项 目 要 求
依照“安全第一、确保质量,集中管理、集中加工”的原则,对宁波国家高新区管委会综合档案室室藏部分重要档案进行数字化加工工作,建立全文图像数据库,以宁波国家高新区管委会档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的,以数据库为管理手段,以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象,以硬、磁盘阵列为存储介质,利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、数据备份技术、压缩存储技术,进一步实现宁波国家高新区管委会档案资料的海量存储、全面管理和综合利用,创建符合现代档案管理发展方向的具有宁波国家高新区管委会(新材料科技城)特色的档案工作体系,全面提高宁波国家高新区管委会档案管理水平。
宁波国家高新区管委会室藏档案涵盖文书档案、业务档案、拆迁档案等。
序号 |
项目内容 |
加工工序 |
暂定数量(A4幅面) |
备注 |
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1 |
人社中心 |
扫描 |
840000页 |
养老、医保、工伤等档案 |
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2 |
经发局 |
扫描 |
5000页 |
业务档案 |
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3 |
城管局 |
扫描 |
26000页 |
文书、业务档案 |
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4 |
审计中心 |
扫描 |
150000页 |
文书、审计档案 |
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5 |
梅墟、新明街道 |
扫描 |
20000页 |
拆迁档案 |
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6 |
办公室 |
扫描 |
10000页 |
文书、科技档案 |
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备注:实际加工数量按实结算;结算时16K和A4按A4计算,A3按A4×2计算,如有其它幅面则折 算成A4的相应倍数。硬件具体参数要求见后续:本项目所需硬件设备一览表。
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档案数字化建设包括档案前期整理、档案扫描、影像处理、全文OCR识别、格式转换、批量加盖水印、目录建库及著录、数据备份、数据挂接等。
1、符合国家档案局《纸质档案数字化技术规范》等相关档案的加工要求。
2、采用拆卷、不拆卷扫描结合方式。为确保档案原件在扫描过程中不被损伤,纸质档案一律采用平板扫描仪进行数字化加工。
3、纸质档案扫描影像与档案原件一致,做到扫描页面清晰、整洁。
4、档案数字化成果必须与《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》(以下简称《系统》)挂接,且符合全文检索要求的数字化成果能在《系统》中实现全文检索应用。即同时符合两个要求:第一,符合全文检索要求的数字化成果(字迹清晰的纸质档案,一般为铅字印刷文件,要OCR,并双层PDF),用adobe read打开,pdf文件可进行复制、粘贴操作。第二,在系统中达到全文检索应用。(二)加工流程要求
由于整个数字化内容较多,工作量较大,采用在宁波国家高新区管委会内部办公场所设计布置加工场所。宁波国家高新区管委会办公室提供场地,安装监控全程24小时监控的形式以确保档案的安全性和在全过程监督下的项目实施。中标供应商提供加工设备(所有计算机硬盘待工程结束后移交宁波国家高新区管委会办公室)。整个项目的技术加工的流程环节和技术路线如下:
1、调档交接:
中标供应商应指定专人按照与宁波国家高新区管委会办公室共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档,并与宁波国家高新区管委会办公室指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作,并做好移交记录。
2、档案前期整理
(1)在扫描之前,加工人员必须逐卷、逐件、逐份对档案进行检查核实,如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等不规范现象,应进行相应修改,并根据档案的实际情况,对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。
(2)拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
(3)区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷(卷、件)中的扫描件和非扫描件区分开,扫描件扫描后应保持在档案中的原有位置。
(4)对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等),确保较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰,破损纸张需要进行修裱。
(5)档案前处理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。
3、档案扫描:
为保护档案原件,扫描单位一律使用平板扫描仪扫描,对资料等成册材料不宜拆卷的,必须使用不拆卷扫描仪扫描。
(1)一页多扫技术
老旧档案文件上面有铅笔字、机打字、毛笔字、钢笔字等多种字迹。扫描软件可以驱动扫描仪针对该文件的不同笔迹区域进行选择性参数的扫描。最后将不同扫描参数的各个区域图像通过自主开发的图像版面还原处理软件自动做好全版拼接处理,从而保证档案电子影像的原版原貌。
(2)彩色灰度混扫
软件自动记录扫描的色彩模式和任务分配,如果一份文件里同时包含黑白扫描页、灰度扫描页、彩色扫描页,扫描人员可以通过快捷键在几个扫描模板里进行快速切换,保证扫描的质量和效率。
(3)扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致,与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列一致,不可颠倒;不能有漏扫和重页,保证电子影像的完整齐全。
(4)扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息,黑白对比度适中,有利于排版、建库处理。
(5)扫描后的影像文件页面要端正,无扭曲。
(6)扫描模式:一律采用彩色模式扫描。
(7)扫描分辨率(纸质档案扫描影像文件:300DPI,照片黑白影像文件:400DPI,照片彩色影像文件:600DPI,底片影像文件:4000DPI)。
(8)扫描后的影像存储格式:纸质档案扫描影像文件存储格式为JPEG格式影像文件,75%压缩比,该存储格式为过渡格式,用于后期制作PDF格式文件;照片档案及特殊档案扫描存储格式为JPEG图像文件,不压缩。扫描后的电子文件需要另外提交PDF和JPEG格式文件。
(9)影像文件命名:单页文件根据对应的档号对扫描的影像文件进行命名。多页文件用对应的档号建立相应的文件夹,按页码顺序对影像文件命名。
(10)扫描工艺
①加工人员将整理好的档案,根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪及相关配套专业软件,供应商需详细阐述提供对以下9种不同纸张档案扫描所采取的处理工艺:
>普通纸张
>较薄易碎纸张(如信纸、便笺纸)
>字迹较浅或模糊(如铅笔字)的纸张
>脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张
>领导签名稿
>底灰较深的纸张(如草浆纸、油印纸)
>不规则纸张
>不拆卷档案
>彩色页
②扫描登记
加工人员必须认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法,并提交宁波国家高新区管委会办公室审核同意后,进行处理。
③扫描仪的选择:
加工人员应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪,也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理,A3幅面的档案不允许使用拼接的方法制作。同页有两个以上文件,需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时,浮贴加原页扫1页,浮贴揭开之原页扫1页,若有多张浮贴重叠,每张浮贴均需单独扫描。
4、图像处理:
加工人员需针对电子图像数据,使用图像处理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密,不同图像格式文件的转换和多页JPEG的合并,文字及影像的反转等功能。保证电子图像居中、清晰、端正。此外,图像处理软件具有以下的功能:
(1)纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度。
(2)去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可见度、可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
(3)图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,图像拼接后应与档案原件核实,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息,确保拼接无误,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
(4)裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
(5)图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。
(6)图像数据质量检验
经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检,一检和二检的比较。专机专岗专位专人专业软件,形成半成品。采用专业质检软件,对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单,从而保证图像字迹清晰、原版原貌。
(7)图像数据质量自检
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。
②由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。
③发现文件或资料漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。
④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
⑤图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的命名100%正确。
⑥认真填写相关表单,记录自检结果和处理意见,并提交宁波国家高新区管委会办公室审核同意后,进行处理。
(8)批量抽线:用于网上发布和光盘单盘调阅的电子图像,可以批量降低图像的分辨率,方便图像上传、下载、浏览。
(9)格式转换:随时对多种图像格式进行批量/转换,导入和导出。例如:将TIFF或JPEG格式图像文件转换成PDF/DJVU格式。
(10)扫描校对:
是对扫描处理过图像与档案原件校对的过程。中标供应商需提供详细的扫描校对程序和标准,以便保证扫描的质量。
5、全文OCR识别
(1)对原始档案中印刷体的正式文件图像和扫描后形成的JPEG影像文件进行全文OCR汉字识别,能形成规范的doc文本文件,并将doc文本与原始图像进行初步校对、排版,保证doc文本没有乱码、错字,与原始图像保持一致。doc文本保存不删除。
(2)OCR识别软件由供应商提供,要求能精确的识别汉字、英文等图像格式,识别准确率要达到99%以上。
(3)不能通过OCR识别的印刷体文件或手写体的文件,应将其扫描后形成的JPEG格式影像文件制作成PDF格式文件,以提供利用。
6、格式转换、批量加盖水印
将单页图像转换为双层PDF格式。经过OCR识别后的JPEG图像,需经过去污、纠偏等技术处理转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用,并批量加盖符合要求的电子水印。通过该技术将文件批量加盖易损电子标志,当图像经过改动时,电子标志损坏,显示出该图像有过改动。
双层PDF文件的上层是原始图像,下层是识别结果,要求可以100%保留原始版面效果,并且支持选择、复制和检索等功能,为将来提供全文检索服务打好基础。
(1)单页JPEG格式影像文件直接转换为PDF格式文件。
(2)多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件。
(3)转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。
7、目录建库及著录
对照成品图像数据进行详细著录,并采用嵌入式元数据著录原理把各级目录信息、文本信息及技术元数据信息写入到每一页图像中去,而不损坏图像本身,从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。
(1)目录建库应选择通用的数据格式,所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。
(2)按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的目录数据著录标准与规范进行著录(案卷级、文件级、人物卡),建立档案目录数据库,并按照要求进行人工著录(一稿双录,两录一校),并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。
(3)条目录入:案卷级条目、文件级条目由中标公司进行修改、调整和挂接。具体标准按照宁波国家高新区管委会要求进行。条目数据著入后将EXCEL表通过专用工具(由中标供应商提供)转换为符合《系统》数据规范要求的格式文件,批量导入《系统》。
(4)目录数据在图像外单独存储,数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。EXCEL格式用于目录打印,XML格式用于数据交换浏览。
(5)采用人工校对和软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。档号、姓名、性别、别名、出生日期的正确率要求100%,其他99%。将档案进行最终的排序、校验,校验后对没有全宗目录、案卷目录、卷内目录、文件目录的档案进行目录的排版和打印(所有目录打印应留出装订线)。
8、数据备份
(1)备份范围
中标供应商需要将扫描的所有资料元数据在扫描的同时实时备份。
为保证数据安全,扫描加工中供应商应采用实时备份软件,对扫描过程中的数据自动随时进行多方备份,不会造成因一些后期不可知因素导致扫描原数据丢失后,需要向用户方重新领卷扫描而最终导致影响工期的后果。
(2)备份方式
扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储做备份之用。根据要求提供对加工数据进行多种方式的备份,如在线备份、硬盘备份等备份方式。
①在线备份
中标供应商将验收合格的完整数据能及时导入宁波国家高新区管委会专用服务器实行在线存储备份,保证档案的利用与安全。
②数据的硬盘备份
中标供应商将成品数据采取硬盘备份的形式脱机备份,所备份数据要保持一致。如宁波国家高新区管委会的成品数据硬盘出现问题,可及时调用备份硬盘。
中标供应商将所有数据提供统一的硬盘备份,其硬盘备份标准按照国家档案局、省、市档案局的有关标准和规范执行,并以PDF格式文件和JPEG格式图像文件备份4套(以机械硬盘形式,备份硬盘及外接设备由供应商提供),硬盘须采用索尼、希捷、西部数据等主流品牌的大容量硬盘,备份数据要确保打开、信息完整、文件数量准确。
③数据检验
中标供应商对备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。为确保备份硬盘的正常、有效使用,应定时(一般为30天)进行通电、检查。
④备份标签
中标供应商在数据备份后,应在相应的备份介质上做好标签,记录移动硬盘盘号、品牌、容量、分区情况、加工技术环境、操作系统、数据库、刻录软件、备份方式,以便查找和管理。
⑤备份登记
中标供应商需填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
9、数据挂接
(1)对扫描完成后制作成PDF格式文件,需要与目录数据进行一一对应后挂接到《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》中。其中,扫描文件以卷(件)为单位进行存储,案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹,卷内文件目录应对应到相应页数的PDF格式文件。
(2)中标供应商应自带批量挂接软件,须负责与《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》中的档案采集模块实现逐条和批量挂接,将条目和对应PDF格式文件导入到数字档案室系统应用平台中,挂接正确率应达到100%。JPEG图像文件(照片档案和特殊档案扫描存储格式文件)挂接方法同上。
(3)经过OCR识别后制作成双层PDF格式的文件挂接到《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》后,要通过独立的全文检索工具在《系统》中建立索引库,确保在《系统》中实现全文检索功能。
10、数据验收
对已完成数字化转换的所有数据,加工方需对图像数据信息完整性、图像挂接准确性进行检查,经自检和监管部门检验合格后,才能递交宁波国家高新区管委会办公室审核、验收、移交。
(1)以抽检方式进行数据验收,抽检比率在10%-20%之间,要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到99%以上(含99%)予以验收通过,并填写纸质档案数字化验收登记表,做好验收记录。抽检合格率在99%以下,提交验收数据全部发回全面自检,直至达到验收要求。
(2)图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致,一致率要100%;扫描图像完整性要求100%正确,完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽查合格率达到99%(含99%)。
(3)验收内容应依据相关业务标准与规范,结合宁波国家高新区管委会实际,进行档案数字化扫描的验收。
(4)验收“通过”的结论,必须经项目负责人审查、签字,并提交宁波国家高新区管委会办公室审核确认后方有效。
(5)移交电子档案扫描数据必须经采购方验收合格后进行。移交数据除提供原始扫描的JPG格式数据外,应同时提供一份相对应的转换成文件级的PDF格式数据。
总体质量要求:纸质档案扫描影像与档案原件一致,做到扫描页面清晰、整洁;档案数字化成果必须与《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》挂接,且符合全文检索要求的数字化成果能在《宁波国家高新区管委会数字档案室系统》中实现全文检索应用。
供应商必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到宁波国家高新区管委会的数据质量标准后,才能提交宁波国家高新区管委会办公室验收。供应商需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。
供应商在进行档案前处理、数字化加工制作的各个环节均应进行详细的登记,建立工作日志并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
本次项目宁波国家高新区管委会办公室指派专人进行全程质量控制,中标供应商应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上,及时提交宁波国家高新区管委会办公室进行审核。如果因提交不及时或质检不合格被宁波国家高新区管委会办公室下达停工令,供应商应承担相应违约责任,造成的损失由供应商自行负责。
(一)目录数据、图像、档案实体归还要求
采用软件系统(检测软件由加工方提供),用自动核对和人工核对的方式以年度为单位进行逐页检查,包括图像数据信息完整性检查、图像挂接准确性检查等。自检达到采购方的数据质量标准后,才能提交采购方验收。供应商需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。如果加工公司违反本文件中有关质量要求相关规定的,则退回全部返工。
图像数据要求:图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致,一致率要100%;扫描图像完整性要求100%正确,完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽查合格率达到99%(含99%)。合格率=抽查合格文件数/抽查文件总数×100%。
档案实体归还要求:档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:
1、保持档案原貌,对扫描后的档案进行装订。
2、档案装订以卷为单位的必须采用专业装订线进行装订;如原始档案中发现金属、塑料装订物,应予以剔除。
3、档案装订应按照档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置,应尽可能地按照原来的装订孔位进行装订,尽量不要打新孔装订,力求保护原件。
4、对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。
5、在数据验收合格后,应对需要归还的档案实体和资料进行自检,必须对档案实体和资料进行逐卷(件)清点,按数量、状况和顺序等进行检查,要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒等情况,必须重新进行处理。
6、归还实体档案时应提供扫描加工工作流程情况说明,并随同实体档案一起交接。同时应配合采购方指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作,并做好移交记录。
(二)时间和安全要求
本项目要求自合同签订之日起12个月内完成档案数字化加工的实施工作并验收及正式上网应用。档案数字化建设项目的程序要按采购方要求的顺序进行。
供应商必须严格遵守《中华人民共和国民法典》、《保密守则》、宁波国家高新区管委会的保密规定及相关规章制度。档案扫描工作必须在采购方指定的场所内进行。供应商需确保场所正常秩序和安全,不得遗失、损坏档案实体,不得窃取、泄露档案信息,如有违反,将追究法律责任。
1、采购方与供应商签订《档案数字化加工项目合同书》、《保密协议》等。供应商需对工作人员进行严格考核,进行保密和防火安全教育,需负责对所有参加本项目的工作人员进行审查并签订保密责任书,相关资料送采购方备案。
强化人员管理,所有人员持证上岗,并填写个人简历(附身份证复印件)交采购方审核保存,如有人员变动,应及时通知采购方。
2、扫描加工场地具备保密设施,保证档案原件和档案信息的安全和保密。在加工场地建立监控系统,实时监控工作人员的操作全过程,统一记录保存,用于监控数据存储的机械硬盘由供应商提供,品牌等要求与备份硬盘一致。
3、建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为,每日工作结束后应将所有涉及高新区管委会资料的数据或加工文档交还保管。项目结束后,所有留在计算机(或扫描仪)上的数据必须在采购方技术人员的现场监督下做彻底清除,加工过程使用过的存储硬盘均应交采购方保存。
4、加工地点内严禁吸烟;工作期间严禁会客。
5、工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地,衣服外套、手机和包等随身物品统一放在指定的位置,不准带入工作现场。
6、在工作现场内,不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不大声喧哗;工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行处理,必须交由采购方工作人员统一销毁;正常情况下,加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长,不得无故查看、记录和相互议论档案内容。
7、不同的工序之间要采取措施,杜绝泄密事故的发生。在加工过程中,供应商不能丢失、损毁档案,档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的,供应商承担一切责任。
8、分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在招标人工作人员的现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
9、不得携带非用户单位提供的办公文具,不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘、MP3及其他移动存储介质等。
10、工作人员暂时外出(如吃饭)时,均应将加工场地及时锁门。
11、每位工作人员必须填写每天的工作记录(时间、内容、数量等),作为保密工作检查的依据。
12、加工过程安全要求:
(1)对服务器的操作有安全监管措施,扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接广域网、局域网,所有设备外壳均接地屏蔽,严防数据丢失。扫描现场的计算机及其它设备必须由加工企业提供国家安全保密部门的上门安全检测报告或提供相应的检测报告。
(2)在备份数据的计算机上设置密码,防止数据泄密;每位计算机操作员设置独立的开机密码。
(3)USB端口封闭使用。采用加密手段,文档脱离系统授权环境不能正常打开,必须通过USBKEV等合法授权方式才能打开。
(4)各操作均有日志记录:用户登录操作日志;用户文件传输操作日志;系统管理员操作日志;文件上传日志;网络访问日志等。
(5)按照既定规则、路径,自动备份目录数据、图像文件,并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
(三)应遵循的业务标准
1、管理性标准规范
(1)《中华人民共和国保守国家秘密法》
(2)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
(3)《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)
(4)《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)
(5)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
2、业务性、技术性标准规范
(1)《中华人民共和国档案法》
(2)《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)
(3)《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)
(4)《档案交接文据格式》(GB/T1 3968—92)
(5)《中央档案馆档案接收标准》
(6)《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)
(7)《纸质档案数字化规范》(DA/T 31—2017)
(8)《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)
(9)《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163—2016)
(10)《档案著录规则》(DA/T 18—1999)
(11)《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》
(一)提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求;
(二)供应商技术人员提供现场免费安装、培训、调试;
(三)售后服务期限:项目验收交付使用后提供三年免费质量保证及售后服务,并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。
(四)售后服务方式及响应时间:采用现场维护方式,中标供应商接到用户电话后2小时内响应,8小时内上门服务 ,7*24小时电话支持;以保证数据的安全运行。
(五)售后服务问题解决时间:一般问题在4小时内解决,严重问题及时向用户方提出可接受的解决方案和修复完成时间承诺。
(六)供应商在工程结束后,要为采购方免费搭建档案数字化扫描和存储环境,并免费提供相关软件使用权。
(七)售后服务外的服务承诺:长期给予电话、电子邮件等技术支持。
(八)列出其他售后服务承诺内容。
以下项目实施及交付所需的硬件设备由中标供应商提供。
序号 |
名称 |
技术参数 |
数量 |
1 |
机械硬盘 |
1-2T机械硬盘。 (注:用于数字化加工数据备份及加工场地监控数据存储,需索 尼、希捷、东芝、西部数据等主流品牌) |
10块 |
注:推荐品牌说明:推荐品牌仅起说明作用,并没有任何限制性。投标人如未采用以上四个推荐品牌产品的,必须确保该品牌产品在实质上要优于或相当于招标技术规格的要求,并得到评委会的认可。
(一)数字化加工所需的所有设备和加工软件,均由中标供应商提供。因保密需要,加工完成后,供应商档案数字化加工使用过的所有电脑硬盘由采购方无偿回收销毁。
(二)双方指定专人做好档案的清点交接工作,《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。
(三)要求中标供应商在签订合同时成立项目组,指定专人负责该项目,其中项目经理需具有三年及以上纸质档案数字化加工经验,有专人负责破损档案修裱工作(修裱质量达到国家标准要求),并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。
▲为保证本项目顺利实施,项目组配备不少于8人驻现场服务(资信技术文件内提供承诺)。
▲参与数字化加工人员不能是宁波国家高新区户籍人口。
(四)要求投标商在合同签订后10个工作日内(具体按照合同要求),将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕。
(五)供应商在投标时要特别强调所承诺的服务内容,其中包括:免费服务后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。
(六)项目完成后,供应商免费提供数字化加工软件,包括档案扫描软件、档案实时备份软件、影像处理软件、OCR识别软件、水印、双层PDF转换软件、挂接软件等一系列软件。
(七)在投标报价外,不再增加任何其他费用。
(八)供应商自行解决就餐场所及住宿问题。
(九)供应商应按采购方的工作时间,开展项目加工。
(十)供应商员工若发生事故等,一切责任由供应商单位负责。
(十一)页数计算方法为:纸张小于等于A4幅面的,每一张计为一页,纸张大于A4幅面的,按实际大小折算为A4幅面。档案里1页中有很多张鱼鳞状小纸片的,如果多张鱼鳞状小纸片之间无文字遮挡或虽有遮挡但不影响理解使用的则按1页计算;如果纸张之间因重叠引起文字遮挡,影响使用的,则需分开扫锚,分页计算。每张小纸片均需分开录入,对应挂接。
(一)双方对于因合同履行而了解、接触、取得的对方不对外公开或已对第三方承担保密义务的业务数据、业务资料及其他商业秘密负有保密责任。
(二)供应商对宁波国家高新区管委会为本项目提供的业务数据、业务资料对第三方保密,如发生宁波国家高新区管委会资料泄露并被证实应由供应商承担责任的,宁波国家高新区管委会因此所造成的一切损失由供应商负责,并将追究供应商法律责任。
(三)供应商为宁波国家高新区管委会提供数字化加工的数字化工作小组成员应在进场前进行身份确认,并保证人员身份的真实性和可靠性。
(四)供应商应与其派遣的数字化工作小组的每个成员签订有关保密协议,并将该保密协议的一份原件于本合同签订当日交宁波国家高新区管委会办公室备案。
(五)双方应就宁波国家高新区管委会办公室提供的档案资料办理书面交接手续。供应商对宁波国家高新区管委会办公室为本项目提供的一切档案资料负有保管责任,期间如发生档案资料破损、遗漏、丢失情况,由供应商承担责任。
(一)服务时间
合同签订之日起12个月内完成,档案数字化建设项目的程序要按采购方要求的顺序进行。
(二)质量标准
按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收,能够满足采购方提出的要求。
(三)免费质量保证期
1.免费质量保证期三年(自项目整体验收合格之日起计)。
(四)付款方式
1、付款条件:按照实际统计的档案数字化加工数量,经宁波国家高新区管委会办公室验收合格后向中标公司支付档案数字化加工费用。
2、付款方式:合同签订后20个工作日内,支付合同金额的30%为预付款;数字化加工完成并验收合格后支付合同总价的60%,余款10%在3年后且确认没有质量问题后支付。
(五)技术培训
1、供方须对需方的操作人员、技术人员进行免费培训。
2、技术培训费用应包含在供货总价中。
3、供方负责对需方进行技术培训,包括对需方进行详尽的工作原理、操作使用、一般维护、常见故障排除等一系列的专业培训,并提供系统操作、维修手册及各类设备的说明书。