招标内容与技术需求

一、项目背景概述

作为反映慈溪历史、人文、经济各方面发展的永久性档案资料保存基地，慈溪市档案馆现有馆藏档案全宗344个，档案资料约37万卷（件）(其中文书档案约25万卷、婚姻档案7万多件，代保管档案约4万卷、图书资料1万多册)。馆藏档案绝大多数是建国后的档案资料，还有少量珍贵的民国档案及革命历史档案，建国前档案共3698卷，1862件。档案以纸质为主，还包括录音、录像、照片、光盘等其他载体的档案。

根据慈溪市数字档案馆建设项目的需要以及业务要求，决定继续通过委托外单位服务形式将馆藏纸质档案扫描转换成数字化影像，建立全文和目录数据库，交付慈溪市档案馆利用，为档案馆内部管理及面向广大社会公众提供高效率的全面和增值服务。

二、项目具体内容、数量及范围

（一）数字化加工：主要流程为纸质档案前处理、目录建库（包括档案著录）、图像扫描、处理及存储、质检装订、数据挂接、数据刻录备份及管理。相应要求详见《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》，为管理方便对列入数字化加工范围的档案目录进行著录并建立索引。项目对象以建国后档案为主，数字化加工时全宗档案的选择，由慈溪市档案馆根据实际需要，按照预定顺序分批次提供（含一定数量1970年代及以前的档案），欢迎前来实地调研考察。

（二）历史数据整理：项目对象为核查整理第一至第五期已完成数字化加工的历史数据在档案业务管理系统上的挂接情况，查看目录数据字段内容、图片数据、图片命名、目录图片挂接对应、OCR识别、数据存放路径规则等是否完整、规范、可用；对于未完成数字化加工的馆藏档案，根据现有各途径的目录数据，对照著录规则按全宗进行目录数据整理和质检，核查未开展案卷级、文件级目录著录的全宗档案；以上两项按全宗做好登记、统计；5年《慈溪新闻》、《慈溪日报》电子档案数据转录、目录整理完善和挂接。历史数据整理工作按慈溪市档案馆确定的预定顺序分批次进行，涉及补扫、字段内容完善、补录等情况，分别按数字化加工、目录修改、目录著录等中标价另行按实结算。

（三）目录修改：项目对象是按历史数据整理结果，研究确定应修改的目录数据。主要流程为按全宗历史数据整理统计表，开展按字段补充、修改，数据验收、数据挂接、成果管理等。目录修改工作按慈溪市档案馆确定的预定顺序分批次进行。

（四）目录著录：项目对象是按目录数据整理结果，研究确定未开展案卷级、文件级目录著录的馆藏档案。主要流程为目录建库（档案著录）、数据验收、数据挂接、成果管理等。著录顺序按慈溪市档案馆确定的预定顺序分批次进行。

三、实施原则

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。

四、总体要求

（一）慈溪市档案馆不提供本项目所需的任何相应设备和数字化加工、质检软件，所有扫描著录加工质检的硬件、软件设备及所需材料由中标方提供。

（二）本次项目将按项目批次量进行单独结算。如果按照以《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》单批次验收不通过累计次数超过（含）3次，招标方将予以一定的经济处罚；如果累计验收不通过3个批次，招标方将有权终止合同。

（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家省市相关规定及慈溪市档案局（馆）的有关规定。本次项目必须在慈溪市档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。中标服务商应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在项目实施过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

4、中标人对项目实施的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化、著录、质检工作完成的同时建立起完整、规范的记录。建立加工流水表单，该表单应详细记录项目实施过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5、施工场地的安全及保密措施，要具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。中标人应在施工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入施工现场的计算机设备应做相应处理，确保信息安全。计算机硬盘不得带离施工现场，该硬盘最终由招标人收回保存。

6、分批次验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在慈溪市档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

7、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

8、完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

（四）数字化加工的档案数据，必须完全符合慈溪市档案业务管理系统的要求，转换为双层PDF格式，做到与慈溪市档案业务管理系统的良好衔接 ；中标人应在慈溪市档案馆的配合下将档案数据完整准确地装载到该系统。

（五）慈溪市档案馆将在项目实施流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，同时对于中标方提交的成果（如目录修改、目录建库成果、图像处理结果和数字化加工完成等）和部分重点环节（如档案入库），将按照《慈溪市档案局（馆）档案数字化加工质量验收标准》进行审核验收。

（六）要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作能标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。其中专职质检人员不少于2名并保持人员稳定，业务技能须经慈溪市档案馆培训并认可。

（七）要求中标单位在签定合同后20天内，将实施项目所需要配备的软、硬件设备、工作人员等进驻场地，并开始工作。

（八）各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

（九）项目完成时，实际工程量与招标工程量有出入的，以实际工程量为准，有出入的工程量按中标单价计算差价。

五、总体进度要求

本次数字化加工项目要求于签订合同日起9个月完成。在各项目同步开展的基础上优先完成历史数据整理、目录修改、目录著录等项目内容。

六、相关文件、规范和标准

在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《浙江省档案管理办法》

《宁波市档案工作条例》

《浙江省国家档案馆管理办法》

业务标准与规范：

《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016）

《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）

《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

《档案服务外包工作规范第 1 部分:总则》（DA / T68.1 — 2020）

《档案服务外包工作规范第 2 部分:档案数字化服务》（DA / T68.2 — 2020）

《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）

《宁波市纸质档案数字化规则》

《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2002]43号）

《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式》

《宁波市档案馆纸质档案数字化成果接收办法（试行）》

七、需求说明

（一）档案数字化加工主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、目录建库（档案著录）、拆卷扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、后期整理装订、档案归还、数据备份、成果管理等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

1、调档交接：中标方应指定专人按照与慈溪市档案馆共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2、档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，档案前处理标准详见附件《慈溪市档案局（馆）文书档案数字化加工前处理标准（试行）》，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

2.1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)、《慈溪市档案馆档案数字化加工质量验收标准》等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

2.2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2.3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

2.4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

2.5档案前处理登记

制作并填写纸质档案前处理过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号、页数和是否扫描等情况。

3、档案前处理成果检查

3.1在完成档案前处理后，应指定专人对档案前处理成果进行自检，发现不合格的数据及时修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致，要求重新进行整理并根据慈溪市档案馆审核意见进行处理。认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

3.2招标方审核验收

档案前处理成果经自检检验合格，递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对档案前处理成果进行审核，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前处理成果全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描实体。

2）验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。

4、目录建库：

4.1数据格式选择

必须符合《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》和《宁波市数字档案馆档案数据交换格式（试行）》的要求。

4.2档案著录

按照《档案著录规则》（DA/T18）及《宁波市纸质档案数字化规则》等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、正题名、责任者、发文日期、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标方进行审核。要求采用“一稿双录，人机双校”的方式进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。加工完成后除移交电子目录外，同时提供纸质案卷目录、开放档案目录、全引目录各一套。

4.3档案目录建库成果质检

4.3.1目录数据质量自检

采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。著录的错误率应小于千分之一。

4.3.2质检人员对档案目录建库成果进行的质量检验，并根据慈溪市档案馆审核意见进行处理。

4.3.3招标方审核

在完成档案目录建库后，档案目录建库成果经自检检验合格，才能递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对档案目录建库成果进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案目录数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描档案。

2）验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。

4.3.4验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

5、档案扫描：

5.1扫描方式

1）根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2）采用平板扫描方式和少量书籍扫描方式。

5.2扫描色彩模式

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

5.3扫描分辨率

扫描分辨率要求≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片档案分辨率要求≥600dpi，具体要求参照《宁波市纸质档案数字化规则》执行。

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交慈溪市档案馆审核同意后，进行处理。

6、图像处理：

6.1纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

    6.2去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

6.3 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

6.4裁边处理

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm-3mm处裁剪图像。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6.5图像数据质量检验

6.5.1 图像数据质量自检

1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

3）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交慈溪市档案馆审核同意后，进行处理。

6.5.2招标方审核验收

在完成档案目录著录、资料扫描后，图像数据质量经自检检验合格，才能递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对图像著录数据进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描实体。

2）验收"通过"的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。

6.5.3 验收登记

认真填写数字化验收登记表单。

7、图像存储

7.1存储格式

采用彩色模式扫描的文件，要求采用JPEG格式存储保存。

7.2图像文件的命名

7.2.1 档案：

1）存储时应按档案类型、全宗号、目录号、案卷号分级建文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。

2）文件夹命名：遵从实体档案的编号规则，总体上初步定为：全宗号3位；目录号3位；案卷号3位；页号3位或7位（末份文件夹的命名为7位），如有特殊情况需与慈溪市档案馆协商处理。

3）文件命名各组成部分名字长度为：全宗号3位；目录号3位；案卷号3位；页号3位；序号3位（不足以上位数的以“0”补齐。命名标准其组成格式简单表述如下：

全宗号 — 目录号 — 案卷号 —  页号— 序号

 

3位      3位       3位     3位    3位

001-001-001-001-001

另注：末份文件夹内文件命名部分名字长度为：全宗号3位；目录号3位；案卷号3位；页号7位；序号3位（不足以上位数的以“0”补齐。命名标准其组成格式简单表述如下：

全宗号 — 目录号 — 案卷号 —  页号— 序号

       

 3位       3位       3位     7位   3位

001-001-001-001-050-001

4）每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

8、数据挂接

8.1汇总挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在招标方配合下，投标方通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

8.2数据关联

以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

8.3认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交慈溪市档案馆审核同意后，进行处理。

9、数据验收

9.1数据自检

在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，主要包括以下内容：

1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

2）数据验收时抽检的比率不得低于20%。

3）扫描加工单位必须建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交慈溪市档案馆审核、验收。

4）自检指标：

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

9.2 招标方审核验收

对已完成数字化转换的所有数据，经自检检验合格后，才能递交慈溪市档案馆审核、验收。

1）以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描档案。

2）验收"通过"的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交慈溪市档案馆审核确认后方有效。

9.3 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

10、后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时关于案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况，需在备考表上详细记录，且用黑色水笔进行书写，工整、清洁，不准出现涂改的情况。

11、档案归还

11.1归还自检

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体和档案资源进行逐卷（件）清点，按数量、状况、顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报慈溪市档案馆进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

11.2招标方审核验收

档案入库前应接受慈溪市档案馆对归还的档案进行的验收，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，慈溪市档案馆将不再提供扫描档案。

11.3归还实体时应提供扫描加工工作流情况说明，并随同实体一起交接。同时应配合招标方指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。

12、数据备份

12.1备份范围

服务商必须提供项目数据备份电脑，经验收合格的完整数据应及时进行备份。

12.2备份方式

为保证数据安全，项目竣工验收时，服务商必须将本项目的所有数据成果向采购人移交，数据成果包括扫描加工原始文件（TIFF或JPEG格式）存储、成果文件(双层PDF格式)及各类目录数据（DBF或XLS格式）。具体要求如下：

1）硬盘数据制作二份，包括项目所有成果数据。

2）档案级DVD或蓝光单盒装光盘片制作一份。制作成数据目录和影像文件的数据光盘，应选用一次写光盘，并且应选用质量好的品牌光盘，如清华同方档案级光盘、JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘等，并刻录相应的软件和说明。

3）同一单位（全宗号）和同一件（卷）实体，不跨越二片DVD片号(如：一张光盘内只存放同一个单位(全宗号)的内容,不得同时存放两个单位(全宗号)的内容；同一件（卷）档案页数需在同一DVD片内)。

4）档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明，包括刻录时间、编号、种类、数据内容、容量、文件数、条形码、套别、文件类型、保管单位和制作单位等。

5）光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

6）在光盘片刻录完成后，与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。

7）光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录，并编制光盘目录，竣工验收时移交采购人。

慈溪市档案馆2020年数字化加工项目竣工验收时，服务商必须将本项目的所有数据成果向采购人移交，数据成果包括存在图像错误目录修改后的成果文件(双层PDF格式)及全部质检目录数据（DBF或XLS格式），数据成果采用移动硬盘数据两份、档案级DVD光盘或蓝光单盒装光盘刻录一份移交采购人。

12.3数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

12.4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

12.5备份登记

填写项目数据成果移交登记表单，由双方经办人员清点确认后，办理移交手续。

《政府采购合同》中要求：项目交付时，数据验收合格后，中标单位须提交硬盘数据两份、光盘片制作一份。制作成数据目录和影像文件的数据光盘，应选用一次写光盘，并且应选用质量好的品牌光盘，如清华同方档案级光盘、JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘等，并刻录相应的软件和说明。并完成著录目录和全文数据向采购单位服务器上的数据库迁移。

具体说明为：

提交的光盘片制作一份，数据目录提供两种格式：xls和 xml，影像文件格式是：jpeg，并刻录相应的软件和说明文件，说明文件字段、格式见下面。单独刻录一份该期数字化加工光盘的目录说明文件，格式为：xls。（目录）说明文件的字段为: 载体编号、套别、全宗名称、载体内容、起止实体档号、实体档案年度、案卷数、电子目录条数、电子文件页数、容量、保管期限、制作时间（数字化加工时间）、制作单位名称（数字化加工单位）、密级、软硬件平台。其中：载体编号采取“全宗号（或单位编号）-年度（制作时间）-年度内载体顺序号”的编号方式，套别填写“A”表示封存保管、备份，填写“B”表示查阅利用。 硬盘备份制作一份，数据目录提供两种格式：xls和 xml，影像文件格式是：jpeg以及转换后的双层pdf，并刻录相应的软件和说明文件, 一份该期数字化加工光盘的目录说明文件，格式为：xls。

13、数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

（二）历史数据整理

1. 数字化加工数据整理：包括第二至第五期已完成数字化加工的革命历史档案、民国档案及建国后涉及各全宗文书档案（包括招工档案、二轮土地承包档案等专题档案）、科技档案及少量宗谱古籍数据在档案业务管理系统上的挂接情况。

主要工作环节包括：对照每期数据存储的载体编号及内容、质检核对档案业务管理系统中案卷目录、卷内目录等电子目录，核对电子文件数量及质量，查看目录字段内容、图片数据、图片命名、目录图片挂接对应、OCR识别、数据存放路径规则等情况，对命名、数据存放路径不规范、漏挂、挂接错误等问题及时修改完善，出现目录字段不完整、图片漏扫、未实现OCR识别等问题，按全宗做好登记、统计，完成数据验收、数据挂接、成果管理等。

2. 目录数据整理：对于未完成或未全部完成数字化加工的馆藏档案，根据现有各途径的目录数据，对照规范按全宗进行目录数据整理和质检，核查目录、字段内容是否有错误、缺漏、不完整的情况，是否有未开展案卷级、文件级目录的全宗档案情况；按全宗做好登记、统计。

主要工作环节包括：目录数据下载、整理、质检、完成可批量修改的字段数据及数据验收、数据挂接、成果管理。目录数据下载和整理，即要求按全宗从服务器中下载目录数据，按档号顺序进行整理，以档案类型、全宗号、目录号、案卷号分级建文件夹存储，按一定规则储存目录。

3. 电子档案数据整理：《慈溪新闻》、《慈溪日报》电子档案数据转录整理、目录整理完善和挂接。

主要工作环节包括：（部分）光盘数据拷贝、传输到存储服务器、进行MP4（电视新闻）或PDF（日报）格式转换、按电子档案著录标准进行文件命名、目录著录整理、将附件（转换好的MP4或PDF格式）拷贝到馆藏服务器，完成数据验收、数据挂接、成果管理等，确保数据安全、准确、可用。

以上各工作环节要求参照“七、需求说明”（一）数字化加工、《电子文件归档与电子档案管理规范》中相关内容。

（三）目录修改

参照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》，确定本次案卷级目录数据库著录字段为：档案馆代码、档案类型、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、控制符、保管期限、总页数等共12个；确定文件级目录数据库著录字段为档案馆代码、档案类型、全宗号、目录号、案卷号、顺序号、文件编号、正题名、责任者、文件形成时间、控制符、保管期限、张页号等共13个。

主要工作环节包括：按字段修改著录、数据挂接管理、数据验收、数据备份、成果管理等，并确保档案及其档案信息的安全保密。如有必要还产生调档交接、档案归还等工作环节。

以上各工作环节要求参照“七、需求说明”（一）中内容。

（四）目录著录

按确定的案卷级、文件级目录数据库著录字段及标准完成著录。

主要工作环节包括：调档交接、目录建库（档案著录）、数据挂接、数据验收、档案归还、数据备份、成果管理等，并确保档案及其档案信息的安全保密。

以上各工作环节要求参照“七、需求说明”（一）中内容。

八、保密与安全

1、服务商负责对所有参加本项目的工作人员进行审查，确保社会关系清楚，历史清白，工作人员应签订保密责任书。身份证复印件、保密责任书、员工登记表等相关资料由采购人存档备案；服务商在工作期间必须遵守档案工作的相关保密制度。

2、本项目成果所有权属慈溪市档案馆，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用慈溪市档案馆的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

3、为保证档案原件的安全和信息安全，服务商应按《档案数字化外包安全管理规范》的要求，确保数字化场所的安全管理。在项目实施过程中所使用的所有数字化设备和软件须经安全保密检测，有安全隐患的一律不得使用。进入作业现场的计算机设备等，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离作业现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经慈溪市档案馆检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，服务商须将所有使用过的存储器全部无偿移交给慈溪市档案馆。

4、服务商工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，作业场所为封闭区间，无关人员不得进入。

5、服务商必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；服务商在项目实施工作中必须与慈溪市档案馆做好档案的安全交接，并有记录；不得损坏、丢失和涂改档案；服务商作息时间与所派驻项目地工作人员基本一致。

6、项目安全保障要求：

规范项目保障措施。该项要求服务商在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

九、后续服务及培训

服务商应提供的后续服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

（一）售后服务要求

1、售后服务方式

（1）电话支持：用户的技术支持请求或故障报告后，将立即以电话方式同该单位取得联系，并指导用户解决问题。

（2）远程连接服务：技术支持人员在客户授权后，可通过远程连接进入客户的系统帮助客户解决问题。可远程连接到客户的系统在客户的系统上做编程调整，从而确保系统为用户产生最大的效益。

（3）现场服务：在客户授权的情况下，进入客户的软件管理系统，定期检查系统运行状况，预测系统未来可能出现的问题；如需工程师现场了解判断和解决问题，需尽快安排工程师以最快的速度赶赴现场。

（4）定期拜访：系统进入运行阶段后，工程师定期拜访用户，随时监测系统的运行状况，一方面预防故障的发生，另一方面对发生的各种问题及时做出响应。

（5）应急解决方案：公司设立应技术支持领导小组，保证突发事件发生时，能够迅速召集技术人员，立即制定应急技术方案；对一般性技术故障，可利用电话指导用户自行解决；在用户无法解决情况下，及时赶赴现场解决问题。

2、服务响应时间

对用户提供全方位的售后服务，并提供最佳的服务响应时间。

（1）电话支持：技术支持与服务时间为8:30—17:00，周一至周五（国家法定的休息日和节假日除外）；在节假日、休息日或下班期间，用户可通过手机与技术支持人员取得联系。

（2）现场支持：如果电话无法解决，应自接到采购人维护电话时能4小时内到达现场进行服务，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。

（3）质保期：对所承担合同中的所有软、硬系统有质量保证义务，在质保期内，所有软件的维修或替换均是免费的。

（４）质保期内所有因更换或修复系统而导致设备停止运行的时间应从其质保期内扣除。

（二）培训要求

1、投标人必须提供有关档案信息化标准规范、档案管理系统操作和数字化扫描技术流程等方面的培训，所提供的培训课程表随投标文件一起提交。所有的培训教员必须用中文授课，培训的资料必须是中文书写。培训时间与日期必须在合同生效之后尽快安排，具体培训时间应根据项目进展情况合理安排。

2、对于需要培训的内容，投标人需提供完整的培训资料、培训计划等文档。培训内容包括：一般知识或专门技术，操作、管理与维护，必要的软件、工具、应用等。

3、培训对象包括系统维护人员、管理人员、操作人员，针对不同对象进行不同类型、不同级别的培训。在投标文件中应根据系统运行、维护、升级的要求，对培训内容、效果、时间、人数提出科学的方案。

十、其他商务要求

1、项目工程量（每个项目各项内容合并计算）按已通过采购人质检确认的数量计算，如服务商在上述规定时间内达不到应提供的项目工程量，采购人有权中止项目合同，并按已通过采购人质检确认的数量计算项目费用。

2、服务商在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。具有省市级保密部门颁发的档案安全保密培训证书或档案部门颁发的档案业务培训证书不得少于3人（必须提供证书原件）。

3、服务商在签订合同后10天内，将有关档案数字化加工软、硬件设备、工作人员等进驻档案数字化加工场地，并开始档案数字化加工工作。

4、档案数字化试加工为15天，之后进入正常加工阶段。

5、项目结算按实际工作量计算。因工作需要，采购人有权调整项目各款内容的数量。采购书或合同未尽事宜，采购人和服务商协商后确定。

6、采购人如在今后两个年度内继续采购与本次招标内容一致的服务，经采购人考核合格并报财政备案，采购人与服务商可续签合同。