商务、技术要求

一、商务要求

（一）项目背景

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国退役军人保障法》《干部人事档案工作条例》、《军队档案条例》、《退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》和《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》等有关规定，按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）相关技术标准对退役军人人事档案进行数字化，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，不断加强与业务系统和数据库关联融合，确保数字人事档案真实、完整、可用、安全，且与纸质人事档案保持一致。为提升退役军人人事档案管理水平，对陵川县县退役军人事务局退役军人人事档案进行整理及数字化工作。

（二）采购内容

对陵川县县退役军人事务局1950-2024年度约8000份退役军人人事档案进行规范化整理、数字化，并将整理、数字化后的档案装订、装盒、上架。

（三）合同履行期限：签订合同后120日历天内完成

（四）服务质量要求：按照档案整理规范性文件及管理办法完成所有档案的整理及数字化加工服务。

二、技术要求

（一） 档案数字化要求

1、执行标准及规范

1.国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》 ；

2.《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）；

3.《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

4.《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）；

5.DA/T22 归档文件整理规则；

6.GB/T9705文书档案案卷格式；

7.DA/T13 档号编制规则；

8.GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范；

9.DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范；

10.12.GB/T17678.1 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求；

11.DA/T69-2018纸质归档文件装订规范；

2、项目实施要求

档案整理及数字化环节包括：档案清点领取出库、拆除装订、档案编码、档案扫描、信息录入、目录制作、档案装盒、制作标签、检查验收、入库上架等。

（1）档案清点：档案出库前，根据名册进行逐一清点、核对出库，须履行出库手续，填写档案出库登记单《档案出入库交接表》，逐卷清点无误后办理交接出库；

（2）成交供应商应遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全，成交供应商需安排专人负责；

（3）对档案资料进行包括核对、去杂物、展平、分类、打码、筛选、扫描等工作。在整理过程中发现问题及时向采购人反馈,且不得遗失、转借、损、污、点、划线或删改，未经批准不得擅自复制；

（4）成交供应商根据档案材料进行归类排序；

（5）拆除装订

如档案上的装订物影响扫描图片的清晰度，应拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物，特殊除外，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

（6）档案编码

根据档案管理情况，做到材料排列有序；在每一页档案的右上角进行编码，根据原材料内容排列顺序，并通过顺序将页码固定下来；页码的编写方法：凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数。

（7）档案扫描

根据不同的纸张和装订方式采用不同的扫描仪进行扫描，扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化，相关参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫，保证档案实体可识别的内容其扫描影像的屏幕显示结果和打印结果均可识别，图像以保持档案原貌为原则。文件的页数、页序与纸质档案实体相一致。图像文件命名及用于图像存储的文件夹的创建与命名符合要求。

（8）目录制作

录入档案目录，按照《档案著录规则》(DA／T 18—1999)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

（9）档案数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。不合格的产品，采购人有权退回成交供应商重新处理，直至达到合格要求。

（10）档案装订装盒

按档案装订要求进行装订,三孔一线，档案材料装订，存入2公分或1公分无酸纸文件档案盒，做到结实、齐整、美观，方便阅读，不可有漏装、掉页情况出现,不可损害文件字符影响阅读,不能损毁档案原件。

（11）档案入库上架

整理完成验收合格的档案，成交供应商负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架案卷的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作。同时须办理档案交接手续，填写档案入库登记单《档案出入库交接表》。

（二）验收

（1）采购人对已通过质检与抽检的档案实体及数据进行验收。

（2）验收以机检加抽检的方式进行。能够采用计算机检验的项目采用计算机自动检验的方式进行100%检验。档案实体、著录条目质量、条目与图像内容对应准确性等无法采用计算机自动检验的，进行人工抽检，抽检比率不低于5%。

（3）计算机自动检验项目的合格率应达到100%，人工抽检项目的合格率应达到95%，达不到规定要求定为“不通过”，由成交供应商对该批加工成果进行重新加工，直至达到合格。

（三）服务要求

（1）供应商须严格按照国家及山西省相关法律法规规定，开展档案整理及档案数字化各项工作。

（2）拟派项目负责人应驻现场进行日常管理，全程负责开展工作，并与采购人积极配合，做好项目各项工作。

（3）供应商需具有稳定专业的档案整理加工队伍，确保档案整理工作有序开展。如需更换、增加工作人员，须经采购方同意后方可进行。

（四）设备要求

项目实施过程中供应商自备所需的工作设备、工具，包括计算机、扫描仪、打印机、移动硬盘、装订机等。