采购内容及技术要求

一、采购内容

对2019年业务档案（信贷、归集、提取等存量业务档案）其中310万页进行扫描、加工及整理，使用中心现有电子档案管理系统，使数字化加工的档案图片或文字数据与业务数据直接关联，实现档案与业务数据合成一体，方便随时调用，实时查询；方便政务需求单位、公积金缴存人、相关用户等对档案的调阅利用和档案共享，且符合以下要求：

历史档案数字化加工：按照国家档案局标准，进行档案数字化加工处理，包括档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数字化成果验收与移交等。

二、技术标准、规范（不限于以下）

（1）《中华人民共和国档案法》（2016 年修订）

（2）国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

（3）档案数字化著录要求遵照档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）

（4）国家档案局办公室《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）

（5）国家档案局《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）

（6）档案数字化项目各项技术指标与要求遵照国家档案局《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）

（8）扫描影像标准遵照国际标准（IS09005-1 文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》执行

（9）《浙江省住房公积金档案管理办法》和《浙江省住房公积金档案管理目标考核认定办法》

主要原则：

（1）国家规定的标准及规范，按最新的标准及规范执行；

（2）行业标准及规范，按最新的标准及规范执行；

（3）上述标准如有不一致的，执行两者中更严格的标准；

（4）其它相关标准及规范，按最新的标准及规范执行。

三、服务要求

（1）档案整理：中心现有贷款档案、归集档案、提取档案以卷为单位，部分档案没有卷内目录，且没有规范排序，因此需要对纸质档案进行整理，依据国家相关档案管理规范和中心档案管理要求，以卷为单位逐页排序并编写页码，最后制作卷内目录。

档案整理工作具体要求如下：

1.1目录数据准备：按照公积金档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括40项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。

1.2拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

1.3区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。区分原则：有完全相同的两份或两份以上的案卷资料只扫描其中一份；原件和复印件同时存在的情况下，只扫描原件。

1.4页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

1.5资料整理：①确认档案袋内目录的记录是否与档案资料相符；②对档案袋的资料按照案卷目录上的40条目录项进行排序，并统一进行页码的编排，页码编排需使用2Ｂ铅笔；③目录如有与档案资料不符的情况，则应修改错误并进行相关信息记录。

1.6拆除装订：编页之后，应对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率；对确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术手段处理。扫描工作完成后，拆除过装订的档案应重新装订。装订后应基本恢复档案原貌，档案排列顺序应与案卷目录顺序一致，做到安全、准确、无遗漏。

（2）档案扫描

2.1扫描人员从库管处领取一个案卷批次，然后再加工流程处理单上填写自己的工号和批次信息。

2.2输入工号和密码登录扫描模块：按照要求将整理好的案卷内文件，通过高速文档扫描仪和平板扫描仪分别进行批量扫描。

2.3高速扫描流水线：对于90年代以后的档案，由于纸制形态较好，可采用高速扫描仪扫描。扫描时要依次从档案盒中拿出档案，顺序扫描，扫描完成后再原样放回档案盒中，禁止放错档案盒。

2.4影像数量一次核查：按照加工流程处理单的已整理页面数量，核对扫描后的影像数量，同时比对手编页号和影像序列号是否一致，防止漏扫。

（3）图像处理

3.1优化人员从库管处领取一个案卷批次，然后在加工流程处理单上填写自己的工号和批次信息。

3.2影像二次核查，输入工号和密码登录优化模块，按照要求将高速扫描完成的档案影像，逐一检查、校对，去除黑边、脏点、纠斜，标记补扫信息（如：漏扫的页面；需补全的页面；不合品质规定的扫描影像要求重新灰度补扫）。

3.3对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。

3.4纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于3度。

3.5去污：应对扫描过程中产生的污线、污点、黑边等影响图像质量的杂质进行去污处理。去污过程中，不能删除档案内容信息。

3.6对纸质文件扫描后形成的图像文件进行错页、漏页、清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量；保证合格率不低于99.7％。

（4）图像存储

4.1存储格式：将扫描完成的案卷资料影像文件统一转为单页的JPG格式。

4.2图像文件的命名：图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统一编页后，以8位页码为名，空位以阿拉伯数字0字符补齐。

（5）索引著录

5.1输入工号密码索引著录和模块，系统根据待录字段的内容，自动将影像分隔提交的正确数据显示在屏幕影像显示区，录入操作员对照档案影像内的实际信息，将其录入到相应字段的栏位内。

5.2目录建库：按照住房公积金管理中心的要求建立目录数据库相应表格。确定著录字段及相关的链接路径。

5.3索引著录要求采用一稿双录，人机校对。即两面人分别将同一个著录信息，录到两个数据库中，通过程序进行比对，第三人根据比对结果按原件内容进行判断，最终确定正确的结果，确保著录准确率。

5.4打印所有档案目录。

（6）档案影像质检

用专用核查软件，校对索引数据库与影像的一一对应关系，并及时修改。

（7）档案装订还原

按照要求，将加工完成的档案按顺序排列整齐，将不扫描页按照编页号插回到原来位置，将新打印的卷内目录替换原有的手写目录，按照原有的装订孔装订，恢复原样然后放入盒内。

（8）数据导出/刻盘

按照要求，将加工完成的数据刻录到数据硬盘中。并填写数据硬盘检验单。

（9）档案归还

9.1按照要求，将数据硬盘、归档案卷提交采购人验收。验收合格的硬盘，双方填写数据硬盘验收单。

9.2验收合格的案卷，按照采购人要求，将归还到指定的地点，入库时要认真清点核对所提交的案卷数量（份数），并将每次提交信息登记录入到计算机《档案加工还卷交接表》内，打印两份，双方签字后各执一份备案。

（10）档案装盒

档案装盒管理是指库房操作人员对已经登记交接或已经接收的档案资料进行装盒保存，最后将档案盒上架保存的过程。

（11）档案上架

库房管理员按档案盒条码的标记位置上架保存。

（12）档案数据比对

将导入到采购人电子档案管理系统中的数据和业务系统中的目录信息进行逐一比对，保证档案系统和业务系统数据的一致性。

（13）数据存储

公积金中心现已建立电子档案系统数据库，供应商交付扫描成果必须以500G容量的移动硬盘为介质，硬盘内目录结构应严格符合标准目录结构的要求。

标准目录结构①根目录：硬盘根目录下只能存在有序的若干文件夹，每个文件夹都能独立的刻录到一张DVD光盘；②第二层：第二层目录由若干以案卷编号命名的文件夹及一张记录这些案卷资料基本信息的电子表格组成；③第三层：第三层目录存放各案卷资料的图像文件，图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统一编页后，以8位页码为名，空位以阿拉伯数字0字符补齐。

四、工作人员要求

为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，供应商要有必要措施保证一支相对稳定的扫描队伍，具备类似服务经验，工作成果优秀，并达到以下标准：

（1）供应商在本项目中投入的设备、人员需满足项目实施质量及工期要求。

（2）供应商须指定一名固定的项目负责人，与采购人进行定期联系，并接受采购人对加工进度、加工质量的质询，根据采购人的要求，调整档案数字化加工进度，提高档案数字化加工质量。

（3）投入本项目的熟练工作人员（需提供人员基本身份信息）不少于10人；其中项目负责人须具有同类数字化扫描经验，有负责实施档案类数字化项目的成功案例。上述人员非经采购人许可，不得随意调换。

（4）本项目配置人员均需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验，无犯罪史，工作期间需与供应商签订保密协议。为保证采购人档案的保密性及安全性，供应商配置项目负责人在工作期间不得调换并且和采购人签订保密协议。特殊情况须采购人同意后再做调整。

五、安全保密要求

供应商需保证档案实体和档案信息安全的保密，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，并对工作期间出现档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任由供应商承担。

六、项目实施所需软硬件要求

（1）本项目所需数字化扫描加工工具（软硬件）全部由供应商自行提供，以满足数字化处理要求，包括但不限于：高速滚筒扫描仪、平板扫描仪、服务器、台式机、刻录机、移动硬盘等设备。供应商必须在投标文件中明确列出提供的设备清单及其相关设备的品牌、数量，并在合同签订后2周内全部布署到位。

（2）应能够对该档案的基本信息进行自动核对；能够实现对电子图片的质量修改及加工（如纠偏，裁剪，除噪点等），并且能确保其排列顺序与实体档案的流水页码一一对应；能够对案卷的电子图片进行保存并且备份，确保数据的安全性，完整性。

（3）生产过程中，可根据档案资料的各项基本信息对已经扫描完成但尚未著录的档案资料进行查询；要求支持必要软件核对功能以保证生产过程中所有录入信息的正确无误；生产软件能够根据录入信息内容的需要进行自定义，并且对录入信息进行新增、修改和删除操作。

（4）场地要求：

4.1档案扫描和录入必须在采购人指定工作场所内进行，场地租赁费及相关水电费用由采购人提供。

4.2档案数字化扫描服务完成后，扫描期间的录像须保存至移动存储设备交由采购人保存，以备查询。

七、商务要求

（1）售后服务

供应商应有完整的售后服务方案，质保期为项目验收合格后不少于3年。质保期内，中供应商应提供日常维护、培训、性能优化及数据迁移服务，费用包含在投标总价中。

（2）成果文件交付要求

2.1数字化扫描加工交付规格：完成的数据应按照统一规格硬盘备份。

2.2硬盘指标：500G容量的硬盘（方便分阶段提交）。

2.3档案标引：每个硬盘内提供加工内容对应的目录标引信息，主要包括档案信息、对应编号、文件数量、对应文件位置等。

（3）验收要求：

3.1验收参考标准：供应商完成本项目所有工作且服务无质量问题。供应商应该向采购人提交申请验收报告，并且提供完整的服务档案资料，若供应商未能按照上述要求履行的，导致无法及时验收的，则须由供应商承担一切责任。

3.2验收办法：

①验收阶段：第一阶段为阶段性初验：当扫描完成量达到总扫描量的50%，为第一阶段；第二阶段为终验：当扫描完成量达到总扫描量的100%，为第二阶段。

②验收内容：

1)档案整理：按照项目要求中关于档案资料整理的要求，对完成扫描的档案资料的整理情况进行验收；

2)档案扫描：依据《档案扫描处理规范》对已经完成扫描的档案资料的影像文件进行验收；

3)目录电子化：依据公积金档案目录系统目录的录入方式，对档案资料目录进行验收。

③验收标准：以上三阶段的验收由采购人对已经扫描完成的部分按比例随机抽查，错误率不得高于千分之三。

④交付成果：服务按照季度提交扫描成果，成果以移动硬盘的形式交付，并且同时需导入公积金电子档案系统，实现与中心核心业务系统的关联对接。

⑤其他：第三阶段项目终验，将对数字化扫描加工成果以及试用结果进行评审和总体验收。

（4）支付方式：

4.1合同签订后5个工作日内，供应商缴纳合同总额的5%作为履约保证金（合同履行完成且无质量问题后退还）。

4.2合同生效后15日内支付合同金额20%；2021年8月底前完成总扫描量的50%时，支付合同金额40%；项目结束，终验验收合格后15日内支付合同金额40%。

（5） 服务期：

合同签订之日起至2021年12月31日。（2021年11月15日前完成全部扫描工作，11月31日前完成验收）。

（6）其它须列明的要求

供应商在报价中须报出纸质档案数字化扫描综合单价（即每页价格，共310万页），综合单价应包含满足本采购文件要求可能产生的各种费用。供应商投标时均折算成A4幅面报价（一幅面管理档案=2页贷款档案）。