采购内容及要求

一、采购总说明

1.1、本技术规范要求提出的是最低限度的基本技术要求，并未对所有技术细节作出规定，供应商应提供符合本技术要求和国家标准、行业标准的优质产品。

1.2、供应商产品与本技术要求不一致时，供应商应在磋商响应文件中予以说明，并由磋商采购小组鉴定供应商产品能否达到要求。如供应商没有在磋商响应文件中提出异议，则视为供应商提供的产品完全按照本采购文件要求。

2、技术要求及标准的执行

供应商提供的产品应标明所执行的质量标准，若同一标准已颁发新标准，则按最新标准执行。若同一产品同时有几个标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准等），则按最高层次的标准执行。

3、 供应商须按国家有关规定及标准完成本次采购产品的供货、运输、装卸、就位、安装、调试、技术培训、检验、通过有关部门验收、维保期服务、产品终身维修等各项工作，并保证磋商产品使用的安全性能与检测结果的可靠性。如成交，成交供应商及制造商对成交产品使用的安全性能与可靠性负全部责任。成交供应商须随产品提供使用说明书与维保卡。供应商提供相关数据与说明，磋商响应文件须对下列要求作出实质性回应。

二、 采购内容要求：

1、数字化制作项目概况

根据市委组织部要求，县管领导干部人事档案数字化制作完成后，要根据实际情况视情扩大其他干部人事档案数字化制作，结合文成县干部人事档案情况，计划开展全县约1400卷在职公务员的干部人事档案整理、数字化制作工作。

2、 文成县公务员干部人事档案整理、数字化加工服务项目技术要求：

2.1.数字化制作工作内容为档案整理、目录制作、扫描和数字化加工等4项，具体包括调档交接、档案扫描前处理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据质检、图像存储、数据挂接、数据验收、后期整理装订、封面打印、数据备份、档案归还等，确保数字档案与纸质档案相一致，并确保档案及其档案信息的安全保密。

2.2.制作系统。为做好数字化档案上下对接，数字化制作需使用干部人事档案数字化系统（信创版）V1.0操作，或将完成数据转换挂接到该系统。

3、项目实施进度

约1400卷在职公务员干部人事档案数字化工作,须在2023年2月底前完成约1400卷。本项目预算61.6000万元人民币（预算综合单价最高限价1卷440元,按单价实际数量结算）。

4、项目团队人员要求

投标供应商应当充分考虑本项目的工期要求、作业量要求等采购需求、结合自身情况综合配置项目团队人员；团队总人数投标供应商可自行投标，但应当配置至少1名主管人员负责本项目，项目负责人应当为公司级负责人，具有3年以上档案数字化项目管理工作经验并且项目负责人具有《安全保密证书》（培训证书原件备查），提交的相关人员名单五个月内不得更换。

5、项目执行规范及标准

在整个过程中投标供应商应严格执行以下规范和标准：

（一）档案管理主要法规

1．《中华人民共和国档案法》

2．《中华人民共和国档案法实施办法》

3．《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

4．《浙江省档案管理办法》

5．《浙江省档案工作条例》

6．《浙江省档案馆管理办法》

（二）业务标准与规范

1．《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）》

2．《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)

3．《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

4．《文书档案案卷格式》(GB 9705—88)

5．《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

6．《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）

7．《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）

8．《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）

9.工作内容

6、项目加工原则

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。

7、项目实施内容

本次加工处理档案的选择由中共文成县委组织部根据实际需要提供。

实施内容包含：调档交接、档案扫描前处理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、后期整理装订、封面打印、数据备份、档案归还等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

（一）调档交接

成交供应商应指定专人按照与中共文成县委组织部共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与采购方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。交接中双方逐页清点，并登记表格。

（二）档案扫描前处理

扫描之前，须逐卷、逐页对档案进行检查核实，对文档关联类别进行重新组卷。组卷人要有一定经验，仔细查看档案有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，并进行相应修改。

档案扫描前处理标准按DA/T31-2005执行，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理（其中部分档案无编码、无顺序），并视需要重新整理，确保档案数字化质量。

1、拆除装订

对在不去除装订物情况下影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，对不能拆除的应给予零边距扫描仪扫描。

2、区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

3、档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案扫描前处理后每卷案卷的总页数等情况。

（三）档案扫描前处理成果检查

1、在完成档案扫描前处理后，应指定专人对档案扫描前处理成果的自检，发现纸质档案情况和档案扫描前处理过程交接登记表单的结果不一致，要求重新进行整理，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

2、应配合监管部门对档案扫描前处理成果进行质量检验，并根据中共文成县委组织部审核意见进行处理。

3、采购方审核验收

档案扫描前处理成果经自检和监管部门检验合格，递交中共文成县委组织部审核、验收。

（1）以抽检方式对档案扫描前处理成果进行审核，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收的档案扫描前处理成果全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，中共文成县委组织部将不再提供后续档案实体。

（2）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人和监管部门审查、签字，并提交中共文成县委组织部审核确认后方有效。

（四）目录建库

1、数据格式选择

按照中共文成县委组织部要求选择数据格式。

2、档案目录建库成果质检

（1）目录数据质量自检。采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。校对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，包含多个人名的文件，目录应著录完整，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。著录的错误率应小于3%。

（2）应配合监管部门对档案目录建库成果进行质量检验，并根据中共文成县委组织部审核意见进行处理。

（3）以抽检方式对档案目录建库成果进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99%以下，提交验收档案目录数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，中共文成县委组织部将不再提供扫描档案。

（4）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人和监管部门审查、签字，并提交中共文成县委组织部审核确认后方有效。

（5）验收登记。认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

（五）档案扫描

1、扫描方式

（1）根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案，需提前听取中共文成县委组织部意见后，放可采用大幅面扫描仪。

（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

2、扫描色彩模式

（1）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

（2）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

（3）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率

档案数字化成果需进行OCR识别，扫描分辨率要求在200-300dpi之间。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，校对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交中共文成县委组织部审核同意后，进行处理。

（六）图像处理

1、纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

2、去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边、重复页码等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可视度的前提下展现档案原貌的原则。

3、图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4、裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行每页的裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5、图像数据质量检验

（1）图像数据质量自检

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

⑤认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交中共文成县委组织部审核同意后，方可进行处理。

（2）监管部门质检

应配合监管部门对图像数据质量进行的检验，并根据中共文成县委组织部审核意见进行处理。

（3）采购方审核验收

在完成档案、资料扫描后，图像数据质量经自检和监管部门检验合格，才能递交中共文成县委组织部审核、验收。

①以抽检方式对图像数据进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到98%以上（含99%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99%以下，提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，中共文成县委组织部将不再提供扫描档案。

②验收“通过”的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交中共文成县委组织部审核确认后方有效。

（4）验收登记

认真填写数字化验收登记表单。

（七）图像存储

1、存储格式

采用黑白模式扫描的文件，要求采用JPG格式存储保存，并按照档案文件级目录数据目录提供的档号，以文件对应形式转换成PDF格式保存。

2、每份档案文件与其图像文件通过档号加序号或所在页号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

（八）数据挂接

数字化加工的成果数据能准确的与中共文成县委组织部目前使用的档案信息管理系统进行逐案挂接上传（当日完成，不得打包上传），保证档案数据的准确性。

（九）数据验收

1、数据自检

在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，主要包括以下内容：

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）数据验收时抽检的比率不得低于20%。

（3）扫描加工单位必须建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交中共文成县委组织部审核、验收。

（4）自检指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

（5）数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，给予以验收“通过”。

（6）合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

2、监管部门检验

成交供应商应配合监管部门以与数据自检相同的指标对已完成数字化转换的所有数据进行质量检查，并根据中共文成县委组织部审核意见进行处理。

3、采购方审核验收、移交

对已完成数字化转换的所有数据，经自检和监管部门检验合格后，才能递交中共文成县委组织部业务存根审核、验收、移交。

（1）以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，中共文成县委组织部将不再提供扫描档案。

（2）验收内容应依据相关业务标准与规范，结合中共文成县委组织部实际，进行档案数字化扫描、著录、校对和修改内容的验收。

（3）验收“通过”的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交中共文成县委组织部审核确认后方有效。

（4）移交电子档案扫描数据必须经采购方验收合格后进行。移交数据除提供原始扫描的JPG格式数据外，应同时提供一份相对应的转换成文件级的PDF格式数据。

4、验收、移交登记

认真填写纸质档案数字化验收、移交登记表单。

（十）后期档案整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

（十一）档案归还

1、归还自检

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报中共文成县委组织部进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

2、监管部门质检

应配合监管部门以与自检相同的指标对所归还的档案实体进行质量检验，质检结果根据中共文成县委组织部审核意见进行处理。

3、采购方审核验收

档案入库前应接受中共文成县委组织部对归还的档案进行的验收，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，中共文成县委组织部将不再提供扫描档案。

4、归还实体档案时应提供扫描加工工作流情况说明，并随同实体档案一并交接。同时应配合采购方指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

（十二）数据备份

1、备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

2、备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储和PDF格式上传至中共文成县委组织部系统内。

3、数据检验

备份数据应同步进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5、备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

（十三）数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

（十四）因为技术质量问题，以上项目任何项的检查不合格，中共文成县委组织部有权立即终止全部项目，并不支付前期相关费用。

售后服务和技术支持

成交供应商须提供从项目整体验收合格之日起一年的免费质保期服务。

在质保期内和质保期满后，成交供应商均应当对本项目提供24小时不间断技术支持服务，包括电话、传真、电子邮件、现场等多种方式，全方位响应需求。成交供应商应在接到问题后2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误。对2个工作日内不能解决的，须采取临时应急等措施，以保证中共文成县委组织部的正常使用。

成交供应商对免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

本项目相关事项说明

1、中共文成县委组织部不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设备和安全软件、设备由成交供应商提供。

2、本次项目将按档案数字化加工的批次加工量进行单独结算。按照纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）单批次验收不通过，累计次数超过（含）3次，采购方将给予一定的经济处罚；累计验收不通过3个批次，采购方将有权终止合同。

3、成交供应商应当严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家省市相关规定及中共文成县委组织部的有关规定。档案整理、扫描、录入必须在中共文成县委组织部指定场所内进行，确保场所正常秩序和安全。成交供应商应当严格遵守本馆的上下班制度。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究成交供应商法律责任。

4、成交供应商应做到：

1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，员工入场必须提供当地政法部门出具的无犯罪记录。

2）建立严格的保密制度，加强管理，任何与工作无关的各类数码产品不得进入工作现场，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3）不同工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，成交供应商不得丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于成交供应商人员过错导致档案资料、档案数据内容损毁或泄密的，成交供应商承担一切法律和经济责任。

4）成交供应商应对纸质档案数字化中的各个环节进行详细登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5）扫描加工场地的安全和保密。

成交供应商须保证档案原件和加工数据的安全和保密，加工现场应配备专用数据存储服务器，加工场所内的计算机硬盘或移动存储设备，不得随意变动，更不能带离工作场所。进入加工现场的计算机设备应做相应安全保密处理，确保信息安全。

6）分批次验收进行数据移交时，工作现场的数据必须在中共文成县委组织部工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

7）成交供应商工作人员不得在工作场所使用与工作无关的任何电子、电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等，严禁使用任何与工作无关的电器设备。

8）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

6、中共文成县委组织部将在档案数字化加工流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，同时对于成交供应商提交的成果（如目录建库成果、图像处理结果和数字化加工完成等）和部分重点环节（如档案入库），将以DA/T31-2005标准进行审核验收。

7、中共文成县委组织部将安排专人对整个数字化加工流程进行监理和质量再检查，成交供应商应配合监管部门进行的质量控制、进度控制、投资控制、安全管理、信息管理和协调等监理工作。

8、成交供应商在签立合同时要具有一周内立即进场实施扫描著录修改能力，所属人员需经成交供应商统一的专业培训。要指定专人为项目负责人，负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

9、成交供应商应在签定合同后10天内，将有关加工软、硬件设备、工作人员等进驻加工场地，并开始工作；

10、成交供应商自行提供本项目涉及的所有软、硬件设备，并自行负责保管，如发生损坏、遗失等情况，采购方不承担相关责任。

11、各投标供应商在投标时必须特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用；服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目、员工上岗资格证书等。

12、成交供应商在签立合同时应同步成立项目组，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

三、商务条款

1、质保期

1.1．▲质量保证期至少1年，自验收合格之日起计。

1.2．因供应商提供的服务及软件的缺陷而造成的任何产品质量问题或故障应由成交供应商免费技术服务和维护。

1.3．投标供应商在投标文件中说明保质期内提供的服务计划。

2、付款方式：

在合同签订前3个工作日内成交供应商须支付给采购人成交总金额1%的履约保证金；两个月后采购人根据项目实际完成量的80%支付费用，最高支付不超过项目合同总额的40%；完成全部工作量并经过采购人验收通过后，15个工作日内采购人支付项目合同的剩余费用，7个工作日内无息退还履约保证金。

3、完工期

约1400卷在职公务员干部人事档案数字化工作，须在2023年2月底前完成约1400卷。按单价实际数量结算。