采购项目需求

一、项目背景

为深入贯彻落实长三角一体化发展国家战略和省第十五次党代会精神，推进省委、市委关于推进经济稳进提质攻坚行动的决策部署落深落细，努力建设长三角城市群重要中心城市，加快打造世界重要人才中心和创新高地的战略节点以及长三角金南翼最具创新活力的产才融合典范市、青创人才理想城、营智环境标杆地，拟定于9月中旬举办以“才聚长三角·共促一体化·智胜新时代”为主题的2022中国浙江“星耀南湖·长三角精英峰会”（以下简称“峰会”)。

 

二、项目具体要求

（一）活动内容

时间	地点	容纳人数	大致流程
1、开幕式
9月16日上午	晶晖嘉宴中心南湖厅	450人	开场视频（历届峰会回顾）、领导嘉宾致辞、发布环节、揭牌环节、签约仪式、开幕式启动环节。
2、长三角人才一体化发展城市联盟第五次联席会议
9月15日下午	嘉兴华美达酒店华美达A厅	65人	邀请城市联盟齐聚嘉兴，总结工作情况及成效，商讨新思路新举措。
3、现代产业学院建设高峰论坛暨产教融合成果展示现场会
9月16日下午	晶晖酒店晶晖A厅	150人	邀请专家主题演讲、举办圆桌论坛。
4、首届嘉兴清华校友创新发展大会
9月16日晚上	嘉兴希尔顿酒店多功能厅	60人	邀请清华青年才俊分享求职求学、创业创新经历经验等。
5、知识产权创新保护南湖数字峰会
9月16日下午	晶晖酒店嘉禾厅	100人	邀请知识产权专家学者分享经验等。
6、晚宴服务
9月15日晚上	万豪一楼大宴会厅	80人	领导与院士等嘉宾餐叙

 

（二） 服务内容

1、策划设计方案

根据场地进行合理规划，提供一套本次活动系统设计构思，内容如下：整体大会创意策划和设计方案，相关项目推进人员，包括但不限于“开幕式活动的布局规划，动线规划，环节创意方案，主kv设计，其他整套延展设计，展览展示三维设计”。

 

2、开幕式：计划参加人数450人

A、视频微站等制作

视频微站等创意设计制作，包括但不限于“开场视频、发布环节视频、揭牌仪式视频、启动仪式视频、动态kv视频、微站搭建、活动倒计时海报”等。

 

B、场地搭建

（1）现场搭建

地点：晶晖嘉宴中心南湖厅及序厅和外场

（2）负责设计整个现场搭建、设备安装、完工后按要求拆卸等相关事宜。现场应包含但不限于以下内容：定制道旗、指示牌、门头、日程背板、欢迎艺术装置堆头、城市风貌展板、历史回顾墙、主舞台、讲台、贵宾沙发、贵宾茶几、签约仪式道具、启动仪式道具、媒体台、控台围挡、LED屏幕底座、LED屏幕、视频控制系统、雷亚架、灯光、音响、无线对讲系统、一米栏等及配套辅助设备。

（3）设置VIP休息室，内容包含背景板、贵宾沙发、贵宾茶几等。

（4）根据采购人确认过的设计方案进行场地的搭建，要求场地搭建符合国家对场地搭建的安全要求，活动结束，由供应商安排人员对设备进行拆卸。在场地搭建及拆卸过程中，发生因搭建和设备造成的安全问题，由供应商负责。

 

C、设施设备、物料以及人员安排

（1）灯光：成像灯、LED帕灯、洗墙灯、四眼观众灯、三合一光束灯、切割灯、MA2灯光控制台、truss架、电动葫芦、硅箱、灯光片等。现场需要经验丰富的灯光师给予技术支持。

（2）音响：全频列线阵、超低音箱、返听、PA模拟调音台、数字音频处理器、双效果处理器、均衡器、手持无线话筒、无线话筒接收器、有线电容话筒、无线耳麦等。现场需要经验丰富的音响师给予技术支持。

（3）LED屏幕：LED屏幕，视频控制系统、电脑等

注：租赁设备中控台设备须有备份设备及系统，预备用于替换故障设备的设备，保证项目的正常运行。

（4）定制物料：包括但不限于纸质邀请函、大会手提袋、会议手册、胸卡挂绳、主持人手卡、席卡、VIP亚克力套小席卡、定制话筒盒、接机牌、车头牌、车头贴、椅背贴、定制矿泉水、漫画小手册、政策折页、餐券、徽章、通行证、定位地贴、车辆通行证、车贴、奖杯、志愿者服装等等。

（5）技术人员支持：技术总监，技术经理，技术助理，技术顾问等多人提供技术保障。

（6）其他人员安排：视频工程师，灯光工程师，音响工程师，及其助理，搭建工人，现场速记员，礼仪模特、主持人等。

 

D、拍摄制作：负责现场照片拍摄工作，花絮视频拍摄和剪辑

（1）要求配备摄影师，进行云相册照片直播。

（2）要求配备花絮视频拍摄师，进行开幕式花絮视频拍摄和剪辑。

 

3、长三角人才一体化发展城市联盟第五次联席会议：计划容纳人数65人

（1）以大圆桌形式进行，负责会议现场搭建、布置，包括背板、音响系统、灯光、电视显示屏幕（含控制系统）及配备相关技术人员；落实场地的各类搭建及布置，以及后期的拆卸工作。

（2）设置分会场签到区，内容包含：签到背板、指示牌等。

（3）负责现场维护、协调等后勤服务工作。

（4）负责会议现场照片拍摄工作。

（5）技术人员支持：灯光工程师，音响工程师，视频工程师。

（6）人工运输支持：搭建和拆卸人工，车辆运输。

 

4、现代产业学院建设高峰论坛暨产教融合成果展示现场会：计划容纳人数150人

（1）负责论坛活动现场搭建、布置，包括但不限于：指示牌、签到背板、射灯、舞台踏步、舞台地毯、讲台kt板、音响、灯光、翻页笔、视频控制系统、主持人手卡、席卡、定制话筒盒以及配备相关技术和工作人员；落实场地的各类搭建及布置，以及后期的拆卸工作。

（2）负责活动现场维护、协调、接引、执行等后勤服务工作。

（3）负责论坛活动现场照片拍摄工作。

（4）技术人员支持：灯光工程师，音响工程师，视频工程师

（5）人工运输支持：搭建和拆卸人工，车辆运输。

 

5、首届嘉兴清华校友创新发展大会：计划容纳人数80人

（1）负责现场搭建、布置，包括但不限于：指示牌、签到背板、射灯、舞台、舞台地毯、舞台踏步、音响、灯光、翻页笔、主舞台LED屏幕、视频控制系统、控台围挡、会议活动手册、主持人手卡、合影icon制作、定制话筒盒、视频制作、以及配备相关技术人员；落实场地的各类搭建及布置，以及后期的拆卸工作。

（2）负责活动现场维护、协调、接引、执行等后勤服务工作。

（3）负责现场照片拍摄工作。

（4）技术人员支持：灯光工程师，音响工程师，视频工程师

（5）人工运输支持：搭建和拆卸人工，车辆运输。

 

6、知识产权创新保护南湖数字峰会：计划容纳人数100人

（1）负责现场搭建、布置，包括但不限于指示牌、签到背板、射灯、舞台、舞台地毯、舞台踏步、贵宾沙发、贵宾茶几、控台围挡、讲台kt板、音响、灯光、提词器、翻页笔、主舞台LED屏幕、视频控制系统、、会议流程单页、主持人手卡、席卡、定制话筒盒技术人员及配备相关技术人员；落实场地的各类搭建及布置，以及后期的拆卸工作。

（2）负责活动现场维护、协调、接引、执行等后勤服务工作。

（3）负责论坛活动现场照片拍摄工作。

（4）技术人员支持：灯光工程师，音响工程师，视频工程师。

（5）人工运输支持：搭建和拆卸人工，车辆运输。

 

 

7、晚宴服务：计划容纳人数80人

（1）负责现场搭建、布置，包括但不限于木质倒T指示牌、堆头造型、背板、话筒系统、席卡、贵宾沙发、贵宾茶几、背板、舞台、舞台地毯、舞台踏步、讲台包边、主舞台LED屏幕、视频控制系统、灯光、音响、提词器；落实场地的各类搭建及布置，以及后期的拆卸工作。

（2）设置分会场签到区，内容包含：签到背景板、指示牌等。

（3）负责活动现场维护、协调、接引、执行等后勤服务工作。

（4）负责论坛活动现场照片拍摄工作。

（5）技术人员支持：灯光工程师，音响工程师，视频工程师

（6）人工运输支持：搭建和拆卸人工，车辆运输。

 

（三）服务要求

1、项目实施过程中若发生相关的安全事故由供应商自行负责。安装队伍必须加强管理，遵守现场的一切规章制度，文明安装，注意安全；安装期间，必须服从采购人管理，材料设备等货物进场须经采购人验货后才能安装；供应商的安装人员、安装机械或在运输装卸途中对其他设备及邻近管线等造成损坏，应由供应商负责修复及承担一切费用；无论安装期间或退换过程中，供应商负责及时清理垃圾，包含活动期间及活动结束后的垃圾清理，垃圾清理要求符合相关规定。

 

2、项目实施过程中必须提供和落实活动正常举办必要的保障，包含但不限于：

1）活动期间，按照各自职责，明确分工，强化落实，确保各项活动顺利进行。

2）活动现场布置：供应商可根据各活动内容策划设计，最终方案需经采购人确认。

3）安全保障：

a)明确安全项目导演负责项目实施全过程的管理协调工作。

b)搭建舞台必须符合消防安全相关规定，必须做好防火处理。

c)舞美所用的所有材料、涂料、器材必须符合国家规定的防火、无毒等相关标准，安全等级标准。

d)遵守场地方的施工管理要求，文明施工，安全施工。

e)场地搭建、器材安装、演职人员和观众等所有人员的安全应急保障（包含舞美安全、人员人身安全、疫情防控符合当地疫情防控要求以及其他意外因素等）。

4）根据本条安全保障内容，在合同期及活动期间所属人员的人身安全应由乙方负责，并做好人员投保工作，为现场人员、其他工作人员、施工人员等购买保险。

 

3、应急响应：

1）在活动正式使用前，对甲方提出的应急情况要求在0.5小时内予以电话响应，小故障要求在2小时内修复完成，大故障要求在6小时内修复完成。

2）活动期间，应急人员全程驻场，对甲方提出的应急情况要求第一时间响应，要求故障在5分钟内修复完成，预计无法在此时间段完成修复的，则要求在5分钟内更换上新的备用设备【备用设备乙方根据项目实际准备充分】。

3）配备足量的现场引导人员，做好活动引导人员的培训和现场引导工作。

4）配备足量的应急响应人员，做好突发应急情况的响应工作。

 

4、安保防疫要求：

（1）配备基础防控所需的物料（包含但不限于嘉宾防疫包、口罩、红外测温系统等）。

（2）现场安保管理：配备足量的现场安保人员及安检门、安检仪等必要设备。

（3）为市外邀请参会人员提供落地核酸检测服务。

（4）信息化会议系统：提供包括但不限于峰会重要嘉宾邀请、揭牌签约项目申报、峰会（含开幕式、重点活动）参会人员报名、防疫信息上传核验、扫码签到、防疫数据实时读取等功能的信息化办会系统。

 

三、验收

1、供应商须无条件接受采购人质量检查和管理，共同把好质量关；

2、供应商的所有方案须经采购人书面确认后方可施工；

3、供应商舞台布置搭建过程中必须做好成品保护，项目活动结束之前均由供应商负责保管，在此期间不管何种原因所造成的破坏或损毁（除采购人人为损坏之外)，均由供应商负责修理或更换，且造成的其他相关损失也由供应商负责；

4、未尽的技术条件及要求均按国家标准和行业标准执行。

 

四、其他要求

1、本项目投标报价应包含但不限于室内、室外环境布置、设计及物料制作、配套给排水、电路安装等招标文件规定内容的策划设计费、人工费、材料费、运输费、施工费（现场施工用水、用电费，安全文明施工费，保险费，管理费，利润，风险等一切费用）、应缴有关税费以及完成与本项目相关的所有费用。

2、布置搭建要求流线顺畅，要考虑不同活动的不同需求，考虑人性化设计，创意设计。供应商中标后应根据中标方案结合采购人提出的效果展示方面的要求，进一步深化方案，并制作详图。

3、项目实施过程中若发生相关的安全事故由供应商自行负责。安装队伍必须加强管理，遵守现场的一切规章制度，文明安装，注意安全；安装期间，供应商必须服从采购人管理，材料设备等货物进场须经采购人验货后才能安装；供应商的安装人员、安装机械或在运输装卸途中对其他设备及邻近管线等造成损坏，应由供应商负责修复及承担一切费用；无论安装期间或退换过程中，供应商负责及时合理合规的清理所有垃圾。

4、供应商可先到项目地点充分了解地理位置、情况、道路、储存空间、装卸限制及施工配合等任何其他足以影响投标报价的情况，任何因忽视或误解项目现场而导致的索赔或工期延长申请将不被批准。

供应商应结合项目特征，考虑施工过程中可能发生的赶工，相关措施费用包含在投标总价中，结算时不作调整。

5、供应商交付所有经采购人验收确认的布展内容后，还应对采购人的整个活动全过程提供技术支持及维护保障，确保活动正常举办。

6、供应商最终完成的效果若未达到经采购人确认过的方案图的效果，则供应商无条件进行整改，直到达到方案图效果，所发生的费用均由供应商承担。完成的效果达到经采购人确认过的方案图效果的，但因特殊原因需要进行调整的，双方可签订新增联系单，新增联系单部分内容联系单经采购人及跟审单位确认后，按实进行结算。

7、设计版权要求：供应商保证提供的服务不侵犯任何第三方的专利、商标或版权或其他合法权利。否则，供应商须对第三方承担全部责任并承担因此而发生的所有费用。在本项目进行过程中，所产生的所有与本项目相关的，无论以任何载体形式出现的工作成果，其设计版权均属于采购人所有。

8、供应商应确保承包内容在活动期间的安全性，并做好投保工作。供应商在布展期间及活动期间所属人员的人身安全应由供应商负责，并做好人员投保工作。

9、投标单位应配备专业项目团队，负责整个项目实施过程中的跟进服务。项目团队中拟派项目负责人1名，负责项目实施全过程的管理协调工作，自进场施工开始应全程到场管理项目直至活动结束；本项目设计主负责人自项目进场施工开始，应全程指导施工直至项目达到交付使用条件；活动联络协调人员不少于2人，负责与采购人、本项目其他承包商的工作联络与协调。

 

 

五、项目主要清单

（采购人提供基本清单，基本清单的内容为必需的内容，供应商不得删除。供应商根据自行设计的方案，可在表尾增加项目内容）

序号	项目内容	要求	数量	单位	备注
一、策划设计方案
1	项目人员	项目总控，项目经理，平面设计人员，3维设计人员，策划人员，执行经理等，驻场办公，包含差旅	1	项
2	方案策划	整体大会方案创意策划	1	项
3	画面设计	整体kv及延展创意设计、展览展示三维设计	1	项
二、开幕式
A	视频微站等制作
1	开场视频	前三届视频回顾剪辑，2min左右	1	条
2	发布环节视频	2min左右	2	条
3	揭牌仪式视频	6s左右	3	条
4	启动仪式视频	10s左右	1	条
5	动态kv视频	根据主kv制作动态视频	1	条
6	活动倒计时海报	文案+设计	3	张
7	微站	微站搭建制作运营	1	项
B	场外及序厅搭建
1	道旗	定制户外道旗，放在酒店门口制造氛围	40	个
2	指示牌	定制造型指示牌	4	个
3	欢迎入口门头	定制造型门头，放在酒店大门口，营造氛围	1	项
4	日程背板	8m*3m	24	平方
5	序厅欢迎艺术装置	定制造型	1	项
6	26联盟城市风貌展示墙	定制造型展示墙	1	项
7	峰会历史回顾墙	定制造型，内含led屏幕，屏幕尺寸4m*2.5m	1	项
C	VIP休息室
1	背景板	14m*4m	56	平方
2	贵宾沙发		26	个
3	贵宾茶几		24	个
D	场内搭建
1	主舞台	定制异形舞台，尺寸：42m*7m，含地毯，台阶，斜坡	1	项
2	讲台	木结构定制异形讲台	1	个
3	Led屏幕底座	垫高屏幕	1	项
4	贵宾沙发		84	个
5	贵宾茶几		42	个
6	签约仪式道具	定制签约柱子+ipad	18	套
		签约系统	1	项
7	启动仪式道具	定制数控遥控启动仪式	1	项
8	媒体台	木结构搭建	1	项
9	控台围挡	控台围挡	1	项
10	LED主屏	42m＊5.5m	231	平方
11	视频控制系统	电脑、无缝切换器，处理器，拼接器、以及辅助设备	1	项
12	雷亚架	led屏幕背架	1000	根
13	灯光	运用多种型号灯光，营造现场氛围	1	项
14	音响	会议高规格音响，含话筒，耳麦等	1	项
15	无线对讲系统	无线对讲耳机及接收器	1	项
16	一米栏		60	个
E	摄影
1	摄影师	云相册照片直播，含往返交通住宿	4	人
2	花絮视频拍摄剪辑	花絮视频拍摄包含剪辑	1	项
F	定制会议物料
1	纸质邀请		200	套
2	大会手提袋		1200	套
3	会议手册		800	套
4	胸卡挂绳		1500	套
5	主持人手卡		300	张
6	席卡		500	个
7	VIP亚克力套小席卡		200	个
8	定制话筒盒		40	个
9	接机牌		35	个
10	车头牌		70	个
11	车头贴		105	个
12	椅背贴		600	个
13	定制矿泉水		1000	瓶
14	漫画小手册		500	套
15	政策折页		1000	套
16	餐券		1000	张
17	通行证		300	份
18	定位地贴		10	套
19	胸卡贴标		200	张
20	车辆通行证		200	张
21	车贴		200	张
22	奖杯	定制奖杯	20	个
23	志愿者服装	定制志愿者服装	50	人
G	技术组人工/运输
1	技术人员	技术总监，技术经理，技术助理，技术顾问等多人提供技术保障，含住宿餐饮交通	1	项
2	工程师	视频工程师，灯光工程师，音响工程师，及其助理，含住宿餐饮交通	1	项
3	搭建工人	满足现场的搭建时间要求和彩排要求，准时交场	1	项
4	速记	现场速记员	1	人
5	礼仪模特	含服装（彩排+现场）	8	人
6	主持人	电视台主持人	1	人
7	运输费用	箱式货车	1	项
三、长三角人才一体化发展城市联盟第五次联席会议
1	背板	11m*4m	44	平方
2	音响系统	满足大圆桌26人同时可以讲话	26	支
3	灯光	营造现场氛围	1	项
4	电视显示屏幕（含控制系统）	多台屏幕在圆桌中心，满足大圆桌26人同时可以观看提词器	1	项
5	摄影		1	人
6	技术人员	灯光工程师，音响工程师，视频工程师	1	项
7	人工运输		1	项
8	签到背板	5m*3m	15	平方
9	指示牌		4	项
四、现代产业学院建设高峰论坛暨产教融合成果展示现场会
1	指示牌		5	个
2	签到背板	尺寸：5m*3m	15	平方
3	射灯	照明背板	3	个
4	舞台踏步		1	条
5	舞台地毯		60	平方
6	讲台kt板	kt板材质	1	个
7	音响	会议高规格音响，含话筒，耳麦等	1	项
8	灯光	营造现场氛围	1	项
9	翻页笔	普通翻页笔	1	项
10	视频控制系统	电脑、无缝切换器，处理器，拼接器、以及辅助设备	1	套
11	签约系统	现场与led屏幕互动	1	套
12	主持人手卡		50	张
13	席卡		200	个
14	定制话筒盒		4	个
15	摄影		1	人
16	技术人员	灯光工程师，音响工程师，视频工程师	1	项
17	人工运输		1	项
五、清华校友创新发展大会
1	指示牌		2	个
2	签到背板	4m*3m	12	平方
3	射灯	放置在签到背板上，间隔1m	8	个
4	舞台	尺寸：7m*3m	21	平方
5	舞台地毯		20	平方
6	舞台踏步		1	条
7	音响	会议高规格音响，含话筒，耳麦等	1	项
8	灯光	营造现场氛围	1	项
9	翻页笔	普通翻页笔	1	项
10	主舞台LED屏幕	尺寸：7m*3m	21	平方
11	视频控制系统	电脑、无缝切换器，处理器，拼接器、以及辅助设备	1	套
12	控台围挡		1	项
13	会议活动手册		150	套
14	主持人手卡		50	张
15	合影icon		10	个
16	定制话筒盒		4	个
17	视频制作	素材剪辑	1	条
18	摄影	拍摄照片	1	项
19	技术人员	灯光工程师，音响工程师，视频工程师	1	项
20	人工运输		1	项
六、知识产权创新保护南湖数字峰会
1	指示牌		4	个
2	签到背板	4m*2.5m	10	平方
3	射灯	放置在签到背板上，间隔1m	3	个
4	舞台地毯		60	平方
5	舞台踏步		1	项
6	舞台斜坡		1	项
7	贵宾沙发		10	个
8	贵宾茶几		10	个
9	控台围挡		1	项
10	讲台kt板	kt板材质	1	个
11	音响	会议高规格音响，含话筒，耳麦等	1	项
12	灯光	营造现场氛围	1	项
13	提词器	55寸液晶显示器	2	套
14	翻页笔	普通翻页笔	1	项
15	主舞台LED屏幕	尺寸：8m*4m	32	平方
16	视频控制系统	电脑、无缝切换器，处理器，拼接器、以及辅助设备	1	套
17	会议流程单页		100	张
18	主持人手卡		30	张
19	席卡		12	个
20	定制话筒盒		4	个
21	摄影	拍照	1	人
22	技术人员	灯光工程师，音响工程师，视频工程师	1	项
23	人工运输		1	项
七、晚宴服务
1	指示牌		4	个
2	堆头造型	定制异形堆头	1	个
3	欢迎背板	尺寸：8m*3.5m	28	平方
4	音响系统	高档鹅颈麦，领导发言专用	20	套
5		控制系统+音响	1	项
6	席卡		30	个
7	贵宾沙发	贵宾沙发（搭建+现场共计2天）	26	个
8	贵宾茶几	贵宾茶几（搭建+现场共计2天）	24	个
9	背板	14m*3.5m	49	平方
10	舞台	尺寸：14m*3.5m	49	平方
11	舞台地毯		70	平方
12	舞台踏步		1	项
13	讲台包边	kt板包边	1	项
14	主舞台LED屏幕	尺寸：14m*4m	56	平方
15	视频控制系统	电脑、无缝切换器，处理器，拼接器、以及辅助设备	1	套
16	灯光	营造现场氛围	1	项
17	音响	会议高规格音响，含话筒，耳麦等	1	项
18	提词器	55寸液晶显示器	2	台
19	摄影	拍照	1	人
20	技术人员	灯光工程师，音响工程师，视频工程师	1	项
21	人工运输		1	项
八、其他
A	信息化办会系统
1	信息化办会系统	提供包括但不限于峰会重要嘉宾邀请、揭牌签约项目申报、峰会（含开幕式、重点活动）参会人员报名、防疫信息上传核验、扫码签到、防疫数据实时读取等功能的信息化办会系统。	1	套
B	后勤保障
1	现场引导人员	培训+活动当天，工作时长2天	50	人
2	安检X光机		4	台
3	安检门		6	个
4	保安人员		15	人
5	防疫包	含体温表、口罩、酒精消毒液、免洗消毒液、湿巾等	100	个
6	会议现场口罩		10000	个
7	核酸检测费用	市外邀请落地核酸检测	250	人
	……

注：1、报价时，供应商根据上述采购人所提供基本清单填报，基本清单的内容为必需的内容，供应商不得删除修改。供应商根据自行设计的方案，可在表尾增加项目内容。

2、上表为采购为根据活动要求提出的基本要求，根据活动现场实际和不可预计的情况，供应商须提供没有明列的其他保障活动举办的必要服务。

3、以上内容采购人有权根据实际情况进行调整。

4、原则上，中标单位对上表所填报的报价总价包干，若实际过程当中，上述某些内容未实施或可计量的内容数量发生变化，结算时按照实际使用量结算；本次招标清单中以“项”为单位的清单项目结算价格不作调整。