采购需求书

技术需求书

第四届进口博览会：

一、项目背景

第四届中国国际进口博览会，由中华人民共和国商务部和上海市人民政府主办的大型博览会，中国政府坚定支持贸易自由化和经济全球化、主动向世界开放市场的重大举措， 有利于促进世界各国加强经贸交流合作，促进全球贸易和世界经济增长，推动开放型世界经济发展。 2021 年 11 月 5 日至 10 日，第四届中国国际进口博览会在中国上海举办。中国进口市场规模巨大、前景广阔，预计未来十五年，中国进口商品和服务将分别超过 30 万亿美元和 10 万亿美元。举办进口博览会彰显了中国进一步扩大开放、促进全球贸易的诚意，将为世界带来更多发展机遇。

为进一步扩大对外开放，北京市商务局拟参加第四届中国国际进口博览会并举办相关配套活动，宣传解读北京营商环境，吸引投资、寻求合作，助力北京开放型经济高质量发宣传解读首都“两区”建设，吸引科技创新型人才，寻求投资及合作，助力打造服务创新型中小企业主阵地。构建以数字经济为主要特征的开放新格局。

二、基本情况

（一）项目基本情况

该项目建设内容：全案策划组织实施举办“北京新一轮对外开放政策解读暨重点项目发布签约活动”。

（二）服务期限

自合同签订之日起至本项目下的全部工作完成为止。

（三）服务地点

活动举办地点位于国家会议中心（上海），平行会场（4.2H）B1 展厅，面积 896 平米具体方位见下图。

（三）工作内容

1、设计：

（1）       完成大会的场地舞台、站位台、合影背板、场地布置、会场布置等平面图、3D图设计、其他设计（如动态效果设计）等。

（2）       贵宾室：摆位图、效果图。

（3）       制作物：请柬、座席名签、椅背贴等制作物设计。

2、搭建、布置与设备租赁调试：

（1）       完成大会背板搭建和演示，搭建同传间、摄影摄像台，布置会场及贵宾室。

（2）       完成所需 LED、音响、灯光器材、家具（沙发及配套桌椅等）、同传和摄影摄像、连线设备的租赁与现场测试。

（3）       完成活动所需请柬、座席名签、椅背贴等制作物的制作。

3、会务服务，包括但不限于以下方面：

（1）       对接人员

调派专员与采购人进行集中同步办公，并协助开展组织协调与会务工作。

（2）       方案制定

协助采购人制定活动方案、搭建方案、执行方案、应急预案及其他有关图表。

（3）       会务准备

①协助采购人发放请柬及证件注册；

②协助采购人收集嘉宾演讲稿；

③调试灯光、音响、大屏幕、连线发言设备；

④协助采购人现场引导参会嘉宾入场就坐，现场引导；

⑤采购人交办的临时性会务工作；

（4）       人员配备与培训

①完成所需音响操作人员、灯光师、摄影师、摄像师、同传人员、引导员、速记员等专业人员的配备与对接。

②组织引导人员的培训及会前彩排。

（5）       现场摄影摄像

对大会现场进行摄影摄像工作，不少于 3 台摄像机同时拍摄；不少于 3 台照相机进行拍照，拍摄的视频及图片资料于论坛及合影结束当日内交采购人。

（6）       其他

采购人临时交派的其他工作。

4、进撤场时间安排

举办时间为 2021 年 11 月（以主办方实际公布时间为准），入场搭建时间为  年     月（以主办方实际公布时间为准），按采购方规定时间完成搭建及会场布置；撤场时间为论坛结束后（以采购方规定时间为准）。

（四）具体要求

1. 活动环节、流程、设计符合国家级、国际性、综合型的定位，策划和设计应具有可执行性和可操作性。

2. 按照采购人需求以及实际场地情况编写项目管理制度及服务内容（如项目执行倒排时间表、各类手册或说明、工程监管、设备管理、人力资源管理）等。

3. 投标文件中应包括采购人所要求的大会背板设计方案、搭建方案、现场运营执行方案。

4. 投标人自中标之日起按照采购人要求，对项目设计方案，包括平面图、3D 图、其他设计（如动态效果设计）及活动方案，包括搭建方案、执行方案、管理方案等进行修改完善，直至采购人确认方案为止。

5. 大会主会场背板搭建使用 LED，其他搭建使用材料需符合环保安全要求。

6. 中标人在现场搭建时应遵守采购人及主场搭建商相关安全及管理规定。

7. 所有资料所有权归采购人所有。

8. 按照采购人要求与项目工作进度，保质保量完成各类工作，对项目的执行进行全程监督和管理。

验收包括方案图纸审定、第三方评审及现场验收共三个阶段。各阶段验收条件、验收标准如下：

方案审定。根据采购方要求和活动主题特点，制定具体活动方案，用 A3 彩色图纸或现场多媒体形式进行方案汇报，每个项目可选择方案不低于三套，且形式不得雷同。采购人根据乙方提供的可选择方案提出修改意见，由乙方修改完善，经采购人确认后形成经审定的最终执行方案（含活动形式、效果图、主要材料设备选型等）。

第三方评审。以第三方评审公司审定金额作为基数，按乙方所报市场价折扣率折算后的金额作为合同结算金额。

现场验收。乙方交付项目与审定的最终设计方案效果图还原度必须达到 95%（含）以上，交付项目安全质量无问题。