，报价须报齐全。

二、工作内容及相关要求

1、项目背景

2018年12月1日，烟台市委办公室印发了《关于在机构改革中加强档案工作的通知》（烟办字〔2018〕41号），指出新组建和设立部门（单位）要及时建立健全档案工作制度，落实档案人员和档案安全保管措施，加强档案工作，推进档案管理法治化、规范化、制度化。

烟台市自然资源和规划局作为山东省档案科学化管理示范单位，完成了原国土全门类存量档案的数字化处理工作，建立了电子档案数据库，基本实现了电子档案与室藏纸质档案的统一。所开发的档案管理系统实现了电子档案的著录管理、档案类别的自定义管理、电子档案接收归档、档案借阅、档案查询、全文检索、以档查图、库房智能化监控等功能。

2019年以来，烟台市自然资源和规划局加快了各类业务档案的移交归档工作，新增了大量的文书和业务档案，烟台市国土资源档案馆作为其下属单位，承担局档案资料的收集、整理和管理，亟需按照档案科学化管理的要求完成新增档案的整合工作。

2、工作内容

2.1.标准方案完善

依据《烟台市自然资源和规划局职能配置、内设机构和人员编制规定》，重新编制烟台市自然资源和规划局《档案分类编号方案》、《档案归档范围和保管期限表》、《档案管理制度》。

2.2.文书档案规范化整理

根据档案移交的要求，烟台市自然资源和规划局档案移交整理工作需移交内容为2004-2018年永久归档文书文件，约7000余卷。要求完成纸质、电子档案处理，编写案卷目录与全宗卷，确保进馆档案质量符合国家规范要求。

具体整理要求如下：

（1）对全部文书档案进行检查：附件、公章是否齐全，文件正文与草稿都应完整，如有缺失应进行查找补全和扫描。

（2）对全部文书档案拟稿纸进行检查，包括文号、日期、标题、信息是否公开等，不予公开的文件应在拟稿纸中注明原因；并按要求修复磨损字迹；对历史文书进行排序和页码标写。

（3）检查文书专用归档章，需包含：全宗号、年度、件号、保管期限、页数等信息。

（4）对文书档案装订检查，装订时张数多于20张（含20张）使用三孔一线方式进行装订。

（5）对档案页面破损进行修裱并扫描。

（6）编制目录、录表；制作备考表。

（7）按照移交要求重新装盒，档案盒盒脊处按盒内数量、信息进行盖章。

（8）编写大事记、编码说明、全宗指南、人名卡目录、分类方案及领导人更迭表等文档材料。

2.3.新增档案整合处理

要求完成烟台市自然资源和规划局2019年度新增的文书档案和业务档案整合工作，包括文书、土地、测绘、地质、矿产、执法监察档案。需要对文书档案及业务档案进行收集整理、标准分类、案卷排序、编页、组卷、档案数字化，档案上传入库。除此之外，业务档案还需要进行空间化处理，并与电子档案实现图档关联，实现图档互查。

2.3.1.文书档案整合

整合要求如下：

（1）对所有的文书案卷使用铅笔重新进行编号；

（2）对每一卷档案要对其首页进行盖章，其内容包括：全宗号、年度、页数、文书档案类别及件号等；

（3）整理后对档案进行数字化扫描；

（4）编写卷内目录并按要求重新装订、入盒；

（5）对档案盒盖章标记，盖章内容包含：全宗号、年度、保管期限等；

（6）整理文书档案索引，需包括：序号、文号、题名、保管期限、密级、形成时间、页数、档号、责任者等信息。

2.3.2.业务档案整合

整合要求如下：

2.3.2.1纸质档案整理：

（1）对档案数量进行清点核实，按照标准并分析实际档案进行分类；

（2）进行档案页码标注和档案排序，并制作卷内目录。

图表 1 卷内文件目录样例

• （3）按标准和要求完成档案的装袋入盒，并手写档案袋内容，包含：案卷题名、年度、地区、案卷号、全宗号、类别号等；
• （4）对档案盒进行盖章标记，盖章内容包含：全宗号、年度、地区、起止卷号、盒号等。

档案数字化：

（1）档案扫描：根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备、进行相关参数的设置调整。参数的设置和调整应保证扫描后的数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。扫描时分辨率不低于300dpi，档案页面破损时，需修裱后再扫描。

（2）电子文件处理：扫描后原始图像需要进行优化处理，保证字体清晰、方正、无黑边、干净整洁无污渍，保持纸质档案原有的形态。档案扫描后，要进行旋转、裁切、色彩等人工处理，处理后的扫描件，文字字头向上，方便阅读浏览；人工去除杂质、黑边；对由于原件质量问题造成的扫描件黑暗不清晰，要进行色彩处理，使页面文字清晰美观。

（3）扫描件命名整理：根据卷内目录对处理好的电子档案逐一进行命名形成PDF，命名后的电子档案与卷内目录上的条款一致，便于档案入库后的检索查询。

2.3.2.2档案空间化处理：

对于土地供应、土地储备、建设用地等业务档案，需要对有空间信息的档案进行档案空间化处理，包括坐标提取和业务属性提取，按照相关数据库标准要求完成数据建库和更新入库。

• （1）整理档案，筛选出有地块坐标及属性信息的档案，进行档案空间化处理。
• （2）坐标提取，从档案中查找坐标信息正确的图纸，如勘测定界图、宗地图等。核对图上用地面积、用地单位、界址点坐标等信息是否完整正确，核对无误后，录入界址点坐标信息。

（3）根据坐标系不同，需要将各种坐标系的数据分别提取。将档案提取的空间图层坐标统一为2000国家大地坐标系。

（4）部分地块的边线由弧段构成，由于坐标点成图时，不能直接生成弧段，需要将有弧段的数据单独记录，坐标成图后，再将折线修改为弧段。以保证图档一致。

（5）服务发布，图档关联。将矢量数据发布服务，通过关键字段与档案关联，实现以图档互查。

2.4.档案库房设备升级改造

随着档案馆档案不断增加，需要增加和改造密集架以满足档案归档需求，新增及改造密集架要与原有设备尺寸、外观一致。见图表4、5、6。

供应商如需勘察现场，可自行联系采购人勘察现场情况。

具体内容如下：

（1）原有约20组二十年以前的密集架损坏、老化零部件的维修、更换。见图表2黑色部分。

（2）5列抽屉式图柜改造为密集架，最外侧的密集架安装柜门。见图表2红色部分。

（3）新增6组/列的密集架2列。见图表2左侧蓝色部分。

（4）新增4组/列的密集架5列，最外侧2排密集架安装柜门。见图表2中部蓝色部分。

（5）新增2个展柜。见图表3。

档案库房平面位置示意图见图表2所示：

图表 2 档案库房平面位置示意图

展柜位置图如下图所示：

图表 3

档案设备外观如下：

图表 4

图表 5

图表 6

2.5.系统集成

2.5.1.新增电子档案集成

按照档案科学化管理系统的要求完成新增的文书档案和业务档案与档案科学化管理系统的集成，实现档案的快速检索、图档一体化查询和档案利用审批。

2.5.2.原规划、林业电子档案集成

将机构合并后原有林业、规划档案系统中已有电子档案集成至全局统一的档案科学化管理系统，实现统一查询和管理。

3.引用标准

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《烟台市自然资源和规划局档案分类编号方案》

《山东省档案工作科学化管理规范》

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009)

《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）

《数字档案室建设指南》（档发[2014]4号）

《山东省文书档案目录数据采集规范》

《电子档案移交与接收办法》（档发［2012］7号）

三、其他要求

• 1.采购人只负责提供场地，不负责供应任何电脑、扫描仪、耗材等开展本项工作所需的材料与设备，服务过程中用到的设备、耗材均由供应商自行提供。
• 2.供应商需在所有成果验收合格后提供1年的服务期，服务期限内成交供应商需提供已经扫描成果的所有服务；服务期限内任何由扫描产品引起的故障或扫描成果有错误的，全部由成交供应商负责维修和维护，费用包含在采购预算中。
• 3.供应商应保证人事档案安全，做到档案卷宗完好无损，档案信息无泄漏，如有涂改、损毁或泄露等情况，须承担相关法律责任并承担给采购人和档案当事人造成的所有损失。
• 4.保密要求

成交供应商需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，按要求与采购人签订《保密协议》。供应商应将现场服务员工名单及身份证、证明复印件交采购人备案。

成交供应商须与采购人签署《安全保密协议书》，参加本项目工作的成交供应商员工须签署《保密责任书》。

成交供应商应接受采购人现场实时监控等安防措施安排。采购人在现场安装摄像头，确保工作现场没有死角。作业期间的录像须保存到移动存储设备并刻制成档案级光盘，项目验收后交由采购人保存。

本项目在实施过程中，产生的档案数据和相关信息版权等均归采购人所有，与成交供应商无关，成交供应商不得将实施过程中的任何数据用于任何商业活动或出现信息泄露情况，如成交供应商违反上述原则，采购人有权追究成交供应商法律责任。

• 5.服务成果验收

服务期满或完成服务成果后，采购人应对服务的成果进行详细而全面的检验。采购人有权根据检验结果要求成交供应商立即更换或者提出索赔要求。检验合格后，由采购人组成的验收小组签署验收报告，作为付款凭据之一。

注：1、供应商须提供相当于或优于以上服务、技术要求，同时填写技术规范偏离表。

2、服务内容不得变更。

3、成交供应商所提供的服务应不存在任何权利上的瑕疵，保证采购人使用的任何一部分时，免受第三方提出的侵犯其专利权、商标权、著作权或其它知识产权的起诉，其服务行使不侵犯第三人合法权益。任何第三方如果提出侵权指控，供应商需与第三方交涉并承担由此引起的一切法律责任和费用。

4.本项目实施过程中产生的工作成果所有权和使用权归采购人所有。未经采购人书面同意，成交供应商不得转让和使用本项目的成果。