商务、技术要求

 一、项目概况

1.项目名称：吕梁市离石区退役军人事务局档案整理及数字化建设项目

2.预算金额（最高限价）：381200元。

二、资格要求：

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：供应商为中小企业/小微企业；

3.本项目的特定资格要求：无

三、★商务要求

1.报价要求

（1）供应商的报价以人民币填列。

（2）供应商的报价应包括：本项目完成所有工作的最终优惠价格。

2.质量要求：严格按国家现行质量评定标准检查验收。

3.服务期限：从双方签订合同之日起5个月

4.付款方式：合同签订后预付30%，项目完成验收后60%，合同总价的10%作为质保金，待质保期结束后支付。

5.质保期：一年

6.质保金：合同总价的10%

四、技术要求   

1.项目概述

本项目拟对吕梁市退役军人事务局现存的文书、会计、业务、人事等各类档案进行规范化整理及数字化加工，通过项目的实施，实现各类档案的集中化管理，实现一般人员基础的调阅功能、管理部门深层次的调查研究和管理应用的功能，查找调阅利用时可对电子信息进行关键字查找搜索，直接准确定位文件的电子数据位置及实体存放位置，大大提高工作效率，避免因查找困难而调错档造成的泄密事件、借阅归还档时给档案带来的文件遗失风险，有效加强提高了文件查阅的安全性和信息的合理有效利用，具有十分重要档案信息安全、信息高效利用以及信息科技进步与创新意义。

2工作内容与数量

序号	项目名称	单位（台、套、个等）	数量	需求
1	文书档案整理	件	3172	分类、排序、鉴定保管期限、编目、编码、打号、装订
2	会计档案整理	册	1600	分类、排序、鉴定保管期限、编目、编码、装订
3	专业档案整理	卷	6210	分类、排序、鉴定保管期限、文件内容的有机联系、编目、编码、打号、装订
4	人事档案整理	册	2090	信息鉴定、“十类”分类、排列、编页、编目、目录打印、装订、填写脊背
5	档案扫描	页	205050	预估数量
6	条目著录	条	106772	预估：文书一件一条，会计一册10条，专业一册10条，人事一册10条
7	目录编制	册	13	案卷目录、全引目录，办公管理及业务管理（含检索目录夹）
8	图片规范化修整	页	205050	扫描图片的重命名、旋转、纠斜、去黑边、清晰度调整、文件镜像等
9	文件图片格式转换及挂接	页	205050	图像数据的JPEG\PDF双格式转换、数据封装、数据信息挂接软件系统平台
10	图纸图片格式转换及挂接	页	205050	挂接档案管理系统
11	文书封皮	套	3172	国标无酸纸
12	文书档案盒	个	200	国标无酸纸
13	科技卷皮	张	9000	国标无酸纸
14	科技档案盒	个	450	国标无酸纸
15	装订线	卷	1000	纯棉线

      注：

1、具体扫描数量以实际数量计算；

2、图片扫描按照A4幅面为单位计算，小于A4的按A4计算，A3及大于A3的折合后计算；

3、图像清晰度以300DPI为单位计算，600DPI的按照300DPI折合后计算。

五、档案整理及数字化服务标准

（一）档案整理：

1、文书档案的鉴定、分类、排序、编号等。

2、业务及人事档案的鉴定、分类、排序、编号等。

3、书写角标要工整、清晰。大小基本控制在1cm*1cm；书写位置控制在上下左右各靠里1.5cm-2cm左右。

4、装订顺序正确，无倒序，且保证至少左边、下边对齐。

5、裱糊工作保证质量、美观，杜绝短时间开胶。

6、要求分类准确。

7、纸质档案上无用的角标及内容视客户需求进行处理（不能影响我们的角标）。

8、保证档案材料与人员是同一个人。

9、裁剪档案要避免过裁纸质档案，标准是A4和B5。

10、严禁使用胶带裱糊和用刀片等工具涂改档案。

（二）档案目录：

1、目录与材料一一对应；

2、核对档案分类；

3、材料名称、材料形成时间、页数和备注等栏目填写准确；无错别字；

4、核对装订顺序，且符合装订要求。

（三）人员信息：

1、录入内容准确率100%，特别注意单位和职务。

（四）扫描：

1、按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则以合成JPG形式生成，PDF格式保存。

2、扫描模式：采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率：扫描分辨率标准为不低于300dpi，细小文字、照片使用600dpi。

图像格式：图像文件采用JPG和PDF格式保存。

4、特殊纸张处理：原胶装成册档案使用零边距书籍扫描设备进行平铺翻页扫描处理，力求图片平整度；大于A4的纸张使用A3扫描设备进行平铺扫描处理；大于A3文件和图纸类使用工程大图扫描仪进行扫描处理；超大图使用工程大图扫描仪分区扫描重叠部分不小于10cm，使用文档影像处理系统做无缝拼接技术处理。

（五）原始图像：

1、图像的排列顺序与纸质档案排序要求一致。

2、图像清晰，亮度适中，分辨率300DPI。

3、无坏死文件，无黑屏。

4、图像页码连续，无错页。

5、图像偏斜每行首尾不超过1°。

6、无计算机病毒。

7、核对纸质档案是否放错。

8、裁剪得当，裁剪后的图片大小必须与原始档案保持一致。

（六）在原始图像质量基础上：

1、图像的排列顺序与原始图像排序要求一致。

2、图像去掉污斑、黑点、黑边，放大2倍后肉眼观看能达到清晰、平直、干净。

3、图像同原始图像相比不能过浓或过淡，失真率≤1‰，字迹清晰。

4、图像版面要居中，错误率≤1‰。

（七）档案整理项目组日常管理要求

1、本项目上要求配备项目实施人员8-10人，所有人员的食宿问题，由中标方自行解决。要求参与本项目的人员必须有二年以上干部人事整理档案的工作经验，并与中标方签订保密协议。

2、整理档案工作过程中要认真再认真、仔细再仔细，确保档案数字化过程保质保量，高标准、严要求！确保按时完成各类档案信息化建设任务。

六、服务要求

1、规范档案信息化管理

规范档案管理、实现信息档案数字化是作为推进我局档案规范化管理工作的一个重要手段，此次开展档案规范化整理及数字化加工可初步实现国家档案局关于档案室“存量档案数字化，增量档案电子化”的要求，达到档案“四化”标准，即档案归档“制度化”、信息收集“记实化”、管理审核“规范化”、查询利用“数字化”。

2、改善档案的利用方式。

⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

3、充实局网站的内容

以现有网站为基础，丰富网上信息资源，提高信息加工深度，依据指引性信息，增加实质性信息。

4、为传统档案室走向数字档案室打下基础

数字档案室无疑是各级各类档案室的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于推广深化之中，可其“馆（室）藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆（室）藏”的重要组成部分。

七、验收标准

1、符合国家及行业相关验收合格标准。严格按照中华人民共和国档案行业标准DA/T 31-2017 《纸质档案数字化规范》、DA/T 69—2018《纸质归档文件装订规范》和DA/T 18—2022《档案著录规则》的要求对本项目质量进行监督与管理。

2、影像准确率：100%，顺序准确，不多页、缺页；图像页面清楚，并已去除数字图像中的杂点、黑边等；数字图像的偏斜角度小于 1 度，图像偏斜不超过页面内半个文字。索引数据录入错误率：万分之三以内。

3、退役军人人事档案整理严格参照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整,规范。不得折皱或损坏档案材料,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。新形成的材料，要及时补充整理。立卷归档的材料必须认真

鉴别,保证材料的真实、文字清楚,手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章,签字后归档。

 档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整,尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份,作出修复说明。

4、各级退役军人事务部门要按照《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)等相关技术标准对退役军人人事档案进行数字化,严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，不断加强与业务系统和数据库关联融合，确保数字人事档案真实、完整、可用、安全，且与纸质人事档案保持一致。退役军人数字人事档案的利用、转递和保密等按照纸质人事档案相关规定执行。

八、其他  

1、本磋商文件中未明确但国家法律、法规有明确规定的，均需满足国家相关法律、法规要求。

2、磋商供应商须由法定代表人或其授权的委托代理人参加磋商活动，随时准备对磋商小组的询问予以解答。

3、参加本次政府采购活动的磋商供应商，在进行解密、澄清、说明、更正时，需自行准备电脑终端设备，同时自行解决所需网络。