采购内容及要求

一、服务内容及要求

1、服务内容

正定县行政审批局企业档案数字化加工服务，具体工作包括企业登记档案的档案下架、档案拆订、档案整理、档案编目、档案扫描、档案电子图像处理、档案电子图像排序、档案装订上架、电子档案信息整理、按档案管理系统规范上传至档案管理系统，档案目录上传至河北省企业档案容e查系统，为企业提供查档服务等。

2、服务实施要求

（1）按照国家档案整理、著录、纸质档案电子化等国家和行业标准执行。

（2）提供有丰富的档案管理经验的项目小组进行全过程的管理监控。

（3）在档案加工期间应按岗位明确岗位职责，制订员工工作纪律；加强档案接收、交接、整理、扫描、数据使用等环节管控，确保档案安全、工作质量和工作进度。

（4）在档案整理电子化过程中应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案原貌；应保证档案原件的安全，不能损毁任何档案原件。

（5）加工场地、水电、桌椅、网络环境由招标人提供，投标人需组织人员进行电子档案加工。

（6）必须严格遵守招标人的相关保密、安全管理规定。

（7）投标人提供完整的实施方案和项目管理办法；项目实施中要引入风险管理、质量管理、成本管理；建立突发情况的及时响应制度等。

（8）投标人应提供详细的保密措施和办法，在制度和手段上确保档案信息不外泄，不丢失，不传播。在实施中必须做好保密工作，不得将加工过程中获知的档案信息泄密或用于其他用途。

（9）投标人需熟悉档案电子化管理工作流程，并提供参与过的档案电子化加工管理项目的相关业绩。

（10）投标人应提供把扫描完成的电子档案按要求进行编目上传。

3、具体技术要求

（1）档案电子化加工要求

企业档案扫描分辨率应不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。

页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描；页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

图像拼接对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

旋转及纠偏：对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

裁边：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

去污：如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

图像质量检查：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理

（2）档案整理

1）完整性检查：根据档案的构成检查档案的完整性，如果发现档案目录与内卷对比后有明显缺少重要的材料，需要将该卷重新退回到档案管理部门，补充完整后方可进行电子化影像加工。

2）档案裱糊：有些档案卷中存在票据、身份证复印件等小于A4幅面的纸张需裱糊在A4幅面的纸上。

3）编写页码：根据原有顺序排列档案页序，并对页码不清晰的进行编写档案页码。档案的每一页均需编写页码，每卷档案的页码均需从第1页开始。

4）填写封皮目录：对没有填写档案卷内目录表各目录项及档案卷封皮信息的进行补填目录与卷封皮信息。

5）整理人员将原始纸张档案按照整理工序标识的页号顺序重新装订，按照档案装订要求，使用钉书针将档案按卷装订成册。

6）整理人员将装订成册的档案按照原有顺序进行上架。

（3）档案信息准备要求

1）档案基本信息：企业档案基本信息以纸质档案信息为基础建立，具体包括：全卷宗编码、统一社会信用代码、企业名称、企业注册号、登记机关、纸质档案编号、档案类型、保存年限、档案密级、档案存放地址、档案存放位置、联系人、联系电话等信息。

2）档案目录数据：企业档案会随着企业状态或信息的变更而产生不同分卷。每个档案分卷都是由一个或多个文件共同组成，为了方便档案的查询利用，需要将分卷根据其所包含的文件内容按不同的目录进行标记，并将电子档案分卷拆分成独立的OFD（或PDF）文件存储到对应的文件目录下。在档案分卷目录整理过程中，应保持档案目录内在的联系及顺序。档案分卷应记录的信息包括，分卷宗编码、分卷建立日期、分卷类型等信息。分卷目录主要包含目录名称、是否公开等信息。

3）扫描完成的档案可单个或批量上传。

4）完成河北省企业档案容e查系统目录的上传、更新工作。

5）档案汇总统计。

6）企业申请查档后提供档案的下载安全验证。

4、其他要求

（1）档案整理及电子化加工耗材要求

投标人提供档案整理及电子化加工所需的耗材，包括：扫描仪、订书机、订书针、起钉器、胶带、涂改液、铅笔、签字笔等。

档案装具如档案盒（袋）、档案卷封皮及目录等由招标人负责提供。

（2）项目保密要求

1）档案整理及电子化技术服务工作必须在招标人指定的场地进行。

2）投标人必须严格遵守国家、省档案保密制度及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据保密，并签订保密协议。并且不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。