技术需求书

一、采购内容：

具体服务内容包含但不限于所列项目，实际内容以最终协议为准。论坛优先选用投标人提供的专业服务人员。若投标人提供的专业服务人员不能满足论坛举办的实际需要，采购人保留另行招用专业服务人员的权利，由此产生的费用由投标人承担。

1.邀请专家的级别和数量：全国数字能源相关产业链上下游企业高管不少于30人、知名教授及专家不少于6人。

2.提供会议场地：包含论坛、会见等。

3.提供嘉宾的住宿：重要嘉宾会议期间住宿。

4.提供嘉宾的用餐：参会嘉宾提供中餐，重要嘉宾还需提供接待晚宴。

5.提供重要嘉宾会议用车及城市间交通服务。

6.提供论坛整体策划及设计方案：包含日程设计、场内外布置方案、实施方案、宣传方案等。

7.提供内外会场搭建及氛围渲染：包含背板、屏幕、舞台、摄录台、灯光、音响、签约设备、网络专线、同声传译设备、宣传及指引设施等。

8.提供会议材料的设计及制作，包含但不限于：全彩会议手册、桌卡、PVC胸卡、资料袋、餐券、参会资料等。

9.提供论坛筹备及举办期间所需专业服务人员，如：方案策划、会议组织、媒体宣传、录像师、摄影师、调光师、视频管控、音频管控、速录人员、礼仪人员、主持人、翻译人员、安保人员、搭建工人等。（注：投标人应具有不低于5人的会议组织筹备团队和不低于10人的现场执行保障团队）。

10.提供会议专用微信公众号，搭建会议专题页面，包含会议简介、日程、嘉宾介绍、直播入口等信息。

11.论坛期间的嘉宾签到方案制定及现场签到服务执行。

12.提供论坛的宣传推广，邀约5家以上国家级媒体、20家以上省市级媒体进行新闻报道，所有媒体新闻传播量不少于50条；提供大会开幕式宣传片及各仪式视频内容采编及制作；对开幕式及主论坛进行视频直播和照片直播；拍摄和剪辑制作大会精彩视频，用于会后宣传推广。

13.论坛期间所有的内勤运营保障工作。

14.采购人所要求的与论坛整体会务相关的其他工作。

15.论坛期间关于应急处置、备用电源、医疗保障等相关工作。

二、采购要求

1.会议场地须为并财行〔2021〕146号文件目录内酒店；

2.会议总规模不少于150人，包括邀请专家学者、企业高管作为主讲嘉宾参会；

3.会议时间计划：

接待晚宴：2023年9月6日晚上18:00-19:30；

来宾报到：2023年9月7日上午8:00-9:00；

论坛时间：2023年9月7日上午9:00-12:00；

会议日程可能随实际情况变更或调整，采购人保留对会议日程的变更和解释权；

4.按照采购人的要求，制定论坛方案、实施方案、工作进度并组织实施；

5.独立承担论坛筹备、运营及管理工作；

6.按照采购人的要求，独立完成论坛整体会务承办所需的会议酒店、租车公司、会务公司等的谈判议价，并负责上述公司的服务运营统筹及费用结算；

7按照采购人的要求，邀请专家学者及企业高管作为主讲嘉宾参会，做好论坛参会嘉宾的接驳、接引、接待工作，并做好现场接待人员的分工、协调、调度；

8.按照采购人的要求，完成论坛整体会务承办所需的其他工作；

9.论坛举办严格遵守中央八项规定要求和财政资金使用有关规定。