用户需求书

一、总则

1、项目名称：国际会议目的地推广营销项目（2020-2021）。

2、项目背景

会议与奖励旅游产业（以下简称“会奖产业”）以规模大、消费高、停留时间长及对其他产业带动大等突出优势，被认为是旅游休闲业发展的高端市场，成为拉动城市文化旅游消费、助推城市产业结构调整、影响城市产业布局的新引擎。2009年以来，招标人在国内率先开启会议目的地品牌营销工作，先后开展推广会议目的地品牌、启动“会议大使”计划、构建国际会议竞标机制、完善目的地产品与服务体系等一系列会议目的地营销工作，并取得良好成效。5月12日，国际大会与会议协会（ICCA）公布了2019年度全球城市国际会议数量排名，杭州在全球5214个城市中位居第74位，较上一年提升了23位，取得历史最好国际排名，在中国大陆城市中，仅次北京上海保持第三。

当前，杭州正着力打造“数字经济第一城”，越来越多的新经济产业标杆企业落户杭州，催生了云栖大会、网易未来大会等品牌会议，吸引着众多境内外新经济企业来杭交流，促进企业成长、品牌传播。2018年，招标人立足杭州产业发展优势提出打造“新经济会议目的地”城市会奖新形象，得到省委宣传部主要领导重要批示。为了进一步贯彻省委领导意见及市委市政府打造“国际会议目的地”、打响“开会观展到杭州”品牌战略的要求，凸显会奖产业对于我市数字经济等优势产业的促进带动作用，尤其是在“新冠”疫情之后带动遭受重创的杭州会奖产业尽快复苏，实现行业振兴，带动文旅产业发展，计划实施国际会议目的地推广营销项目。

3、项目内容

主要工作内容包括：（1）举办“杭州•新经济会议目的地”产业对接大会；（2）开展会奖产业系列推广活动；（3）组织参加业内专业展会；（4）调研形成产业研报；（5）实施媒体传播。

4、服务期：自合同签署生效之日起，至服务内容完结止。

本项目必须确保在合同签署生效后立即开展工作，暂定2020年8月启动，2021年6月底前完成。具体活动时间由采购人根据实际情况确定。

二、项目诉求

1、通过举办会议目的地旅游发展大会，探讨文旅融合背景下杭州会奖旅游创新发展的新方向、新动能及会奖旅游对于文旅产业的促进带动实效；搭建买卖双方会议资源对接、产业交流的新平台；

2、通过组织媒体宣传、企业参展、活动发布，推出杭州会奖产业项目产品，打响“新经济会议目的地”新形象；

3、通过拓展数字经济产业旅游新空间，推出数字经济产业旅游产品，诠释杭州“数字经济第一城”文旅发展新理念。

三、采购内容

（一）举办“杭州·新经济会议目的地”旅游发展大会

邀请文旅产业国际专家及产业意见领袖，全国新经济产业及会奖产业意见领袖进行观点分享；邀请全国新经济企业首席市场官（CMO）、国内重点城市专业会议组织者（PCO）来杭，与杭州本地会奖企业进行业务洽谈并考察杭州新经济会奖资源；策划杭州会奖营销话题并进行宣传推广，全方位打造“新经济会议目的地”品牌。

1、时间：拟定2020年下半年（视疫情恢复情况确定），正式议程2天。

2、地点：杭州专业会议中心或品牌酒店，需在方案中提出备选会议场地和住宿酒店名单。

3、参会人员

（1）参会嘉宾：

①文旅产业国际专家及产业意见领袖（如国际组织专家、国家级文旅研究机构专家、知名学者等），全国新经济企业意见领袖（如新经济龙头企业负责人、知名学府专家学者、新经济领域媒体专家等），会奖产业意见领袖（如行业知名人士、会议新技术企业负责人等），合计不少于10人。

②国内外文旅产业研究智库（机构）负责人，重点协（学）会，尤其是新经济领域协会及学会负责人，合计不少于5家。

需提供上述两类参会嘉宾名单及相关背景信息，中标后如需更换名单须经采购方许可，更换率不得高于20%。如采购方提出更换的，需协助进行邀请，更换率不计入上述20%内。

（2） 参会代表：

①年会议预算在200万元左右的全国新经济企业首席市场官（CMO）100人以上（每家企业1人）。其中，杭州行政区域以外企业数量不少于80%。企业类型需属于杭州重点发展的数字经济、金融科技、文化创意、生物医药、新零售、新能源等产业业态领域，其中50%需Pre-A轮及以上或上市企业，并至少携带1项可对接会议（活动）项目，范围包括但不限于会议（活动）项目，会奖产业投资项目，可用于会议（活动）的新技术、新应用等类别。

②国内重点城市专业会议组织者（PCO）不少于20人（每家企业1人）。

需提供上述两类拟邀参会代表名单及相关背景信息，中标后如需更换名单须经采购方许可，更换率不得高于10%（采购方提出更换的除外）。

③杭州会奖企业市场营销总监级别以上业务骨干不少于100人。该部分参会人员由采购方负责筛选，执行方承担其在会议期间的用餐费用及其他必要参会开支。

（3）新经济媒体、本地媒体等：不少于20家。

4、议程设计与规划：2天的活动需包含但不限于以下议程，并提出各部分主题创意及日程安排建议：

（1）全体会议及专业分论坛：含开幕式、主旨演讲及分论坛。

①开幕式：需安排专业知名主持人；设置重要项目发布环节，融入视频呈现；设置重点机构战略签署环节，与国内外文旅产业研究智库（机构），及重点协（学）会，尤其是新经济领域协会及学会建立长效合作机制，强化文旅智库、重点社团组织与杭州的联系；设置“杭州会议大使”聘任环节。

②主旨及专业分论坛：需重点聚焦文旅产业革新与提升，以及打造新经济会议目的地核心要素、会奖产业与新经济产业融合发展、新技术推动会议目的地生态等话题，充分结合政府、会议主办方及服务方的实际需求，策划开展形式新颖、富有创意的主题分享和对话。形式包括主旨演讲和满足参会各方经验互鉴需求的主题分论坛。负责演讲嘉宾的PPT制作（如需）。

（2）项目对接：设置买卖双方一对一洽谈交易环节，对拟在杭州举办的会议及活动项目进行洽谈交易,其中PCO可同时作为买家、卖家角色进行交流。一对一洽谈需使用线上预约系统进行提前邀约。

（3）项目发布：臻选具有行业引领性的会奖产品、重要会议及活动项目，策划主题亮点进行发布。如梳理、选取杭州有代表性、有参访需求的新经济商务旅游资源，打通障碍，整合发布常态化、市场化的商务旅游产品；梳理规模以上新经济企业的会议及活动需求，创新形式进行项目发布。

围绕重要项目发布，与1-2家主流媒体深度合作，在该重要项目发布前开展为期1个月的预热宣传。

（4）资源考察：组织演讲嘉宾、CMO及PCO考察杭州代表性会奖资源，包括新经济产业参访项目、传统文化旅游项目、团队建设项目等，进一步提升会议决策者对杭州会奖产业资源的知晓度和认可度。考察时长不超过半天。

（5）其他要求：全体大会和专业分论坛全程媒体直播，观看总人数不少于30万人次。会议期间，利用晚间时间组织一场社交推广主题活动，可以考虑与杭州会奖重点区县进行合作，人员范围为参会嘉宾和部分参会代表。

（二）组织开展杭州会奖产业推广季

配合“杭州·新经济会议目的地”旅游发展大会，通过专题策划、定向推送、受众互动、新经济产业企业高管代言等方式开展线上推广季活动，营造目的地产品不断升级氛围，形成业内外聚焦。推广季可围绕会议目的地文化奖励旅游、数字经济产业旅游产品、杭州新经济会议小镇、办会特殊场地、会奖企业等资源特色，面向国内会议买家，尤其是新经济产业会议买家，整合推出杭州会奖产业新业态、新产品、新服务。

1、时间：配合会议目的地旅游发展大会前后进行专题宣传，为期3个月。

2、平台：选择一家新经济企业日常主要关注的、流量与影响力排名靠前的互联网新商业媒体。

3、推广形式：组织不少于10位新经济企业高管（KOL）参与宣传和个性化传播。传播形式包括媒体品牌栏目合作、APP开屏画面及其他核心广告位投放等。

（三）组织参加业内专业展会

1、2020中国（上海）国际会奖旅游线上博览会（IT&CM）

（1） 时间：2020年8月3-5日

（2） 形式：线上

（3） 参展要求：协助招标方购买杭州展区高级展位1个，含20个洽谈账号。

2、2020中国会议产业大会（CMIC）

（1）时间：2020年12月2-4日（拟定）

（2）地点：北京雁栖湖国际会展中心

（3）参会要求：协助招标方与主办方进行沟通，在大会上购买设置24平米杭州特色展位，组织不少于6家杭州会奖企业参展，在大会官方媒体进行杭州目的地宣传。

3、商旅MICE采购大会

（1）时间：2021年3月（拟定）

（2）地点：北京

（3）参会要求：协助招标方与主办方进行沟通，在大会植入杭州主题内容进行目的地推广，并借助媒体平台进行宣传。

上述线下展会活动，如遇疫情导致主办方转为线上举办或延期至本项目执行期之后举办的，相应转为线上或取消。

（四）调研分析形成产业研报

组织专业力量，通过抽样调查、数据分析、案例引证等方式，开展调查研究，撰写形成《会议及活动对杭州数字经济产业促进作用的情况报告》（暂名）。重点研究会议及活动与数字经济产业互融互动互促的关系，关注数字经济产业发展与会奖产业相关的新成果、新思路和新增长点。研究成果在权威平台刊发为佳。

（五）实施媒体传播

围绕“杭州·新经济会议目的地”各阶段亮点活动，通过视频、文稿等多种形式进行宣传推广，媒体发稿渠道包括新经济媒体、旅游及会奖专业媒体及大众媒体等类型。在活动不同阶段，制作不少于3支、总时长不少于15分钟的视频；根据实际需求撰写相关稿件，通稿数量中文不少于10篇，英文不少于3篇，发布稿以通稿为基础进行调整。境内外宣传总曝光量不少于2亿次。具体要求如下：

1、新经济领域媒体：除选择一家互联网新商业媒体作为推广季合作平台进行为期3个月的宣传外，还需在其他主流新经济领域媒体上进行大会宣传。

2、旅游及会奖类媒体：在境内外旅游及会奖主流媒体组织刊发（含转载）不少于50次，其中，国际协会专业媒体《Boardroom》和《Headquarters》各3个整版，亚太会奖专业媒体《TTGmice》、国内会奖专业媒体《M&C China商旅圈》《MICE China》各1个整版;线上刊发包括但不限于会奖媒体的微信公众号、官网、脸书、电子期刊等。在执行期内，杭州会奖领英账户每月发布英语贴文不少于8条（不计入上述要求的次数）。

3、大众媒体：

除围绕重要项目发布，与1-2家主流媒体深度合作，在该重要项目发布前开展为期1个月的预热宣传外，在央视、新华社、路透社、中新社、第一财经、AsiaOne等境内外主流媒体组织刊发（含转载）不少于500次，省市级及以上电视媒体新闻播出不少于2次，《杭州日报》2个整版，《都市快报》1个整版。投放微信朋友圈视频广告1次，不少于50万次曝光。

四、项目资金及使用安排

本项目预算300万元，投标人报价方式为总价包干。投标报价需涵盖所有项目执行所产生的费用，包括但不限于各项目内容策划、活动组织执行、人员邀请接待、大会场地设备租赁、展位购买搭建、产业研报组织撰写、媒体宣传合作等全部费用及服务费、税金。其中，人员邀请接待费用包括但不限于承担参会嘉宾、代表的邀请、差旅、住宿、早中晚餐、宣传品、考察等所有费用(参会人员提出自理的除外)。

旅游发展大会可以由执行方适当进行市场化运作，但需经采购方同意且内容契合，不得向杭州会奖企业收取参会费用。

五、付款方式

在签订合同后支付首款150万元；2020年11月提交中期报告并验收合格后，支付中期款50万元；2021年6月项目完成并验收合格后，支付尾款。

六、应标要求

1、应标方案中需提出对上述各项目的详细执行计划，具体可对照评分标准进行细化。

2、投标人就本项目方案录制视频，时间控制在15分钟。述标视频以光盘或U盘方式，随同电子备份文件一同密封送达代理机构处。

七、第三方监播

本项目实施第三方监播机制，监播费用在“杭州旅游（会奖）推广监播”项目（单列项目）中执行。

八、验收要求

本项目根据《杭州市政府采购履约验收暂行办法》（杭财采监〔2019〕10 号文）进行履约验收，验收合格的情况作为项目支付的依据。

验收依据：①采购文件确定的技术指标或者服务要求；②投标文件承诺、询标回复；③服务合同、甲方制定的考核标准。未进行相应约定的，应当符合国家强制性规定、政策要求、安全标准、行业或企业有关标准等。

九、其他

未尽事宜可进一步参阅合同条款及相关附件。