采购需求

 

一、采购标的：

 1.采购标的（货物需求一览表或简要服务内容及数量）：

包号	标的名称	采购包预算金额 （万元）	数量	简要技术需求或服务要求
01	社保档案电子化管理	159	一项	本项目涉及朝阳社保中心 2022 年 10 月 1 日至 2023 年 9 月 30 日约 2 万卷社保业务档案的数字化加工服务，包括业务档案收集、整理、信息采集、业务报表的裱糊、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、验收、案卷相关报表的打印、质 检、数据备份、塑封、运输、入库、批量查阅调取档案影像化数据等并包括加工耗材、社保中心档案综合管理系统软件的升级部署、培训及所需硬件设备（包括所需服务器、磁盘阵列等设备的采购、安装及部署）等。详见采购需求。

2.项目背景/项目概述：

本项目涉及朝阳社保中心 2022 年 10 月 1 日至 2023 年 9 月 30 日约 2 万卷社保业务档案的数字化加工服务，包括业务档案收集、整理、信息采集、业务报表的裱糊、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、验收、案卷相关报表的打印、质检、数据备份、塑封、运输、入库、批量查阅调取档案影像化数据等并包括加工耗材、社保中心档案综合管理系统软件的升级部署、培训及所需硬件设备（包括所需服务器、磁盘阵列等设备的采购、安装及部署）等

二、商务要求：

1.交付的时间和地点：

1. • 1.1交付时间：自签订合同之日起至 2023 年 9 月 30 日。
   • 1.2交付地点：北京市朝阳区社会保险基金管理中心指定地点
   • 2.付款条件：

第一笔款：2023 年 3 月 31 日前,甲方根据乙方实际完成数量，经验收合格后 10 个工作日内，据实支付乙方第一笔电子化加工费用。

第二笔款：2023 年 6 月 30 日前,甲方根据乙方实际完成数量，经验收合格后 10 个工作日内，据实支付乙方第二笔电子化加工费用。

第三笔款：乙方完成本合同期限内约定的档案管理系统的维护和升级，整理完成相关文档（含档案系统及电子影像等所有数据资料）经验收合格后 10 个工作日内，甲方根据乙方提供的发票，据实结算剩余价款。

3.包装和运输：

（如适用，须满足《关于印发〈商品包装政府采购需求标准（试行）〉、〈快递包装政府采购需求标准（试行）〉的通知》（财办库﹝2020﹞123 号））

4.售后服务（质保期）：

4. • 4.1合同期满起一年为软件质保期，质保期内按采购方要求完善软件需求，免费派专业人员驻现场提供相关的各种技术服务和支持，在质保期内出现问题影响甲方使用，投标方应在24小时内得以解决。质保期结束后，投标方承诺于接到采购方通知3个工作日内派专业人员为采购方做有偿质保服务
   • 4.2投标方承诺对其加工的产品质量负终生免费质保服务。后期发现任何加工质量问题，即使解除合同，甲方仍有追究改正责任的权利，且投标方对招标方提出的质量需求应在48小时内做出响应和解决。
   • 4.3投标方承诺加工产品质量终生质保，后期发现档案实体与电子影像、电子数据不相符者，即使与采购方解除合同，采购方仍有追究改正责任的权利。
   • 5.保险（如适用）

三、技术要求（档案数字化加工要求）：

投标人报价应包括完成本项目内容及影像化处理、各项加工耗材、系统运行所需服务器、磁盘阵列、操作系统及数据库等所发生的一切费用。 

(一)项目概况 

1、本项目涉及朝阳社保中心自签订合同之日起至 2023 年 9 月 30 日约 2 万卷社保业务档案的数字化加工服务，包括业务档案收集、整理、信息采集、业务报表的裱糊、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、验收、案卷相关报表的打印、质检、数据备份、塑封、运输、入库、批量查阅调取档案影像化数据等并包括加工耗材、社保中心档案综合管理系统软件的升级部署、培训及所需硬件设备（包括所需服务器、磁盘阵列等设备的采购、安装及部署）等。

2、具体报价范围、采购范围及所应达到的具体要求，以本招标采购文件中商务、技术和服务的相应规定为准。投标人的应答文件必须满足本次采购的实质目的，完全实现所应有的全部要求。投标人若存在任何理解上无法正确确定之处，均应当按照招标文件所规定的谈判前的澄清等程序提出，否则，由此导致的任何不利后果均应当投标人自行承担。 

3、投标人报价应包括完成本项目内容及影像化处理、各项加工耗材、系统运行所需服务器、磁盘阵列、操作系统及数据库等所发生的一切费用。 

（二）档案数字化加工要求 

1、总体技术质量要求 

• 1.1确保档案加工过程中不对档案原件造成二次损伤；
• 1.2加工技术应与《朝阳区社会保险基金管理中心业务档案管理办法》（朝社保发〔2018〕33 号）和《朝阳区社会保险基金管理中心纸质业务档案数字化服务外包操作规范（试行）》要求相一致。若技术规范中无相应说明，则以《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2017）为准。

• 1.3保证档案扫描图像及顺序与原件一致，整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别工作。
• 1.4档案数字化过程中，应进行严格校录，确保录入数据及档案影像化数据及卷内目录及明细信息 100%正确，并顺利挂接。
• 1.5保证图像数据扫描方式、扫描规格、文件格式、文件命名、图像处理、压缩方式等符合甲方要求。
• 1.6对档案数字化过程中，接触到的案件、文件必须严格保密，并负相关的保密责任。
• 1.7投标方承诺对其加工的产品质量负终生免费质保服务。后期发现任何加工质量问题， 即使解除合同，甲方仍有追究改正责任的权利。

2、扫描技术要求 

• 2.1文件扫描分辨率为 600dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高扫描分辨率，以确保扫描文件的清晰。
• 2.2页面全部采用彩色模式扫描，采用 JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
• 2.3扫描图片要求影像真实反映纸质档案原貌,图像完整无误、清晰度高，无黑色斑块等污点、黑边、黑线和网花，能清晰显示档案所有内容。
• 2.4扫描图像档案顺序与原始档案的排列顺序一致，不能出现缺页和漏页。

3、扫描加工要求 

• 3.1档案扫描前应按档案管理法规以及社保业务标准与规范，对档案逐卷进行检查，对不符合要求的档案重新整理。

• 3.2拆分案卷时保证不损坏档案，纸张平整、抚平边角并剔除卷宗内的金属物。页面破损的档案应先进行裱糊修复后再进行扫描。
• 3.3采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。
• 3.4扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描参数，保证图像扫描效果。

4、档案加工的设备要求 

对档案进行影像化加工的计算机、扫描仪、打印机、塑封机和加工耗材等以及项目完工前的所有设备全部由投标方提供，并满足档案影像化扫描的技术要求。

5、扫描图像优化处理要求 

5.1扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

• 5.2图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
• 5.3图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
• 5.4图像黑边：图像页面应整洁、美观，对于扫描后可能产生的图像黑边应予以去除， 严禁损伤图像内的文档内容信息。

6、档案整理、塑封要求 

• 6.1在整理过程中，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。破损页面要进行裱糊处理。
• 6.2档案扫描加工完成后，经扫描质检确认无误，投标方为每卷档案打印卷封面、卷内目录，并将卷内目录页放在卷封面之后；
• 6.3采购方对数据进行验收，验收内容包括目录数据库、图像文件内容、排列顺序及数据挂接的整体质量，确认验收合格后由投标方对档案进行抽真空塑封包装；
• 6.4塑封时要注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。对于塑封时有页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则；
• 6.5对于热感纸的档案应复印后再与原件同时进行塑封；
• 6.6塑封后的档案应透明、平整、塑封套与卡芯应牢固封合为一体。夹层内无“气饱”,无“模糊白色印影”,无油污、杂质等不良现象。

• 6.7保证入库时档案塑封合格率 100%。
• 6.8保证入库时的档案数量与纸质移交数量和档案系统数量完全一致。

7、档案目录数据著录要求 

• 7.1投标方应按照《朝阳区社会保险基金管理中心业务档案管理办法》（朝社保发〔2018〕33 号）和《朝阳区社会保险基金管理中心纸质业务档案数字化服务外包操作规范》（试行）文件要求进行著录，单件业务录入字段包括但不限于件号、单位名称、统一社会信用代码、社保证号、经办人、经办日期、参保人姓名、参保人身份证号、人员信息页号、业务主表名称、档案类别、案卷类别、业务环节、保管期限、页数、四险、医疗分别录入等，建立完整、准确、规范的档案业务明细信息。

• 7.2卷信息著录包括：全宗名称、年度、保管期限、档案类别、案卷题名、案卷类别、案卷档号、立卷部门、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、业务材料件数、业务材料页数等信息。

8、图像数据挂接 

• 8.1确保档案实体与目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像、档案索引目录100%挂接正确，加工成果在采购方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

• 8.2能使用档案管理系统来检索、浏览、打印、统计、保管、鉴定销毁数字化加工后生成的所有数据。

9、档案数字化加工作业要求 

• 9.1档案数字化加工应在采购方指定的档案数字化加工场所进行，不得存放外来资料； 对于加工过程中和运行过程中所需用的各种配套设备及材料（如：计算机、打印机、复印机、扫描仪、塑封机、服务器、磁盘阵列）等，需投标方自己解决；
• 9.2工作场地内禁止吸烟，禁止喧哗，禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品；
• 9.3在加工场地内安装全视角监控设备，每天 24小时正常运转；
• 9.4不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场地；
• 9.5项目安全管理员不定期检查加工现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时处理，下班后，必须关闭所有电源（服务器除外）、锁好门窗；
• 9.6投标方应与采购方做好档案的移交；
• 9.7投标方要成立专门的档案交接组，与采购方对口联系，负责档案的交接工作。档案移交时，交接双方当场清点档案，并在移交清单上签字。

9.8对加工设备可做技术处理，如屏蔽计算机 USB接口、软驱、光驱，赎买计算机硬盘等。

• 9.9投标方应根据本项目服务需求和采购方要求修订关于对本年度本项目服务流程和标准、完善现场人员进驻前培训方案(包括保密教育)、规范现场工作规章制度、明确违规操作处罚规定等一系列内部管理文件，并在合同签订后10个工作日内提交到甲方备案， 确保各项规则真正落地。
• 9.10投标方应定期组织安全培训，预防突发事故的发生，确保档案安全。

10、数据验收 

采购方负责检查目录数据库、图像文件、数据挂接的质量是否符合采购方要求，抽检案卷数比例至少 5%以上，其验收合格率须达到 99.7%，对于退回档案，整批档案重新质检再次验收。

对于退回档案，一般情况下，应在 3 个工作日内整改完毕。如遇批量档案退回，须在 10 个工作日内整改完毕，并将整改结果以文字形式书面告知采购方，并留档备查。

11、批量调阅验收 

采购方负责检查档案系统中正在运行或使用的目录数据库、图像文件、数据挂接质量是否符合采购方要求，投标方应当按照采购方档案数字化批量调阅验收清单及相关要求，提供档案系统中相关的图像电子文件或纸质打印件。其验收合格率须达到99.7%，对于存在问题的，一般情况下，应在 3 个工作日内整改完毕。如遇需调取原件

档案再加工的，须在原件档案 10 个工作日内整改完毕，并将整改结果以文字形式书面告知采购方，并留档备查。

（三）社保档案管理系统软件的功能要求 

投标方应按采购方提出的系统需求对档案系统各功能模块进行完善与维护，使其既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势，并实时进行程序升级。升级模块应按照采购方要求设计、开发，包括档案录入、档案审核、档案移交、档案保管、档案统计、档案鉴定与销毁、绩效考核、档案利用、统计分析、内控管理、稽核管理、人员权限设置等功能，并提供接口开放和维护服务。

（四）档案管理系统的硬件要求 

1、系统支持各种主流厂商、型号的扫描仪和二维码识别器；档案数字化加工服务过程中所涉及的设备（如计算机、条码机、复印机、扫描仪、塑封机、装订机等）须达到档案管理系统功能的要求。

2、服务器的配置要求：PC 机架服务器，数量 3 台。数据库部署在一台服务器上，应用/WEB 部署在一台服务器上，另外一台作为系统热备服务器。

3、存储要求：满足档案系统至少 6 年的存储空间要求。

4、备份要求

• （1）实现系统双机热备，系统出现硬件故障时，可立即切换到热备服务器，保障系统的正常运行；
• （2）系统采用 30天一次全备份，每天增量备份。备份文件保存至少最近 3 次全备份。 
• （3）异地或外置存储设备备份，需保存至少最近 3次全备份。

5、以上设备和软件全部要求提供原厂商 3 年的整机免费现场保修服务承诺，且维修响应时间要求为 7×24 小时。

6、上述技术和售后服务要求为最基本要求，投标方只能提高不能降低上述设备配置和服务水平。

7、投标方为档案数字化管理系统后台进行整合提供接口和开放标准。

8、投标方负责提供用于档案管理系统运行所需的服务器、磁盘阵列和数据库，并进行安装和部署，在合同生效 60 日内完成档案管理系统其余功能模块设置和开发，并使之达到正常运转要求。

（五）权利归属 

1.采购方拥有投标方予以数字化加工的全部产品的所有权。

2.采购方档案数字化管理系统软件的知识产权归双方共有,中标人于软件开发成功后 5 个工作日内，向采购方提供系统所有源代码和技术文档。

3.采购方拥有投标方为其购置的用于档案管理系统的服务器、磁盘阵列、操作系统和数据库等软硬件设备的使用权；中标人负责购置、安装和维护等。

合同履行完毕后，上述软硬件设备的使用权继续归采购方拥有。

（六）人员管理要求 

投标方在提供社保中心档案数字化服务期间，其工作人员应严格遵守社保中心相关的人员管理规定。

1.人员要求：承担本项目的项目经理和软件开发工程师须具备两年以上社保档案工作经验，鉴于该项目经理和软件工程师关系到甲方档案实体安全和信息安全，离职或调岗时，需提前一个月书面通知甲方，未经甲方同意，乙方不得随意变更。

从事软件开发与系统集成相关工作的人员不少于 2 名。

2.参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得使用临时雇佣人员。

3.为保证任务的按时完成，进场人员必须保持相对的稳定性，中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购方单位同意（特殊情况除外）。

4.未经采购方管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

5.档案数字化加工工作区域内禁止吸烟及饮食,工作区域不可以放液体物品(胶水除外),确保原始档案的安全性。

6.与档案数字化加工工作无关的人员，不得擅自进入工作间。

7.采购方有权对加工现场工作人员存在安全隐患或欺骗组织行为的人员，建议其离开本项目的权利。

（七）、安全保密性要求 

1.投标方应加强对工作人员的保密教育，在工作期间遵守《档案法》、《保密法》、《社会保险业务档案管理规定》（试行）；并且必须与采购方和此项目所有工作人员签订安全保密协议，双方留档备查；

2.投标方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密。直至甲方宣布档案公开或者档案信息实际上已经公开。

3.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

4.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

5.工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场地。

6.投标方不得把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

7.工作人员不得任意复印档案内容，不得复制、传播录入电脑的数据（包括扫描的图像及索引目录等电子信息）

8.档案加工现场网络、计算机以及相关文档做好严格的保密措施，中心经办系统和档案加工系统，须独立运行，不得连接外网。

9.本项目的相关文档，未经采购方同意，投标方均不得外传、不得泄露。

10.投标方全面负责加工现场的安全管理，加工现场负责人应随时检查安全及保密情况，发现问题立即报告社保中心档案管理科工作人员，不得隐瞒事实真相。违者，情节轻微的，采购方有权扣罚全部质量保证金，并暂停中标人全部工作，责成投标方进行整改，所耽误的工作进度由投标方自行负责；属于情节严重的，采购方根据合同规定中止合同，并向采购方支付本合同预计总金额 5%的违约金，由此所造成的损失由投标方负责，并根据《档案法》和《档案管理违法违纪行为纪律处分规定》追究其法律责任的权利。如为加班，须安排项目负责人现场监督管理，保持正常工作秩序，确保档案完整与安全。

（八）监督管理 

采购方对数字化加工质量、投标方的保密和安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝投标方擅自复制、留存使用档案信息的行为。