采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	分期转账，合同签订后20个工作日内支付合同总金额的 30%，项目实施完毕经验收合格后，以审计公司审计最终金额为准，一次性无息付清。
2	服务地点	采购人指定地点（庐江县公安局、汤池派出所、盛桥派出所、白山派出所、石头派出所、金牛派出所、罗河派出所、龙桥派出所、矾山派出所、柯坦派出所）
3	服务期限	2022年10月31日前完成整个项目。
4	本项目采购标的所属行业	其他未列明行业

二、项目概况

庐江县公安局综合档案室对2016-2017年文书档案、2021年文书档案和照片档案进行数字化加工扫描；对汤池所、盛桥所、白山所、石头所、金牛所、罗河所、龙桥所、矾山所、柯坦所等9个派出所户籍类、业务类档案进行整理及数字化加工。内容涵盖：档案前处理、档案扫描、图像处理、条目著录、打印目录、数据自检、装订还原、数据挂接、数据备份等各项工作，档案类型主要包含：文书档案、专业档案、户籍档案以及业务档案等类别。

三、服务需求

   第一章 项目建设背景

党的十八大关于全面深化改革的战略部署后，公安部明确提出在全国公安机关开展基础信息化、警务实战化、执法规范化、队伍正规化“四项建设”，全面深化和推进公安改革，为推进档案信息化建设，加快实现公安档案查询网络化和自动化，根据省厅公安档案工作规划及市局部署要求，庐江县公安局迫切需要提高档案数字化管理水平，为此须对局机关及派出所库存纸质档案分步分批开展数字化加工外包工作，以充分发挥公安数字档案整体功效。

第二章 项目预算

本项目预算经费120万元，资金来源为财政全额拔款。

第三章 项目目标

本项目实施目标包括：庐江县公安局综合档案室对2016-2017年文书档案、2021年文书档案和照片档案进行数字化加工扫描；对汤池所、盛桥所、白山所、石头所、金牛所、罗河所、龙桥所、矾山所、柯坦所等9个派出所户籍类、业务类档案进行整理及数字化加工。内容涵盖：档案前处理、档案扫描、图像处理、条目著录、打印目录、数据自检、装订还原、数据挂接、数据备份等各项工作，档案类型主要包含：文书档案、专业档案、户籍档案以及业务档案等类别。

第四章 项目实施原则

项目以规范高效、确保安全为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市和上级业务主管部门有关档案的管理规定与标准，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理公安档案信息资源。

第五章 项目建设需求

（1）项目总体需求

①确保所有档案实体安全。

②确保在整理和数字化过程中不对档案原件造成损伤。

③档案数字化加工、整理符合国家、安徽省和合肥市相关业务标准，并满足公安档案管理业务规范的要求。

④保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（2）项目工作量预估统计

序号	名称	服务内容	单位	数量	备注
1	庐江县公安局	文书扫描总数	扫描/页	60000
		照片扫描总数	扫描/张	1400
2	汤池派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	228
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1570
		条目著录	条	8410
		扫描总数	扫描/页	92700
3	盛桥派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	651
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	1086
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1201
		条目著录	条	43441
		扫描总数	扫描/页	396810
4	白山派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	297
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	1049
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	3502
		条目著录	条	34880
		扫描总数	扫描/页	493530
5	石头派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	219
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	624
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	810
		条目著录	整理/件	20874
		扫描总数	条	289620
6	金牛派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	289
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	686
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1818
		条目著录	条	25114
		扫描总数	扫描/页	314120
7	罗河派出所	PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	776
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1491
		条目著录	条	18230
		扫描总数	扫描/页	311810
8	龙桥派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	441
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	876
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1264
		条目著录	条	33585
		扫描总数	扫描/页	466600
9	矾山派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	577
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	231
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1214
		条目著录	条	24495
		扫描总数	扫描/页	434750
10	柯坦派出所	PH1.2常住人口登记表	整理/卷	500
		PY2刑侦（治安）处罚卷	整理/卷	500
		PY3刑事侦查卷	整理/卷	1000
		条目著录	条	30000
		扫描总数	扫描/页	488000
11	耗材及审计费	备份移动硬盘（2T）	块	8
		备份移动硬盘（4T）	块	2
		台式电脑机械硬盘（1T）	块	35
		定制档案盒	盒	10000
		牛皮纸	张	10000
		派出所监控设备	套	8
		其它费用（包含审计、服务、运输、校核等）	项	1

备注：①以上数量均为预估量，实际数量将以实际工作量为准，最终数量据实结算,最终结算价格不超过项目总预算。②以上专业档案、业务档案以及户籍档案中的老常表（PH1.2）已整理成卷且案卷名已录入系统，需服务公司提供的整理内容仅包括编写页码、著录文件级目录、扫描与挂接。 ③以上须按照表格分类逐项报价并汇总。④A3及以上幅面纸张将按A4折算，如：A3=2*A4以此类推。⑤各派出所提供基本的加工耗材（如：A4纸张、回形针、夹子、铅笔等）。

（3）项目施工流程

根据相关规定，项目施工流程安排如下：

①档案接收

根据项目安排，在相应单位组织施工时，现场由我局档案员或派出所档案员与服务公司进行加工档案交接等进、出库手续登记，双方必须每次做好清点工作，确保档案安全。

②档案规范化整理

档案信息化开始前，需要根据《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015）、《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求对需要按规范整理的纸质档案进行整理，包括对接收的档案进行去钉、拆分、排序、平整、编页码等整理工作。

③数据著录

按照公安机关刑事、治安、行政法律文书式样和填写要求，以及《安徽省公安派出所档案工作管理规定》对缺少卷内目录案卷的卷内文件进行数据著录。

④档案扫描

纸质档案整理完成后，配备高速扫描仪、平板扫描仪、零边距扫描仪、大幅面扫描仪等设备并根据国家及安徽省、合肥市相关行业标准、规范以及庐江公安局自身需求对档案进行高精度扫描。

⑤数据挂接

需要对著录的档案和数字加工成果按照档号顺序进行对接。将数字化加工成果的条目信息和图片挂接重庆思源的档案管理系统中，并根据公安工作的信息化要求，在相应系统内，按照系统文件格式挂接相应扫描件后，实现一一对应和有效查看。

⑥数据备份

对经验收合格的完整数据采用在线及离线的方式进行备份，对备份数据的完整性及可用性进行检测，并在相应备份介质上做好标签。

⑦数据存储

数据验收合格后，服务公司需将扫描的未修原始JPG图像、精修JPG图像、精修PDF数据及条目著录数据备份到移动硬盘上，各派出所备份本所内的数字化加工成果数据（一式一份），县局备份所有数字化加工成果数据（一式二份）；内容包含类、卷或件，方便采购方调阅及查询。

⑧档案归还

对已完成扫描的纸质档案进行整理并装订还原，与相应单位办理归还手续。

第六章 项目建设依据

(1)《中华人民共和国档案法》

(2)《中华人民共和国保守国家秘密法》

(3)《中华人民共和国档案法实施办法》

(4)《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

(5)《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

(6)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

(7)《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）

(8)《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》

(9)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

(10)《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）

(11)《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

(12)《中央档案馆电子版档案数据接收规范（试行）》

(13)《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

(14)《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB／T18894—2016)

(15)《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015）

(16)《纸质档案数字化规范》(DA／T31-2017)

(17)《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）

(18)《中国档案机读目录格式》(CB／T2016 3-2006)

(19)《档案著录规则》(DA／T18—1999)

(20)《档案服务外包工作规范》（DA/T68.1-2020）

(21)《公安机关档案工作基本规范（试行）》(2020)

未尽事宜按照国家、省、市档案管理部门及安徽省公安厅、合肥市公安局及采购人相关规定和文件通知执行。

第七章 项目建设内容

（1）档案交接

①档案交接人员双方共同确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号以及领取档案案卷（件）的数量，填写《档案交接记录表》。档案领取需要保证时效性，领取数量为一天的加工量。

②如果档案交接人员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则需填写《档案交接异常情况登记表》，由采购方核查处理。如果没有偏差，则双方签字确认。

③领取的档案数字化加工流转完毕后，档案交接人员双方共同对待归还档案进行清点检查予以确认，并填写《档案交接记录表》，双方签字后于当日归还采购方入库。发现问题需填写《档案交接异常情况登记表》，由服务公司核查处理。

④《档案交接记录表》、《档案交接异常情况登记表》由服务公司制作，项目完成后交由采购方留存。

（2）档案整理

①档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描件）、档案拆分、页面修整、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且存在原有页码编制不规范，文件背面未编等情况，为保证质量与效率，页码需重新编制）、卷内材料的排序与编号、卷内材料目录的编写、卷内备考表的编写、案卷封面及卷内目录信息的录入与打印、案卷的装订、装盒及档案的入库上架等。

②整理人员向项目管理员按档号顺序领取一批档案（案卷或文件），领取案卷（文件）拟定50卷（件）为一批，填写《档案数量领卷单》，其中相应项应包括：日期、档号、案件（文件）题名（已著录有档号的可不填）、标明的页数（无页码应予以说明）、领卷人及项目管理员双方签字等。

③整理人员随后逐页清点案卷（文件）页数，对未标注页码的案件（文件）进行页码编制，在此过程中，根据采购方要求，对拟扫描档案进行鉴定，剔除不需扫描的重复文件，区分扫描件与非扫描件，扫描件包括工作过程中所产生的纸质档案的全部内容，以及档案卷皮及目录，非扫描件包括档案盒以及采购方指定的内容。如出现数量不符、纸张破损严重等异常情况，则要填写《异常情况登记表—档案数量确认》，同时立即报告项目值班主管，由值班主管报知采购方，双方协调解决。

④整理人员清点完成后填写《档案数量确认单》，其中相应项应包括：日期、档案号、案卷（文件）题名、实际张、页数、偏离数、偏离情况等。

⑤整理人员按规范根据需要开展整理、著录、扫描等项工作，待一批档案加工结束归还采购方时，填写《工作流程单》双方签字确认，其中相应项应包括：整理加工起止时间，工作内容、著录条数、加工扫描数量、整理人员签字等。

⑥次日必须对前一日整理、录入、扫描工作量做好登记并双方确认签字。

整理过程中的注意事项：

(1)整理人员对不拆除装订物可能影响扫描效率、效果的档案，可拆除装订物，但应确保档案文件不因此而受损害。拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。原已规范装订的书本式文件，如合同、公证书、房产证、有火漆印的材料等，原则不能拆分。

(2)整理人员检查文件完整性，清点页数，如原页码和实际情况不符应进行修正，未编页码的要编写页码；对没有卷内目录的案卷以及卷内目录和实际情况不符的，要重新编制目录以替换原目录（原卷内目录应铅笔注明出处并移交采购方工作人员）；对原案卷（文件）级著录有误的经报告采购方同意后进行修改，并在《工作流程单》中备注说明。

(3)整理人员拆卷时，对必须分页才能扫描的纸张，经采购方同意后，用裁纸刀沿文件原边缘折痕裁切，并将所有卷内文件平放整齐，确保后期装订不漏不掉。

(4)页面修整。对破损严重、无法直接进行扫描的档案材料，将先进行修复；对折皱不平影响扫描质量的档案材料，将先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

(5)整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码编制：开放内容（表格）则视为单页，只打一个页码；单独封闭内容（表格）视为两页，按内容顺序打两个页码。

3、 扫描加工

(1)根据档案部门颁布的《档案案卷立卷要求》、《归档文件整理规则》等档案行业标准以及采购方的具体要求确定扫描规范。

(2)扫描员登录数字化加工信息系统，录入正确的档号，用高速扫描仪（平板扫描仪、零边距扫描仪、大幅面扫描仪）按档案编定的次序逐卷逐页扫描。

(3)案卷、文件内每个扫描页码均要扫描成单独影像页。对于附着在主页上的小纸片作为另页扫描，另页扫描的命名时放在主页之前扫描。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

(4)数字化扫描为了保证扫描效果，一律采用彩色模式，分辨率均大于等于300dpi，原始图像数据（原文）采用JPEG格式存储，加工所得电子文件采用PDF格式存储。特殊情况下，如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等，将提高到400、500或600dpi。

(5)图像存储时压缩率的选择应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则，A4幅面以内图像的存储量平均在200K以内。

(6)所有A0幅面以内（包括A0 幅面）的档案资料将采用大幅面扫描仪进行一次扫描，不拼接。对超过A0的大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，将进行拼接处理。

(7)根据档案实体情况，档案图像属性中将标注“目录名称”、“页号”、“页面大小”、“是否复制件”、“备注”等信息。

(8)扫描过程中认真观察扫描图像质量，确保扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。发现图像质量问题立即暂停扫描进行处理。

(9)一个批次（目录）的档案扫描完成后，扫描员核对图像数与本案卷待扫描页数是否一致进行检查，若不一致则查明情况并做相应处理（例如检查档案袋中是否有遗留档案），杜绝漏扫、多扫等，并登记《异常情况登记表——档案扫描》。

(10)一个批次的档案扫描完毕后，扫描员将扫描仪出纸口的档案取出，按原始顺序放回档案袋，在档案袋上加盖“已扫”印章，填写《工作流程单》。

4、 图像处理

图像处理人员和图像质检人员使用数字化加工信息系统进行图像处理，流程如下：

(1)图像处理人员打开数字化加工信息系统，确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。

(2)图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况， 1 张封皮+N 张目录+最后页页码=本卷影像数）。通过软件翻到最后页确认页码。如影像数量有误，则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管协助处理。确认后在《异常情况登记表——图像处理》中登记和使用新编制扫描页码。

(3)图像处理人员对图像处理手段包括：旋转（偏度不得大于1 度）、纠偏、去污、居中、色彩调整等。处理过程中注意是否有非扫描件影像（标准见档案整理）、色彩模式是否正确（标准见档案扫描）、影像内容是否清晰。

(4)图像处理人员完成一批图像后保存图像，填写《工作流程单》。

5、质量抽检

(1)服务公司的质检人员按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，并按原档案次序将图像插入原位，对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换。

(2)质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——总检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，与采购方协调处理。

(3)质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况， 1张封皮+N 张目录+最后页页码=本卷影像数），如不一致报告主管立即处理。如果需要与档案原件核对，与采购方协调处理。

(4)质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——总检》中。

(5)抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《工作流程单》。

6、装订还原

装订还原是将经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订，流程图如下：

(1)档案整理人员将案卷内文件整理整齐，按三孔一线方式装订，以右齐下整理。

(2)夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

(3)在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——档案还原》后与采购方共同协调处理。

(4)装订好后档案按顺序分年度排放，并按整理要求进行装盒。

(5)一批次整理完毕后经验收合格移交采购方，在与采购方指定的专人做好实体档案清点交接工作的同时，做好移交记录。

(6)整理人员填写《工作流程单》。

7、数据著录、挂接

7.1 目录著录

(1)档案目录著录要符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和我方要求。

(2)电子档案目录库中的每一卷档案，都应有一个与之相对应的唯一档号，以该档号作为电子档案文件名。

(3)以纸质档案目录为序对电子档案卷内图像文件进行目录著录，保证两者一一对应。

注意事项说明：

顺序号：按纸质档案卷内文件目录的排列顺序，为每份电子图像文件编一个顺序号，保证顺序不变、不重复、不遗漏。（文件类相同）

文件名：根据纸质档案卷内文件自身的标题，为图像文件编写标题，不得随意更改和省略。如纸质文件没有标题的，应根据纸质文件内容准确、简练地拟写一个标题；如纸质文件有多页的，应建立扫描图像文件夹，按纸质文件自身标题命名。文件名栏内不允许填“其他”。

页码：图像文件页码按纸质文件实际扫描所得页数及顺序标注。如文件有多页，应明确填写“XX-XX”页。

7.2 数据挂接

挂接是对著录的档案和数字加工成果按照档号进行对接。以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件加工所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档案编号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。档案经数字化扫描处理后，需要将电子数据导入挂接到档案管理系统中。服务公司应确保加工处理后的电子数据在档案管理系统中能够有效检索和显示；挂接准确率为100%；确保每条数据之间建立相互关联的关系。

8、数据备份存储

（1）备份范围

经验收合格的每个加工对象的完整数据应及时进行单独备份。

（2）备份方式

服务公司应对每个服务对象根据项目需要向采购方提交一套硬盘备份，再提供所有汇总的数字化加工成果向庐江县局提交二套硬盘备份数据。

（3） 数据检验

备份数据的检验内容主要包括：备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，发现不一致时应立即检查处理。

（4） 备份标签

数据备份后应在相应备份介质上做好标签，以便采购方查找和管理。

（5）数据存储

根据规范与相关要求进行存储。

第八章 项目实施方案

1、前期准备阶段

项目合同签订后，服务公司应立即成立项目组并开展前期的准备工作。

2、实施调研

服务公司组织项目组人员对采购方各加工单位开展走访交流，了解以下内容：工作场地面积、附属设施情况、电力容量、可工作时间、安保状况、公共交通状况、交通工具存放地点等。

3、项目启动

服务公司需认真研究合同、招标文件及相关资料，进一步向采购方了解所实施项目的相关信息以及有无其它特殊要求，包括但不限于以下内容：待加工卷宗的类型、文件属性、编目与著录要求、借卷/归卷要求与运送方法、验收与交付方式、质检标准、时间进度要求、保密要求及其它要求等；将所有用户要求详细汇总，并结合实施调研的具体情况与采购方一起形成文件经双方签字确认，作为项目的执行文件供双方参照。

4、项目培训

服务公司需根据加工计划配置项目岗位并确定参与项目人员名单，准备培训资料，对所有参与项目人员根据《档案数字化加工技术标准与操作规范》《培训考核表》进行本项目公共内容集中培训和分岗位的对口培训。

5、加工场地及平台搭建

服务公司根据需要安排布置加工场地，对加工场地进行清理、布置，在安保条件具备时加工设备进场安装调试，要求做到区域明确、设备（硬件及网络系统）正常、辅助工具齐备、摆放整齐有序。

6、试运行与试生产

场地及平台搭建完成后，加工操作人员进入工作岗位，由熟悉公安档案整理业务人员对其进行本项目实操培训；培训完成后，进入试生产阶段；试生产阶段的一切要求均按正式加工生产要求进行，加工产品均为正式提交用户产品。

7、系统调整

根据一定生产期的积累和人员能力测试等，为提高整个生产线的工作效率，服务公司应及时进行方案及人员等方面的系统调整，以确保整个项目顺利实施。

8、加工生产阶段

在完成了前期准备阶段的所有工作后、经过试生产及系统调整，加工工艺确定，生产线工序、人力配置合理，进入稳定生产阶段。随着生产的进行，数据交付与验收随之进行，按照质量要求，至加工完成，提供合格的数据，并经采购方组织验收，形成验收报告，项目实施即告结束，项目进入售后服务期。

9、售后服务

（1）自项目终验合格之日起， 要求服务公司提供三年的免费售后服务期。售后服务期内凡发现案卷加工存在问题的， 服务公司要及时、无偿地予以纠正，直至符合验收质量标准。

（2）基本售后服务项目：提供服务热线；在接到售后服务需求时，一般问题在4小时内解决，如需到场服务的，在接到电话的4小时内到达项目维护现场。发生严重问题时服务公司将及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

（3） 其他售后服务项目：对项目提供终身免费技术咨询服务；在项目免费售后服务期结束后，仍可向用户提供有偿技术服务。

第九章 项目服务需求管控

1、人员管控

（1）中标供应商须为本项目配备项目负责人及项目实施人员，本项目工程量大，工期进度要求高，因此对于进度计划的控制与人员管理要求极高，必须要有档案加工整理经验丰富的项目管理负责人和现场经理负责整个项目的管理与实施。

（2）本项目要求使用档案整理业务熟练人员，并在项目开始前针对本项目的具体情况（档案类型、采购方及招标文件要求）进行集中学习并考试，考试合格后上岗。本项目严格要求项目组成员的稳定性，在项目实施期间严把人员稳定性80%红线。

（3）所有服务公司项目施工人员防疫要求严格按照采购方相关制度予以核查落实。

（4）在项目合同签订前服务公司须带项目负责人至庐江县公安局，由庐江县公安局（甲方）评估配备的项目负责人是否胜任本项目工作，若无法胜任，服务公司无条件更换项目负责人直至甲方满意为止（由此产生工期延误由乙方自行承担责任），项目负责人一旦确认后，中途除甲方要求以及特殊情况外不得随意更换，项目组人员均须有很高的纪律性和自觉性。乙方项目负责人未到现场，项目组其他人员不得私自开工。施工过程中乙方所有人员配置及名单均要及时报送甲方纸质档案。

2、进度控制

本次数字化加工项目周期相对较长，服务公司应严格控制时间进度，在合同规定时间内完成所有任务（除不可抗事件外），要求服务公司对此作出书面承诺，延误视为违约。

3、量价管控

（1）在本合同规定完工时间内，经测算项目总费用小于项目招标预算，可以由同一服务公司对采购方指定的第11家单位继续开展整理加工工作，工作量以达到完成预算为准。

（2）服务公司在合同时间内完成规定任务后，经测算项目总费用不得超过招标预算费用。

4、设备及台帐保障

（1）本项目是档案数字化项目，对于项目中的扫描仪、电脑和耗材等使用保养要求较高，服务公司应在本项目正常的团队人员配备之外，再配备1名设备维护人员负责设备故障的排除及维护；

（2）要求服务公司对施工过程中产生的档案交接记录单、交接异常情况登记表、档案整理登记表、项目作业流程单、著录异常情况表、质检记录表、数字化加工初验表、加工成果移交单、最终验收报告单以及施工人员名册等所有基础台账统一制作，并提前交采购方审核通过，项目结束后，所有台账交采购方留存。

5、建场施工需求

为确保档案安全、及时处理各种现场问题，在确保按合同规定时间内完成所有项目服务的前提下，服务公司应对采购方不同加工服务对象合理统筹安排施工，采购方明确要求：针对不同加工服务对象进行档案整理、著录、扫描时，服务公司需独立建场施工。数据挂接场地按照高效便捷原则由采购方与服务方协商解决。

第十章 安全保密及消防要求

1、严格执行相关保密政策与法规，服务公司进场施工前必须对所有参与项目人员开展安全保密宣传，并签订保密协议，施工过程中必须确保档案资料和相关信息及数据不外泄、档案内容不修改、档案原件不遗失。如发生任何上述问题即视为重大安全事故，由施工方承担一切后果。构成违法犯罪的，应依法追究法律责任。

2、确保数据的安全保密，施工方除数据备份提供的存储介质，施工方不得有任何其它存储介质、个人电子设备入场，要求每个加工场地外配备个人物品储物柜，要求手机、U盘、照相机等其它电子设备一律存放储物柜中。

3、所有加工现场要求安装360度无死角监控设备，对现场进行全方位全天候实时监控，加工现场不允许无关人员进出，施工现场应独立封闭。

4、凡进入加工处理现场的设备原则上在加工工作未完成之前不得离开加工现场；对由于检修等特殊原因需离开加工现场的设备，需经采购方技术人员检测同意后方可办理手续移出加工现场；项目加工工作完成验收合格后，所有可存储硬盘介质（包含移动硬盘、U盘、光盘、PC或服务器存储盘）须留给采购方自行处理。

5、施工现场消防安全由施工单位全权负责，坚决杜绝消防隐患，施工单位必须对所有施工人员开展用电、防火安全宣传，以及消防设施设备应用培训，由此引发的任何安全问题将依法追究服务公司责任。

6、 施工单位要建立施工安全制度并要有明确督查措施，确保施工现场安全无事故。

第十一章 项目实施设备需求

挂接系统软件、施工现场监控设备、存储介质统一由服务公司提供；同时，服务公司还须提供数字化加工所需电脑及各种类型扫描仪；服务公司需免费提供数字化加工平台软件进行数字化流程加工，并免费提供质检功能软件进行质量检测。

第十二章 项目验收

1、验收标准

（1）整理参考验收标准

分类准确，页码编制准确，档号规范无明显错误。

（2）图像参考验收标准

一般图像：24bit真彩色，jpeg/PDF格式存储格式，JPEG压缩，300dpi.

照片：24bit真彩色，jpeg/PDF格式存储格式，JPEG压缩，600dpi.

图纸：24bit真彩色，jpeg/PDF格式存储格式，JPEG压缩，300/200dpi.

实物拍照：1000万像素以上。

图像偏斜度：1°以内，以视觉观察无明显偏斜。

图像整洁度：无黑边、无后期人为污渍。

图像美观度：图像居中显示，小于A4图片补齐为A4大小。

（3）条目参考验收标准

关键字段准确率达到100%；非关键字段准确率95%以上。

条目与图像的匹配度达到100%。

（4）装订参考验收标准

无漏页、倒页等情况，特殊纸张进行贴边处理等，使装订后的案卷符合阅读习惯。

若卷内目录需要更换的，则应当准确，一一对应。

2、 阶段性验收

（1）在项目实施过程中采取阶段性提交验收方式，以1000卷（件）或以后续确定的批次方式，在加工量达到批次要求，并且在数据自检合格后，提交采购方进行质检。

（2）为确保质检通过，对第一批成果数据采用全检的方式进行质检，后续批次可视批次数据成果的正确率情况进行抽检比例的调整，可维持在30%的抽检比例。

3、项目初验

在完成100%工作量并且所有的批次数据完成验收后，进行项目初验。项目初验小组成员由采购方和服务公司项目经理以及主要技术负责人共同组成，依据事先约定的验收标准进行逐项抽检验收。若存在不符合要求的数据，验收不合格时，服务公司将依据初验结果进行全面的检查和问题处理，及时对错误的数据进行修改，修改完成后再次提交申请初验。（初验合格后才可申请进入项目终验）

4、项目终验

（1）由采购方成立专家组对项目进行竣工验收，专家组人数至少应当为3人或3人以上的奇数。同时参与终验人员还包括：服务公司的项目经理、主要技术负责人、客户经理等相关人员；采购方的项目主要负责人、质检验收人员、档案员等相关人员。

（2）服务公司对项目实施过程中的文档材料进行整理，包含但不仅限于项目实施方案、相关标准、现场管理制度、人员保密备案材料、资产保密备案材料、项目流程单、日常工作日志、现场检查材料、监控检查记录、批次验收单、项目工作量汇总确认单等。相关材料装订成册，供验收小组评审。

（3）验收合格：符合相关标准规范要求、数据成果质量达标、项目管理符合安全保密要求、数据挂接质量达标等，可判定为合格。

（4）遇以下问题需提交复议：相关描述以及材料不完整导致较大争或相关数据质量标准模糊易造成误解的；存在一定的错误但非关键性错误需要进行整改的；专家组存在一定争议无法下结论的等不能通过终验的。需要复议情况下，采购方及服务公司视具体情况协商后进行处理，再适时重启相关终验流程。

（5）验收不合格：未按项目质量标准指标或合同要求达到所预定的主要质量标准指标的；所提供的验收材料不真实的；项目的内容、目标或标准等已进行了较大调整，而未得到采购方认可或书面确认的；实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或项目实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；违反相关法律法规或采购方档案整理及数字化项目建设方案的；以及出现泄密问题的；在合同规定时间内未完成项目任务的均可判定为不合格。

（6）项目验收结论在项目验收会现场出具，并由专家组、采购方、服务公司共同签字确认。

第十三章 报价要求

1、投标供应商应按要求在响应文件中注明拟提供服务的单价明细和总价；

2、投标供应商的报价应包含所投服务、保险、税费、验收和交付后约定期限内免费维保服务等工作所发生的一切应有费用。投标报价为签订合同的依据；

3、报价不得高于同类服务的市场平均价格。除非磋商文件另有规定或经采购人同意支付的，投标报价均不得高于项目预算。

第十四章 工期要求

整个项目要求在2022年10月31日前完成，随后立即组织开展验收工作。

第十五章 款项结算

本项目最终结算方式按照服务方项目完成后所有整理、著录、扫描挂接实际数量乘以投标人所投单价进行总量据实结算。

第十六章 付款方式

分期转账，合同签订后20个工作日内支付合同总金额的30%，项目实施完毕经验收合格后，以审计公司审计最终金额为准，一次性无息付清。

第十七章 知识产权

本项目产生的所有工作成果及数据产权全部归采购方所有。

第十八章 履约保证金

签订合同前，中标服务商应提交履约保证金。履约保证金金额为合同价的10%（保留到百位数），期限至合同履约完成。收受人为采购人。如服务方未能按期履行合同，采购方可从履约保证金中获得经济上的赔偿。

第十九章 违约责任

（一）服务方服务期限超过合同约定服务期限。如果服务方由于自身的原因未能按期履行完成合同，采购方可从履约保证金中获得经济上的赔偿。其标准为按每延期一周收取合同金额的5%，但误期赔偿费总额不得超过履约保证金总额。一周按7天计算，不足7天按一周计算。在此情况下，服务方不得要求采购方退还其履约保证金。

（二）服务方服务期限内未能履约。服务方在履行合同过程中，如果遇到不能按时履约情况，应及时以书面形式将不能按期履约的理由、延误的时间通知买方。采购方在收到卖方通知后，有权决定是否延长合同的履行时间或终止合同。如采购方终止合同，服务方不得要求采购方返还履约保证金；如采购方同意延长合同的履行时间，服务方必须在采购方规定的时间内提供符合质量标准的服务，由此造成的误期赔偿费按照前款约定执行。如服务方在采购方规定的时间内未能提供符合质量标准的服务，采购方有权终止合同，没收履约保证金，提请政府采购监管部门将服务方列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动。

（三）服务方履约不符合约定的质量标准，服务方必须重新提供符合质量标准的服务，由此造成的误期赔偿费按照前款约定执行。如服务方在采购方规定的时间内未能提供符合质量标准的服务，采购方有权终止合同，没收履约保证金，提请政府采购监管部门将服务方列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动。

（四）服务方将合同转包、擅自变更、中止或者终止合同的，采购方有权终止合同，并将提请政府采购监管部门对服务方进行采购金额千分之五的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动。

（五）采购方未能按时组织验收，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门给予处分，并予通报。

（六）采购方违反合同规定拒绝接收服务的，应当承担由此造成的损失。

（七）验收合格后，采购方未能按时提请付款，由财政部门责令限期改正，给予警告。

（八）采购方擅自变更、中止或者终止合同，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门给予处分，并予通报。

其它未尽事宜按相关规定执行。

四、报价要求

1、本项目预算120万元，投标供应商的投标报价不得超过此预算；

2、投标供应商应按要求在响应文件中注明拟提供服务的单价明细和总价；

3、投标供应商的报价应包含所投服务、保险、税费、验收和交付后约定期限内免费维保服务等工作所发生的一切应有费用。投标报价为签订合同的依据；

4、报价不得高于同类服务的市场平均价格。