一、项目概述
依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则,对苍南县公安局库藏部分重要档案进行数字化加工工作,建立全文图像数据库,以苍南县公安局档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的,以数据库为管理手段,以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象,以硬、磁盘阵列为存储介质,利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、光盘刻录技术、压缩存储技术,初步实现苍南县公安局档案资料的海量存储、全面管理和综合利用,创建符合现代档案管理发展方向的具有苍南公安特色的档案工作体系,全面提高苍南局公安局档案管理水平。
二、档案数字化加工内容
苍南县公安局档案约8万卷。
序号 |
项目内容 |
数量 |
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1 |
文书档案 |
扫描页 |
约2万页 |
2 |
条目录入 |
约1万条 |
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3 |
专业(业务)档案 |
扫描页 |
约9万页 |
4 |
条目录入 |
约9万条 |
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5 |
户籍档案 |
扫描页 |
约40万页 |
6 |
条目录入 |
约40万条 |
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备注:1、扫描页和条目录入分开报价; 2、结算时按实际实施数量调整。 |
三、档案数字化加工技术参数与质量标准及对外包服务公司的要求
(一)总体要求:
1、符合国家标准《纸质档案数字技术规范》和公安部《纸质档案数字化技术规范》以及浙江省公安厅《纸质档案数字化技术规范》等相关档案的加工和著录要求。
2、采用拆卷、不拆卷扫描结合方式。以确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤为准则。
3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
4、每卷档案需页面扫描外,还需将案卷信息和目录信息录入,公安业务档案目录内容不做信息录入。
(二)加工流程要求:
由于整个数字化内容较多,工作量较大,采用在苍南县公安局内部办公场所设计布置加工场所,苍南县公安局提供场地和办公桌椅、外包公司提供加工设备(所有计算机硬盘必须全新原装原封,工程开始时在苍南县公安局人员监督下拆封安装,工程结束后移交苍南县公安局)和加工软件,安装全覆盖,无死角监控全程24小时监控的形式以确保档案的安全性和在全过程监督下的实施。整个项目的技术加工的流程环节和技术路线如下:
外包公司应指定专人按照与苍南县公安局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档,并与苍南县公安局指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作,并做好移交记录。
在扫描之前,必须逐卷、逐份对档案进行检查核实,察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象,进行相应修改,并根据档案的实际情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。
档案整理工作由外包公司的数字化加工管理软件辅助管理控制,通过计算机辅助整理直接形成苍南县公安局的案卷、文件、编研以及密级等目录数据库、统计台帐。
按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求,规范档案中目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等,并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷提名、文件名、责任者、起正页号和页数等,应进行相应处理,并注明具体原因和处理方法,必要时由苍南县公安局进行审核。
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
按要求把同一案卷(卷、件)中的扫描件和非扫描件区分开,不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷和目录和卷内文件目录,并做出相应标识,保持在档案中的原有位置,同扫描档案一同编号、排序。
较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰;
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。
为保护档案原件、扫描单位使用平板扫描仪扫描,对资料等成册材料不宜拆卷的,必须使用零边距扫描仪扫描。
档案扫描总体质量要求就符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、浙江省档案局《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》和公安部《纸质档案数字化技术规范》等相关档案的加工和著录要求。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
老旧档案文件上面有铅笔字、机打字、毛笔字、钢笔字等多种字迹。扫描软件可以驱动扫描仪针对该文件的不同笔迹区域进行选择性参数的扫描。最后将不同扫描参数的各个区域图像版面还原处理软件自动做好全版拼接处理,从而保证档案电子影像的原版原貌。
软件自动记录扫描的色彩模式和任务分配,如果一份文件里同时包含黑白扫描页、灰度扫描页、彩色扫描页,扫描人员可以通过快捷键在几个扫描模板里进行快速切换,保证扫描的质量和效率。
序排列一致,不可颠倒。不能有漏扫和重页,保证电子影像的完整齐全。
干扰信息,黑白对比度适中,有利于排版、建库处理。
以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹,并对文件夹内图像文件进行命名。文件扫描采取彩色模式,采用300dpi分辨率,图像压缩格式为JPEG。扫描后的电子文件需要另处提交PDF和JPEG格式文件。
档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:
将原加工过程中的所有存储介质等项目完毕后全部提交给苍南县公安局,同时将数据提交入库到浙江省公安档案信息管理系统中,然后再提交一份光盘刻录存储介子。
(三)扫描的工艺选择:
外包公司将整理好的档案,根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪及相关配套专业软件,投标方需详细阐述提供对以下9种不同纸张档案所采取的处理工艺:
〉普通纸张
〉较溥纸张易碎(如信纸、便笺纸)
〉字迹较浅或模糊(如铅笔字)
〉脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张
〉领导签名稿
〉底灰较深的纸张(如草浆纸、油印纸)
〉不规则纸张
〉不拆卷档案
〉彩色页
外包公司必须认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交苍南县公安局审核同意后,进行处理。
外包公司必须应根据纸张质地、底色、薄厚程序等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪,也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理,A3幅面的档案不允许使用拼接方案制作,同页有两个以上文件,需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时,浮贴加原页扫1页,浮贴揭开之原页扫1页,若有多张浮贴重叠,每张浮贴均需单独扫描。
外包公司需针对电子图像数据,使用图像处理软件对扫描生成的电子图像做批量手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单面加密,不同图像格式文件的转换和多页JPEG的合并,文字及影像的反转等功能,保证电子图像居中、清晰、端正。此外,图像处理软件具有以下的功能:
以出现编斜的图像应进行纠偏处理,图像编度不得大于1度。
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,图像拼接后应与档案原件核实,图像拼接处信息要完整、不能缺少任何信息,确保拼接无误。合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检,一检和二检的比较。专机专岗专位专人专业软件,形成半成品。采用专业质检软件对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单。从而保证图像字迹清晰、原版原貌。
(四)、工艺质量标准:
为确保质量,按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》、公安部《公安档案信息数据交换格式》、《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》等有关标准进行项目实施。
全部采用彩色模式扫描。
根据《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》或有关规定中命名方法进行图像文件的命名。
(五)质量保障与控制
外包公司必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到苍南县公安局的数据质量标准后,才能提交苍南县公安局验收。外包公司需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。
外包公司在进行档案前处理、数字化加工制作的各个环节均应进行详细的登记,建立工作日志并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
本次项目苍南县公安局指派专人进行全程质量控制,外包公司应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上,及时提交苍南县公安局进行审核。如果因提交不及时或质检不合格被苍南县公安局下达返工或停工令造成的损失由外包公司自行负责。
为确保项目质量,外包公司在项目中必须对苍南县公安局人员进行培训和指导,为后续实施档案的日常化加工做好准备。
(六)扫描后续任务
是对扫描后的图像进行质检的过程,以便保证扫描的质量。
对照成品图像数据进行详细著录,并采用嵌入式元数据著录原理把各级目录信息、文本信息及技术元数据信息写入到每一页图像中去,而不损坏图像本身,从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。
对原始档案中印刷体的正式文件图像和扫描后形成的影像文件进行全文OCR汉字识别,能形成规范的文本文件,并将doc文本与原始图像进行初步校对、排版,保证doc文件没有乱码、错字,与原始图像保持一致。识别率应达到98%以上。
将单页图像转换为双层PDF格式,并制作符合苍南县公安局要求的电子水印。经过OCR识别后的图像,需经过去污、纠偏等技术处理转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用。双层PDF文件的上层是原始图像,下层是识别结果,要求可以100%保留原始版面效果,支持选择、复制和检索等功能,为将来的全文检索提供服务基础。
对数字化加工完成的长久保存的方式采用单页TIFF格式的图像进行加存,并进行刻盘,提供光盘一套
在《浙江公安档案管理信息系统》中建立索引库,确保在系统中实现全文检索功能。
8.条码技术耗材及设备:采用条码技术,以案卷为单位贴上条码,按件整理的档案以盒和件为单位分别贴上条码,并按规定检测。由外包公司免费提供。
(七)数据验收
外包公司必须采用软件系统,自动核对的方式以年度为单位进行逐页检查,包括图像数信息完整性检查,目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。
由苍南县公安局采用国家档案局或省档案局专业检验工具,对外包公司生产的数据成品进行分期、分批的质量检查,并出具质量检查报告。如果外包公司违反本文件中有关质量要求及“应遵循的业务标准”的相关规定的,则退回,全部返工并处一定金额的罚金。
档案实体验收:必须逐卷清点,按档案数量,文件状况,卷内文件页数与顺序,装订要求等进行检查,做到档案不丢失,不损坏,不图划与涂料,顺序正确,卷间文件不颠倒等。装订不符要求的重新装订。如发现档案丢失,损坏,图划或涂改等将追究法律责任。
(八)数据备份
外包公司需要将扫描的所有资料元数据在扫描的同时实时备份。
外包公司扫描加工后的电子文件需要提交大容量硬盘存储做备份之用。根据要求提供对加工数据进行多种方式的备份,如在线备份、硬盘备份等备份方式,备份一式三份,包括图片JPG,双层PDF和条目
外包公司将验收合格的完整数据能及时导入苍南县公安局专用服务器实行在线存储备份,保证档案的利用与安全。
外包公司将成品数据采取移动硬盘备份的方式,所备份数据要保持一致。如苍南县公安局的成品数据硬盘出现问题,可及时调用移动备份硬盘。
外包公司将所有数据提供统一的硬盘备份,其硬盘备份标准按照国家档案局、省档案局的有关标准和规范执行。
外包公司对备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据是否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
外包公司在数据备份后,应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
外包公司需填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
四、安全要求
严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及苍南县公安局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在苍南县公安局指定的场所内进行,确保加工场所的正常秩序和安全。
不得损毁,丢失档案,如有违反,将依法追究法律责任。外包公司应与苍南县公安局签订保密协议,应做到:
五、应遵循的业务标准
1、管理性标准规范
1)《中华人民共和国保守国家秘密法》
2)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
3)《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)
4)《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)
5)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
2、业务性、技术性标准规范
1)《中华人民共和国档案法》
2)《文书档案案卷格式》(GB9705--88);
3)《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002);
4)《档案交接文据格式》(GB/T1 3968--92);
5)《中央档案馆档案接收标准》;
6)《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704—1999);
7)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31--2005);
8)《照片档案管理规范》(CB/T 11821—2002);
9)《中国档案机读目录格式》(GB/T 2016 3--2006);
10)《档案著录规则》(DA/T 18--1999);
11)《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》
12)公安部《公安档案信息数据交换格式》(GA/T749--2008);
13)《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》;
14)《温州市公安局纸质档案数字化技术规范》。
六、外包公司的售后服务要求
1、提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求;
2、技术人员提供现场免费安装、培训、调试;
3、售后服务期限:项目验收交付使用后提供三年免费质量保证及售后服务,并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。
4、售后服务方式及响应时间:采用现场维护方式,接到电话后2小时内响应,8小时内上门服务,7*24小时电话支持;以保证数据的安全运行。
5、售后服务问题解决时间:一般问题在4小时内解决,严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。
6、售后服务外的服务承诺:长期给予电话、电子邮件等技术支持。
7、投标方在工程结束后,要为招标方免费搭建档案数字化扫描和存储环境,并免费提供相关软件使用权。
8、其他售后服务承诺内容。
七、其他要求
1、数字化加工所需的所有设备和加工软件,均由外包公司自行提供。
2、指定专人做好档案的清点交接工作,《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。
3、要求外包公司在签订合同时成立项目组,指定专人负责该项目,项目负责人必须为外包公司级负责人,(且有三年以上纸质档案数字化加工经验)并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。
4、苍南县公安局将提供一台专供档案数字化加工使用的并已安装单机版的“浙江公安档案管理信息系统”的服务器。
5、中标商不得转包、分包
八、商务要求
(1)投标报价以人民币为结算货币,投标报价包括运输费、扫描加工费、目录建库及著录费、硬件设备购置费、培训费、安装调试费、加工耗材费、质检费和税金等所有费用,即按采购方要求安装调试完毕的完工价格,完工后根据实际扫描加工数量计算总价,并由中标单位开具正式发票。投标报价为投标方所能承受的最低报价。投标人所投报的投标报价为投标人所能承受的整个项目的一次性最终最低报价,如有漏项,视同已包括在其他项目中。
(2)按国家规定由中标人缴纳的各种税收已包含在投标总价中,由中标人向税务机关缴纳。
按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收,同时尽量满足采购人提出的要求。
双方合同签订后,待中标单位将有关扫描设备、人力配置等总体配置完毕,并经采购人初验后10日内支付合同总价的30%;待项目完成至60%时,10日内支付合同总价的30%;待项目中所有档案数字化加工完成并经采购人组织验收合格后,10日内支付合同总价的35%;余下的5%在完成整个项目并验收通过后满一年后10日内支付。