项号

服务名称

数量

服务内容及要求

1

数字化服务

1项

一、项目背景及现状

目前中心已初步建立档案数据库和应用系统。通过档案系统的建设，将归集、提取、个贷业务档案逐一列入到档案系统中进行管理，同时也能充分发挥业务档案在个人住房担保委托贷款办理，提取和日常管理工作中的作用，提高办事效率和服务水平，同时满足社会对贷款档案等的调阅利用，具有十分重要的意义。

二、本项目目标任务：将未还清贷款和近5年内的提取、归集纸质档案实现数字化，并完成与公积金中心档案系统关联，实现档案管理的电子化,根据对库藏历史档案的摸底调研，本期数字化加工档案贷款和归集提取业务档案4.4万卷约444.5万页,其中未还清贷款档案4.1万卷，约319.7万页，近5年内的支取档案2954卷共约92.5万页，归集档案77卷约32.3万页(本项目档案数字化扫描时以 A4 档案文件自然页面为扫描画幅的计量单位， 即每扫描一页为一个画幅。A3 幅面折算为 2 张 A4 幅面。)，具体工作内容包括：

2.1、历史档案数字化加工

按照国家档案局标准，进行档案数字化加工处理，除对纸质档案进行编号、拆解、扫描、整理、装订、归档、装盒、上架等工作外，还需要对形成的电子数据（图片）进行剪切、降噪、定位、修整、监测、分析、质量检查等技术处理工作。

2.2、档案电子数据与档案管理系统对接应用

将数字化加工的成果（电子数据（图片））移植到现有的档案管理系统中去，逐一比对电子数据信息和档案系统中条目信息的一致性，保证业务信息与档案图片信息的对应关系，保证档案后续的分类统计分析、调阅查询和复用。

三、建设要求和约束    

住房公积金中心纸质档案数字化要求过程严谨、工作环节清晰，管理规范。依据国家相关标准和中心需求，工作环节应包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

四、相关标准规范

4.l、 《中华人民共和国档案法》 （2016 年修订）

4.2、 国家档案局《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894-2002）

4.3、 档案数字化著录要求遵照档案行业标准《档案著录规则》 （DA/T18-1999）

4.4、 国家档案局办公室《档案数字化外包安全管理规范》 （档办发〔 2014〕 7 号） 。

4.5、 国家档案局《档案服务外包工作规范》 （DA/T68-2017）

4.6、 档案数字化项目各项技术指标与要求遵照国家档案局《纸质档案数字化规范》 （DA/T 31—2017）

4.7、 扫描影像标准遵照国际标准（ IS09005-1 文件管理-电子文件长期保存格式第一部分 PDF 的使用

（PDF/A-1） 》 执行。

4.8、 采购人对每批影像进行 20%的抽检， 抽检合格率达不到 100%的， 整批退回重新扫描。

五、工期要求

所有数字化扫描加工工作必须在签订合同之日起半年内完成。

六、生产工具要求

6.1、硬件要求：本项目所需数字化扫描加工工具全部由供应商自行提供，以满足数字化处理要求，包括但不限于高速滚筒扫描仪、平板扫描仪、服务器、台式机、刻录机、移动硬盘、光盘存储介质等设备。

6.2、采用的高速扫描仪扫描速度不低于80页/分钟，分辨率不低于2400dpi;

6.3、服务器要求塔式，内存不小于64G，CPU不少于4颗至强E7，硬盘容量不低于8T，独立显卡。

6.4、数字加工软件要求：

6.4.1、应能够对该档案的基本信息进行自动核对；能够实现对电子图片的质量修改及加工（如纠偏，裁剪，除噪点等），并且能确保其排列顺序与实体档案的流水页码一一对应；能够对案卷的电子图片进行保存并且备份，确保数据的安全性，完整性；生产过程中，可根据档案资料的各项基本信息对已经扫描完成但尚未著录的档案资料进行查询；支持必要软件核对功能以保证生产过程中所有录入信息的正确无误；生产软件能够根据录入信息内容的需要进行自定义，并且对录入信息进行新增、修改和删除操作。

6.4.2、所采用的数字加工软件必须满足远程监控功能，采购人可以通过电脑端或手机端实时查看现场情况以及项目进度，以便采购人及时做出应急措施。

七、场地要求

1）、档案扫描和录入必须在指定工作场所内进行，未经采购方工作人员允许，任何存储介质（U盘、光盘、硬盘等）不得带入工作场所，任何纸质文件、存储介质不得带出场外；

2）、现场要求安装视频监控和报警系统（由中标人负责安装），监控和报警系统须接入天网及110报警系统。在电脑Web界面或者手机端APP进行操作，能够实现远程监看、远程录制、视频回放、视频下发，方便采购方监看进入工作场所人员情况；

3）、本项目工作场所需安装智能门禁系统一套（由中标方负责提供），要求与采购方原有门禁安全系统兼容连接，提供与现有安全系统一致的统一身份认证方式。

八、安全要求

档案原件在扫描加工过程必须保证原件无破损、无遗失，装订还原准确率达到100％。

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录

九、保密要求

鉴于公积金档案的保密特性，在中标后签订保密协议，中标人对公积金中心的档案扫描加工过程中履行保密责任。

1）、所有项目实施人员，需与公积金中心签订保密协议。

2）、所使用的扫描仪必须采用涉密扫描仪进行扫描，扫描输出的涉密文件资料，应按照相应密级管理，废页不可随意丢弃；涉密扫描仪硬件维修需清除硬盘数据并送具有保密资质的维修点维修。

十、质量要求

10.1、 供应商必须使用具有自主知识产权数字化加工平台软件进行生产，保证加工质量及可追溯性。

10.2、 扫描图像格式为 TIFF、 JPEG 等通用格式， 图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。 纸质档案数字图像利用时， 也可从网络浏览速度、 易操作性、 存储空间占用等方面进行综合考虑， 将图像转换为 OFD、PDF 等其他格式。

10.3、 彩色扫描， 扫描分辨率应不小于 300dpi。 如文字偏小、 密集、 清晰度较差时，扫描分辨率不小于 600dpi。

10.4、 图像命名： 以档案号为基础对数字图像命名。 图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。 建立纸质档案数字图像的存储路径， 确保数据挂接的准确性。

10.5、 扫描图像必须与原件完全一致，图像清晰， 无歪斜、 黑边。 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理， 图像偏度不得大于 l 度。 图像拼接贷款档案数字化加工服务采购公开招标文件处信息要完整， 不能缺少任何信息。

10.6、 图像处理

10.6.1、旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，偏斜率不能超过1% 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

10.6.2、裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少 2 至 3 毫米处裁剪图像。

10.6.3、去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、 污线、 黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

10.6.4、图像质量检查

数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时， 应重新扫描。对于漏扫、 重扫、 多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。对扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量， 节省存储空间。扫描图像无错页、漏页。

10.7、档案归还入库

A、档案装订

纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

B、档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

10.8、数据挂接

A、应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接， 以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫贷款档案描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

B、采用的数据挂接软件能够实现远程监控和智能报错功能。用户可以通过手机端或电脑用户端，实时监控系统情况，查看挂接进度和每天的工作量，实现自动侦测出错位置和目录，保存在软件相关安装目录，以便查看。

10.9、 著录信息和扫描图像必须一一对应。

10.10、 档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。

10.11、采用平板进纸方式扫描， 尽量确保纸张扫描时放置端正， 从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。 确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

10.12、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件保持完全一致，如不一致，采购方将不予验收。

10.13、数字化成果验收与移交

A、 验收方式

档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

B、 验收内容

纸质档案数字化成果包括数字图像、 档案目录数据、 元数据、 数字化工作中产生的存储载体等。

应对目录数据进行验收， 主要包括数据库中各条目的内容、 格式等的准确程度、 必填项是否填写等。应对元数据进行验收， 主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。应对数字图像进行验收， 主要包括数字化参数、 存储路径、 命名的准确性、 图像的完整性、 排列顺序的准确性、 图像质量等。应对数据挂接进行验收， 主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。应对工作文件进行验收， 主要包括工作文件的完整性、 规范性等。应对存储载体进行验收， 主要包括载体的可用性、 有无病毒等。

C、 验收指标

可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。 抽检比率不得低于 15%， 对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性， 抽检合格率应为 100%， 其他内容的抽检合格率应不低于 95%。

D、 验收结论

每批纸质档案数字化成果质量检验达到 99%及以上， 予以验收“通过” 。 验收未通过应视情况进行返工或修改后， 重新进行验收。验收完成后须经验收组成员签字。 验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。

E、移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交， 并履行交接手续。贷款档案数字化加工服务采购公开招标文件

10.14、数字化扫描加工需求

A、档案整理

中心现有贷款档案以件为单位，没有卷内目录，因此需要对纸质档案进行整理，依据国家相关档案管理规范和中心档案管理要求，以件为单位逐页排序并编写页码，最后制作卷内目录。

B、中心现有提取档案以卷为单位，每卷约5页，没有卷内目录，且没有规范排序，因此需要对纸质档案进行整理，依据国家相关档案管理规范和中心档案管理要求，以卷为单位逐页排序并编写页码，最后制作卷内目录。

档案整理工作具体要求如下：

C、目录数据准备

按照公积金贷款档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。按照公积金提取档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。

D、拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

E、区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。区分原则：有两份或两份以上的案卷资料只扫描其中一份；原件和复印件同时存在的情况下，只扫描原件。

F、页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

G、资料整理

确认档案袋内目录的记录是否与档案资料相符；

对档案袋的资料按照案卷目录上的条目录项进行排序，并统一进行页码的编排；

目录如有与档案资料不符的情况，则应修改错误并进行相关信息记录。

F、装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意与案卷目录顺序一致，保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

10.15、档案扫描

A.扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

B.扫描色彩模式

扫描色彩模式通常采用彩色值。

C.扫描分辨率

扫描色彩模式选择的分辨率为应不小于600dpi

D.扫描速度

每天扫描量不得低于3万页

10.16、图像处理

A.对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。

B.纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于1度。

C.去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

D.对纸质文件扫描后形成的图像文件进行错页、漏页、清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量；保证错误率低于万分之三；

10.17、图像存储

A.存储格式

将扫描完成的案卷资料影像文件统一转为单页的JPG、TIFF、 JPEG 等通用格式。

B.图像文件的命名

图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统一编页后，以8位页码为名，空位以阿拉伯数字0字符补齐。

10.18、建立索引

A.索引信息的存储格式应能够和中心的电子档案应用系统及数据库兼容，实现导入和导出。

B.每件档案的一级索引项数目为5个（档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名、申请编号、贷款日期），二级索引还需根据具体需要建立其他自定义的索引项。

C.保证索引录入的总体错误率低于万分之三。

10.19、档案影像质检

对校对索引数据库与影像的一一对应关系，并及时修改。

10.20、档案装订还原

A、按照要求，将加工完成的档案按顺序排列整齐，将不扫描页按照编页号插回到原来位置，将新打印的卷内目录替换原有的手写目录，按照原有的装订孔装订，恢复原样然后放入盒内。

B、数据导出/刻盘

按照要求，将加工完成的数据导出到硬盘中进行备份。

10.21、档案归还。

A.按照要求，将数据硬盘、归档案卷提交用户验收。验收合格的硬盘，双方填写数据硬盘验收单。

B.验收合格的案卷，按照用户要求，将归还到指定的地点，入库时要认真清点核对所提交的案卷数量（份数），并将每次提交信息登记录入到计算机《档案加工还卷交接表》内，打印两份，双方签字后各执一份备案。

10.22、档案装盒

档案装盒管理是指库房操作人员对已经登记交接或已经接收的档案资料进行装盒保存，最后将档案盒上架保存的过程。

10.23、档案上架

按档案盒条码的标记位置上架保存。

10.24、档案数据挂接

将扫描后产生的电子影像数据，数字化加工的成果（电子数据（图片） ） 移植到现有的电子档案管理系统软件中去， 逐一比对电子数据信息和档案系统中条目信息的一致性， 保证档案后续的调阅查询和复用。

10.25、档案数据比对

将导入到电子档案系统中的数据和业务系统中的目录信息进行逐一比对，保证档案系统和业务系统数据的一致性。

十一、验收办法、交付方式和售后服务、付款方法

1、验收办法

A.验收阶段：

第一阶段为阶段性初验：当扫描完成量达到总扫描量的50%，为第一阶段；

第二阶段为项目终验：当扫描完成量达到总扫描量的100%，为项目终验。

B.验收内容

档案整理：按照《桂林市住房公积金管理中心电子档案系统项目》中关于档案资料整理的要求，对完成扫描的档案资料的整理情况进行验收；

档案扫描：依据《档案扫描处理规范》对已经对完成扫描的档案资料的影像文件进行验收；

目录电子化：依据公积金档案目录系统目录的录入方式，对档案资料目录进行验收。

C.验收标准

以上三阶段的验收由甲方对已经扫描完成的部分按比例随机抽查，错误率不得高于万分之三。

D.交付成果

服务按照季度提交扫描成果，成果以移动硬盘的形式交付，并且同时需导入公积金档案系统。

E.其他:

第三阶段项目终验，将对数字化扫描加工成果以及试用结果进行评审和总体验收；

 2、交付方式

A.数字化扫描加工交付规格：完成的数据应按照统一规格硬盘备份。

B.档案标引：每个硬盘内提供加工内容对应的目录标引信息，主要包括档案信息、对应编号、文件数量、对应文件位置等。

C.将所有加工数据导入到中心现有档案系统中。

3、售后服务：

本项目的售后服务包括该项目档案的完整性、与纸质材料的一致性等。中标方免费提供为期一年的常规维护和相关的技术支持；开始时间从本项目验收结束之日起。

4.档案遗失、污损的赔偿要求。（1）中标方造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按1万元／卷（件）赔偿。（2）中标方造成档案污损档案的，先进行修复，并按1000元／页赔偿；无法修复的，按1万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多不超过10万元。（3）赔偿金归采购方所有。

商务条款

一、合同签订期：成交通知书发出之日起十五日内。

二、服务期：签订合同之日起半年内完成。

三、提交服务成果地点：采购人指定的地点。

四、售后服务要求：

1、质量保证期1年（自交货并验收合格之日起计）。

2、考虑到服务效率问题，本项目要求提供本地化服务，供应商注册地在桂林或在桂林本地有售后服务机构或在桂林本地有授权服务机构或供应商承诺中标后在桂林本地设立售后服务机构（提供证明材料的复印件并加盖公章）

3、处理问题响应时间：接到采购人处理问题通知后，10分钟内作出响应，2小时内到达采购人指定现场。

4、签订合同10个工作日内将有关设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

5、质保期满后需提供7×24小时技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件多种方式技术支持服务。全方位响应需求。

五、其他要求：

1、报价必须含以下部分，包括：

（1）服务的价格；

（2）服务配套设备货物的价格；

（3）必要的保险费用和各项税金；

（4）运输、装卸、安装、调试、培训、技术支持、售后服务、更新升级等费用。

2、付款方式：合同签订后3个工作日内，采购方向中标方支付合同总金额的30%作为预付款，项目过程中按进度进行付款，服务完毕并验收合格后，付清合同全款。

3、本项目不允许转包、分包。

4、中标应商必须将拟投入人员的身份信息和身份证复印件提前向采购人报备。

六、以上所有服务内容要求和商务条款均为实质性要求，如有一项不满足响应文件将被否决。