采购需求

一、项目概况

为了进一步提高嵊州市医疗保障局档案管理工作水平，减少由于档案频繁转递造成的安全风险，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标，提供安全、便捷、高效的档案管理和相关服务。通过档案规范化整理和数字化建设服务采购,对嵊州市医疗保障局现存档案进行整理和数字化加工，建立档案信息数据库和档案材料影像库，将所有信息资源进行整合共享，实现档案管理服务业务的统一、标准、规范。

本项目是存量及新增档案整理扫描，有连续性的要求，本次整理原则上在分类、整理、编目上应与以前整理的档案保持一致。组卷应遵循归档文件材料的形成规律、保持卷内材料的联系，并便于保管和档案利用：案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容；保管期限应划分正确；案卷页码、卷内目录、备考表编制应正确；案卷装订应结实美观并去掉金属物，所有档案目录均需电脑录入。项目总预算309200元，共需完成2000卷业务档案的规范化整理、约54万页数字化扫描及6万条电子目录著录的服务内容。

二、项目实施内容

序号	采购内容	规格型号	数量	最高限价 （综合单价）	最高限价 （元）	备注
1	2022年度业务档案整理	卷	2000	25	50000
2	2019年、2020年、2022年数字化档案扫描	页	540000	0.43	232200
3	2019年、2020年、2022年数字化档案扫描	条	60000	0.45	27000

备注：1、项目结算金额=档案整理及数字化完成实际数量×中标单价；

2、档案装具（卷皮、卷盒、纸张）统一由采购方提供，其他耗材全部由加工单位自己负责。

三、服务期

服务期：12个月

四、 档案整理技术要求

  总则：

档案整理、数字化服务工作：严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有相关档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

鉴于嵊州市医疗保障局档案工作的特殊性，要求投标人固定档案工作人员，档案整理及数字化人员需固定1人；必须保证有1人在档案办公室每个工作日按照嵊州市医疗保障局工作时间跟随整理业务档案和协助做好档案的查阅工作，上述工作人员需持续工作至合同签订之日起12个月。

1.档案整理原则

在档案的收集、整理、信息录入过程中，驻场人员须注意案卷的分类组卷质量，卷内文件排列、编码符合要求，不空号、不漏号；卷内不能存有会生锈的金属物；案卷封面填写要准确，装订要整齐牢固；发现有不规范的案卷要及时向采购方档案小组管理人员提出，经确认后加以纠正。（卷内内容不完整、或者内容有缺失的情况要及时与采购方联系，将案卷内容完整化）

档案整理环节主要是按照国家标准即《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）对档案进行组卷组件、排序、编页以及废卷立件的整理工作。保证档案实体符合国家档案局立卷归档标准，使后续加工环节顺利进行。

在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

4.相关服务要求

中标方在档案整理加工服务有效期内有义务向采购方（使用方用户）提供以下基本服务：

4.1遵守《中华人民共和国产品质量法》和《消费者权益保护法》的相关规定，中标供应商提供的服务标准可高于以上规定，但不得降低。

4.2档案整理成果需符合嵊州市档案馆接收标准要求。

4.3与采购方签订档案整理加工合同，并按合同的要求完成档案整理加工服务。

4.4档案整理项目质量保证期以中标供应商的有效承诺为准。

五、 档案数字化加工技术要求

（三）档案数字化加工要求

数字化加工具体要求

1、档案扫描

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合，对成册材料不宜拆卷的，则不作拆卷扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2、著录：扫描文件著录应准确。录入有不准确或错漏的，应根据文件内容重新修改提炼，符合国家《纸质档案著录规则》要求。

3、图像页面

 影像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象。

对淡铅笔印痕的图件，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。

在复印件上加盖有资料责任单位的红色公章的，视为原件。如果资料单位的原件复印件的章亦是黑白复印效果的，确定为“复印件”，统一在影像的左上方标记“复印件”。

4、影像属性

档案影像的属性数据和实体档案上内容是否一致。

5、文件存储

根据嵊州市医疗保障局档案系统中的分类要求按类录入系统中存储。

六、档案数字化加工安全要求

严格遵守相关保密安全规定，必须确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案及数字化成果，如有违法者，将追究法律责任。同时，中标单位应做到：

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。提供组成加工工作的组织机构表（包括管理人员及加工人员等）。加工单位对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议，并将相关材料提交嵊州市医疗保障局备案。

2.建立严格的保密制度，加强管理，所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝数字化加工工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4.加工场地应安装监控设备，原则上监控保存时间要求达到六个月及以上，采购人有权随机进行抽查。

5.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在采购方工作人员的现场监督下销毁。

6.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7.项目安全保障要求：

7.1制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密等方面的制度建设。

7.2规范项目保障措施。要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

7.3提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原、工作职责、人员管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

7.4完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

8.加工过程安全要求：

8.1采用必要的技术手段封闭数字化加工设备上的非必要信息出入口。8.2各工作流程需有相关记录，记录表样式可参考国家档案局《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）附录B。

9.数据安全要求：

9.1按照既定规则、路径备份数字化成果，并可进行数据恢复

9.2加工过程中产生的数字化成果所有权归采购方所有。

9.3在未经采购方同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

9.4 数字化加工过程中使用过的一切存储设备在数字化加工工作结束后应交由采购方处理，因此产生的所有费用由加工单位承担。

七、验收要求

（一）档案验收

1.采购人原则上按单位（批次）进行验收，在中标人完成一个单位的业务档案整理后，经自检合格后方可提交采购人联合各机关单位进行验收。

2.嵊州市医疗保障局和各机关单位组成联合验收组，对中标方整理完成的案卷（文件）进行验收，以符合国家有关档案行业标准和嵊州市档案馆的接收标准为标准，查验档案整理是否标准、规范、完整、齐全。

3.验收标准：联合验收组按照抽检的方式进行验收，抽检比率不得低于50%，查验档案数量、案卷（文件）封面书写情况、卷内文件顺序、档案编目、备考表、装订规范等内容，在合格率达到99%以上（含99%）时，予以验收“通过”,并填写《文书档案验收登记表》。抽检合格率低于验收标准，所有成果全部发回中标方全面自检，并在规定时间内完成整改，直至达到验收标准为止。合格率=抽检合格的案卷（文件）数/抽检案卷（文件）总数×100%。

4.档案验收抽检的各项指标合格率达到规定要求的，予以验收“通过”。验收“通过”的结论，必须经嵊州市医疗保障局和各机关单位分管领导审核、签字并加盖单位公章后方有效。

5.档案验收时如果发现质量、技术问题，中标人应无条件进行返工，在规定期限内完成整改后重新提交采购人联合验收，并承担由此发生的一切损失和费用。

6.每个单位整理完成的业务档案应通过联合验收后方可实施数字化加工工作，由于中标方自身的原因造成的一切损失由自己负责。

（二）档案数字化成果验收

1.要求采购人提交严格的数字化加工验收方案。

2.采购人原则上按单位（批次）进行验收，在中标人完成一个单位业务档案的数字化加工工作后，数字化成果经自检合格后方可提交采购人进行验收。

3.嵊州市医疗保障局应成立验收小组，中标方提交的数字化成果经抽检合格的，予以验收“通过”。验收“通过”的结论，必须经嵊州市医疗保障局分管领导审核、签字并加盖单位公章后方有效。

4.采购方对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比率为30%，要求档号、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检（不告之错误位置及情况），直至达到验收要求。

5.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等作为差错，合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过。

6.数据验收合格后，加工服务单位应将档案目录和全文数据导入嵊州市馆室一体化系统或各单位自有的档案管理系统。

7.中标人需向采购方提供数字化加工档案的明细清单纸质和电子版本各一份，纸质需加盖公章。

8.如果发现数量不足或有质量、技术等问题，中标人应根据合同及采购人的要求采取补足或整改等处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用。

9.中标人和各机关单位各指定专人做好档案的清点交接工作。在项目验收后，《员工保密协议》《档案交接登记表》《纸质档案数字化加工流程表》等档案加工过程中形成的文档应随同档案一起移交。

八、质保期及售后服务要求

1.质保期：1年。

2.售后服务期限：项目验收交付后提供1年免费的质量保证及售后服务，服务期满后，有义务向采购方提供有偿的后续技术支持。投标人承诺优于本要求的，以优惠者为准。

3.售后服务方式及投标时间：采用现场维护方式，中标方24小时热线服务，在接到电话要求后48小时之内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

4.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

5.服务期内发现数字化成果存在较大质量问题的应提供免费修改服务，完成后须经采购方确认同意。

6.投标人必须将公司的售后服务热线明确告知采购方。

九、违约责任

1.中标人逾期完成工作的，每逾期一天，按合同款项的5‰向采购人支付违约金。

2.中标人应严格按照本招标书规定的各项加工技术标准要求和投标时承诺的其它要求进行数字化加工，采购人将按进度、质量、管理等相关要求建立考核机制，如果发生（产生）下列情形之一，采购人可解除本合同，中标人向采购人支付实际产生的合同款项10%的违约金，如造成采购人损失超过违约金的，超出部分由中标人继续承担赔偿责任：

2.1对于中标人提交的自检通过的数字化加工成果，连续二次通不过采购人的数据验收的；

2.2在数字化加工期间，发生档案损坏、丢失、泄密或其它违反《中华人民共和国档案法》有关规定的；

2.3在数字化加工期间，发生火灾、治安、人员伤亡等安全生产事故的。

3.整个项目逾期三个月未能完成工作的，采购人可解除本合同，中标人应向采购人支付合同款项10%的违约金，如造成采购人损失超过违约金的，超出部分由中标人继续承担赔偿责任。

十、其他要求

1.嵊州市医疗保障局提供档案整理和数字化加工服务场地，并提供必要的档案业务技术指导和协调工作。

2.为加强中标方与招标方之间的沟通联系，严格抓好项目质量管控，嵊州市医疗保障局选派2名工作人员对中标单位的项目实施进行全过程监督和检查，中标方应积极配合这2名工作人员做好质量控制、进度控制、安全管理、信息管理、资料管理等工作。

★3.投标人应具有较强的本地化服务能力，配有较强的专业技术队伍，能确保驻场建设和售后现场服务，如非嵊州市内的公司，须在项目合同签订前在嵊州市区域内设立办事处或者服务机构，并向嵊州市档案行政主管部门（嵊州市档案局，下同）做好登记备案。

4.要求中标人成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标人公司级负责人，项目组成员必须按照投标文件要求100%到岗到位，如有人员调整须征得嵊州市医疗保障局同意，虚假应标的，采购人有权取消中标资格；并要求列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

6.中标人承接的档案整理和数字化项目完工后，须经嵊州市医疗保障局和各机关单位联合验收合格后，才可向中标人支付项目服务费用。

7.招标过程中产生的招标代理费、项目完工的联合验收费用由中标人支付。