采购需求

一、项目概述

依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，对松阳县公安局库藏及新增部分重要档案进行数字化加工工作，建立全文图像数据库，以松阳县公安局档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬、磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、光盘刻录技术、压缩存储技术，进一步实现松阳县公安局档案资料的海量存储、全面管理和综合利用，进一步完善具有松阳县公安局特色的，符合现代档案管理发展方向的档案工作体系，全面提高松阳县公安局档案管理水平。

二、档案数字化加工内容

松阳县公安局库藏及新增档案涵盖文书档案、业务档案、户籍档案等。

具体内容预估如下：（单位：元）

序号	项目内容		数量（A4幅面）	最高限价（单价）	总价小计
1	文书、专业（业务）、户籍档案等	扫描页	950000	0.5元/页	475000
2		条目录入	450000	0.5元/条	225000
最高限价（总价）					700000
备注：实际加工数量按实结算；结算时16K和A4按A4计算，A3按A4×2计算，如有其它幅面则折算成A4的相应倍数。

三、档案数字化加工技术参数与质量标准及对外包服务公司的要求

（一）总体要求

1、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》和公安部《纸质档案数字化技术规范》以及浙江省公安厅《纸质档案数字化技术规范》等相关档案的加工和著录要求。

2、采用拆卷、不拆卷扫描结合方式。以确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤为准则。

3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

4、每卷档案需页面扫描外，还需将案卷信息和目录信息录入。

（二）加工流程要求

由于整个数字化内容较多，工作量较大，采用在松阳县公安局内部办公场所设计布置加工场所。松阳县公安局提供场地，安装监控全程24小时监控的形式以确保档案的安全性和在全过程监督下的项目实施。成交供应商提供加工设备（所有计算机硬盘待项目结束后移交松阳县公安局）。整个项目的技术加工的流程环节和技术路线如下：

 

1、调档交接：

成交供应商应指定专人按照与松阳县公安局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与松阳县公安局指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2、档案前处理：

在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，应进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

档案整理工作由成交供应商的数字化加工管理软件辅助管理控制，通过计算机辅助整理直接形成松阳县公安局的案卷、文件、编研以及密级等目录数据库、统计台帐。

1）目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由松阳县公安局进行审核。

2）拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

3）区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

4）对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；

5）档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号、页数、密级等情况。

3、档案扫描:

为保护档案原件，扫描单位使用平板扫描仪扫描，对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

档案扫描总体质量要求应符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、浙江省档案局《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》和公安部《纸质档案数字化技术规范》等相关档案的加工和著录要求。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

1）一页多扫技术

老旧档案文件上面有铅笔字、机打字、毛笔字、钢笔字等多种字迹。扫描软件可以驱动扫描仪针对该文件的不同笔迹区域进行选择性参数的扫描。最后将不同扫描参数的各个区域图像通过自主开发的图像版面还原处理软件自动做好全版拼接处理，从而保证档案电子影像的原版原貌。

2）彩色灰度混扫

软件自动记录扫描的色彩模式和任务分配，如果一份文件里同时包含黑白扫描页、灰度扫描页、彩色扫描页，扫描人员可以通过快捷键在几个扫描模板里进行快速切换，保证扫描的质量和效率。

3）扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。

4）扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版、建库处理。

5）扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

6）扫描后的影像存储格式：

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。文件扫描采取彩色模式，采用300dpi分辨率，图像压缩格式为JPEG。扫描后的电子文件需要另外提交PDF和JPEG格式文件。

4、档案装订归还

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

1）保持档案原貌对扫描后的档案进行装订。

2）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

4）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

5）档案装订应采用三孔装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐（16K纸张和A4纸张装订在一起的以左边和底边整齐）。

6）档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要打新孔装订，力求保护原件。

7）在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和资料进行自检，必须对档案实体和资料进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，必须重新进行处理。

8）成交供应商在归还实体档案时应提供扫描加工工作流程情况说明，并随同实体档案一起交接。同时应配合松阳县公安局指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

（三）扫描的工艺选择

1、扫描工艺

扫描人员将整理好的档案，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪及相关配套专业软件，投标方需详细阐述提供对以下9种不同纸张档案扫描所采取的处理工艺：

  >普通纸张

  >较薄纸张易碎（如信纸、便笺纸）

  >字迹较浅或模糊（如铅笔字）

  >脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

  >领导签名稿

  >底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸）

  >不规则纸张

  >不拆卷档案

  >彩色页

2、扫描登记

必须认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交松阳县公安局审核同意后，进行处理。

3、扫描仪的选择：

应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理，同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

4、图像处理：

需针对电子图像数据，使用图像处理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、批量/单页加密，不同图像格式文件的转换和多页JPEG的合并，文字及影像的反转等功能。保证电子图像居中、清晰、端正。此外，图像处理软件具有以下的功能：

1）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3度。

2）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

3）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误。合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5）图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

6）图像数据质量检验

经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检， 一检和二检的比较。专机专岗专位专人专业软件，形成半成品。采用专业质检软件对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单。从而保证图像字迹清晰、原版原貌。

7）图像数据质量自检

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

⑤图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的命名100%。

⑥认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交松阳县公安局审核同意后，进行处理。

8）批量抽线：用于网上发布和光盘单盘调阅的电子图像。可以批量降低图像的分辨率。方便图像上传、下载、浏览。

9）格式转换：随时对多种图像格式进行批量/转换，导入和导出。例如：将TIFF或JPEG格式图像文件转换成PDF/DJVU格式。

（四）工艺质量标准

为确保质量，按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》、公安部《公安档案信息数据交换格式》、《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》等有关标准进行项目实施。

1、扫描参数

扫描模式：全部采用彩色模式扫描。

2、扫描分辨率：

①纸质档案扫描影像文件： 300dpi；

②图纸档案扫描影像文件：300dpi

③照片黑白影像文件：400dpi

④照片彩色影像文件：600dpi

⑤底片影像文件：4000dpi。

⑥实物档案：需拍摄电子照片，照片不低于1000万像素；

3、存储格式：

①黑白档案影像文件：存储格式为TIFF，TIFF压缩格式为LZW

②原档为灰度、彩色页、照片档案及特殊档案：存储格式JPEG,压缩格式为JPEG/LZW。

③提供网络查询的图像，可把原TIFF或JPEG图像文件转换为CEB、PDF或其他格式。

4、图像文件命名：

根据《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》或有关规定中命名方法进行图像文件的命名。

（五）质量保障与控制

1、质量自检：

成交供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到松阳县公安局的数据质量标准后，才能提交松阳县公安局验收。成交供应商需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

2、过程管理：

成交供应商在进行档案前处理、数字化加工制作的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

3、质量控制：

本次项目松阳县公安局指派专人进行全程质量控制，成交供应商应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上，及时提交松阳县公安局进行审核。如果因提交不及时或质检不合格被松阳县公安局下达停工令造成的损失由成交供应商自行负责。

 

（六）扫描后续任务

1、扫描校对：

是对扫描后的图像进行质检的过程。以便保证扫描的质量。

2、看图著录：

对照成品图像数据进行详细著录，并采用嵌入式元数据著录原理把各级目录信息、文本信息及技术元数据信息写入到每一页图像中去，而不损坏图像本身，从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。

3、OCR识别

对原始档案中印刷体的正式文件图像和扫描后形成的影像文件进行全文OCR汉字识别，能形成规范的doc文本文件，并将doc文本与原始图像进行初步校对、排版，保证doc文本没有乱码、错字，与原始图像保持一致。

4、格式转换

将单页图像转换为双层PDF格式。经过OCR识别后的图像，需经过去污、纠偏等技术处理转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用。双层PDF文件的上层是原始图像，下层是识别结果，要求可以100%保留原始版面效果，支持选择、复制和检索等功能，为将来的全文检索提供服务基础。

5、目录建库及著录

1)目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。

2) 按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、公安部《公安档案信息数据交换格式》GA/T749-2008和浙江公安档案管理系统的目录数据著录标准与规范进行著录，建立档案目录数据库，并按照要求进行人工著录（一稿双录，两录一校），并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。

3）条目录入：案卷级条目一般由松阳县公安局提供，对个别需要补录的案卷，则由扫描单位进行补录，经检查不符合要求的案卷级条目，则由扫描单位进行修改。文件级条目均由扫描单位按规定进行著录，具体标准按照《松阳县公安局数字化技术规范》的要求进行。

4)目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。EXCEL格式用于目录打印，XML格式用于数据交换浏览。

5）采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。将档案进行最终的排序、校验，校验后对没有全宗目录、卷内目录、文件目录的档案进行目录的排版和打印（所有目录打印应留出装订线）。

6、数据挂接

1)扫描完成后的图像数据，需要与目录数据进行一一对应。其中，扫描文件以卷（件）为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内文件目录应对应到相应页数的图像文件。

2) 成交供应商应有批量挂接软件须负责与松阳县公安局的公安档案信息管理系统应用平台中的档案采集模块实现逐条和批量挂接，将条目和对应影像文件导入到公安档案信息管理系统应用平台中。导库挂接正确率应达到百分之百。

3)经过OCR识别后制作成双层PDF格式的文件挂接到《系统》后，要通过独立的全文检索工具在《系统》中建立索引库，确保在《系统》中实现全文检索功能。

（七）数据验收

对已完成数字化转换的所有数据，加工方需松阳县公安局对图像数据信息完整性、目录数据准确性、图像挂接准确性进行检查，经自检和监管部门检验合格后，才能递交松阳县公安局审核、验收、移交。

（1）以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（2）图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽查合格率达到98％（含98％）。

（3）验收内容应依据相关业务标准与规范，结合松阳县公安局实际，进行档案数字化扫描、著录、校对和修改内容的验收。

（4）验收“通过”的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交松阳县公安局审核确认后方有效。

（5）移交电子档案扫描数据必须经采购方验收合格后进行。移交数据除提供原始扫描的JPG格式数据外，应同时提供一份相对应的转换成文件级的PDF格式数据。

（八）数据备份

1、备份范围

成交供应商需要将扫描的所有资料元数据在扫描的同时实时备份.

2、备份方式

扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储做备份之用。根据要求提供对加工数据进行多种方式的备份，如在线备份、硬盘备份等备份方式。

1）在线备份

成交供应商将验收合格的完整数据能及时导入松阳县公安局专用服务器实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。

2）数据的硬盘备份

成交供应商将成品数据采取移动硬盘备份的形式，所备份数据要保持一致。如松阳县公安局的成品数据硬盘出现问题，可及时调用移动备份硬盘。

成交供应商将所有数据提供统一的硬盘备份，其硬盘备份标准按照国家档案局、省档案局的有关标准和规范执行，并以PDF格式文件和JPEG格式图像文件备份4套。

3、数据检验

成交供应商对备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、备份标签

成交供应商在数据备份后，应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5、备份登记

成交供应商需填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

四、安全要求

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及松阳县公安局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在松阳县公安局指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。成交供应商应与松阳县公安局签订保密协议，应做到：

1、强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交松阳县公安局审核保存，如有人员变动，应及时通知松阳县公安局。

2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，成交人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于成交人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，成交人承担一切责任。

4、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所建立监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、分批验收进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交松阳县公安局处理。同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6、工作场所禁止出现与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

7、加工过程安全要求：

1）对服务器的操作有安全监管措施。

2）USB端口封闭使用。

3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

五、应遵循的业务标准

1、管理性标准规范

1）《中华人民共和国保守国家秘密法》

2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

4）《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2、业务性、技术性标准规范

1）《中华人民共和国档案法》；

2）《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

3）《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；

4）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)；

5）《中央档案馆档案接收标准》

6）《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)

7）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)

8）《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002)

9）《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)

10）《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

11）《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》

12）公安部《公安档案信息数据交换格式》GA/T749-2008

13）《浙江省公安厅纸质档案数字化实施细则》

14) 《丽水市公安局纸质档案数字化技术规范》

六、售后服务要求：

1、提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；

2、技术人员提供现场免费安装、培训、调试；

3、售后服务期限：项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务，并在质保期满后提供有偿服务的技术支持方案。

4、售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，接到电话后2小时内响应，8小时内上门服务 ，7*24小时电话支持；以保证数据的安全运行。

5、售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

6、售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持。

7、其他售后服务承诺内容。

七、本项目所需硬件设备一览表

序号	名称	技术参数	数量
1	机械硬盘	4T机械硬盘。 (注：用于数据备份)	5块

 

八、其他要求

1、数字化加工所需的所有设备和加工软件，均由成交供应商自行提供。

2、指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

3、要求成交供应商在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

九、商务要求

1、服务期要求

 自合同签订之日起5个月内完成并通过验收。

2、质量标准

   按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收，能够满足采购方提出的要求。

3、质保期：1年

4、付款方式：

合同签订后30个工作日内，成交人提供正式发票后，采购人支付合同金额20%的预付款，本项目全部档案完成，并经采购人验收合格，成交人提供正式发票，采购人在20个工作日内支付至实际需要支付价款的95%，剩余5%作为质量保证金，在满1年质保期后7个工作日内付清。

5、技术培训

（1）成交人须对采购人的操作人员、技术人员进行免费培训。

（2）成交人须对采购人进行技术培训，包括对采购人进行详尽的工作原理、操作使用、一般维护、常见故障排除等一系列的专业培训,并提供系统操作、维修手册及各类设备的说明书。