招标文件
采购需求
一、基本情况
项目名称：第七届创新驱动发展大会项目编号：HBZB-2024-0421
采购方式：公开招标
采购需求：第七届创新驱动发展大会会务服务项目实施地点：采购人指定地点
合同履行期限（服务期限）：签订合同之日起至大会结束止服务要求：合格，满足采购人需求
二、采购内容
1、会务服务综合保障需求:
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内容 |
具体事项 |
完成目标及标准 |
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会务服务 |
党政领导与院士专家座谈会 组织实施及会 场服务保障 |
1.按大会方案要求租用指定会场 1 间，使用时间 0.5 天，协调 做好灯光、音响和会场设置； |
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2.设计制作桌牌不少于 100 个，并负责按要求摆放； |
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3.会议速记； |
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4.茶歇服务。 |
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大会开幕式及 主旨报告会组 织实施及会场 服务保障 |
1.按大会方案要求租用指定会场 1 间，使用时间 0.5 天，彩排0.5 天，协调指定酒店做好灯光、音响服务和会场设置； |
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2.设计制作桌牌不少于 500 个，并负责按要求摆放； |
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3.会议速记； |
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4.租用控制台和分频器，要求不少于 8 线输出、三合一等功能 （含人工技术、软件）； |
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5.按大会方案要求制作大会开幕式 PPT 流程，完成不少于 2 次 彩排； |
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6.搭设大会开幕式及主旨报告会实时投屏。 |
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7.组织签约仪式：(1)按大会方案要求设计签约仪式背景画面（动画）； (2)按大会方案要求租用签约设备不少于 12 套，完成不少于 2 次彩排;（含人工技术、软件）； |
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8.茶歇服务。 |
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大会物料 |
大会手提袋 |
大会手提袋（按要求，至少于会前 1 天，完成设计、制作 1500 个。专设大会会标） |
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大会记录本、笔 |
大会记录本、笔（按要求，至少于会前 1 天，完成设计、制作1500 套。专设大会会标） |
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大会手册 |
大会手册（按要求，至少于会前 1 天，完成设计、制作 1500 册。 彩页制图） |
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大会证件 |
按要求，至少于会前 1 天，完成设计、制作嘉宾、代表、媒体、工作人员等证件，总数不于 1500 个。 |
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印制速记稿 |
按要求，座谈会和大会开幕式及主旨报告会速记稿速印 10套；平印 50 套。 |
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现场打印 |
按要求租用高性能彩色打印机一台，相应纸张若干，现场打印。 |
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印制会刊 |
按要求，会后 15 日内完成会刊制作 500 册。 |
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主会场布置 |
主会场横幅 |
2m*22m(高清背胶画面)4*2m*4m(写真布、UV 喷)+木质框架。 |
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主会场竖幅 |
4*2m*4m(KT 板+高清背胶画面)。 |
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舞台斜坡 |
长 10m*高 0.9m*进深 1.2m*斜面 1.5m；木质斜坡裱写真+PVC 立 体雕刻字。 |
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舞台台阶 |
2 组木质结构 |
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舞台地毯 |
165 ㎡灰色拉绒 |
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主会场演讲台 |
2 个（运输、修补） |
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舞台地贴、控制台装饰 |
按要求制作 |
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嘉宾服务 |
嘉宾迎送 |
保定站及东站租用考斯特各 6 辆，涞源、市、路途各一辆，来回两趟，5 日、6 日全天，7 日备用 2 辆；北京牌照车租用商务10 辆，5 日、6 日全天，7 日备用 2 辆。 |
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嘉宾劳务费 |
嘉宾劳务费 （出席座谈会、主旨报告嘉宾、主持嘉宾等每人按半天 4 课时计算）。 |
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食宿餐饮 |
嘉宾及工作人员住宿保障 |
安排主会场嘉宾及工作人员；院士及随员各 8 人，省市领导及 随员各 10 人，专家 50 人，参会及工作人员 100 人，共计 186 人，每人按 2 天计算。 |
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餐饮保障 |
安排主会场嘉宾及工作人员；自助餐 5 顿，以实际人数结算。 |
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餐叙 |
租用指定地点，按市委、市政府接待标准实施。（广昌厅及 LED 屏，桌景设计布置，制作摆放餐叙台卡 200 个）。 |
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大会服务保障 就餐 |
大会服务保障人员，按大会总人数 30%计算，1460*30%=438 人， 每人按 3 天计，以实际人数结算。 |
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大会服务保障住宿 |
参会人员约 219 人住宿，平均 2 人一间，以实际住宿人数结算。 |
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大会前期调研费 |
会务服务保障人员须提前 7 天进场，每天约 50 人，住宿 30 间 （含两办工作人员、保障人员，以及负责前期会务调度、彩排 等工作人员）。 |
2、平行会议需求
2.1 需求事项及标准
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名 称 |
主承办单位 |
组织参会人员 （不少于） |
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平行会议一：智能健康与生物信息学术报告会 |
中国自动化学会主办,保定市知识产权协会协办 |
80 人 |
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平行会议二:脑机接口与脑机系统发展研讨会 |
河北大学电子信息工程学院、河北省数字健康工程学会主办 |
80 人 |
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平行会议三:紧密型医联体管理经验研讨会暨口腔医学高质量发展大会 |
保定市口腔医学会承办 |
100 人 |
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平行会议四:北京博士后联谊会走进保定系列活动 |
保定市海创联、河北仁智承办 |
300 人 |
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平行会议五:康复医学协同发展大会 |
保定市康复医学会承办 |
100 人 |
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平行会议六:乳腺癌精准施治创新未来主题报告会 |
保定市临床肿瘤学会、市抗癌协会、河北北辰时代会展服务有限公司承办 |
100 人 |
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平行会议七:“科创中国”保定青年创新创业 路演大会 |
保定市知识产权协会承办 |
70 人 |
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平行会议八:保定医疗卫生高质量发展大会 |
保定市卫健委、中国投资协会健康产业公益扶贫促进中心主办，中康数搏科技（北京）有限公司承办。 |
100 人 |
2.2 相关要求
负责组织指导各平行会议主承办方按要求高标准完成会议；负责按规定按时足额支付平行会议相关费用；负责督导各平行会议的主承办方按要求做好参会人员的组织以及参会嘉宾的邀请、食宿、交通、咨询等相关服务，每个平行会议邀请专家不少于十人； 负责组织各平行会议安排现场服务保障工作人员不少于 5 人，具体负责会场指挥、会场布置、会场签到、会议资料制作发放、会议记录等工作；负责安排专门人员做好各平行互会议的报道、采访等宣传工作，并做好会议资料的留存；负责制作各平行会议速录稿各 10 本。
3、环境氛围需求
3.1 需求事项及标准
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具体事项 |
完成标准 |
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大会主KV 等氛围设 计 |
根据主办方要求，设计 1 个大会主K、不少于 10 个平行会议主K，提供 2 种物料制作矢量图，版权归主办方所有 |
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高速口欢迎板 |
正面UV 高精黑白布画面，留边穿绳打扣通粘-正面-15.3*4.4m*1 块+桁架+防风板+雷亚架配重 背面 UV 高精黑白布画面，留边穿绳打扣通粘-后面-侧面， 4.4*2.2m*2 块+桁架+防风板+雷亚架配重 |
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玉壁广场迎宾步道欢迎门 |
钢结构龙骨、18mm 阻燃板,B1 防火级别 6X2.5mX1.2m（含安装、拆除及维护），造型尺寸：高 4m,宽 16m,厚 1m。画面面积不少于64 平米。 |
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企业（项目）展板 |
木质结构，高清画面，画面面积不少于120 平米 |
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涞源南收费站匝道出口方向注水道旗 |
刀刮户外高清 UV 布 5*3.5mX1.1m，不少于 20 组 |
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酒店内L 型道旗 |
木结构龙骨、18mm 阻燃板,B1 防火级别 5X8mX0.8m。不少于 2 组 |
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一字型道旗 |
木结构龙骨、18mm 阻燃板,B1 防火级别 5X4mX0.8m。不少于 6 组 |
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木质指示牌 |
木结构龙骨、18mm 阻燃板,B1 防火级别 2*1mX0.8m。不少于 10组 |
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签到处背景板（雪霁 堂） |
10.4m*4.1m |
木质结构，高清画面 |
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七山酒店欢迎板 |
8.8m*3.7m |
UV 高精黑白布画面，留边穿绳打扣通粘 |
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高速口至酒店沿路灯杆道旗 |
（2 个一组）2*0.6m*1.8m,不少于 160 组 |
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备注 |
上述内容为本项目基本要求，具体情况要以主办方实际需要为准，如有争议，双方协商解决。 |
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3.2相关要求
（1）负责大会主KV设计制作。
（2）负责制定大会氛围营造方案，完成采购方要求的氛围设计方案。
（3）负责会议区域内及从高速口进入会议区沿途的氛围设计、制作和布置，7月4日前完成布置。
（4）负责全部宣传物品的设计、运送、搭建、撤收及使用期间的协调、安全、维护等工作。
（5）负责会议氛围营造所需设施涉及的垃圾处理、环境卫生等工作。
（6）负责会议活动期间内所涉及到的会议内容、设计内容、宣传内容的合法合规，以及施工安全、设施安全、人员安全等各项工作。
4、宣传工作要求
4.1、制定宣传工作方案。
4.2、根据市委、市政府要求，在市委宣传部统一领导下，制定具体方案，做好会前、会中、会后宣传。会前通过新闻、新媒体海报、H5、短视频、专题报道等形成阶段性预热。会中统筹全媒体资源通过新闻消息、专家访谈、专题专栏、现场特写侧记、短视频、图文推送等形式进行全程跟踪宣传；负责做好各平行会议的宣传报道工作。会后通过反响报道、深度观察、延伸报道、视觉专版等形式宣传大会成果，释放大会影响力，及时做好宣传工作总结，成果整理，提供佐证材料。
4.3、协调国家、省级媒体宣传大会，并做好相关人员的接待、迎送及食宿保障等工作。
4.4、根据市委、市政府要求，在市委宣传部统一领导下，联系国家、省、市媒体不少于20家，发布各类型新闻不少于150条。
4.5、做好大会开幕式及主旨报告会全程直播。
4.6、根据市委、市政府要求，在市委宣传部统一领导下，协调不少于6家平台直播，直播观看量不少于200万人次；提供会议辅助主持人一名。
4.7、做好院士专家访谈。
4.8、创新宣传形式，充分利用学习强国、今日头条、抖音、快手、小红书等不少于10家自媒体平台，推送不少于500条信息。
4.9、加强大台大报宣传力度，央视、省台各不少于1条，央媒、省媒各不少于10条。
4.10、安排不少于3组（含会议全程摄影摄像），对大会开幕式、平行会议等板块进行全方位、多形式宣传报道。
4.11、做好市级纸媒专版宣传。浓厚宣传氛围，《保定日报》《保定晚报》刊登不少于10篇。
4.12、根据市委、市政府要求制作宣传视频，全方位做好会议宣传，制作后期宣传视频。
4.13、负责媒体记者的邀请、迎送。
4.14、负责媒体记者和新闻宣传工作人员的食宿接待。
4.15、负责大会开幕式及主旨报告进行网络直播。
4.16、负责所有会议摄影摄像，并进行相关视频制作。
三、大会地点：保定市涞源县
四、大会相关要求
1、认真规划设计、实地调研踏勘，按要求做好会议选址及食宿等综合服务保障工作。
2、按时、按要求准备好会议物料、控制台、签约柱等相关物资，按要求做好氛围设计布置及各个会场的设计布置等工作。
3、按要求组织协调相关媒体，高标准做好会议的宣传报道工作。
4、按要求做好院士专家座谈会、开幕式、主旨报告、各平行会议的组织工作。
5、会务保障服务标准。展会期间遵照采购人要求，供应商为大会各项服务提供会务保障。
（1）为大会设立的开幕式、主旨报告、党政领导与院士专家座谈会、八个平行会议提供服务保障。
（2）负责出席大会开幕式及主旨报告相关专家及随从人员的接送、差旅费及专家咨询服务费等相关费用。
（3）负责出席大会开幕式及主旨报告相关专家、领导、参会人员以及相关保障服务等工作人员的食宿费用。
（5）其他费用（包括但不限于前期筹备费28万、速记、服装、礼仪、安保、安监、消防等所产生的费用）。
五、拟派团队人员的要求
投标人根据项目服务内容及要求合理配置服务团队人员，确定项目总负责人1名，要具备相应工作经验，充分满足项目顺利运行。
六、项目总结
收集整理各项服务资料(包括纸质材料、图片、音视频等资料)，撰写项目总结报告。
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