招标文件
采购需求
1.项目基本情况。
中关村国际青年艺术季从2011年创建至今已开展12届，是根据海淀区青年文化需求与建设青年文化高地目标而量身定做的活动平台，致力于保障海淀不同阶层青年人群的文化权益，搭建高新技术企业青年人群的文化交流平台，提供具有国际视野以及与全国科技创新中心核心区气质相符的文化产品。每年6至8月份，海淀区会结合当年重大时间节点任务要求和年度计划，策划开展中关村国际青年艺术季，通过各种文艺展览、音乐会、舞蹈演出等活动，让全区百万青年能够更多地接触到多元化的艺术形式和文化内涵，引领广大青年讲好中国故事、海淀故事。本届青年艺术季包括不限于开幕式演出、红色路线之旅（音乐党课）、高校毕业季展演、多场“名家、名团、名作”的豪华阵容“艺术+”系列活动等不少于21场重点活动。
2.采购内容。
2.1主要工作。2024年第十三届中关村国际青年艺术季群众文化活动的策划、组织实施和宣传。
2.2参与对象。高校学生、青年企业骨干、外国留学生、国际组织青年工作人员等。
2.3预计重点工作内容：
2.3.1活动的策划与执行详见下表
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1 |
制定活动总体方案，包括策划方案、分项活动方案（含线上及线下活动）、宣传方案、人员组织方案等分项方案，宣传稿、主持词、讲话稿等文字撰写； |
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活动场地的落实、现场环境布置及搭建、各项设备的保障，活动现场的管理与协调； |
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3 |
要求各分项活动都有国际文旅达人或网络大 V 的参与，并对活动进行现场直播或宣传； |
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4 |
通过多渠道组织留学生、在京外籍人士、国外优秀艺术团队、专家、文旅达人、网络大 V 等参与活动； |
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主视觉、文创产品等各类物料的设计、制作； |
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6 |
各项活动形式及内容的设计、组织实施和重点活动拍摄，最终形成活动成果。 |
2.3.2活动宣传工作详见下表
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1 |
开展整体新闻发布、重点项目宣传（具体以采购方要求为准）、重点板块宣传、新 媒体运行期（每日更新）、亮点地面宣传活动，对活动进行视频直播或图文传播； |
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2 |
以中央级媒体和北京市级媒体为重点渠道，注重与凤凰卫视、中央电视台 （CCTV）现有频道、北京卫视新闻中心、中央人民广播电台、国际广播电台、北 京人民广播电台、新浪、搜狐、凤凰、新华社、中新社来达成对全国、海外读者的覆盖； |
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3 |
活动的前期预热、现场直播、后续宣传报道； |
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4 |
活动视频的后期制作、剪辑和宣传平台发布； |
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5 |
媒体宣传情况的收集及整理工作； |
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6 |
媒体报道监测及总结。 |
2.3.3活动的总结工作
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1 |
活动总结及制作（文字总结、PPT 制作、视频资料的收集整理、照片收集整理）； |
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活动所涉及各项成果的汇总（活动图文视频、成果汇编等）； |
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评审资料的收集与提交； |
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配合第三方评估团队做好项目过程管理、验收与绩效评估工作。 |
3.服务期限。
从2024年6月持续至2024年7月份，直至2024年第十三届中关村国际青年艺术季群众文化活动服务采购项目结项。
4.服务要求。
4.1具有承办大型活动的实际经验；
4.2具有大型活动的创意策划和实施执行的能力；
4.3熟悉大型活动审批程序；2024年第十三届中关村国际青年艺术季群众文化活动服务采购项目；
4.4具有一定国内外媒体资源，特别是具有新媒体的传播资源和传播效果统计能力；
4.5具有优质的国际旅游达人、网络大V、留学生及在京外籍人士组织资源及渠道；
4.6承诺在合同签订后组建符合工作要求的专职执行团队；
4.7制定严格的经费管理和使用制度，做到专款专用、票据手续齐全，符合国家和北京市的相关规定。
5.团队和设施配备要求。
5.1必须严格按照国家相关法律法规、北京市相关法律法规，以及会场有关技术规范、标准和规定，进行设计制作、宣传工作；
5.2负责活动场地联络、搭建、维护及拆除，运输及人员组织，确保展场活动现场搭建能够满足采购人要求并按时完成搭建，确保搭建安全及整个使用过程牢固，并确保活动结束后如期有序安全拆除；
5.3负责活动所需的专业人员聘请、视频设备、音响设备、灯光器材、摄影摄像及其他设备的租用、安装及摆放调试；
5.4负责活动全流程组织与主持，组织、协调、安排演员及乐团人员相关事宜；凭借自身资源邀请行业内知名专家、团队以及行业主管或协会嘉宾（不少于50人）参与活动；
5.5配备专人负责相关活动的观众入场组织、资料发放、退场安排；
5.6提供和相关活动的场次及策划、环节设计、内容编排等具体工作方案，包括现场实际操作与展示，互动奖品发放等内容；
5.7提供演出和相关活动的现场后勤保障。
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