磋商项目要求

• 一、采购项目概况

为贯彻落实国务院办公厅《关于做好优化营商环境改革举措复制推广借鉴工作的通知（国办函〔2019〕89号）》精神，切实做好优化营商环境改革举措复制推广借鉴工作，深入推进“放管服”改革，进一步激发市场主体活力和社会创造力，从企业的需求侧出发，关注企业成立、变更、注销等全生命周期中多次查询档案的现实需求，进一步理清企业档案信息的公开范畴、查档范围、共享对象等服务内容，通过互联网、政务服务网等网上查询方式，全力满足新形势下社会各界的查询利用需求，从而缓解档案查询窗口服务压力、优化查询环境、提升档案查询服务效率。泊头市行政审批局需要完成企业注册登记档案的档案下架、档案拆订、档案编目、档案扫描、档案电子图像处理、档案电子图像排序、档案质量监控、档案装订上架、整理成指定格式并对数据进行存储成果递交及上传到档案容e查系统等工作。   

二、参考标准

《中华人民共和国档案法》

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）

《档案著录规则》（DA/T 180）

《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）

《河北省市场主体登记电子文件归档和企业户籍电子档案管理规范》（试行）

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）

三、技术（服务）要求

技术服务包括：入库提卷、拆卷、扫描、著录、图像处理、质检、数据验收、数据备份、订卷、实体档案还卷，数据存储成果移交及档案目录上传容e查系统。

（一）企业档案数字化扫描。

1、入库提卷

从行政审批局提取档案，严格执行原始档案的交接手续，行政审批局专门指定专人，公司指定专人负责项目，双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。）

2、拆卷、整理

对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求，对需要修复的档案进行归并整理（按照前文档案整理技术要求进行修复整理）。

3、档案扫描

扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。审批局企业档案涉及A3、A4幅面。

扫描色彩模式：A3 及以下幅面档案，全部扫成彩色 JPEG 文件分辨率 300dpi 的图像。超过 A3 幅面档案使用图纸扫描仪，扫成分辨率大于等于 300dpi 的图像。

分辨率：分辨率标准为 300dpi。

图像文件的大小：彩色扫描 A3 页面：不大于 300K。

如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。

清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过 0.5 厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。

目录以原有档案目录为准，在实际处理过程中著有未归类的新目录。可根据情况修改目录，增加或调整标准目录。

档案图像内容：

流程 1：实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。

流程 2：检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况，不能有遗漏、重复，扫错的现象。

流程 3：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理，以达到用户需求）。

流程 4：纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分为历史档案，纸张质量比较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，本着以下原则：

a、保证档案安全，对于破损档案更应该在生产流程中加以特殊对待，不能造成二次破坏。

b、保证扫描质量，档案扫描的质量要尽可能的清晰、干净，尽可能的恢复历史原貌。

c、高效高质的完成任务。

扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4、档案著录

在进行条目著录时完全按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行双机著录，建立档案目录数据库。保证条目信息正确性、完整性。完成目录著录后，采用人工校对和软件自动校对两种方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据按要求进行修改或重录。

5、图像处理

逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。）

纠偏：图像整体倾斜不得超过 1 度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。

去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大 50%的情况下） 由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。

全文页面及局部文字的加深和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。

图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。

照片页处理：必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。

图像存储：存储格式以 G-4 压缩 JPEG 格式保存。A4 幅面档案保存文件不大于 100K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。扫描完成的每张图像按规范的文件组织结构进行整理保存，然后把档案图片文件整理成OFD（或PDF）格式的电子档案文件。

6、数据质检

对扫描处理完成后的图像、条目逐页进行检验，对档案著录信息、拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。

对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。

对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。

7、数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

档案数据验收时抽检的比率不低于 30%。验收指标:目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到 98％以上时，予以验收“通过”。

 8、数据录入

扫描处理后的图像成品，按年度、机构上传至由成交供应商提供的、归行政审批局所有的、符合档案管理有关要求的档案专用服务器，录入到电子档案管理系统中，实现限时查询。利用档案管理软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行对应挂接，确保目录与原文的一一对应。

9、数据备份

为了有效地保护数据，建立数据备份制度，在技术服务项目工作结束，并经双方负责人在质检终验报告上签字确认后，将通过验收后的数据用移动硬盘等存储介质，将所有成品数据备份，提交给行政审批局。

10、订卷

装订案卷保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。

11、还卷

填写《档案归还卷登记簿》，注明特殊情况处理意见。双方签字确认。

相关业务系统中电子文件整理技术要求

为确保电子档案的真实、完整、可用和安全，应遵循以下技术要求：

a、电子档案的存储结构

整理后的电子档案的存储结构如下图所示：

说明文件命名为“说明文件.TXT”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。

目录文件命名为“文件目录.XML”及“案卷目录.XML”，存放有关档案的目录信息， 目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述

b、电子档案文件夹存储格式。

电子档案文件夹命名为“电子档案”，存放电子档案及其元数据，一般按年度—类别—文件的层次设置文件夹。根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。

c、设备要求

成交供应商应提供服务设备清单，所有技术设备裸机进场，U 口物理封闭。进场后经行政审批局与成交供应商核查后方可进行硬盘安装系统调试。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由行政审批局收回保存。

企业档案目录上传容e查系统。

按照容e查系统提供的企业目录模板，制作企业档案目录，并对数据进行存储成果递交及上传到容e查系统中。

• 满足“容e查”服务提供方式

   按照《河北省市场主体登记电子文件归档和企业户籍电子档案管理规范（试行）》中关于“企业户籍档案‘容e查'服务分为线上和线下两种途径”的要求，企业登记机关线上接受“容e查”互联网查询请求，按需提供加注水印及电子签章的企业户籍电子档案，实现企业“一次拷贝、终生受用”的新模式。根据登记机关需求能够通过查询一体机等查询终端设备，线下完成企业户籍电子档案的管理、打印、查询、统计等功能，提升企业户籍电子档案管理的水平及查询的多样化。

五、与省“容e查”系统进行对接，满足线上线下档案查询，确保实效。

六、保密管理要求

遵循国家相关法规、法律和《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1 号）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）以及国家相关保密规定，按照严格管理、严密防范、确保安全的原则，加强数字化档案信息安全意识，杜绝擅自复制、拷贝、泄密、信息失真、损失，保证所使用的设备无病毒、木马、恶意软件等有害程序，如违反规定引起后果成交供应商应承担相关法律责任。成交供应商保证在行政审批局指定的工作区域进行档案加工，不得将任何资料带出工作区域，并不得向任何人以任何方式泄漏档案信息，任何因此产生的后果由成交供应商承担法律责任。并提供安全控制方案。方案要从人员、设备、施工场地等方面提出详尽的要求。成交供应商应对实际操作人员进行备案，杜绝各类失泄密现象的发生。

五、商务要求

*1、磋商报价

1.1磋商以人民币报价。供应商递交的磋商响应文件中的报价作为参考价，最终报价在磋商后由供应商报出并公布。

1.2本项目服务费预算为43.49314万元,磋商报价超出预算的供应商取消磋商资格,供应商按单价进行报价。

1.3磋商报价必须包含完成项目所需的服务、承诺、义务、保险、税金等所有费用。

2、服务期限：自合同签订之日起 100 日历天内完成。

3、服务地点：泊头市行政审批局

4、验收要求: 按行业标准进行验收。

5、付款方式:验收合格之日起30日历天内一次性付清。

6、交付要求:按国家相关标准如期完成入库提卷、拆卷、扫描、著录、图像处理、质检、数据验收、数据备份、订卷、实体档案还卷，并完成扫描版数据和档案目录数据的数据存储成果移交和档案目录上传容e查系统工作。

7、培训要求（培训费报价包含在总报价中）：中标人应免费为招标方的技术人员进行扫描仪器、数字化软件的相关安装、调试、维护、操作等方面的技术培训，将数字化的数据存储方式及标准告知招标方技术人员，使其能熟练操作扫描仪，熟悉档案数字化流程，按照此标准进行后续档案的数字化工作

8、售后要求:

（1）免费售后服务期限：项目验收合格之日起提供一年的免费上门售后服务。发现数字化存在问题后，作业单位应提供免费修改的售后服务。

（2）售后服务响应时间及售后承诺：根据用户需求，服务期内提供全天响应服务，响应时间不能超过30分钟，解决问题时间不能超过1小时，如果远程解决不了问题，需要到甲方单位解决问题。

注：以上带*指标为重要商务指标，供应商有一项不满足其磋商无效。

六、磋商资质要求

1、必须是中华人民共和国境内依法登记注册的供应商，符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定。

根据《政府采购法实施条例》释义，银行、保险、石油石化、电力、电信等有行业特殊情况的，允许法人的分支机构参加投标。

2、具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

具有履行合同所必备的设备和专业技术能力；具有依法缴纳税收和社会保障资金 的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。 供应商如在“信用中国”（www.creditchina.gov.cn）、“中国政府采购网”

www.ccgp.gov.cn）、“中国执行信息公开网”（http://zxgk.court.gov.cn/） 出现不良信用记录，不得参与本次政府采购活动。

响应供应商须在投标文件资质上传模块中提供如下资料：

1、营业执照（加载统一社会信用代码）（原件或复印件加盖供应商公章）

2、法人代表授权委托书和委托代理人身份证（原件或复印件加盖供应商公章）

3、参与采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明函（原件或复印件加盖供应商公章）

4、参与采购活动前三年内无失信记录声明函（原件或复印件加盖供应商公章，详见 采购文件第二部分“供应商须知”）

5、具有良好的商业信誉和健全的会计制度，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录承诺。

6、中小企业声明函（加盖供应商公章）

以上资料除按要求提供外，还须提供扫描件加盖响应供应商公章附在电子响 应文件中，由采购人在磋商现场审核，不满足要求者取消磋商资格。