采购需求

一、项目概况： 

项目属性：服务类

注：

1.采购需求中所涉及的设备品牌及型号，仅供参考，并无任何限制性。可选用其他替代标准、品牌或型号，但这些替代在质量和性能上不得低于采购需求的要求。

（一）采购需求一览表

广州市公安局天河区分局户籍档案数字化加工工作采购项目预算表
采购内容	单位名称	档案总页数（页）	合计（元）	服务期限
户籍档案数字化加工	天河区公安分局	约5,800,000	5,000,000.00	10个月
小写：5,000,000.00元 大写：人民币伍佰万元整
注：1.本项目总报价包括各种人力成本、资料费、服务费、税费、项目开展过程所需档案加工系统使用费、扫描仪、高拍仪、工作电脑、存储服务器、备份硬盘费用； 2.项目结束后，为确保数据安全，项目开展过程中涉及数据存储备份用的服务器硬盘和工作电脑硬盘归采购人所有。

（二）项目概况

依据广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知要求，按照《广州市公安局关于转发贯彻落实国家电子文件管理“十三五”规划实施意见的通知》（穗公办〔2017〕69号），户籍档案是公安重要的基础档案，实现户籍档案电子化、数字化管理，全面提升户籍档案使用效率，方便为群众开具相关证明。

按照市局对该项工作的统一部署，即日起在全市推广应用户籍档案电子化管理平台（以下简称“平台”），各区开展推进户籍档案数字化加工工作，合同生效之日起10个月内完成约580万户籍档案数字化加工工作。

（三）项目目标及内容

中标人的主要工作任务是对天河区库存户籍历史档案(约5,800,000页档案)进行拆卷和前整理（排序、编页、修裱）、采用单页扫描方式进行数字化加工。主要的工作内容包括：档案运输、整理分类、修复、托裱、消毒、创建卷宗、录入条目、档案扫描、图像处理、信息著录、数据挂接、质检、审核、成果移交、档案归还等工作步骤。在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储介质中（专业存储），数字化加工完成后将质检合格的成品数据上传至广州市公安局户籍档案电子化管理平台，同时备份对应成果提交至采购人广州市公安局天河区分局人口大队，并严格按照《广州市户籍档案数字化工作规范（试行）的规范要求实施。

户籍档案，是指公安机关在居民户口管理过程中形成的档案。包括办理户口登记、户口迁移手续，申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。本规范所称户口管理，是指常住户口登记、暂住登记及居住证管理、居民身份证管理、人口信息管理等。本次主要工作任务是采购人户籍档案数字化处理，档案包括：PH1-常住户口卷；PH1.1-常住人口登记表；PH1.2-迁入（市内移居）证明材料；PH1.3-迁出证明材料；PH1.4-出生证明材料；PH1.5-死亡证明材料；PH1.6-项目变更材料；PH1.7-各类表册；PH1.8-证件；PH1.9-其他需要保存的材料；PH2-暂住户口卷；PH2.1-居住登记材料；PH2.2-居住证申领、注销材料；PH3-船民卷；PH4-居民身份证卷；PH4.1-居民身份证申领材料；PH4.2-居民身份证底卡；PH4.2-公民身份号码（居民身份证编号）顺序码；PH5-出租屋卷；PH6-门楼牌资料；PH7-其他资料。

（四）项目建设依据

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国档案法实施办法》；

3.《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》国发【2022】14号；

4.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委（2003）4号）；

5.《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第51号）；

6.《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发（1998）1号）；

7.《中华人民共和国保密法》；

8.《关于加强涉密档案数字化加工项目保密管理的通知》（穗密局函【2021】12号）；

9.《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）；

10.《广东省档案数字化工作安全管理指南》（粤档发〔2013〕32号）；

11.《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）；

12.《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）；

13.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

14.《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）；

15.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；

16.《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）；

17.《档案著录规则》（DA/T18—1999）；

18.《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)；

19.《档案交接文据格式》(GB/T13968—1992)；

20.《全国公安机关机构代码编制规则》（GA/T380-2012）；

21.《广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工的通知》（穗公户〔2018〕372号）；

22.《广州市公安局户籍档案数字化成果数据移交规范》（2020年7月修订版；如有新要求，中标人须按最新版本要求执行）；

23．《广州市户籍档案数字化工作规范（试行）》（穗公户〔2019〕382号）；

24.《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）（征求意见稿）》（粤公网发〔2019〕853号）；

25.《关于印发广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）的通知》（粤公网发〔2019〕1258号）；

26.《广州市公安局关于印发全面推进户籍档案数字化加工及加强纸质档案管理工作实施方案的通知》；

27.《中华人民共和国数据安全法》；

28.《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》；

29.《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)；

30.《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008)；

31.《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999)。

（五）项目建设技术要求

1.项目内容

1.1档案数字化处理需求

1.1.1数字化加工服务流程设计

户籍档案数字化加工服务，是指根据《广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知》，通过《户籍档案电子化管理平台》系统，对纸质档案进行整理分类、修复、托裱、消毒、创建卷宗、录入条目、档案扫描、图像处理、双重著录、数据挂接、质检、审核、成果移交、档案归还等，从而实现档案电子化，形成档案的基础数据，以便能更好为各业务系统提供档案的基础数据服务。

数字化加工的主要流程如下：

1.1.1.1档案借出前处理

档案借出前处理主要对没有整理档案做清点登记，按照规范指引对没有编制页号的材料进行页号编制，页号编制时，统一在文件正面右下角、反面左下角；对于已编制页码，存在漏编页码的情况，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写。

1.1.1.2档案借出

档案借出数据控制为一周的工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

1)项目组中有专门调卷工作人员，和同各派出所主要负责人，到档案库存地点，根据清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐一清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，填写《档案出入库交接表》，确保不出任何差错；

2)清点结束，双方在档案调借清单上确认签字；

3)档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写“档案出入库交接表”；

4)放入指定的保管柜，锁好，注意安全保存；

5)保存柜由加工场所的单位指定存放位置。

1.1.1.3档案运输

各派出所档案需要集中运送到指定加工场地进行数字化加工作业，档案实体需要长距离用汽车运输的，要求汽车必须是密封车厢，而且实体档案也需要装入由带密封功能的周转箱，车辆行驶路线必须采用指定线路行驶，押送人员必须保持手机畅通，以便主管人员及时了解运输情况。在运送过程中使用专用的推车和周转箱进行存放保护。到达加工现场后直接入柜交由专人管理，如需使用按批次进行登记、发放。

档案运输过程中应注意地面阶梯，进出落差区域以及电梯时押送人员应观察档案运输车档案情况，做到平稳慢行，防止掉落，确保档案齐全。

如档案库房与数字化加工场所不在同一建筑大楼的情况下，遇到刮风下雨等恶劣天气时，一般不得进行实体档案的运输工作。如应采购人要求进行实体档案运输工作，必须将实体档案装入带密封功能的周转箱内，并采用加盖塑料布等防雨淋等防范措施，由专人用雨具遮挡后才能进行实体档案运输工作。

1.1.1.4数字化前处理

安排精通档案的专业人员，管理整理分类核对工作，其他核对人员须工作认真细致，小心谨慎，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新归类，顺序不对，调整、放好，并确定目录无误，同时填写差错报告。

有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

对胶装的档案，整理人员及时与采购人档案负责人沟通，据档案实际状况决定是否拆卷，以及对难于扫描的材料进行登记，及时汇报以便更好解决问题。

1.1.1.5创建卷宗、录入条目

根据档案材料的内容完成卷宗的内容录入，录入的内容包括条形码编号、题名、所属单位、保存期限、卷宗件数、卷宗页数、全宗号、类别号、目录号、案卷号、存放地点、开始时间、结束时间等。

条目根据档案材料的条目进行录入，如发现条目有错，应按正确录入，并打印正确的条目索引表附在档案上，并做好登记。条目录入的内容包括顺序号、姓名、性别、身份证号、出生日期、地址、地址编码、时间、起始页号、终止页号等字段。

1.1.1.6档案扫描

使用高速扫描仪、高拍仪或平板扫描仪对档案进行扫描。根据档案原件的质量情况，将纸质较差的放置平台扫描仪上单页扫描，对不适合拆卷的档案使用高拍仪进行扫描；扫描采用的分辨率为300dpi，统一采用彩色模式扫描，采用JPEG格式存储，存储的目录及文件命名要符合规范。

高拍仪须具备光源辅助、纸张曲面展平功能。

1.1.1.7图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案的原版、原貌原则，确保每一幅扫描图像的清晰，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的数字图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页旋转、纠偏、裁边、去污等技术处理。

(一)旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

(二)裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，以证明有缺陷图像非人力所为。允许存在黑边白边，以保证图像是完整的。

(三)去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

(四)图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数据图像的整体性。拼接时应确保拼接处理平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

1.1.1.8质检检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

1)对扫描前处理情况进行检查。发现错误及时修正，并对相应的扫描图像重新扫描和处理。

2)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

3)由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

4)扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。

5)发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

6)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7)认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。

1.1.1.9数据挂接

对数据挂接工作，须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据，检查档案目录数据及对应图像。

数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，与档案条目进行关联，一个条目可以挂接多张图片，挂接的材料数要与条目的页数相同。

1.1.1.10双重著录

著录是指对扫描的档案材料的内容标准化采集，录入并保存到系统，需录入的材料及需要录入的字段请参考《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》、《广州市户籍档案数字化工作规范》（最新版）第7.2条档案基础信息录入要求（以上两份文件有新规范按最新的规范执行）。

原文内容需要与材料图像文件关联。

双重著录需分人二次录入，二次对比完成正确才能保存到系统。

1.1.1.11审核

由专人对条目、挂接图像，原文内容等进行核对，如发现任何错误，都应该做好登记，并判断错误环节，即退回相关的加工环节进行重处理。

1.1.1.12数据备份

将扫描形成的图片文件、条目及原文记录文件全部采用光盘刻录,光盘刻录须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏、光盘能否正常打开。

将扫描形成的图片文件全部采用原装光盘刻录，并提供详细清单。刻录光盘要一式两份，光盘上要写明保存日期，内容简述。

1.1.1.13成果数据移交

根据市局数字化加工规范要求把成果数据导入到户籍档案管理平台，导入的数据要符合对应相关标准规范。

1.1.1.14档案归还

档案归还按照档案分批借出、分批归还的原则进行档案归还，分局档案负责人对服务方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。检查无误后，双方确认签字，完成《档案出入库交接表》的登记。

对加工过程拆卷的档案需装订复原。以卷为单位的实物档案，三孔一线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。

1.1.2档案出入库要求

1、档案出库前做好标签编制，根据规范要求，分类对移交出的档案进行贴标签。

2、做好档案出入库登记表。档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出；对接收的档案按类别、分类号、目录号、案卷号形成纸质目录，清点到卷，清点过程中杜绝出现遗漏登记或重复登记的情况。

3、对交接的档案进行核对、清点、检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。

4、整个过程中采取分批档案接收出库、归还入库方式，保证档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序。

1.1.3数字化处理设备配置设计

1.1.3.1设备配置要求

根据该项目情况，为保证项目按时按质的完成，中标人承诺中标后需要提供的设施设备清单如下（需提供承诺函，格式自拟）：

序号	设备名称	数量	备注
1	A3平板扫描仪	10台	档案扫描
2	高速扫描仪	10台	档案扫描
3	高拍仪	5台	档案扫描
4	扫描及图像处理软件	1套	图像扫描及处理
5	数字化加工系统	1套	用于流程监控、条目录入等
6	成果数据移交工具	1套	把数据迁移到“户籍档案管理平台”
7	台式计算机	80台	CPU（频率）≥2GHz；内存（容量）≥4GB；有独立显卡：显存≥256MB，硬盘500G或以上（加工完成后硬盘归采购人）
8	终端安全管理系统	80套	病毒查杀引擎包括鲲鹏（含AVE引擎）、Behavioral脚本引擎（QEX）、QVM等引擎，支持多引擎的协同工作对病毒、木马、等进行查杀，提供主动防御系统防护等功能。支持垃圾清理，优化加速功能。支持对全网终端系统漏洞发现、补丁智能修复支持对终端进行外联控制，并根据违规外联发生时内外网连接状态分别设置违规处理措施；支持网络防护、支持对终端桌面系统的账号密码、屏保与壁纸、进行管控策略配置，支持自定义弱口令。支持usb存储设备的注册管理
9	备份硬盘	4个	≥8TB
10	交换机	5台
11	打印机	5台	打印目录、卷皮
12	监控设备	1套	摄像枪数量以满足无死角监控为准视频监控数据自产生之日起保存至数字化加工任务全部完成后至少一年
13	耗材	一批	打印、装订用

注：中标人所提供的设施设备包括但不限于以上清单内容，设备数量不得低于上表要求。中标人应根据现场施工的实际情况准备设施设备，项目完工后以上设施设备由中标人带走（硬盘及存储设备除外）。

1.1.3.2加工环境要求

数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）仅可以在独立网络中运行，不连接其他网络，禁止接入互联网。

局域网环境

中标人可以搭建独立的局域网加工环境，可以运行自带的加工软件，也可以搭建市局提供的户籍档案数字化管理平台，平台已提供成果数据移交工具，方便移交。市局只提供平台的部署文档，如服务单位需要帮助，需自行与平台软件开发单位协商解决。

1.1.3.3档案原件保护

中标人应按相关文件规定，严格档案出入库管理，存放期间应妥善保护，确保有序存放，并采取相应防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等措施，防止档案因环境因素受损。同时加工期间还需定期对存放点进行检查。确保档案原件安全。

1.1.4数字化加工场所安全管理和人员要求

1)数字化加工场所由采购人提供数字化加工场所，一般设立在公安机关内部，加工场所应符合防盗、防火、防水等安全管理要求。场所约共能容纳电脑80台、人员80人。其余档案存放架、办公桌椅、档案运送车、监控、消防器材、安检门、所需设备等由中标人负责，包括完成档案整理分类、创建卷宗、录入条目、档案扫描、图像处理、信息著录、数据挂接、质检、审核、成果移交、档案归还、备份等所需各种软硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机、条码打印机、DVD光盘及刻录设备等）及耗材（条码、纸张、夹子、档案封皮、胶水、白乳胶、文具等装订、裱补材料和工具以及其它材料）等。

2)数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

3)数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统和监控数据应由公安机关专人负责管理，视频监控数据自产生之日起保存至数字化加工任务全部完成后至少一年。

4)数字化工作人员必须全部进行背景审查和保密教育，并与采购人签订保密协议。工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。为保障本项目的完成进度要求，投标人拟投入本项目的团队服务人员数量不得少于80人，并根据实际情况增减人员的数量。

5)数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜（由中标人提供），并与档案柜分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离加工场所，数字化加工场所要落实日常管理责任民警，建立定期巡查机制，确保有关数字化加工和管理的各项管理制度贯彻执行。

1.1.5档案数字化加工软件要求

需提供一套档案数字化加工系统，用于档案的数字化加工工作，系统需包含但不限于档案扫描模块（历史陈旧纸质易损，扫描模块必须支持多种扫描仪作业）、图像处理模块(确保历史字迹模糊的纸质材料经处理后内容清晰可见)、成果质检模块(确保采购人质检人员质检)、作业流程监控模块(确保档案在数字化流转过程的可追溯)、统计模块(确保采购人项目联系人实时掌握项目进度)。需提供软件系统功能描述及软件截图

1.1.5.1档案扫描模块（提供软件系统功能描述及软件截图）

能够连接Twain协议或WIA协议的扫描仪，设置相关扫描参数(不同的档案材质需要的扫描参数不一样)；能够驱动扫描仪进行图像扫描，具备开始扫描、停止扫描、追加扫描、替换扫描；扫描过程中扫描图像不可在本地留存，需即时传送至服务器；能够依据扫描图像中条码或二维码自动分件(可自定义识别案卷号规则)；具备图像浏览功能(放大、缩小、平移图像、多幅显示等)；能够实时定位当前扫描图像；具备导入图像功能；删除图像功能；

1.1.5.2图像处理模块（提供软件系统功能描述及软件截图）

具备多种图像预览方式(平移、放大、缩小、多幅展示、框选缩放、旋转、翻转等)；具备图像纠偏(自动、手动)功能；具备背景消除功能；具备图像文字加深功能；具备框内、框外清除功能；具备锐化、平滑图像功能；具备区域图像清除功能(能够自定义区域)；具备自动色阶、调整对比度、饱和度、亮度增加图像清晰度功能；具备裁剪、分割图像功能(可定义分割比例)；具备图像签注、签章功能；具备替换、删除、插入图像功能；具备空白页自动删除功能(可自定义空白页标准)；具备图像修补功能；具备自动电子页码功能；图像处理需链接服务器中的扫描图像进行处理不可在本地处理留存；

1.1.5.3成果质检模块（提供软件系统功能描述及软件截图）

成果质检模块是采购人用于对中标人提供的档案数字化成果进行检查（包括完成档案扫描加工服务后的检查工作）的手段。采购人反馈的质量问题能通过该模块实时通知作业方进行整改，保证整个项目的质量；质检模块必须具有方便的档案图像查阅、质检项记录、质检流程跟踪等功能；

1.1.5.4作业流程监控（提供软件系统功能描述及软件截图）

提供实物档案流向追踪功能，所有在作业流程中曾接触过实物档案的人员均应在该模块中留有“痕迹”（包括记录接触档案的时点、人员和环节等）；实时反映档案已完成的作业流程节点，当前处于的作业流程节点，即将进行的作业流程节点，供采购人查看；

1.1.5.5报表统计（提供软件系统功能描述及软件截图）

可提供各类作业流程的报表（各工序工作量统计报表、成品完成量统计报表、借档报表、还档报表等）、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询）。

1.1.6档案数字化加工数量要求

中标人必须保证按照要求的进度完成档案数字化加工、信息著录、拆解、整理（包含页码重编、破损或不规则的档案需进行修裱托裱）、扫描、打印条码、图像处理、验收、刻制备份光盘、重新装订和归档、数据上传等任务，并挂接到广州市户籍档案电子化管理平台，以保证采购人的档案数字化工作进度。如果每月有超量完成的工作量，可累计到下个月的工作量。

1.2档案录入需求

档案著录是从档案材料提供标准化内容，录入到计算机中，从而形成可查询、可交互等的数据档案材料。

录入的内容必须符合“广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台”的命名要求和数据要求。

1.3成果数据移交到平台需求

1.3.1成果数据从局域网到公安网

如数字化加工环境使用独立的局域网环境进行加工，加工完成的成果数据必须按要求进行移交，数据从局域网移交到公安网须使用专门的存储介质，复制到存储介质的数据要进行加密。由分局指定专用的公安网电脑进行数据移交。

1.3.2由公安网移交到“户籍档案电子化管理平台”

成果数据移交必需符合广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台的《移交协议》。

数据移交使用TCP/IP方式，移交数据使用国密加密算法SM4进行加密，使用动态获取密钥的方式。数据移交以包的方式进行，以一个卷宗作为一个移交数据包，数据包中存在错误数据时，由服务单位修改正确后，再以一个包进行重新移交（具体参照移交协议）。

系统对移交数据按设定规则进行校验，并由人工审核通过，不合格的数据移交可通过系统进行查询，再次审核达标后方可移交。

1.4成果数据验收要求

1.4.1验收指标

采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料数等指标，使用计算机技术自动检验；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容（档案整理、档案打码、档案扫描、档案图像等作业流程）的抽检合格率应不低于99%。

质量验收遵循的规范：

（1）扫描的图像标准参照档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）的要求。

（2）档案扫描分类时所依据全宗、案卷等信息符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-1999）的要求。

（3）数字档案管理要求遵循国际《数字文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求。

1.4.2验收方式

采用阶段性验收及总体验收方式。

（1）中标人数据自检合格后把数据移交到户籍档案管理平台，由平台软件进行数据自校验通过，可递交采购单位验收。数据验收以100万页为单位，分批由中标人自检合格后提交。

（2）采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料数等指标；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容（档案整理、档案打码、档案扫描、档案图像等作业流程）的抽检合格率应不低于99%。所有成果数据需上传到广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台，由该系统进行核验并验收通过，由采购人组织人员抽检，抽检合格率应该为100%。

（3）对于予以验收通过成果数据，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，作为验收合格凭证。抽检合格率低于98%的，提交验收的当批次数据全部发回中标人重新自检，中标人应当在【15】天内完成自检合格再提交验收。在退回自检期间，采购单位将不再向中标人提供扫描档案。同一批次数据提交验收，经两次验收仍不合格的，扣除当批次相应价款，即此批次不进行计价；经三次以上验收不合格的，视为中标人履约不能，存在违约情形，采购人可终止合同。

（4）档案实体验收。档案实体验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；存在顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等差错的，中标人应于【15】天内整改完毕，合格率达到100%后予以验收通过。

（5）数据验收合格后，中标人需刻录硬盘备份移交给采购单位。中标人不得擅自保留项目数据，否则采购人有权单方解除合同并追究中标人相应法律责任。

2.项目工期

（1）中标人应自结果公告发出之日起20个工作日内，与采购人签订合同。

（2）合同签订后10日内，中标人根据采购人统一要求和进度，完成以下工作：A、携带承诺配备的本项目主要设备到用户指定地点，完成本项目的部署、软件硬件设备调试安装；B、加工人员到位，可以正式开展天河户籍档案数字化建设工作。

（3）工期：合同生效之日起10个月内完成约580万页档案著录及成果数据，并成功移交《户籍档案电子化管理平台》）。

3.保密要求

 

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及分局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在采购人指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。中标人须与采购人签订保密协议，中标人做到：

1、强化人员管理，如有人员变动，应及时通知采购人。

2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。中标人与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

4、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所安装无死角监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交采购人处理。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。

7、加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作采取安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。

8、各项管理制度应当粘贴于显眼位置，并对项目工作人员进行培训考核。

4.数字化成果移交及验收要求

（1）中标人数据自检合格后把数据移交到户籍档案管理平台，由平台软件进行数据自校验通过，可递交采购人验收。数据验收以100万页为单位，分批由中标人自检合格后提交。

（2）采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料数等指标；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容（档案整理、档案打码、档案扫描、档案图像等作业流程）的抽检合格率应不低于99%。所有成果数据需上传到广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台，由该系统进行核验并验收通过，由采购人组织人员抽检，抽检合格率应该为100%。

（3）对于予以验收通过成果数据，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，作为验收合格凭证。抽检合格率低于98%的，提交验收的当批次数据全部发回中标人重新自检，中标人应当在【15】天内完成自检合格再提交验收。在退回自检期间，采购单位将不再向中标人提供扫描档案。同一批次数据提交验收，经两次验收仍不合格的，扣除当批次相应价款，即此批次不进行计价；经三次以上验收不合格的，视为中标人履约不能，存在违约情形，采购人可终止合同。

（4）档案实体验收。档案实体验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；存在顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等差错的，中标人应于【15】天内整改完毕，合格率达到100%后予以验收通过。

（5）数据验收合格后，中标人需刻录硬盘备份移交给采购单位。中标人不得擅自保留项目数据，否则采购人有权单方解除合同并追究中标人相应法律责任。

（六）项目建设其他要求

1.数字化作业人员配备要求

项目人员具备相关专业技能以保证项目有序开展，需派驻与中标人存在合法劳动合同关系人员，

（1）项目经理1名，专门负责该项目实施的管理和协调工作。

（2）派驻项目现场技术负责人1名。

（3）其他项目组成人员 不少于80名。

（备注：此项仅作为评分依据，不能满足的不作为无效投标处理。）

2.档案服务能力的要求

（1）具备档案管理部门颁发的档案中介服务机构备案资质证书或备案回执；

（2）在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或参与经营管理。

（3）具备与档案数字化工作相适应的设备和技术力量；安全保密管理制度健全，有完善的档案数字化加工组织管理方案；有档案和信息安全保密风险防范预案；设有专人负责档案安全保密工作。

（4）过去5年未发生过档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案、档案复印件、国家秘密载体等行为记录。

3．软件服务能力的要求

具有档案数字化加工录入类、图像处理类、户籍档案综合信息管理类等与本项目服务内容相关的软件著作权证书或授权使用证明。

（备注：此项仅作为评分依据，不能满足的不作为无效投标处理。）

4.禁止分包、外包要求

本项目禁止中标人进行分包或外包，一经发现，采购人有权单方面立即终止合同并要求中标人担对应的法律责任与经济损失。

5.售后要求

（1）中标人应能提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应采购需求的。

（2）技术人员须提供现场免费安装、培训、调试。

（3）售后服务期限：项目验收合格交付使用后提供两年免费质量保证及售后服务。

（4）售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，接到电话后0.5小时内响应，1小时内上门服务，7*24小时电话支持；以保证数据的安全运行。

（5）售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决；严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

（6）售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持。

（7）投标人在工程结束后，须为采购人搭建档案数字化扫描和存储环境，并提供相关软件使用权，由此产生的费用包含在投标报价内。其他售后服务承诺内容。

6.诚信合作要求

中标人及关联方与采购人及采购人系统在两年内不存在任何合作纠纷。

（七）投标报价要求

本项目采购预算为5,000,000元人民币，实行总价包干。凡投标总价超过采购预算的视为无效投标。

结算价及付款方式

1、结算价

按中标的合同总价包干结算，总包费用包含完成档案数字化加工服务项目所需的工作、劳务、运输、保险、税费、设备费用、设备损耗、劳务费、知识产权费等全部费用。

2、付款方式

（1）投标人的投标报价应包含但不限于完成所需的一切工作内容而发生的所有直接费用、间接费用、其投标人的投标报价应包含但不限于完成所需的一切工作内容而发生的所有直接费用、间接费用、其他费用、税金等全部费用和应由服务单位承担的义务、责任和风险所发生的一切费用，中标人在中标并签署合同后，在项目实施过程中出现任何遗漏，均由中标人负责，采购人不再支付任何费用。

（2）合同签订生效，5个工作日内，采购人办理向中标人支付项目总额的30%的财政支付手续。

（3）本项目据实按进度结算，即采购人根据中标人实际完成量占项目总工作量的进度比例结算。采购人对中标人实际加工上传至广州市公安局开发的户籍档案电子化管理平台的户籍档案数量进行确认，中标人以双方确认的实际加工上传档案数量进行支付款项。采购人在收到中标人相应月份等额合法增值税专用发票后五个工作日内办理支付手续。

 ①合同签订生效，5个工作日内，采购人办理向中标人支付项目总额的30%；②采购人根据中标人3个月实际完成量占项目总工作量的30%比例，向中标人支付项目总额的20%；③采购人根据中标人6个月实际完成量占项目总工作量的60%比例，向中标人支付项目总额的20%；④采购人根据中标人实际完成量占项目总工作量的100%，向中标人支付项目总额的尾款30%。

若完不成进度，按当期支付款项的8%扣除违约金（具体扣除比例由采购人待定）。

（4）时间、方式和条件：中标人履行完成合同约定权利义务事项，中途不得转让，也不可将标的拆解后分别向第三方转让；如有发现转让行为，采购人可单方面终止合同，并要求中标人赔付采购人已实际支付金额的200%；造成严重后果的，由中标人承担。

（5）中标人违反合同及其附件约定的任何义务，采购人有权在实际应支付金额中直接扣除相当于遭受损失的金额，如扣除部分不足以弥补损失的，中标人应对超过的部分予以赔偿补足。另中标人应按合同约定向采购人支付相应违约金。

（6）中标人未按约定进度完成工作任务的，采购人可单方面终止合同，并不支付未支付的款项；造成严重后果的，一切责任及采购人损失由中标人承担。

备注：因采购人使用的是财政资金，采购人在前款规定的付款时间为支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付，不视为采购人违约。中标人不得以未实际收到款项为由而拒绝或怠于履行合同义务。