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2023中国·合肥苗木花卉交易大会执行承办服务项目
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文档编号:202309060000752300 文档页数:73页 所需下载券:10
2023中国·合肥苗木花卉交易大会执行承办服务项目

采购需求

(以下需求仅供参考,最终以采购文件为准)

一、采购需求前附表

序号

条款名称

内容、说明与要求

1

付款方式

在合同、担保措施生效或项目具备实施条件后3个工作日内支付40%的合同预付款;项目完工并通过验收后,按照该项目的审定结算价,在财政资金到账后,履行完相关审批手续付清尾款。

注:投标人应向采购人提交银行、保险公司、担保公司等金融机构出具的预付款保函或其他担保措施;在签订合同时,投标人书面明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的,采购人可不适用前述规定。

2

服务地点

合肥市肥西县中国中部花木城

3

服务期限

2023年10月20-24日

4

本项目是否接受联合体投标

□是  R否

5

本项目采购标的所属行业

租赁和商务服务业

二、项目概况

1.名称和主题

名称:2023中国·合肥苗木花卉交易大会

主题:“苗卉”绿水青山,建设美丽中国

2.时间和地点

举办时间:2023年10月20日—24日

举办地点:合肥市肥西县中国中部花木城

2023中国·合肥苗木花卉交易大会举办地点位于中国中部花木城(肥西)。总布展面积不低于30000平方米,其中1、2号馆规划布展面积各6000平方米,主场馆(3号馆)规划布展面积10000平方米,室外展8000平方米。

三、服务需求

本次展会包含大会综合组织、组展招展、采购商、园林设计单位和专业观众邀请、参展参会客商接待、氛围营造及媒体宣传、展示展销及重大活动策划组织实施、展区及标准展位设计搭建、安保防控、现场运营和服务等。若项目预算存在不足,不足部分由投标人采取市场化运作方式进行弥补。具体包括且不限于以下费用:

1.综合组织工作

1.1 文件、方案和筹备会议资料等印刷费、执委会牵头组织的苗交会筹备会、新闻发布会、成果发布会等活动的组织费用及会务费等;

1.2 证件印制费用(贵宾证、嘉宾证、工作证、布展证、参展证、撤展证、车辆通行证等,具体式样由采购方会同执委会确定);

1.3 按照执委会要求设计制作会刊、指南、手提袋、总结宣传册(图片+视频)等样式;

1.4 按照执委会要求设计制作大会证书、奖牌样式等;

1.5 制作苗交会宣传片。根据苗交会执委会要求制作苗交会宣传片;

1.6 展馆规划。展馆规划设计要求简洁、大方、特色明显、布局合理、格调统一。展馆规划设计方案须经苗交会执委会审核批准方可实施,标准展位的搭建由投标人负责;

1.7 信息化建设。提供苗交会期间网站素材(图文、海报、视频等形式),配合协助云上苗交会工作。

2.组展招展工作

2.1 投标人负责省、市的媒体宣传推广、差旅安排,数据收集与统计及辅助设备等。负责组织邀请省内外、在华的境外参展商不少于500家,及一带一路相邻国家苗木花卉知名企业不少于3家,展品覆盖产业链主要产品;邀请设有农林专业的高等院校不少于2家参展。

2.2 确保组展招展面积不低于30000平方米。提高品牌企业率招纳更多优质参展商,要求参展的国家级龙头企业不少于30家、省级龙头企业不少于40家、市级龙头企业不少于50家,其他苗木花卉及林业企业不少于380家,开幕式前,投标人将邀请意向参展商名单报采购方备案。

3.采购商邀请工作

3.1 根据执委会要求邀请专业采购商及园林设计单位,其中省内外、在华的境外或涉外采购商比例合理,省内专业采购商数量达到550家(园林设计单位不少于10家),省外专业采购商(不少于10个省份)数量达到650家(园林设计单位不少于10家),在华的境外或涉外采购商数量达到50家,邀请长三角省、市级苗木花卉商协会不少于5家,组织线上招商不低于10家。(进场服务前提供企业电子名录)

3.2 要求邀请的省内外采购商数量中的国、省级和市级林业产业化龙头企业比例合理,其中国、省级林业产业化龙头企业采购商数量达到60家,市级林业产业化龙头企业达到100家,其中线上组织不少于10家。

3.3 为提高展会效益,形成良好的商贸氛围,投标人要确保展馆内保持一定的人流和相当数量的专业采购商、专业观众及农林专业的高等院校师生观展交流。

4.接待工作

4.1 负责接待全国各省市区及安徽省16市参展人员,接待酒店优先选择肥西附近四星级(或相当于四星级标准)酒店,入住酒店饱和后,由执委会确定市区酒店就近接待;接待名单及接待标准由执委会确定,包括餐饮、酒店预订、车辆安排等。

5.开幕式及相关展区设计制作工作

5.1 根据执委会要求设计、搭建开幕式活动场地、配备活动开展所有必要设施;

5.2 根据肥西县要求设计搭建肥西特装展并负责展区布展等各项工作;

5.3 根据执委会要求进行花木城3号馆展区规划设计制作;

5.4 根据执委会要求进行1、2号馆精品花卉展区设计制作;

5.5 根据执委会要求进行室外展区的规划设计布展等工作。

6.大型活动策划组织实施工作

新闻发布会、开幕式、巡馆、会见活动、签约仪式、推介会、采购商及园林设计单位和参展企业专场对接活动(不少于一场次)、国内知名苗木花卉专家论坛、家庭园艺授课等活动的策划组织实施、会务接待等。

7.氛围营造工作

7.1 社会宣传。在肥西县的主要道路(集贤路、金寨路、翡翠路、巢湖路、人民路、青龙潭路、合铜路、站前路、仙霞路、三河路、天海路、深圳路、创新大道、玉兰大道、派河大道、方兴大道等道路)和连接市区道路两侧投放户外广告。苗交会开幕前一个月,在媒体上大量刊登宣传广告;做好开幕式及展会现场的宣传,包括悬挂祝贺标语、主要媒体倒计时宣传等;做好苗交会展馆周边的氛围营造,如:龙门架、灯杆旗、注水旗、路口广告牌等现场广告投放,协助提供公交站点、小区梯媒的宣传素材。

7.2 媒体宣传。在《中国园林》、《中国花卉报》、《中国绿色时报》等行业杂志、网站加强新闻和硬广宣传推广。在苗交会官网、微信公众号、微信朋友圈等新媒体和自媒体平台,加强软文、创意图文、视频发布,进行长时间、大覆盖面宣传。负责邀请主持人和网络主播参加网络直播活动;负责会议成果报道等影像资料制作和留存。其中,在中央媒体上发布信息不少于1篇,在安徽日报、安徽电视台新闻联播发布、报道各不少于1篇,在省级其他媒体上发布信息不少于6篇,在合肥日报、合肥电视台新闻联播发布、报道不少于4篇,市级其他媒体发布信息不少于10篇,拍摄制作肥西县苗木花卉产业发展及苗交会成果宣传片,时长5-10分钟。

以上主要活动策划、宣传广告、新闻通稿、视频等由投标人负责提供。

8. 安保防控工作

8.1 投标人在执委会的指导下,配合和协助公安及防疫部门做好大会的安保防控工作,配足配齐安保防控相关器材及安保人员。

8.2 负责与展馆所在地的公安、消防、卫健、市场监管、城管、乡投公司、花木城公司等部门对接协调,协助解决参展车辆通行、展会报批、场馆秩序管理等相关事项。

8.3 根据苗交会疫情防控工作方案和应急处置预案,做好场馆消毒杀菌等防控工作;

8.4 备好充足的防疫物资及协调相关工作人员的疫情防控培训工作。

9.展会现场管理与运营工作

负责主场保安、保洁、现场咨询服务等其它相关工作。

10.安全消防保障

10.1 各项临时设施的设置需充分考虑到承重、稳定及安全,施工过程中严

格按照规范要求作业,必须安排专业人员对临时设施搭建进行审核和现场监督监管审核,执委会现场提出安全意见,须无条件执行。

10.2 配合应急管理、消防部门开展大会期间安全保障和消防各项工作,配备足够数量的室内外临时应急消防设施。

四、报价要求

(一)项目采用总价报价。

投标报价包含并不仅限于:展会综合运营、肥西特装展设计布展、开幕式设计布置、氛围营造及媒体宣传、会务接待、安保防控、公共展区规划布置等,为完成公开招标文件规定全部任务所需的一切应有费用。本项目为“交钥匙”工程,请各投标人报价前认真考虑好各种风险。

(二)投标人综合考虑苗交会预期收入和展会支出,按照苗交会采购需求和投标人提供的苗交会整体运营方案合理报价,最高限价人民币796万元,超过最高限价的报价无效。

五、其他要求

1.投标人拥有此次活动展览场地的布展及增值服务经营权,有权处理活动内容设计、展览布置、展位安排等相关事宜;

2.投标人确保展会现场各个环节的顺利进行,并做好整体活动的协调配合工作;

3.投标人负责现场工作人员的管理工作,确保所有工作人员按照各项管理标准及工作流程落实到位;

4.活动结束后,投标人负责现场的清理工作;

5.投标人确保于开幕式提前一天完成活动的所有筹备工作并达到要求。若展会延期举办,大会执委会和投标人均同意招标文件、投标文件以及双方签订合同时限相应顺延,投标人须按照变更的举办日期做好展会各项筹备工作,如因展会延期新增项目,经具有资质的第三方机构核定价格后,另签补充合同。因投标人原因造成展会延期延误,采购人有权终止合同并上报政府采购监督管理部门依规严肃处理,并承担相应的经济损失。

本项目综合评分满分为100分,其中:技术资信分值占总分值的权重为90%,价格分值占总分值的权重为10%。具体评分细则如下:

类别

评分内容

评分标准

分值范围

技术资信分

90分)

展馆整体平面规划方案

根据投标人投标文件提供的展馆规划布局科学合理情况进行评分:

1.展馆规划方案能充分满足展会要求、特色明显、创意新颖、布局合理、格调统一、综合效果好的得6分;

2.展馆规划方案能满足展会要求、有一定特色、有一定创意、布局较为合理、格调统一性较好、综合效果较好的得4分;

3.展馆规划方案基本满足展会要求、无特色、无创意、布局简单、格调统一性不明显、有待完善的得2分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-6分

组展招展方案

根据投标人投标文件中提供的招展方案进行评分:

1.充分突出市场化运作、符合展区设置、易于操作的得8分;

2.结合市场化运作,基本符合展区设置要求的得6分;

3.方案简单或操作性较差,有待完善的得4分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-8分

采购商邀请方案

根据投标人投标文件中提供的采购商邀请方案进行评分:

1.邀商方案符合展会要求且进度安排科学合理方案易于操作的得12分;

2.邀商方案较为符合展会要求且进度安排较为科学合理8分;

3.邀商方案基本符合展会要求、不够详细的4分;4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-12分

嘉宾接待方案

根据接待流程、接待规格、嘉宾分级、嘉宾专人负责等进行评分。

1.方案全面细致、接待服务热情周到的得5分;

2.方案较为细致、接待服务效果较好的得4分;

3.方案较为简单、接待服务效果一般的得3分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-5分

子展区设计布展方案

根据开幕式、1号馆、2号馆、3号馆、室外展区等设计方案合理性、有效性、特色性进行评分。

1.设计方案充分满足展会要求、布局合理、特色新颖、格调统一、方案详实的得8分;

2.设计方案能满足展会要求、布局较为合理、有一定特色、格调统一性较好、方案较为充实的得6分;

3.设计方案基本满足展会要求、布局基本合理、格调统一性不明显、方案简单有待完善的得4分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-8分

肥西馆设计布展方案

根据投标人投标文件中提供的肥西馆设计布展方案进行评分:

1.方案特色鲜明(体现地域特色和产业特点),整体布局合理、构思精巧、搭配协调、理念创新的,得3分;

2.方案特色较为鲜明,整体布局较为合理、构思较为巧妙、搭配较为协调、理念有所创新的,得2分;

3.方案基本符合要求、布局基本合理、构思缺乏特色、方案简单有待完善的,得1分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-3分

氛围营造及媒体宣传方案

根据方案充分响应采购人氛围营造及媒体宣传设想,合理性、有效性、实用性、可操作性进行评分:

1.氛围营造广告元素投放比例合理、搭配协调、美观大方、易于操作、实用性强,宣传方案全面、细致的,得8分;

2.氛围营造广告元素投放比例基本合理、搭配基本协调、较为美观、有一定操作性、实用性较强,宣传方案较为全面、细致的,得6分;

3.氛围营造广告元素投放类型单一、搭配不协调、不够美观、可操作性和实用性不强,宣传方案简单、操作性不强有待完善的,得4分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-8分

安保防控方案

根据安保防控方案进行综合评分。

1.方案全面、细致,操作性强的得6分;

2.方案较为全面、细致,易于操作的得4分;

3.方案简单,操作性不强,有待完善的得2分;

4.未提供方案或没有相关内容不得分。

0-6分

投标人综合实力

投标人具有国内依法登记注册的协会(学会)颁发的展陈工程设计与施工一体化资质(或展览陈列工程设计与施工一体化资质),一级资质得2分,二级资质得1分,本小项满分2分。

注:投标文件中提供资质证书扫描件,未提供不得分。“国内依法登记注册”以全国社会组织信用信息公示平台查询结果为准,投标文件中提供查询截图。民政部公布的“离岸社团”、“山寨社团”颁发的无效。

0-2分

投标人业绩

自2019年1月1日以来(以合同签订时间为准)

1.投标人承担过省级及以上党政机关主办的展会项目业绩,每提供一个项目业绩得3分;承担过地市级党政机关主办的展会项目业绩,每提供一个得1分;本小项满分12分;

2.以上经评标委员会认可的业绩中,属苗木花卉类展会项目业绩,一个加2分,最高加6分。

本项满分18分。

注:

(1)以上展会项目业绩仅指投标人作为展会承办单位或合作运营商承担整体会展综合服务的业绩,不包含仅提供整体展会中某展厅(功能区、版块)设计布展项目业绩;

(2)以上业绩指已完成履约的业绩,投标文件中须提供业绩合同以及相关证明材料扫描件,须包含合同签订时间、展会级别及服务内容等关键评审因素;

(3)展会级别以主办单位的级别确定;

(4)党政机关包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关,及各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等;

(5)投标人须确保业绩服务内容等真实,如与实际不符,视为虚假响应,投标人自行承担一切责任。

0-18分

线上办展经验

自2019年1月1日以来(以合同签订时间为准),投标人具有线上办展项目业绩:

1、省级及以上党政机关委托的线上苗木花卉类展会(或展厅)服务项目业绩的,每提供一个业绩得1分;

2.地市级及以上党政机关委托的线上苗木花卉类展会(或展厅)服务项目业绩的,每提供一个业绩得0.5分。

注:第1、2小项累计总得分不超过3分;

(1)线上展会(展厅)是指通过三维建模、3D交互、VR呈现等技术手段在线上进行展示,投标文件中须提供业绩合同及相关材料扫描件,须包含签订时间、呈现形式等评审因素;

(2)党政机关包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、及各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等。

0-3分

投标人荣誉

一、自2019年1月1日(以获奖时间为准),投标人承担的展会项目:

1.获得省级及以上党政机关颁发的展会组织运营或承办类奖项荣誉,每提供一个得2分;

2.获得地市级党政机关颁发的展会组织运营或承办类奖项荣誉,每提供一个得1分;

本小项满分8分。

注:

(1)投标文件中提供获奖荣誉证书、批复、颁奖单位颁奖文件、网上公示截图(具有其中之一即可),以上材料提供加盖投标人公章的扫描件(或影印件),须能体现投标人名称颁奖单位名称等评审因素,如无法体现,须另附颁奖单位出具的相关证明材料,未提供或提供不全的不得分。

(2)同一荣誉同时满足上述第1、2项要求的,以最高得分计分一次。仅整体展会中某展厅(功能区、版块)设计布展类荣誉不得分。提供感谢信、感谢函、奖牌、奖杯和投标人单位的个人荣誉不得分。

(3)党政机关包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关,及各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等。

二、投标人获得过省级及以上党政机关颁发的会展服务行业表彰,得3分;获得过地市级党政机关颁发的会展服务行业表彰,得1分;本小项满分3分。

注:

1党政机关包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关,及各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等。

(2)投标文件中提供获奖荣誉证书、批复、颁奖单位颁奖文件、网上公示截图(具有其中之一即可),以上材料提供加盖投标人公章的扫描件(或影印件),须能体现投标人名称颁奖单位名称等评审因素,如无法体现,须另附颁奖单位出具的相关证明材料,未提供或提供不全的不得分。

3获奖级别由颁奖单位级别确定。

0-11分

价格分

10分)

价格分统一采用低价优先法,即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分10分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算:

投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×10%×100

 

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