技术规格、参数与要求

 

一、采购项目名称

不动产登记档案整理扫描招标项目

本次招标预算为455.04万元/年，项目每卷约为80页。每卷单价上限值为12.64元/卷。

二、  用途的简要说明

1、技术规格

符合下列国家和行业标准，以及档案行业其他现行有效的技术规范，确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密。

《归档文件整理规范》DA/T22-2015

《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016

《技术制图复制图的折叠方法》GB/T106093-2009

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017

《档案著录规则》DA/T18-1999

《档案主题标引规则》DA/T19-1999

《档案修裱技术规范》DA/T25-2000

《档案保管外包服务管理规范》DA/T67-2017

《档案服务外包工作规范》DA/T68.1-2020

中标人自带一切所需设备材料，数量和质量必须满足扫描进度和质量要求，投标时需提供相关设备清单以及设备参数明细。招标人提供加工场地。

2、档案出入库

（1）领卷：中标人工作人员协同长沙市不动产登记中心档案管理室工作人员（以下称档案工作人员）从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（按批次提取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，认真核对数量和质量等。不出现遗漏登记或重复登记，填写《档案交接记录表》。

（2）交接：按照招标人要求将整理扫描后的档案完整安全摆放到指定存放地点。

3、整理清分

对领出库档案区分不同类别，按照各类型档案的分类要求进行分类、排序、折叠、组卷，不可混装；进行卷内纸质文件装订物去除，在不破坏档案原件的情况下去除易腐蚀的金属物并尽可能确保资料完好；对已破损资料进行修补、托裱；对图纸等非A4规格的资料按相关要求进行折叠等；对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；对整卷纸质文件进行规范排序、打码、核对（记录缺失项）、铺平。

4、目录数据著录、建库

根据《档案著录标准》(DA/T18-1999)要求进行著录，并建立案卷级目录数据和文件级目录数据库，信息录入和扫描软件由中标人自带，并符合长沙市不动产中心业务系统数据的要求，并且投标公司须提供自主研发的不动产档案管理系统与不动产中心业务系统无缝对接，便于提取业务系统中在库数据用于核对与补充；关键字段的正确率100%。对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改补录。对部分已有的卷内目录应按招标方要求进行修改、校对及完善录入电子条目信息，确保各项著录信息准确、完整。

5、纸质扫描

（1）扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

（2）分辨率：扫描分辨率标准为大于或等于300dpi，图像压缩采用TIFF或JPEG格式压缩存储。发现纸张较差及较薄等情况，在保持档案完整的前提下进行扫描，并提高分辨率或采用垫白纸再进行扫描。

（3）文件命名：扫描形成影像文件命名必须与条目档案号一一对应。

（4）图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（5）所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大200%的情况下）。

（6）图像不得倾斜。

（7）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，必须去黑边。

（8）所有资料（包括图纸）扫描选用彩色模式扫描。

（9）在扫描过程中，凡是发现或遇到档案存在的各种情况，都必须填写数字化加工备查表。

6、目录打印

所有整理好的纸质档案应打印附上新的相对应卷内目录、备考表。

7、质检校验

本校验为以上流程中涉及的整理清分、档案建目、档案扫描、图像处理和数据挂接进行常规校验，为全面提高档案信息资源库的完整性、准确性。校验由中标人在工作流程中常态化实施。招标人不定期抽检，在项目中标人完成100%自检的前提下，招标人再进行抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，质检标记为“检查不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝质检合格的文件数/质检文件总数×100％。

8、挂接推送（含质检）

档案数字化工作过程中形成的有效著录信息数据与图像数据成品必须按照招标人指定的路径进行命名，及时推送到长沙市不动产中心业务系统中。挂接过程应采用批量上传的模式一一匹配，以实现目录数据库与图像数据库的自动关联，实现批量、快速挂接。中标人对挂接后的数据要进行查验，认真核查每一份图像文件与档案目录是否匹配，图像文件的页数与档案目录标注是否一致等，确保图像文件与目录数据对接准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。整个挂接检验完成后须及时从不动产档案管理系统直接推送成品数据至不动产中心业务系统，以便于及时复检。

8、成品复检

复检是对以上流程中涉及的所有步骤、结果进行再次质量检查，全面提高档案信息资源库的完整性、准确性。复检由招标方不定期进行，在中标人完成一定批次数据推送至不动产中心业务系统后，招标人再进行抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“抽检不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝抽检合格的文件数/抽检文件总数×100％。

9、复原入库

档案扫描完成后，拆除过装订物的档案应按招标人的要求装订整理装盒。在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。

对检查无误的案卷整理整齐，按照原有顺序排放。将案卷内文件整理整齐，按以下要求装订案卷：

（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错。

（2）大纸张按原折痕折叠好。

（3）卷皮破损严重的，需要调换卷皮；需完善或补充卷内目录的，应及时完善和补充卷内目录。需按档案归档要求排序上架，并做好档案退还交接登记。

（4）案卷不掉页、右边和底边整齐。

（5）夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。

（6）页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

（7）档案复原并经招标人检查确认后，中标人对档案进行消毒，用专用密封袋密封后再上架。

（8）对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改和补录，对案卷题名、分类号等有修改的案卷部分，按招标方要求完成换盒等工作后入库。

（9）要求更换新档案盒并盖好档案盒上信息。

10、保密与安全要求

中标人参与本项目的所有工作人员必须通过招标人的审核，并登记备案。

中标人提供项目工作人员名单及人员个人详细信息和社保证明，以及岗位培训证。

项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，必须提前一周向招标人提供拟加入人员的资料，取得招标人签字同意后方可更换或者增加人手。

中标人参与本项目的工作人员必须接受招标人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

中标人工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场。

中标人不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据。

数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标人每周清理废纸不能超过一次，清理时要有招标人的工作人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

中标人及其所有工作人员必须向招标人提供书面保密承诺并签订保密协议。

中标人在项目完成、设备撤走时，所有存储设备交付招标人（如项目组所有使用过的计算机硬盘、移动硬盘及服务器等）。

中标人需在施工现场安装全方位监控系统，向招标人提交施工期间所有监控记录，以便招标人随时查看。施工完成后，中标人可以撤走监控系统。

11、工作记录

中标人在每日工作中形成以上工作环节的详细书面记录，以备招标人检查。

12、售后服务                                                                                                                                                        

中标人必须为本项目提供免费质量保证期，免费质量保证期为自项目实施完成并且验收合格之日起五年。维保内容为：对扫描图片不清晰、图片错误等质量问题提供档案重新整理、扫描、著录、挂接等免费服务；对数据挂接错误、图片丢失等数据问题提供档案重新整理、扫描、著录、挂接等免费服务；对其他情况造成的档案整理扫描问题提供档案重新整理、扫描、著录、挂接等免费服务；提供数据转换及安全存储免费服务等。质保期内提供免费维护整改，期间所发生的质量问题，由中标人负责免费解决。中标人须提供常设7天×24小时服务专线和长期的免费技术服务，中标人必须在采购人通知后1小时内响应，24小时内处理完毕，不得影响招标人的正常工作。

招标人在之后的使用过程中，发现的数据错误，中标人终生免费维护。

13、保密责任

（1）中标人须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。

（2）中标人的工作人员在招标人现场工作时不得使用个人优盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和甲方有关负责人核实用指定设备拷贝。

（3）中标人在进入招标人现场后所使用计算机必须编号登记，由招标人控制不允许接入互联网。

（4）项目实施期间，若由于中标人原因发生信息泄密情况，视为中标人违约。

14、数据备份

为确保不动产登记档案数据的安全性，中标人应定期完成数字化成果的备份，对于在线增量备份要求，每天做好增量数据的备份，每周至少一次定时做好完全备份。在项目完成后，中标人需向招标人提交整个项目期内完整的备份数据。

三、其他要求及说明

    1．开始时间及地点：

   （1）实施时间：招标人指定时间

   （2）实施地点：长沙市芙蓉区晚报大道150号及长沙市芙蓉区马王堆中路248号

   （3）实施方式：档案整理扫描后由中标人派人完成实体档案入库工作，招标人派人配合，交通运输设备由中标人负责。

   2．结算方法：

本项目服务期限为二年，自合同约定日期开始，合同一年一签。

   （1）付款人：长沙市不动产登记中心 （通过国库集中支付）。

   （2）付款方式：按照实际完成卷数，每季度照实结算，项目整体验收合格后付至合同金额的95%，半年后无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷一次性付清。

    3.本项目采用费用全包干方式建设，在项目实施中出现政策制度调整和相关遗漏问题，由招标人和中标人协商一致解决，一般情况下招标人不再支付任何费用。