采购需求

一、项目建设内容

紧密围绕项目建设目标，对流动人员档案（具体数量和加工范围由采购人指定）进行基础数据采集、整理、装订和扫描，具体内容包括：

1、人事档案基础信息采集：按照《山东省人力资源和社会保障厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的实施意见》（鲁人社办发[2018]36 号）中的《流动人员人事档案基础信息采集规范》对约 5.5 万份的人事档案基础信息进行采集并录入，包括 3 万份完整采集和 2.5 万份简单采集。

2 、人事档案整理： 按照《流动人员人事档案管理服务规范》(GB/T32623-2016)对其中 6 万份档案按照需求进行档案分类、排序、编目、整理和装订。

3、档案盒更换：对大约 3 万份破损的档案盒进行更换及贴标签。

4、档案重新装订：对 18 万份人事档案，采用类似厚牛皮纸封皮，材料理齐左侧竖直打孔装订。

5 、档案数字化扫描： 参照《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)对大约 1 万份档案进行扫描。包括档案扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、总质检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子图像，并根据招标单位要求全部挂接至全省流动人员人事档案统一业务经办平台中，实现检索信息与相应的电子图像对应链接。

6、基础数据导入：通过应用软件与全省流动人员人事档案统一业务经办平台对接，将采集的基础信息导入全省流动人员人事档案基础信息数据库中。

7、运行服务支持。将扫描数据挂载至全省流动人员人事档案统一业务经办平台中，并提供配套的运行设施设备支持。

二、项目环节及质量要求

（一）档案整理工作要求

根据《流动人员人事档案管理服务规范》(GB/T32623-2016)的要求， 对档案进行分类、排序、编目、加工和装订，达到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的目的。具体要求如下：

1、档案交接

档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标人须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体， 并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、档案分类

应根据材料的主要内容或用途确定类别，包括： 第一类：履历材料。

第二类：自传材料。

第三类：考察、考核、鉴定材料。

第四类：学历和职称、执业资格材料。第五类：政治、历史情况的审查材料。

第六类：参加中国共产党、共青团及及民主党派的材料。第七类：奖励材料。

第八类：处分材料。

第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、出国、退（离）休、退职等材料。

第十类：其他可供参考有保存价值的材料。

3、档案排序

应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序，编制填写类别号、页码。

（1）类别：编在右上角;

（2）页码：图书编码法：从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写;

4、档案编目

应根据档案材料类别及排列顺序编写、打印档案材料目录。

（1）类号和顺序号（如第一类第 1 份，在目录应登记为“1.1”， 以此类推）；

（2）材料名称（有题名一般要登记全称，无题名或题名不准确重拟题名，题名称较长可以用规范简称缩写，但应准确反映材料的主要内容）；

（3）材料制成的时间（材料制成时间要填全年月日，一般采用落款时间）；

（4）材料的份数，页码的计算登记。材料份数应以每个完整材料为一份；材料页数的计算，每面为一页，无内容的页面不计算页数，并按页码数如数填写，封面封底及衬纸后空白页不计算页数，封二或封三的填写说明不算页数。

5、技术加工

启钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，对不符合规格的档案材料（干部人事档案材料和目录采用国际标准 A4 纸型），在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。档案材料载体变质或字迹模糊不清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。

6、装订

应理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。在装订过程中需对部分档案中后期新形成的档案材料进行重新整理、装订。拆除整理过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打 3 孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边 54mm，孔中心距左边沿 12mm，孔直径为 5mm。装订需采购档案专用装订绳（带绳花）进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。案卷封皮须使用不低于 337g、自带装订孔的进口档案专用纸。

7、更换档案盒、打印档案盒脊背

对 3 万份人事档案统一更换档案盒，并对档案盒背脊标签进行打印和粘贴。中标人须自行采购人事档案盒和案卷封皮、目录纸等耗材，档案盒和案卷封皮必须结实牢固、便于书写文字和档案标识标签的粘贴、便于上架摆放和实物盘点，档案整理所需的其他材料，包括技术加工用衬纸、打印用墨盒、防虫防腐浆糊或胶水等均由中标人负责采购，并符合档案整理部门所规定的材料规范要求。对中标人制作的档案中所不符合采购人制作要求的案卷封皮，将由中标人进行重新打印和更换。

8、散材料整理

在加工过程中，对 18 万份档案中每份不属于十大类的散材料，使用散材料袋统一装袋整理，散材料袋材质由采购人和中标人自行确定。

9、还卷

在完成档案整理和信息采集工作后，对装订成册的档案应进行认真细致的检查，交由采购方验收合格后入库保存。

（二）档案信息采集工作要求

按照《流动人员人事档案管理基础数据采集规范》要求，对 84 项人员基本信息进行尽可能的采集录入，统一采集项目、统一指标体系、统一代码，以达到人事档案省级集中的标准。

（三）数字化扫描工作要求

扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、恢复档案原装订状态，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

1、数字化前处理

中标人要在扫描前先检查案卷质量并按规范进行整理、确定扫描范围、以保证数字档案与实体档案的对应。应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：

（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。

（2）卷内文件：检查卷内文件有无缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级划控等科学管理。

（3）整理拆装：尽可能不拆卷，需要拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得采购人同意后予以调整的以外）。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。（对拆装须使用的工具及复原材料由中标单位提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）

以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，在投标文件中提交具体措施和处理方案， 经采购人确认后按规范要求处理到位，处理结果经验收合格后转入下一道工序，验收不合格则由采购人下达停工令。

2、目录著录

应根据档案管理系统信息采集的内容和要求，正确的完成数据录入的工作。严格按照相关的行业标准与规范进行并导入现有档案管理系统中， 条目与对应影像文件挂接正确率要求达到 100%。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与采购人沟通确定。

（1）数据格式选择

电子条目信息建库递交成果采用 Excel 格式，符合国家档案局相关标准规范要求。

（2）档案著录

按照《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

3）目录数据质量检查

要求采用双机对录系统进行著录，能提供两录对校功能，双机对录系统可以根据不同的档案类型进行自定义设置，能醒目展示两录差异内容。

3、档案扫描

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的文件级档号和扫描页数，具体要求如下：

（1）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3 幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于 A3 幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。

（2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

（3）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

（4）兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用 300dpi 的分辨率进行扫描，扫描形成文件以 JPEG 格式存储，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况以及照片档案，可将分辨率提高到 600dpi。

（5）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（6）档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

（7）图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 1 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原， 以符合阅读习惯。

（8）对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

（9）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

（10）区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿， 附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

（11）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

（12）对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

（13）对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

（14）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（15）对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于 1 度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（16）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象， 正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内 容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（17）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边， 以缩小图像文件的容量。

（18）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得 出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

4、图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理， 但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中， 档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于 1 度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

5、数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。对于图像要求可以进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等） 及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等）。

6、条目质检

系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。

对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

7、文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，备份制作两份，包含档案目录和全文数据。

8、质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交潍坊市公共就业和人才服务中心验收。

9、质量保障要求

（1）质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的 数据进行自检，自检达到潍坊市公共就业和人才服务中心数据质量标准后， 才能提交潍坊市公共就业和人才服务中心验收。投标方需在投标材料中详 细说明拟采用的质检方案。

（2）过程管理：中标人在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

10、数据验收

（1）数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据验收时抽检的比率不得低于 10%。

中标人必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检， 抽检达到档案行业质量标准的，才能递交潍坊市公共就业和人才服务中心审核、验收。

（2）验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率 99%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率 100%，其余字段录入错误率≤5‰。

条目与图像挂接：挂接正确率 100%

档案原始材料：100%不缺失。

（3）验收审核

采购人对中标人数据每月进行验收。数据验收以抽检方式进行。中标人提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标人全面自检，在退回自检期间，采购人将不再向中标人提供加工的档案。采购人在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交采购人验收。

全部档案验收“通过”的结论，必须经领导审核、签字后方有效。如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。数据验收合格后，中标单位须刻录 DVD 光盘或移动硬盘一式三份提交给采购人。

（四）检查验收工作要求

中标人应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证档案的整理和基础数据采集符合质量要求，高质量地完成工作任务。对档案整理过程中整理拆分、整理装卷等环节进行同步抽检和阶段性验收工作，以减少事后翻工概率，避免再次处理带来的纸质档案材料损坏。

1、信息录入检查验收

人员建库时录入项目应符合人员基本信息集数据格式要求。

2、整理质量检查验收

在档案整理环节，制定档案整理质量检查机制，以抽检的方式为主进行检查，抽检比例由采购人确定，档案目录应与纸质档案材料名称内容相符，档案目录条数应与纸质档案材料数量相符。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，并及时进行重新整理。

3、实物检查验收

在进行档案重新整理时，必须逐份清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回中标人全部质检。对已发现的问题，中标人须及时采取补救措施，并承担相应责任。

4、系统对接检查验收

档案整理、基础信息采集过程与山东省公共就业档案管理系统结合， 主要包括：中标人应充分了解山东省公共就业档案管理系统，并把采集的基础信息数据通过软件系统及时导入到山东省公共就业档案管理系统中， 做到数据挂接准确率 100%。

三、服务要求

（一）时间进度要求

本项目合同签订后 5 个月内完成项目建设，验收合格后进入质量保证期。质保期为项目验收合格后 1 年。

（二）项目管理要求

1、人力资源管理

（1）中标人在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，中标后需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。

（2）中标人应对所有员工进行岗前培训。培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。

（3）投标人须指定一名固定的项目负责人，与采购人进行定期联系，并接受采购人对加工进度、加工质量的质询，根据采购人的要求，调整档案加工进度，提高档案加工质量。

（4）本项目配置人员均须为本单位员工，项目工作人员需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案加工的实际操作经验。要求投标人针对本项目至少应满足如下人员配备，且将以下人员身份证复印件做入投标文件中：

①项目负责人（1 名）；

②现场专职化加工人员（不少于 15 名）。

为保证采购人档案的保密性及安全性，中标人配置的项目负责人和现场专职加工人员在工作期间不得调换。特殊情况须经采购人同意后再做调整。项目负责人和现场专职加工人员需每天按时到采购人处进行打卡，具体时间为上午 8:30-12:00，下午 13:30-15:30，严禁脱岗。

（5）采购人负责提供所需的工作场所，不收取水、电费和场地费。

（6）中标人应有完整的售后服务方案，质保期内，中标人应免费提供日常维护、培训、性能优化及数据迁移服务。

（7）本项目所有的加工数据成品知识产权为采购人所有。中标人在实施本项目时不得侵犯他人（法人）合法权益，所使用的开发工具以及软件，所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知识产权的行为，否则由此产生的纠纷及相关责任均由中标人全部承担。

2、基础设施管理

中标人应根据国家法律法规和相关标准的要求、客户的需求，制定基础设施建设方案，配备、管理和维护提供档案服务所需的各种基础设施（包括硬件设施和软件设施），为完成档案服务提供保障。采购人只负责提供所需的工作场所（所有档案必须在采购人指定地点集中加工），不收取水、电费和场地费。

（三）安全保密要求

中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案整理加工工作需在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：

1、中标后中标人参与本项目的所有工作人员需提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，需通过采购人的审核，必要时提供政审材料，并登记备案。中标人需向采购人提供以下资料：《档案整理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份）， 工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

2、项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，需提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，中标人需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

3、中标人参与本项目的工作人员需接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

4、除钥匙及眼镜等外，中标人工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含 U 盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、

MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入档案整理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

5、未经采购人批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

6、中标人工作人员剔除同一案卷内的重复文件需经采购人有关人员审核同意方可实施。

7、中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案信息，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

8、中标人投标文件中需向采购人提供书面保密承诺。

9、为保证项目系统的正常运转，中标人在整个项目运行期间，安排项目经理及至少 1 名系统维护人员驻场维护中标人档案整理和信息采集场地。中标人需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意。

10、中标人需提供给采购人支持扫描档案使用的运行、备份、存储服务器共 3 台，运行服务器技术参数不低于 8 核处理器、2 块 300GB SAS 硬盘、1 块 HBA 卡、配置 2 个千兆电口冗余电源，存储及备份服务器存储容量不低于 6T。