采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	付款方式：签订合同项目进场2个月后，支付合同价款的 30%；项目验收合格后在收到中标方开具的发票五个工作 日内由需方支付剩余款项； 供应商提交的响应文件中如有关于付款条件的表述与谈 判文件规定不符，将被视为实质性不响应，将导致谈判无 效。
2	服务地点	由采购方指定
3	服务期限	自合同签订之日起 8个月内完成。
4	……	………………

 二、项目概况：

2019年庐江县退役军人档案由县人武部移交到退役军人事务局，主要是自1956年-2021年退出现役士兵的个人档案。现有存量档案约2.5万卷（人），约100万页。传统档案管理方式表现出效率低、保密性差、大量的文件和数据查找不方便、维护更新不及时等弊端，严重影响正常档案管理工作。随着信息技术的发展，传统档案管理方式的弊端愈发凸显，已经难以适应档案管理现代化的要求，也无法满足社会公众查询利用档案的需求。面对新形势、新任务、新挑战，如果不及时改进档案管理手段，并提高信息化水平，在这个信息化时代，存在大量馆藏档案因缺乏数字化管理而流失、损毁的风险，因此档案信息化建设刻不容缓，急需实现档案的整理、数字化、管理、利用的全流程管理。

三、服务需求

（一）内容与数量

本次主要工作内容为庐江县1956-2020年度部分退役军人纸质档案的档案整理和数字化加工及相关配套档案用品及备份等工作。包括对列入数字化范围的纸质档案规范化整理后，再进行著录和扫描工作，备份并完成退役军人档案信息化建设等工作。具体加工数量和费用结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算,费用不超过项目预算金额。

序号	工作内容	单位	数量（预估）	备注
1	档案数字化加工	页	1000000	以A4幅面为准，其他幅面以A4幅面折算。
2.	档案整理	卷	25000	按要求排序整理归档，部分材料需裱糊。
3.	档案条目著录	条	75000	对每卷档案数字化著录。
4.	存储移动硬盘	块	3	爱国者品牌，4T内存。数据备份3份，分别刻录为原始JPG、修正后JPG和PDF格式。
5.	档案袋	个	25000	高档牛皮纸标准档案袋
6.	档案盒	个	2500	根据档案袋大小设计，含不干胶档案标签。
7.	档案信息化建设	套	1	单独完成并安装一套所有退役军人档案数字化成果和条目上传挂接，满足日常数字化档案查询。

（二）档案数字化加工技术需求

主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、著录修订、后期整理装订、质量自检、档案归还等，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

2.1调档交接：中标方应指定专人按照与庐江县退役军人事务局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与采购方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.2档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据庐江县退役军人事务局约定的规则察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

2.21目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由采购人进行审核。

2.22拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

1.档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

2.档案扫描

2.1扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

2.2扫描色彩模式

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

2.3扫描分辨率

扫描分辨率要求300dpi，影像保存格式为JPG格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

2.4扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人审核同意后，进行处理。

3.图像处理

3.1纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

3.2去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

3.3图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

3.4裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

4.图像存储

4.1存储格式

要求采用JPEG或DJVU格式存储保存。

4.2图像文件的命名

存储时应按全宗、目录、案卷分级建文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。

文件夹命名：遵从实体档案的编号规则，总体上初步定为：全宗号3位；目录号3位；案卷号3位；页号3位或7位（末份文件夹的命名为7位），如有特殊情况需与庐江县退役军人事务局协商处理。

文件命名各组成部分名字长度为：全宗号3位；目录号3位；案卷号3位；页号3位。（不足以上位数的以“0”补齐）命名标准其组成格式简单表述如下：

全宗号 — 目录号 — 案卷号 — 页号

     

3位 3位 3位 3位

165-001-001-001

每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

5.条目著录

对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。

6.著录修订

对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。著录的错误率应小于千分之一。

7.后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

8.质量自检

加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交招标人验收。

9.档案归还

应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报采购人进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

10.数据备份

10.1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

10.2备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电子文件需要提交移动硬盘做备份之用，数据制作备份叁份，数据分别刻录为原始JPG、修正后JPG和PDF格式，并刻录相应的说明，备份所需硬件由采购人提供。

 10.3数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

10.4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

10.5备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

11.数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

（三）档案规范化整理技术需求

为了保证本次档案整理的质量和效率，档案整理操作将采用流水线加工方式进行。档案整理的一般流程包括档案提调移交、档案整理（包括分件顺号、拟写标题、文件排序、文件秩序固定、重份档案处理、填写备考表、包装等工序）、质检验收和档案还库移交等工序。加工流程图如下所示：

主要工序简要说明如下：

1.档案提调移交：从档案库房提取需要进行数字化前整理的档案原件到加工现场（根据工作进度领取），根据需要清点到卷，记录每卷档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

2.档案整理：整理人员对档案原件进行分件顺号、拟写标题、文件排序、处理重份档案、填写备考表、包装还原等整理操作。并做好档案整理的登记工作。

3.质检验收：对整理完成的档案和条目数据进行质量检查，差错率超过质量标准的退回返工。

4.档案还库移交：质检验收通过后，档案交接人员在整理场地指定地点向客户方工作人员移交整理完成的档案，情况无误后双方共同签署《档案还库移交单》，档案交接人员协助客户方档案提调组人员将档案归还至库房。

（四）档案整理实施细则

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等组成有序体系的过程。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限，便于保管和利用。

档案整理主要包括档案交接、档案整理、质量检查、档案归还等工序。下面对每一工序进行详细介绍。

1.档案交接

双方指定专人按照与共同制订的计划分批次对需要进行整理的档案及资料进行调档，并一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。具体工作如下：

1.1档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写《档案交接记录表》。档案领取需及时，以保证项目组正常运作，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。

1.2用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案数量，保证所领取的档案是正确的，填写《档案交接记录表》和《档案数量确认单》。

1.3如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则填写《档案交接异常情况登记表》，提交用户进行处理。如果没有偏差，则双方签字确认。

1.4档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。

1.5周转库房管理员确认和接收领取的档案。

1.6领取的档案整理完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交给档案交接员。

1.7档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写《档案交接记录表》，提交用户。

1.8用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记《档案交接异常情况登记表》，交给周转库房管理员进行处理。

1.9确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。

2.档案检查

2.1整理人员向周转库房管理员领取本组待处理档案，填写《档案确认领卷单》。

2.2周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据档案信息填写《档案数量确认单》中相应项：档号、卷皮标明的张、页数。

2.3整理人员逐页清点案卷张、页数。如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写《异常情况登记表---档案数量确认》，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。

2.4整理人员清点完成，填写《档案数量确认单》中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等。

2.5完成一批双方签字确认，填写《工作流程单》。

3.档案整理

档案整理是按照国家退役军人事务部及庐江县退役军人事务局的要求对需要整理的档案进行分件顺号、拟写标题、文件排序、文件秩序固定、重份档案处理、填写备考表、包装等整理工作。

3.1整理人员向周转库房保管员领取档案，清点档案数量，填写《档案数量确认领卷单》。

3.2分件顺号：整理人员将档案打开，按照国家退役军人事务部及庐江县退役军人事务局的要求，对档案实行一文一件的方式进行整理。

3.3拟写标题：整理人员给每一档案拟写标题。

3.4文件排序：整理人员对件内每“件”档案，依照内容、时间、地域、作者等要素进行整理、排序，确保文件的有机联系。

3.5文件秩序固定：档案整理人员对排序完成的文件，编写页号，固定文件顺序。

3.6重份档案处理：整理人员对案卷进行解读，对同一全宗和同一案卷内出现的形式和内容完全重复的档案在目录和备考表上进行标注和说明。

3.7填写备考表：整理人员按照庐江县退役军人事务局提供的备考表规范，填写备考表，置于档案尾部。

3.8档案包装：对整理好的档案通过装盒或入袋等形式保管。

3.9填写《档案整理记录表》。

3.10将加工完成的档案移交至周转库房管理人员，周转库房管理人员确认无误后签字确认，将档案放入半成品区。

4.质检整改

4.1对档案整理的质量进行检查，将差错率超过质量标准的退回返工，档案整理人员及时将原整理过程中出现的差错进行修改，并进行回溯、自查。

4.2对出现的较为严重的类型性差错，项目加工组将出具相应的书面情况说明，以备存档。

4.3对检查范围内，档案著录的质量进行检查，将差错率超过质量标准的退回返工，档案著录人员及时将原著录过程中出现的差错进行修改，并进行回溯、自查。

4.4抽检合格后，质检验收完成。

4.5经采购人质检合格的档案存入待还成品档案架柜，由双方共同加贴封条。

5.档案归还

档案归还是整理工作的最后步骤。庐江县退役军人事务局档案提调组人员对待归还档案进行检查确认，情况无误后双方共同签署《档案入库移交单》。

5.1领取的档案质检合格后，档案交接人员准备待归还档案，交给档案交接员。

5.2档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写《档案入库移交单》，提交庐江县退役军人事务局档案提调组工作人员。

5.3庐江县退役军人事务局档案提调组工作人员对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记《异常情况登记表》，交给档案交接人员进行处理。

5.4确认无误后，双方在《档案入库移交单》上签字确认。

5.5签字确认后，档案交接人员归还档案。

（四）验收要求

1.加工单位数据自检合格后，递交招标人验收。数据验收首批以5千幅为单位，验收合格后以1万幅为单位，分批由加工单位自检合格后提交。

2.招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

3.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过。

4.加工项目结束后，需向县退役军人事务局提交档案数字化扫描件、多页合并后的PDF格式档案原文，一式贰份，用于脱机硬盘存储之用。

（五）时间要求

合同签订后的8个月完成。

（六）安全要求

严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定。档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在采购方工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7.加工过程安全要求：

7.1对服务器的操作有安全监管措施。

7.2 USB端口封闭使用。

7.3各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

7.4按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（七）应遵循的业务标准

1.管理性标准规范

1.1《中华人民共和国保守国家秘密法》

1.2《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

1.3《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

1.4《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

1.5《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2.业务性、技术性标准规范

2.1《中华人民共和国档案法》；

2.2《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

2.3《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；

2.4《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)；

2.5《中央档案馆档案接收标准》；

2.6《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)；

2.7《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)；

2.8《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002)；

2.9《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)；

2.10《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

（八）售后服务要求

1.说明服务支持方式。

2.售后服务期限：一年期免费维护，其所需费用包含在投标报价内，招标人不再支付任何费用。

3.售后服务响应时间：接到用户电话后2小时内响应，8小时内上门服务。

4.售后服务问题解决时间：一般问题在8小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

5.列出售后服务内容。

（九）其他要求

1.采购人提供加工场地、电源等办公基础设备支持。现场办公桌椅、数字化加工人员所用电脑、档案扫描所需的相应设备、数字化加工软件、归档所用档案盒、档案袋由中标方提供。

2.供应商须在响应文件中作出书面承诺：如果我公司成交，我公司将在公示之日起3个工作日内前往庐江县档案馆进行实地档案管理软件数据挂接调研并现场进行数据挂接测试，如数据成果挂接测试未成功，按自动放弃中标资格处理，由此产生的一切相关责任均由我公司承担。

数据挂接测试要求：一是供应商至少提供1000条以上目录数据及对应的全文(PDF格式)进行批量挂接测试，测试数据须包含文书案卷类和一文一件类，目录须符合国家《档案著录规则》（国标：DA/T 18-1999）。测试前由庐江县档案馆工作人员检查数据是否符合要求，数据是否真实有效。数据需具备多样性，禁止单条复制（一经发现有权拒绝测试并取消资格，责任自负），符合上述要求后方进入测试环节。投标单位所提供数据的硬盘必须经过全面杀毒，一旦发现数据异常立即终止测试并宣布挂接失败。二是测试工作由庐江县档案馆指定人员进行。测试只提供一次机会，现场以20%的比例对挂接成果进行抽捡，抽检合格率必须为100%，确认测试通过。三是供应商现场挂接测试所提供的数据需承诺不具备任何涉密性质（提供承诺书）。

3.双方各指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

4.要求中标供应商在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

5.要求投标商中标后，在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

6.各参与磋商竞价公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等；

7.档案扫描报价以A4幅面作为一页为标准单价，更大幅面以A4面积倍数进行同比价格折算，小于A4幅面的，以A4标准记为一页来计算。在结算单价外,不再额外增加任何费用。

庐江县退役军人档案整理数字化加工服务建设项目

现场勘查记录及承诺函

 

庐江县退役军人事务局：

  （单位名称）于 年 月 日前往庐江县档案馆就《庐江县退役军人档案管理和数字化加工服务》项目中数据成果挂接事宜进行现场查勘调研，详细了解了庐江县档案馆目前投入运行的档案综合管理系统平台相关架构及数据要求，结合本项目实际情况，我司承诺将严格按招标文件要求组织实施，按时、按质完成项目进度，同时经现场数据测试，项目数据成果可以实现与庐江县档案馆档案综合管理系统平台的无缝挂接。

被调研单位：庐江县档案馆（签章） 投标单位：（签章）

时间： 年 月 日 时间： 年 月 日

四、报价要求

  投标人按总价报价，但总报价不得超过预算价格。

五、其他要求

要求上岗人员按照采购人工作时间上下班，不得迟到、早退、旷工，遵守采购人的相关管理规定，自行解决食宿问题。